L'un des principaux avantages d'être un seul propriétaire est d'avoir un contrôle total sur votre entreprise. Cependant, faire tout vous-même peut être épuisant et accablant. Une fois que vous vous surprenez à pousser la journée de travail à 15 heures, envisagez d'embaucher quelqu'un pour vous aider avec la charge de travail.
Mais, en tant que personne auto-entrepreneure, pouvez-vous même embaucher des gens ? Alors que l'internet a du mal à se mettre d'accord sur ce sujet, la réponse est : Oui. Vous pouvez embaucher autant d'employés que vous le souhaitez en tant que sole proprietor.
Cependant, passer du statut de sole proprietor à celui d'employeur peut être délicat. Vous devriez tout savoir sur l'embauche d'employés en tant que sole proprietor. Vous souhaitez être un bon employeur et maintenir la conformité avec les lois et règlements locaux.
Voici tout ce que vous devez savoir sur l'embauche d'employés en tant que sole proprietor.
Quelles exigences devez-vous remplir lors de l'embauche de quelqu'un en tant que sole proprietor ?
Lorsque vous décidez d'embaucher quelqu'un en tant que sole proprietor, vous devez toujours respecter les exigences fédérales et d'État. Vous devrez également gérer les tâches administratives et procédures appropriées. De plus, vous devez effectuer toutes les déclarations fiscales pertinentes.
La première étape pour embaucher quelqu'un consiste généralement à obtenir un Employer Identification Number (EIN) de l'IRS. Si votre État a des exigences spécifiques en termes de licences et permis, il est conseillé de les obtenir au préalable.
En ce qui concerne vos employés, vous devrez vérifier qu'ils sont éligibles pour travailler aux États-Unis. Vous devrez également recueillir leur numéro de sécurité sociale. Vous pourriez également avoir besoin d'obtenir d'autres informations pertinentes à des fins de retenue d'impôt sur le revenu.
Avant de commencer à embaucher, vous devez également comprendre toutes les complexités liées au paiement de vos employés. L'IRS offre un excellent guide d'embauche. Mais, voici ce que vous devez savoir expliqué plus simplement.
1. Vous devriez demander à vos employés de remplir et de soumettre la paperasserie pertinente
Les nouveaux employés comme les anciens doivent soumettre les formulaires suivants à leurs employeurs :
En tant qu'employeur, vous pourriez avoir besoin d'enregistrer des comptes de taxes sur la paie au niveau de l'État et local pour le suivi et la déclaration fiscale.
2. Calculer la rémunération de vos nouveaux employés
Il est important de comprendre le type, le montant et la fréquence à laquelle vous les rémunérerez pour leur travail. Vous pouvez payer vos employés à l'heure, par commission, ou convenir avec eux d'un salaire annuel fixe.
En général, les employeurs paient leurs employés hebdomadairement, bi-hebdomadairement, semi-mensuellement ou mensuellement.
Vous devriez également déterminer le montant à retenir pour des raisons fiscales. Selon les réglementations de l'État et locales, vous devriez considérer :
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La Contribution au Fonds d'Assurance Sociale (FICA)
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La Taxe Fédérale de Chômage (FUTA)
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Les déductions pour la santé et autres avantages statutaires
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L'impôt fédéral sur le revenu
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L'impôt sur le revenu de l'État
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La taxe locale peut s'appliquer.
Vous payez vos employés leur salaire moins ces retenues fiscales. En général, les employeurs paient leurs employés par chèque de dépôt direct.
3. Respecter les exigences fiscales pour votre entreprise et vos employés
La dernière étape consiste à suivre les réglementations locales concernant les taxes que vous êtes tenu de déclarer et de payer. Selon votre entreprise, vous pourriez devoir déposer auprès de l'IRS, des agences fiscales de l'État et de la ville.
Si payer vos employés semble accablant, externaliser la paie à un fournisseur de services de paie pourrait être une bonne option.
Employer des membres de la famille dans votre sole proprietorship
Les sole proprietors embauchent souvent des membres de leur famille pour aider avec la charge de travail. Transformer un sole proprietorship en entreprise familiale n’est pas rare, et cela comporte même certains avantages fiscaux.
Embaucher un conjoint en tant que sole proprietor
Souvent, les conjoints décident de co-poséder un sole proprietorship, et ils sont des partenaires égaux dans l'entreprise. Si c’est le cas avec votre conjoint, vous et votre conjoint percevez vos salaires sous forme de retrait du propriétaire, et vous ne pouvez pas l’embaucher en tant qu’employé.
