L'importance des politiques de congé payé pour les travailleurs à distance (édition 2025)

Principaux points à retenir :

• 1. Il existe plusieurs types de politiques de congés payés, y compris les congés annuels payés, les congés maladie payés, les congés de maternité ou de paternité, et d’autres.
• 2. En fonction du pays de l’employé, vous pourriez être légalement tenu d’offrir un congé payé. La durée et la législation concernant les congés sans solde varient selon chaque pays.
• 3. Offrir des congés payés est également avantageux pour l’employeur. Cela se traduit par un meilleur recrutement et fidélisation des employés, une excellente productivité, et une amélioration du moral des employés.

Gérer une main-d'œuvre à distance comporte de nombreux avantages pour les employeurs. Cela leur permet d’embaucher les meilleurs talents mondiaux et de réduire les coûts généraux. Ces derniers sont souvent l’une des raisons principales pour lesquelles les employeurs optent pour un modèle entièrement à distance.

Bien que réaliser des économies soit une priorité compréhensible pour les entreprises, offrir des politiques de congés payés est un autre aspect que les employeurs à distance devraient considérer.

Il peut sembler initialement qu’il s’agisse d’une dépense inutile. Cependant, des études montrent que ces politiques seront rentables pour les employeurs.

Voici ce que vous devriez savoir sur les politiques de congés payés si vous vous demandez si vous devez offrir des congés maladie payés ou des congés parentaux à vos employés.

Qu’est-ce que le congé payé ?

Le congé payé correspond au fait que les employés prennent un congé, tout en étant rémunérés pour cette période. Que l’employé soit éligible ou non à un congé payé dépend de la loi du travail en vigueur dans le pays. Dans certains pays, la décision concernant le congé payé laisse à l'employeur une discrétion.

Les lois concernant le congé payé deviennent floues si l’équipe est entièrement à distance, rendant la détermination du nombre de jours de congé payés plus difficile pour les employeurs. Mais, de nombreux employés à distance choisissent aussi de continuer à travailler pendant leurs jours de maladie en travaillant de chez eux. Une récente enquête a montré que deux tiers des Américains travaillaient même lorsqu’ils étaient malades, simplement parce qu’ils travaillaient depuis leur domicile.

Les employeurs devraient établir des politiques concernant les congés payés pour les employés à distance, car cela favorisera une plus grande transparence au sein de l’entreprise. Cela permettra également d’établir des procédures pour les congés payés obligatoires si nécessaire.

Quels types de congé payé existe-t-il ?

Selon leur pays d’origine, vos employés peuvent avoir droit à différents types de congés en vertu de leur loi du travail. Par exemple, vos employés peuvent être éligibles à :

1. Congé maladie

2. Congé de mariage

3. Congé de maternité, de paternité ou parental

4. Congé annuel

5. Congé de deuil

Lors de l’embauche d’une équipe globale à distance, les employeurs devraient se familiariser avec les types de congés disponibles pour les employés dans leur pays d’origine. Certains pays disposent de congés payés obligatoires inscrits dans leur législation du travail que vous devez respecter pour rester conforme.

Les congés payés et le temps de repos sont l’une des raisons pour lesquelles les entreprises cherchant à embaucher des employés mondiaux collaborent avec un EOR. Ces organisations ont l’expérience et l’expertise nécessaires pour naviguer dans les différentes lois du travail et politiques entourant votre équipe mondiale.

Le congé payé est-il obligatoire ?

Que le congé payé soit obligatoire ou non dépend du pays. Certains pays imposent par loi un congé payé. D’autres laissent la gestion des congés à la discrétion de l’employeur.

Par exemple, de nombreux pays européens exigent des congés maladie payés pour leurs employés. Le Canada a également imposé des congés payés, tout comme certains États des États-Unis. Cependant, les modalités spécifiques du congé maladie payé varient selon les États.

Les employeurs devraient se familiariser avec certains termes spécifiques concernant le congé maladie. Ceux-ci peuvent tourner autour des taux d’accumulation, des critères d’éligibilité, et d’un nombre de jours obligatoire. Cela sera utile lors de l’interprétation des lois du travail.

En revanche, le congé maladie payé n’est pas aussi répandu ni réglementé dans les pays en développement. Ces travailleurs peuvent ne pas avoir accès à des congés maladie payés ou disposer de ressources limitées pour des congés payés.

