S'appuyer sur des travailleurs contractuels peut être une solution économique pour externaliser des tâches à court terme dans votre entreprise. Lors de la saison fiscale, vous devrez probablement remplir un ensemble spécifique de formulaires pour vos contractors indépendants. Pour les employeurs habitués à remplir des formulaires W-2, passer au 1099 peut être délicat.
En tant qu'entité employant des contractors indépendants, vous devriez vous familiariser avec les formulaires fiscaux W-9 et 1099-NEC. Le formulaire fiscal 1099 est souvent mentionné comme le formulaire fiscal pertinent pour les contractors indépendants. Cependant, il existe un sous-ensemble de formulaires 1099 qui ne leur sont pas applicables.
Voici tout ce que vous devez savoir sur les formulaires fiscaux 1099. Abordons également les différences entre 1099-MISC et 1099-NEC, et comment gérer les formulaires 1099 en tant qu'employeur.
Les formulaires fiscaux 1099 sont une collection de différents formulaires. Certains d'entre eux visent à déclarer les revenus de l’individu provenant de sources autres qu’un salaire à l’IRS. La personne qui paie est responsable de remplir tous les formulaires 1099 et de les envoyer à l’IRS ainsi qu’à l’individu.
En général, un formulaire 1099 inclura des informations telles que le Numéro d’Identification Fiscale (TIN) ou le Numéro de Sécurité Sociale. Recevoir un formulaire 1099 signifie que l’argent a été déclaré à l’IRS par l’employeur.
Il existe plusieurs types de formulaires 1099. Comme la plupart de ces formulaires sont souvent appelés simplement 1099, cela peut créer une certaine confusion quant à ceux que vous pouvez utiliser pour un but spécifique.
Les types de formulaires 1099 sont les suivants :
1. 1099-MISC
Vous utiliseriez ce type de formulaire pour déclarer des revenus divers. Il inclut par exemple des prix et des loyers.
2. 1099-NEC
Le 1099-NEC est le formulaire utilisé pour déclarer les revenus versés aux contractors indépendants. L’IRS l’a instauré en 2020 pour tenir compte de la croissance de l’économie des gigs aux États-Unis.
3. 1099-R
Le formulaire 1099-R est utilisé pour déclarer les revenus de retraite ou de pension.
4. 1099-INT
Si vous avez des revenus d’intérêts, vous utilisez le 1099-INT pour le déclarer à l’IRS.
5. 1099-DIV
De même que pour le 1099-INT, vous utilisez le 1099-DIV pour transmettre les informations sur les dividendes à l’IRS.
Comme vous pouvez le voir, un seul de ces formulaires déclare les paiements effectués par une entreprise ou une personne à une autre personne qui n’est pas un employé. Il contient également des informations sur le revenu et le type de revenu qu’ils ont gagné.
Maintenant que vous connaissez vos formulaires 1099, vous savez que si vous payez des contractors indépendants, vous pouvez utiliser le formulaire 1099-NEC pour le déclarer.
Il existe une certaine confusion concernant l’utilisation appropriée du 1099-MISC vs 1099-NEC. Cela s’explique par le fait qu’il y a quelques années, le 1099-MISC était utilisé pour déclarer les revenus des non-employés. Cependant, à mesure que les traders indépendants sont devenus plus importants, l’IRS a créé le 1099-NEC. Il est utilisé pour distinguer les paiements aux contractors des autres dépenses diverses d’une entreprise.
Pour remplir le formulaire 1099-NEC en tant qu’employeur, vous devez demander un formulaire W-9 à vos contractors indépendants. Le formulaire W-9 contiendra les informations nécessaires pour remplir le 1099-NEC.
Le formulaire W-9 inclut le Numéro de Sécurité Sociale du contractor, ou le Numéro d’Identification de l’Employeur (EIN). Il inclut également leur adresse enregistrée. En tant qu’employeur, vous n’êtes pas obligé de soumettre le W-9 quelque part. Vous le conserverez dans vos dossiers pour garantir que les données fournies dans le 1099-NEC sont exactes.
Vous devez déposer le formulaire 1099-NEC auprès de l’IRS, et en envoyer une copie à l’individu contractor avant le 31 janvier.
Vous devrez remplir et avoir cinq copies du même 1099-NEC par contractor. Les deux premières copies doivent être envoyées à l’IRS, et les deux suivantes à l’independent contractor. La cinquième copie doit être conservée dans votre entreprise.
