Une fois que vous commencez à embaucher des personnes pour vous aider avec votre charge de travail, vous devrez prendre des décisions concernant leur type d'emploi. Vous pourriez décider d'embaucher quelqu'un à temps plein. D'autres fois, un contractor pourrait être une meilleure option.
Il est important de comprendre la différence entre un independent contractor et un employee. Cela influencera la manière dont ils peuvent contribuer à votre entreprise et comment vous les rémunérerez. Vous devrez également comprendre la différence entre les formulaires 1099 et W-2, afin de maintenir la conformité lorsque la saison fiscale arrive.
Voici tout ce que vous devez savoir sur les contractors 1099 et les employés W-2. Discutons des avantages de chacun, et de ce à quoi vous devriez vous attendre lors de l'embauche de l'un ou l'autre.
Quelle est la différence entre un independent contractor et un employee ?
Il existe plusieurs différences entre un contractor et un employee que tout employeur devrait connaître.
Lorsque vous embauchez un employee, vous l'embauchez généralement à temps plein ou à temps partiel, et vous avez la possibilité de diriger le travail qu'il effectuera pour votre entreprise. Vous décidez quand il travaille, sur quoi il travaille, et comment il accomplit le travail.
En revanche, les independent contractors travaillent sur la base d’un contrat. Avec les contractors, vous devez définir les exigences à l’avance et convenir des délais, des livrables, et du prix. Cette coopération peut être un peu limitative et nécessite une planification plus en amont. Mais, une fois le contrat terminé, vos obligations envers le contractor prennent fin.
Les deux peuvent effectuer des travaux pour votre entreprise. Mais, voici plusieurs éléments à considérer :
1. Niveau d'autonomie
Lorsque vous embauchez quelqu’un à temps plein, vous avez toute la liberté de diriger sa charge de travail. Vous pouvez fixer les règles concernant quand, où, et comment votre employee doit travailler. Votre employee peut également prendre en charge des responsabilités supplémentaires. Il suivra les directives de l'entreprise et vos instructions lors de l'exécution du travail.
Les independent contractors sont leurs propres patrons. Un independent contractor fixera ses propres horaires et salaires. Contrairement aux employés, ils suivent généralement un ensemble de bonnes pratiques pour le travail plutôt que de respecter vos directives.
Les independent contractors peuvent ou non prendre en considération vos préférences et exigences. Ils sont plus autonomes en ce qui concerne leur charge de travail. Si vous préférez avoir plus de contrôle sur le travail, un employee pourrait être une meilleure option. Mais, les independent contractors finiront probablement la tâche rapidement et efficacement. Ils n'ont pas non plus besoin ou n'apprécient pas une supervision excessive.
2. Expertise
La principale raison pour laquelle les employeurs décident d’embaucher des independent contractors est qu’ils possèdent généralement une compétence spécifique. Ils ont une expertise de niche dont votre entreprise pourrait avoir besoin à ce moment-là. Vous pouvez leur faire confiance pour réaliser le travail beaucoup plus rapidement que si vous deviez former un de vos employés.
Les independent contractors travaillent aussi souvent sur une base de besoin de connaître, ce qui vous permet de sauter le processus d’intégration détaillé. En résumé, vous pouvez compter sur les independent contractors pour réaliser le travail beaucoup plus vite qu’un employé classique.
3. Loyauté
Lorsque vous comparez des employés à des independent contractors, la loyauté se distingue comme une différence clé. Vous remarquerez rapidement que les contractors n’ont pas le même sens de loyauté envers votre entreprise que vos employés.
Avec des employés, vous travaillez vers un objectif commun. Un contractor 1099 se concentrera sur la réalisation rapide et efficace du travail et sur le paiement qui en découle. Un independent contractor s'appliquera à terminer sa partie du travail. Mais, il pourrait ne pas avoir d’intérêt pour la vision globale de votre entreprise.
De plus, aucune disposition n’empêche le contractor de travailler avec plusieurs entreprises en même temps. Sauf si vous signez un NDA ou un accord similaire, l’independent contractor peut utiliser l’expérience acquise pour d’autres projets.