Mais, si vous ne co-poséder pas le sole proprietorship, vous pouvez mettre votre conjoint sur une feuille de paie. Dans ce cas, le conjoint doit respecter les taxes sur le revenu et la Contribution au Fonds d'Assurance Sociale (FICA). En revanche, votre conjoint n’a pas à payer la taxe de l’Unemployment Act (FUTA) sur ses salaires.
Embaucher des enfants en tant que sole proprietor
De nombreux sole proprietors décident d’embaucher leurs enfants comme leurs premiers employés. Cela leur enseigne à travailler pour leur rémunération et leur responsabilité, mais vous permet aussi de les voir davantage durant la journée.
Bien que cela soit tout à fait possible, il y a quelques éléments à considérer.
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Lorsque vous embauchez vos enfants, vous devez toujours retenir l’impôt sur le revenu de votre enfant.
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Votre enfant ne paiera pas la taxe FICA s’il a moins de 18 ans.
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Vous n’avez pas à payer la taxe FUTA s’il a moins de 21 ans.
Employer vos enfants dans votre entreprise leur enseigne l’éthique du travail, ce que l’IRS récompensera avec certains avantages fiscaux. Mais, renseignez-vous sur les règles et directives spécifiques à l’embauche de vos enfants dans votre État, car elles peuvent varier.
Embaucher des employés vs. des contractors en tant que sole proprietor
Embacher quelqu’un en tant qu’employé présente ses avantages par rapport à l’embauche de contractors. Cependant, les sole proprietorships peuvent bénéficier davantage de l’embauche de contractors. Embaucher quelqu’un pour accomplir des tâches sans devoir le mettre sur la paie peut être une excellente option pour des entreprises en plein essor.
Cependant, les contractors indépendants sont une solution temporaire. Bien qu’ils ne nécessitent pas que vous sautiez par-dessus des hoops pour les embaucher, vous devez faire attention à la mauvaise classification des employés, même en tant que sole proprietor.
Une fois que vos contractors deviennent indispensables à votre entreprise, envisagez de les transformer en employés.
Devez-vous faire évoluer votre type d’entité vers LLC ?
Alors que les employés peuvent être un excellent moyen d’externaliser une partie du travail quotidien, il existe de nombreux risques liés à l’embauche. Maintenir la conformité avec les lois et règlements locaux en fait partie.
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, envisagez de faire évoluer votre type d’entité vers LLC. Ce type d’entité est un peu plus difficile à créer, mais il offre une meilleure protection contre la responsabilité que celui disponible pour un sole proprietorship.
Avec un sole proprietorship, vous et votre entreprise êtes considérés comme une seule et même entité aux yeux de la loi. En cas de problème, vous serez personnellement responsable des dommages et autres dépenses.
Bien que vous puissiez souscrire une assurance pour votre entreprise, une fois que vous commencez à embaucher plusieurs employés, il peut être avantageux de passer à une LLC. Cela vous offrira non seulement une protection de vos actifs personnels, mais aussi la crédibilité d’avoir une entreprise plus officielle. De plus, cela offre plusieurs avantages en matière de fiscalité.
FAQ :
Un sole proprietor peut-il avoir des investisseurs ?
Les sole proprietors peuvent obtenir des investissements externes. Mais, ils ne sont pas autorisés à offrir des actions à leurs investisseurs ou à prendre des partenaires.
Dans ce cas, les sole proprietors devraient envisager de changer leur type d’entité en partenariat ou LLC. Il sera plus facile d’obtenir des investissements et des prêts pour ces types d’entreprises.
Combien d’employés une sole proprietorship peut-elle avoir ?
Une sole proprietorship peut avoir autant d’employés qu’elle en a besoin. Les sole proprietors doivent se familiariser avec les exigences de conformité et fiscales avant de commencer à embaucher.
Quels sont les inconvénients d’un sole proprietorship ?
Le principal inconvénient d’un sole proprietorship est que vous n’êtes pas éligible à des avantages comme ceux des employés réguliers. Cela inclut les plans de pension et de santé, les jours de maladie, et les congés payés, que vous devez financer vous-même.
De plus, il peut être difficile de trouver le temps de promouvoir votre entreprise et de trouver des clients. Vous devrez également consacrer du temps aux processus RH pertinents ou à la recherche d’investissements. Enfin, fermer votre sole proprietorship et essayer une autre activité est facile. Mais, il peut être difficile de vendre votre sole proprietorship à quelqu’un d’autre.