Le remplissage du formulaire 1099-NEC nécessite trois ensembles d’informations :
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Informations sur votre entreprise
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Informations sur le contractor indépendant
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Montant payé.
Pour la première, vous devrez inclure vos informations, telles que nom, adresse, et TIN. Vérifiez bien ces informations car elles doivent être précises et sans erreur. Sinon, vous devrez soumettre à nouveau le 1099-NEC.
La deuxième section comprend les informations que vous avez reçues de votre contractor sur le W-9. Elle inclut leur nom, adresse, et TIN, si applicable. Enfin, vous devrez également indiquer le montant payé au contractor.
Les champs supplémentaires sur le formulaire peuvent ou non s’appliquer à votre collaboration avec le contractor. S’ils s’appliquent, il est préférable de suivre les directives établies par l’IRS sur leur site web sur la façon de remplir ces sections.
Le montant de référence pour le formulaire 1099-NEC est de 600 $. Donc, si votre entreprise a payé 600 $ ou plus à un contractor indépendant au cours de l’année fiscale, vous devez soumettre le formulaire 1099-NEC à l’IRS. Cela signifie que vous devrez peut-être remplir plus d’un formulaire 1099-NEC.
Vous aurez besoin d’un formulaire 1099-NEC pour chaque contractor indépendant. Lors de la soumission du 1099-NEC à l’IRS, vous devez l’envoyer avec le Formulaire 1096, Résumé Annuel et Transmittal of U.S. Information Return.
Le formulaire 1099-MISC est utilisé pour déclarer diverses dépenses professionnelles. Il inclut le loyer, les dépenses médicales, les prix, et la rémunération d’un avocat. Il existe plusieurs dépenses que l’IRS indique que vous devriez déclarer via le 1099-MISC, alors assurez-vous de vous informer à leur sujet.
Que se passe-t-il si vous utilisez le 1099-MISC au lieu du 1099-NEC ?
Ces formulaires sont similaires, il est donc courant de faire une erreur en choisissant entre 1099-MISC et 1099-NEC. Ce dernier est également récent, et certains employeurs peuvent être habitués à utiliser le 1099-MISC pour déclarer les revenus des contractors indépendants.
Vous devez déposer une correction auprès de l’IRS si vous avez confondu le 1099-MISC avec le 1099-NEC. Vous n’avez pas de délai limite pour les corrections, et vous pouvez déposer une correction pour la paperasserie déposée au cours des trois dernières années.
Pour déposer une correction, vous avez besoin d’une autre copie du formulaire approprié. Dans ce cas, un formulaire 1099-NEC. Vous devrez cocher la case à côté du mot “CORRECTED” en haut. Vous devrez également envoyer le formulaire 1096 avec.
En tant que contractor indépendant, un sous-traitant doit remplir un formulaire W-9 et l’envoyer à l’employeur. L’employeur utilisera les informations du W-9 pour compléter le 1099-NEC. Ensuite, l’employeur soumettra le 1099-NEC à l’IRS et enverra une copie à l’independent contractor.
Le contractor utilise alors le 1099-NEC pour déclarer ses revenus ou pertes provenant de son entreprise individuelle. Les entreprises individuelles déclarent leurs revenus et pertes via le Formulaire 1040.
FAQ
Quelle est la différence entre un 1099 et un W-2 ?
La différence entre 1099 et W-2 réside dans le type d’emploi. Le 1099 est délivré aux contractors indépendants, tandis que le formulaire W-2 est destiné aux employés.
Comment puis-je obtenir mon formulaire fiscal 1099 ?
Il incombe à l’employeur ou au payeur de vous remettre le formulaire 1099 avant le 31 janvier. Dans certains cas, l’employeur peut le remettre avant le 15 février.
Si vous n’avez pas reçu votre formulaire 1099 d’ici la mi-février, il est conseillé de contacter votre employeur et de lui demander.
Dois-je émettre un 1099 à un contractor indépendant ?
Si votre entreprise a payé 600 $ ou plus à une personne qui n’était pas votre employé l’année fiscale précédente, vous devez émettre un formulaire 1099.
Comment déclarer les revenus d’un contractor indépendant sur mes impôts ?
Les contractors indépendants doivent utiliser le Formulaire 1040 pour déclarer leurs revenus et dépenses professionnelles.