Quels sont les bénéfices pour un employeur d’offrir des congés payés ?

Même si cela peut sembler contre-intuitif de payer vos employés alors qu’ils ne travaillent pas, les congés payés comportent de nombreux avantages pour l’employeur. Cela améliore les taux d’emploi et de fidélisation, le moral, et la productivité. Voyons cela en détail.

1. Amélioration des taux d’emploi

Embaucher une équipe à distance à l’échelle mondiale signifie aussi rivaliser avec d’autres entreprises pour attirer les meilleurs talents. Offrir du temps de congé payé pourrait faire partie des avantages que vous proposez dans votre offre d’emploi pour rendre votre société plus attrayante aux yeux des meilleurs talents.

Par exemple, 70 % des travailleurs à distance considèrent le congé payé illimité comme l’un des meilleurs avantages. Cependant, seulement 4 % des employeurs l’offrent. Cela pourrait être la raison pour laquelle votre annonce d’emploi se distingue des autres.

Si vous, en tant qu’employeur, craignez que le congé illimité soit abusé, sachez que les managers doivent toujours approuver les demandes de congé. De plus, des recherches récentes montrent que les employés ayant la possibilité de prendre un congé illimité l’utilisent bien moins que s’ils avaient un nombre fixe de jours.

2. Amélioration des taux de fidélisation

Il est bien connu qu’incapacité à prendre un congé pour des raisons médicales ou familiales crée beaucoup de stress pour les employés. Des études montrent que les nouvelles mères à qui un congé payé est offert pour passer du temps avec leurs bébés sont plus susceptibles de revenir au bureau que celles qui n’en disposent pas.

Permettre aux employés de prendre un congé et de se remettre d’une maladie, de passer du temps avec leurs proches en vacances, ou de profiter d’une nouvelle vie de famille peut sembler coûteux. Cependant, comparé aux coûts de recrutement d’un nouveau salarié et à sa formation, c’est une option beaucoup plus économique.

3. Amélioration du moral des employés

Le moral des employés est fortement influencé par divers facteurs. Certains partent parce qu’ils ont l’impression de ne pas être bien rémunérés ou parce qu’ils ne sont pas d’accord avec leurs managers. Cependant, l’une des principales raisons du départ de l’entreprise est l’équilibre vie professionnelle/vie privée.

Les employeurs qui s’attendent à ce que des employés malades se présentent au travail même en travaillant à distance montrent qu’ils ne les apprécient pas. Cela indique qu’ils pourraient craindre de perdre leur emploi, ou d’autres conséquences liées à la prise de congé maladie. Cela reflète la culture d’entreprise et l’appréciation des employés, non seulement pour l’employé concerné, mais pour toute l’équipe.

Alors que certaines entreprises mettent l’accent sur des activités de cohésion d’équipe ou la création d’un lieu de travail inclusif, offrir à vos employés des congés payés lorsqu’ils sont malades aura un impact plus positif sur leur moral.

Comment la gestion des congés diffère-t-elle pour les équipes à distance ?

La gestion des congés, notamment dans les grandes entreprises, peut être complexe même avec une équipe en interne. Avec une équipe en interne, un siège vide rappelle simplement qu’une personne est en congé. C’est un peu plus compliqué quand il faut gérer les congés pour vos employés à distance.

Gérer les exigences en matière de congés

Comme mentionné précédemment, différents pays ont des exigences minimales en matière de congés. Alors que dans certains pays chaque employé a droit à au moins 30 jours de congé annuel payé, dans d’autres, les employés disposent seulement de cinq jours.

Lorsque vous rédigez votre politique de congé payé, vous devez respecter les exigences légales. C’est l’un des aspects essentiels pour assurer la conformité.

Assurer l’équité entre les équipes

D’un autre point de vue, respecter les exigences légales seul peut ne pas suffire lorsqu’il s’agit de gérer des équipes mondiales à distance. Votre entreprise doit établir un juste équilibre entre différentes obligations légales afin de promouvoir l’égalité et l’équité. Prenez en compte à la fois les exigences longues et courtes lors de la rédaction de votre politique de congés.