Il en va de même pour les droits de propriété intellectuelle, que vous devriez également discuter avec un independent contractor dès le départ. Avec un employee, les droits de propriété intellectuelle appartiennent automatiquement à l’entreprise. Ce n’est pas le cas avec les independent contractors.
4. Flexibilité
Un autre avantage considérable d’embaucher des independent contractors est la flexibilité. Vous pouvez engager des independent contractors pour des travaux et tâches à court terme. Vous pouvez compter sur eux pour des tâches qui prennent quelques heures, par exemple. Ou, lorsque l’embauche à temps plein ne serait pas la solution la plus rentable.
Parfois, il s’agit d’un projet ponctuel dont vous n’aurez pas besoin à l’avenir. Embaucher des independent contractors peut aussi être une bonne idée si vous avez besoin d’une expertise spécifique.
Une fois votre contrat terminé, vous n’êtes plus obligé envers le contractor. Sauf si vous avez plus de travail pour eux, ils chercheront des projets et contrats ailleurs. La résiliation d’un employee à temps plein est un processus beaucoup plus complexe. Tout comme ils n’ont pas besoin d’un onboarding particulier, vous n’avez pas besoin de déconnecter des independent contractors, entre autres.
5. Prix
Les independent contractors peuvent être plus rentables selon le type de travail pour lequel vous embauchez. Si vous avez besoin de tâches occasionnelles, embaucher un independent contractor pourrait être une bonne option.
Comme vous n’avez pas à payer de taxes ni d’avantages pour un independent contractor, ils peuvent sembler moins chers. Cependant, les independent contractors doivent payer eux-mêmes ces charges. Leur salaire horaire reflètera probablement cette augmentation par rapport au salaire horaire d’un employee.
Donc, si vous en avez besoin occasionnellement, les embaucher en tant qu’employé pourrait être plus coûteux. Mais, si vous devez les réembaucher fréquemment, embaucher à temps plein pourrait être plus rentable. Si vous en avez besoin à temps plein, et qu’ils acceptent votre offre, les convertir en employee vous fera économiser beaucoup à long terme.
Quelle est la différence entre 1099 vs W-2 ?
Maintenant que la différence entre les deux est claire, vous devez comprendre comment s’intègrent les formulaires fiscaux de fin d’année. En termes de 1099 vs W-2, en tant qu’entreprise, vous envoyez l’un ou l’autre à vos employés ou contractors.
Le formulaire W-2 est envoyé à vos employés chaque année, avant la fin janvier. Ce formulaire contient les informations nécessaires pour soumettre leurs impôts, comme leurs salaires et les taxes retenues.
Le formulaire 1099, plus précisément 1099-NEC, est envoyé aux independent contractors. En tant qu’entreprise, vous devez envoyer un 1099-NEC à chaque contractor à qui vous avez payé 600 $ ou plus dans l’année, avant la fin janvier.
Pour cela, vous devez d’abord demander à votre contractor de vous envoyer un formulaire W-9. Il inclura toutes les informations pertinentes pour remplir et envoyer le 1099-NEC. Le contractor utilisera ensuite les informations du 1099 pour déclarer ses revenus et ses dépenses professionnelles.
Classification des employés
Il est important de comprendre la différence entre ces formulaires fiscaux. Mais, vous devez aussi garder à l’esprit les paramètres qui distinguent les independent contractors des employees.
Une mauvaise classification peut représenter une menace sérieuse pour une entreprise. En essence, pour les employees, vous devez fournir un salaire, retenir les taxes, et offrir des avantages statutaires. Cela ne s’applique pas aux independent contractors, qui, en retour, ont un certain degré de liberté non applicable aux employees.
L’IRS dispose d’un ensemble strict de directives sur la façon de classer vos employés. Certaines lignes peuvent être un peu floues en raison de la croissance de l’économie gig. Cependant, il est crucial de comprendre comment classer vos employés pour assurer la conformité.
Plusieurs facteurs entrent en jeu pour discerner si quelqu’un est un employee ou un independent contractor. Ceux-ci tournent autour du degré d’indépendance qu’ils ont lors de l’exécution du travail. Si quelqu’un travaille à temps plein et reçoit un salaire fixe mensuel ou hebdomadaire, il est probablement un employee. Les independent contractors fixent leurs horaires et sont payés une fois le contrat terminé.
