Pourquoi la conformité de la paie mondiale est importante pour votre entreprise

Qu'est-ce que la conformité en matière de paie ?

La paie est une liste intégrée d'employés dans une entreprise, le montant de la rémunération que ces employés reçoivent par période de paie, et le montant total de la rémunération que l'entreprise verse à ses employés. L'entreprise est responsable de l'élaboration d'une politique de rémunération organisationnelle, qui inclut des avantages flexibles et des politiques de rachat de congés. Dans le monde de l'entreprise, la paie et la conformité vont de pair. Si les lois de conformité en matière de paie ne sont pas respectées, cela pourrait entraîner des poursuites légales contre l'entreprise.

Pourquoi la conformité est-elle essentielle ?

La conformité et l'obéissance sont importantes dans les entreprises multinationales que les départements comme les Ressources Humaines consacrent environ 36 heures par semaine aux activités liées à la conformité. Cela inclut la navigation dans les changements réglementaires pour s'assurer que les politiques de l'entreprise suivent le rythme. Un domaine de la paie mondiale qui est particulièrement crucial est la confidentialité et la sécurité des données des employés. La vitalité de cette partie de la paie globale est un sous-produit du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne, qui n'est entré en vigueur qu'en mai 2018 et a entraîné des changements dans la conformité en matière de paie.

Il convient de noter que cette législation n'affecte que les organisations ayant des employés dans l'Union européenne. Le non-respect pourrait obliger les entreprises à faire face à des pénalités conformément aux lois sur les erreurs de paie. Les entreprises reconnues pour avoir stocké et traité illégalement et de manière incorrecte les informations des employés peuvent faire face à des amendes pouvant aller jusqu'à 20 millions d'euros ou quatre pour cent du chiffre d'affaires annuel, selon le montant le plus élevé.

Les équipes du département des Ressources Humaines chargées des tâches de conformité en matière de paie et de conformité légale sont donc responsables de la gestion et du traitement des données sensibles des employés, y compris les noms, adresses, échelles de rémunération, codes fiscaux, numéros de comptes bancaires, et statuts des contrats de travail. Les employés de ces équipes doivent rester vigilants car ils détiennent le sort de l'entreprise. Une erreur pourrait faire tomber toute leur organisation. Leur tâche est de protéger à la fois les employés et les organisations qu'ils servent en effectuant avec précision et rapidité les rapports de conformité en matière de paie.

La gestion du traitement de la paie est un aspect essentiel de la gestion du capital humain. Certains appellent cela la pierre angulaire de toute organisation prospère. La paie devient encore plus difficile lorsque des entités légales dans plusieurs États, chacune avec ses propres règles et réglementations fiscales, sont prises en compte. Lorsque l'entreprise se développe à l'échelle mondiale et commence à gérer la paie à l'échelle mondiale, le niveau de défi est plus élevé. Une fois cette situation établie, les entreprises embauchent un praticien certifié en conformité de la paie pour gérer les tâches liées à la conformité en matière de paie.

Le principal problème dans la gestion précise de la paie réside dans la conformité. Chaque pays a ses propres conditions économiques, monnaies, et lois concernant la rémunération des employés. La conformité oblige les entreprises à gérer leur paie de manière à maintenir les employés rémunérés et engagés dans leur travail, et à répondre aux divers défis nationaux et internationaux de traitement de la paie. La gestion précise de la paie globale comporte de nombreux aspects à considérer, mais voici un résumé de ces considérations en trois aspects.

1. Sécurité des données

La plupart des systèmes de Ressources Humaines mondiaux ne mettent pas en place de données spécifiques à la paie — généralement, ils stockent des données sensibles des employés à chaque localisation. Stocker des données sensibles des employés dans des e-mails et des feuilles de calcul peut constituer un environnement peu sécurisé. La vulnérabilité est accrue en raison du stockage manuel des données des employés, des RH, et de la paie dans plusieurs endroits.

Les entreprises doivent prendre soin de leurs données de paie. Cela est encore plus important pour les entreprises opérant à l’échelle mondiale, et le non-respect pourrait entraîner d’énormes amendes. Les entreprises devront poser les bonnes questions sur la manière dont les données des employés sont stockées et transmises au système central de registre. Tout cela devrait être géré dans un service partagé ou une paie centralisée.

Le besoin de sécurité des données est particulièrement amplifié par la récente abrogation du Safe Harbor Act par l’Union européenne. Il est également nécessaire de suivre qui a accès aux données de paie.

2. Précision des données

Les informations telles que le temps et la présence, les congés payés et maladie, et leurs soldes d’attribution correspondants constituent une partie critique des informations de gestion de la main-d'œuvre et doivent donc être précises jusqu’au plus petit détail. Par exemple, les fiches de paie dans le chèque de l’employé doivent respecter les exigences en matière de fiche de paie selon l’État. Idéalement, l’équipe de paie devrait voir et approuver le salaire brut avant qu’il ne soit intégré dans le calcul de la paie, augmentant ainsi considérablement la précision du salaire net. Cependant, dans les environnements horaires, la situation est différente.

Il incombe à l’entreprise de comprendre quelles données sont nécessaires dans chaque pays pour calculer la paie, ainsi que les processus et les personnes qui collectent ces données.