Conseils pour une gestion efficace des congés des équipes à distance

Outre la prise en compte des lois du travail différentes, il existe des considérations supplémentaires lors de la gestion du temps de congé des employés à distance. Voici quelques méthodes efficaces pour simplifier la gestion des congés au maximum :

1. Mettre en place une politique de congé détaillée

Les différences culturelles peuvent influencer la perception des employés concernant leur temps de repos. Avec une main-d'œuvre diversifiée, l’inclusivité est essentielle, il est donc crucial d’élaborer une politique de congé que tout le monde pourra suivre lors de la demande de congé.

Votre politique de congé doit préciser les procédures pour les demandes, leur validation, et autres exigences de gestion des congés.

Au minimum, elle doit indiquer à quelle distance à l’avance les employés doivent soumettre leurs demandes. Elle doit également préciser dans quelles circonstances une demande peut être rejetée. Assurez-vous de noter toutes les considérations que les employés doivent examiner avant de demander un congé.

Étant donné que les lois et réglementations diffèrent, les employeurs doivent indiquer dans leur politique s’ils autorisent uniquement les congés statutaire ou s’ils adoptent le principe de droit universel aux congés. Ce dernier consiste à offrir le même nombre de jours payés à tous les employés.

Plus la politique est détaillée, plus la gestion des congés sera simple. Une politique précise facilitera les procédures de demande de congé, puisque tous vos employés à distance sauront quelles démarches suivre.

2. Utiliser un logiciel de gestion de congés

Lorsqu’on exploite une entreprise entièrement à distance, compter sur un logiciel adapté peut être un facteur clé de succès. De nombreux logiciels de gestion des congés sont disponibles en ligne, et ils peuvent vous aider à rester informé et à suivre les demandes de congé.

3. Créer une plateforme OOO (Out Of Office) pour les employés

Avec le télétravail et la communication asynchrone, il est indispensable de définir des règles pour que les employés informent toute l’équipe de leurs congés. Envoyer un email à leur manager peut être une étape obligatoire, mais cela laisse l’information à la charge du manager.

Le reste de l’équipe doit également être informé. Cela facilite la planification des projets, la connaissance des contacts en cas d’urgence, et évite la surcharge de tâches.

Par exemple, vous pouvez demander à vos employés de mettre en place des réponses automatiques dans leur messagerie pour notifier qu’ils sont en congé jusqu’à une date précise. La majorité des équipes à distance utilisent aussi des applications de communication en ligne, qu’ils peuvent mettre à jour avec leur statut.

4. Créer un calendrier PTO (Paid Time Off) à l’échelle de l’entreprise

Certaines entreprises à distance optent pour un calendrier d’entreprise global. Cela permet aux employés de marquer les dates où ils seront indisponibles, et de garder tout le monde informé. Ce calendrier centralisé facilitera la planification et la priorisation des projets.

5. Inclure les jours fériés différents

Un autre aspect essentiel pour une culture inclusive est de s’assurer que l'entreprise respecte les jours fériés des employés. Différents pays ont des jours fériés variés, et il est judicieux de les intégrer au calendrier PTO de l’entreprise.

Cela montre aux employés qu’ils sont appréciés, leur offre du temps pour partager avec leur famille, et garantit la conformité avec les lois et règlements locaux.

FAQ

Les travailleurs à distance bénéficient-ils de congés payés ?

Que votre équipe distant soit éligible ou non aux congés payés dépend à la fois du pays d’origine et de la politique de l’entreprise. Certains pays obligent à ce que les employés à distance aient les mêmes droits que les employés en présentiel, d’autres non. Vérifiez les lois locales pour savoir si vous pouvez offrir des congés payés.

La FMLA couvre-t-elle les travailleurs à distance ?

La couverture de la FMLA pour les employés à distance dépend de leur lieu de résidence. Si l’employé se trouve à 75 miles ou plus du bureau de l’employeur, il est couvert par la FMLA. Cependant, l’employeur doit également employer au moins 50 salariés dans la zone de 75 miles.

Puis-je utiliser un congé maladie si je travaille entièrement à distance ?

L’utilisation du congé maladie dépend de votre employeur et des lois du travail de votre pays ou état. Assurez-vous de connaître la législation pertinente pour déterminer si vous êtes éligible à des jours de maladie selon la loi du travail.