Un employee travaille généralement depuis un bureau. Il utilise le matériel de l’entreprise et suit les directives de l’entreprise plutôt qu’un ensemble universel de bonnes pratiques. Leur charge de travail quotidienne peut varier, et ils peuvent prendre des responsabilités supplémentaires.
Un independent contractor a le droit de choisir où il travaille, comment il accomplira la tâche, et quels outils il souhaite utiliser ou sur quoi il souhaite travailler. S’il acceptera plus de travail dépend de lui, et il travaillera probablement pour plusieurs entreprises en même temps.
Que se passe-t-il si j’ai mal classifié un employee ?
Si vous constatez que votre independent contractor penche plus vers le statut W-2 que 1099, vous devriez lui parler de l’embaucher en tant qu’employé. Il y a de nombreux avantages à avoir un employee, et cela sera plus rentable à long terme.
Une mauvaise classification d’un employee peut entraîner de lourdes pénalités et amendes. En général, l’employeur doit rembourser des cotisations sociales ou de retraite rétroactives. Il devra aussi probablement payer des avantages, salaires, heures supplémentaires, et congés rétroactivement. Des pénalités et frais peuvent également s’ajouter.
Certains pays imposent une responsabilité personnelle importante aux employeurs en cas de mauvaise classification d’un employee. Cela peut conduire à des amendes pour les dirigeants qui ont mal classifié un employee, et dans certains pays, même à une peine de prison.
Si vous n’êtes pas sûr que votre contractor soit un employee ou non, consultez les directives de l’IRS ou votre fournisseur de paie global. Ils vous fourniront des informations pertinentes pour votre entreprise et votre situation actuelle.
Exemples de travailleurs 1099 vs. W-2
Il peut être difficile de déterminer si vous devriez embaucher quelqu’un en tant qu’employé ou contractor. Voici donc quelques exemples concrets pour vous aider à repérer la différence.
Vous pourriez embaucher quelqu’un en tant que 1099 si c’est :
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Des consultants qui assistent votre entreprise sur des projets ayant une date de début et de fin claire.
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Des web designers et développeurs, qui travaillent sur une base de projet.
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Des rédacteurs freelances qui vous facturent par article plutôt que par heure.
Mais, vous devriez embaucher tous ces profils en tant que W-2 si :
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Les consultants travaillent plus comme un chef de projet que comme un consultant ponctuel.
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Vous pourriez décider d’embaucher des web designers à temps plein si vous avez besoin de designs continus pour votre équipe marketing. Ou, si vous souhaitez des mises à jour ou une maintenance continue sur votre site web ou votre application, envisagez d’embaucher des web developers en tant que W-2.
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Si vous avez besoin que vos rédacteurs aient des horaires de travail planifiés de façon régulière.
Les coûts de W-2 vs 1099
Il existe une idée reçue selon laquelle les contractors 1099 sont moins chers que l’embauche à temps plein. La réalité est que la rentabilité dépend de chaque cas individuel.
La plupart du temps, le tarif horaire pour un independent contractor et un employee se rapproche. Les propriétaires d’entreprise pensent généralement qu’un contractor est moins cher. C’est parce qu’ils ne sont pas obligés de retenir des taxes ni de fournir une pension ou une assurance santé.
Cependant, le contractor paie lui-même ces charges. Son tarif horaire inclura probablement cette majoration par rapport au salaire horaire d’un employee.
Par exemple, disons que vous avez un employee W-2 avec un salaire annuel de 100 000 $. En ajoutant les avantages, qui varient généralement entre 15 et 30 %, ce salarié peut coûter jusqu’à 130 000 $ à votre entreprise. Divisé par le nombre d’heures travaillées, cela revient à environ 62 $ par heure.
Mais, votre independent contractor doit aussi couvrir ces avantages et contributions. En moyenne, ils paient plus d’impôts. Il faut aussi inclure le coût des avantages habituellement fournis à un employee. Ils doivent prendre en compte les congés maladie, les jours de vacances, le matériel, le temps consacré aux activités RH, l’espace de bureau, et bien plus, dans leur tarif horaire.