3. Utilisation de la technologie

L’automatisation des processus de collecte de données et la suppression des feuilles de calcul sont probablement la façon dont les données sensibles de la paie mondiale seront collectées dans les prochaines années. Ces plateformes technologiques modernes peuvent offrir des capacités de flux de travail système qui permettent des processus d’approbation personnalisés, la validation des données, et, plus important encore, l’auto-service des employés. Améliorer et mieux comprendre les sources de données et les processus de collecte est essentiel. Les entreprises doivent aujourd’hui suivre l’évolution de la législation sur la paie dans chaque pays où elles opèrent. Une façon d’y parvenir est de changer et d’optimiser la collecte des données grâce à la technologie.

Aller de l’avant

Cet article a établi l’importance de la conformité en matière de paie globale pour votre entreprise. L’insuffisance de compétence et de rapidité de la part de vos employés chargés de cette tâche pourrait entraîner la chute de votre entreprise. Il est donc nécessaire d’investir du temps, des efforts et de l’argent pour respecter les exigences de la paie globale.

(LECTURE : 4 étapes pour planifier la mise en œuvre de la paie globale)

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Questions fréquemment posées

Qu’est-ce que la conformité en matière de single touch payroll ?

Single Touch Payroll (STP) est une initiative du gouvernement australien qui rend la déclaration des taxes et des informations plus gérable et efficace en coordonant et en correspondant avec l’Office australien des impôts (ATO). Un logiciel compatible STP vous obligera à envoyer le salaire et la rémunération de vos employés, les taxes retenues, et d’autres informations. Plus précisément, l’ATO attend de vous que vous effectuiez les tâches suivantes :

• déclarer les informations de paie à l’ATO à chaque paiement de vos employés
• déclarer les informations de responsabilité super à l’ATO

L’ATO indique également que vous n’aurez plus besoin de fournir à vos employés un récapitulatif de paiement pour les informations que vous avez déjà déclarées et finalisées grâce au STP. (LECTURE : Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Pourquoi la gestion de la paie est-elle nécessaire ?

Traiter la paie est une tâche essentielle dans toute entreprise car elle influence la stabilité financière et la réputation de l’entreprise. Lorsque la paie est traitée avec précision et ponctualité, les employés peuvent être plus engagés et motivés à assumer leurs responsabilités. Cela contraste avec la situation où les employés reçoivent des chèques de paie avec des erreurs. Dans ce cas, ils peuvent perdre la confiance dans l’entreprise pour laquelle ils travaillent. Plus important encore, une entreprise qui ne respecte pas les lois et réglementations en matière de conformité en matière de paie sera probablement poursuivie avec des pénalités substantielles.

Qu’est-ce que la paie globale ?

La paie globale est la gestion globale de toutes les données de paie d’une entreprise pour tous les emplacements via un système unique. Les entreprises qui ont leur siège dans un lieu particulier devront rémunérer les employés travaillant dans différents endroits, créant ainsi un système de paie mondial.

Qu’est-ce que la conformité en matière de paie ?

La conformité en matière de paie est le terme général pour les activités nécessaires pour respecter les lois et réglementations qui dictent la façon dont la paie doit être traitée. Cela inclut l’intégration des données, le calcul des allocations, des déductions, des avantages, et du salaire net de chaque employé dans une organisation.

Qu’est-ce qu’un agrégateur de paie ?

Un agrégateur de paie est une entité qui obtient les données de paie d’un employeur et les distribue au réseau partenaire de l’entreprise. Les entreprises avec des employés situés dans plusieurs pays externalisent leur paie à un agrégateur.

Quels sont les services fournis par Global Payroll Solutions Mexico ?

Global Payroll Solutions Mexico fournit des services liés à la main-d'œuvre et aux besoins en ressources humaines de ses clients. Elle se présente comme une société qui gère la paie et tous les aspects du personnel de ses clients.

Quelles sont les étapes du traitement de la paie aux États-Unis ?

Le processus de paie aux États-Unis peut être résumé en cinq étapes, à savoir :

1. Pré-traitement de la paie ;
2. Impression des paiements ;
3. Écritures comptables ;
4. Rapports de paie ; et
5. Mise à jour finale.

Pour traiter de manière complète la paie des employés aux États-Unis via un cycle de paie, ces étapes doivent être accomplies. Une compréhension de base du traitement de la paie est nécessaire avant de passer à la configuration et au traitement des informations de paie pour vos employés. JD Edwards EnterpriseOne explique davantage à ce sujet. (LECTURE : JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide).

Qu’est-ce qu’un responsable de conformité ?

Un responsable de conformité est un employé d’une entreprise qui veille à ce que l’entreprise respecte pleinement les exigences réglementaires et légales imposées par l’État où elle opère. Cela inclut des aspects techniques comme la conformité fiscale en matière de paie et les exigences en matière de fiche de paie, ainsi que des aspects généraux tels que la ponctualité, l’exhaustivité, etc. Le responsable de conformité veille également à ce que les politiques internes et les statuts de l’entreprise respectent ces exigences légales. Les responsables de conformité travaillent souvent avec la direction et le personnel pour gérer et atténuer les risques réglementaires de l’entreprise.