Pour atteindre le salaire de base de 100 000 $, votre independent contractor devra probablement vous facturer plus de 80 $ par heure pour couvrir le salaire de l’employé. Si vous l’embauchez à temps plein pour un projet d’un an, vous paierez plus de 166 000 $.
À long terme, embaucher un independent contractor peut revenir plus cher que d’avoir quelqu’un en poste à temps plein.
Doit-on embaucher un W-2 ou un 1099 ?
Que vous deviez embaucher un employee ou un contractor dépend des besoins actuels et futurs de votre entreprise. Chacun a ses avantages et inconvénients, et il est important de les évaluer de manière réaliste avant de faire un choix.
Embacher un independent contractor peut être une solution rapide et rentable pour réaliser un travail ponctuel. Ils ont aussi souvent une expertise de niche utile et peuvent commencer rapidement, sans processus d’intégration long.
Cependant, vous pourriez envisager de les convertir en employee si vous vous appuyez souvent sur votre independent contractor. Ils pourraient montrer un intérêt à devenir un membre plus permanent de l’équipe, ce qui constitue une autre raison valable pour les convertir en employee.
Est-il préférable d’être un W-2 ou un 1099 ?
Que vous deviez être un contractor 1099 ou rechercher un emploi en tant que W-2 dépend de vos préférences personnelles.
En tant qu’independent contractor, vous êtes votre propre patron. Vous devrez probablement établir une entreprise individuelle et payer vos propres avantages et taxes. En tant qu’employé, vous pouvez compter sur votre employeur pour fournir un salaire et des avantages.
En tant que contractor 1099, vous avez plus de liberté pour choisir pour qui vous travaillez, comment, et quand. Un contractor peut avoir plusieurs employeurs en même temps. Vous devez avoir de solides compétences organisationnelles pour gérer votre temps et votre argent en travaillant sur plusieurs projets.
En tant qu’employé W-2, vous avez droit à certains avantages. Cela inclut les avantages statutaires, mais aussi la pension, la couverture santé, et d’autres perks.
En tant qu’independent contractor, vous devrez trouver des moyens de compenser certains de ces avantages. Vous devrez calculer le temps potentiel de congé et les jours de maladie dans votre tarif horaire. Vous devrez aussi mettre en place des systèmes pour trouver de nouveaux clients, gérer les factures et la comptabilité. En tant qu’independent contractor, vous devrez faire des ajustements que les employees n’ont pas à gérer.
Si vous souhaitez plus d’indépendance dans votre travail, travailler en tant que contractor 1099 pourrait vous convenir. Si vous préférez la sécurité d’un salaire régulier et d’avantages associés, alors un employee W-2 pourrait être une meilleure option.
FAQ :
Est-il mieux d’être payé en 1099 ou en W-2 ?
Cela dépend de votre relation employeur-employé. En tant que contractor sous 1099, vous êtes responsable de payer 100 % des taxes Medicare et Social Security trimestriellement. En tant qu’employé W-2, vous devez couvrir 50 % de ces taxes, l’autre moitié étant retenue par l’employeur.
Les independent contractors et les employees doivent payer l’impôt sur le revenu, mais le taux varie selon leur tranche d’imposition.
Pourquoi ai-je reçu un 1099 au lieu d’un W-2 ?
Si vous avez reçu un 1099 au lieu d’un W-2, cela signifie que votre employeur vous a classé comme contractor. Vous devriez vous familiariser avec les différences financières et légales entre un 1099 et un W-2. En tant qu’independent contractor, vous devez payer vos impôts, y compris la taxe d’auto-entrepreneur. Consultez votre conseiller fiscal pour comprendre ce que cette différence implique pour vous.
Le 1099 est-il moins taxé ?
Les independent contractors sont généralement plus taxés que les employees, car il n’y a pas d’employeur qui couvre la moitié des taxes. Pour les employees, 7,65 % de leur revenu est automatiquement retenu pour couvrir la sécurité sociale et Medicare. L’employeur contribue aussi à hauteur de la même somme.
Puisque l’independent contractor est à la fois employeur et employé, la totalité de ces taxes lui incombe. Il doit donc payer les deux moitiés, ce qui représente près de 15,3 % de leur revenu.
