Comprendre les classifications d'employés exemptés et non exemptés

Lorsque vous embauchez des employés pour votre entreprise, l'une des décisions les plus importantes que vous devez prendre est la façon dont vous allez classer vos employés. L'un des dilemmes les plus déroutants concerne la distinction entre un employé exempt et un employé non-exempt.

Sous la Fair Labor Standards Act (FLSA), la différence entre les deux commence par leur salaire hebdomadaire. Cependant, il existe quelques nuances supplémentaires dont vous devriez être conscient lors de la classification de vos employés.

Qu'est-ce qu'un employé non-exempt ?

Les employés non-exempt sont des travailleurs qui disposent d'un ensemble de droits différents de ceux de vos employés réguliers. Les employés non-exempt sont généralement payés à l'heure et gagnent moins de 684 $ par semaine selon la loi fédérale. La limite peut varier selon l'État, mais ils gagnent généralement moins que ce montant.

Les employés non-exempt ont également droit à une rémunération des heures supplémentaires. Ils ne peuvent pas occuper des postes de cadre, d'administration ou de professionnel.

En termes de rémunération des heures supplémentaires, les employés non-exempt ont droit à un taux de 1,5 fois leur taux horaire.

Cependant, il existe une autre distinction utilisée pour différencier les employés exempt et non-exempt. Elle réside dans le niveau de supervision dont ces employés ont besoin.

Les employés non-exempt sont directement supervisés par des employés de niveau supérieur qui décident de la charge de travail. Ces employés n'ont généralement pas leur mot à dire en matière de décisions de gestion. C’est pourquoi les ouvriers en ligne de montage sont souvent cités en exemple de travailleurs non-exempt.

Parmi les autres exemples, on trouve les ouvriers du bâtiment, les agents d’entretien, et autres travailleurs manuels. Les employés non-exempt dominent les secteurs impliquant l’exécution de tâches répétitives ou de travail physique.

Outre l’aspect financier, la FLSA comporte d’autres exigences qui exemptent certains employés du paiement des heures supplémentaires. Les employés non-exempt ne peuvent pas être « employés de direction, administratifs, professionnels ou de vente extérieure de bonne foi ». Cela ne s'applique pas aux enseignants, au personnel académique, et aux travailleurs de l'informatique.

Qu'est-ce qu'un employé exempt ?

En comparaison avec les employés non-exempt, les employés exempt gagnent plus à l’heure. Ils ne relèvent pas des exigences concernant le salaire minimum et le paiement des heures supplémentaires. Au lieu de cela, les employés exempt reçoivent un salaire fixe. Ils ne sont pas éligibles à une majoration, même s'ils travaillent plus de 40 heures par semaine.

Contrairement aux employés non-exempt, les employés exempt peuvent occuper des postes de gestion dans l'entreprise.

Doit-on classer les employés comme exempt ou non-exempt ?

Maintenant que vous connaissez la différence entre employés exempt et non-exempt, il devrait être plus facile de comprendre comment les classer. Voici quelques règles à suivre :

1. Niveau de salaire

Tout employé payé en dessous du seuil déterminé dans votre État est considéré comme non-exempt.

2. Bases de salaire

Un employé exempt reçoit un salaire garanti minimum, indépendamment des heures travaillées.

3. Fonctions

Les employés non-exempt nécessitent généralement une supervision. Ils n’ont pas de pouvoir décisionnel concernant leur charge de travail.

Les deux premières parties de ce test sont relativement faciles à comprendre. Cependant, la troisième peut être délicate et cause de nombreuses erreurs de classification chez les entreprises.

Il existe trois classifications les plus courantes de travailleurs exemptés du paiement des heures supplémentaires. Pour que vos employés soient considérés comme exempt, ils doivent remplir tous les critères suivants.

1. Exemption de cadre (Executive exemption)

Les employés exemptés du paiement des heures supplémentaires en vertu de l’exemption de cadre doivent :

• Avoir pour tâche principale la gestion d’un département de l’entreprise ou de l’entreprise elle-même.

• Superviser au moins deux employés à temps plein ou l’équivalent.

• Avoir l’autorité d’embaucher ou de licencier d’autres employés.

2. Exemption de professionnel qualifié (Learned professional exemption)

Cette exemption exige que les employés :

• Effectuent un travail nécessitant des connaissances avancées. Cela est défini par la FLSA comme un travail principalement intellectuel. Il inclut une exercise constante de jugement et de discrétion.

• Travaillent dans un domaine de la science ou de l’apprentissage.

• Possèdent un diplôme avancé.

3. Exemption administrative (Administrative exemption)

La plus déroutante des trois est l’exemption administrative. En vertu de cette exemption, ces employés doivent :

• Avoir une autorité de prise de décision.

• Effectuer un travail de bureau ou non manuel lié à la gestion ou aux opérations commerciales de l’employeur.

Il est facile de confondre cette formulation, c’est pourquoi cette exemption est la principale cause de nombreuses erreurs de classification. Parmi les exemples de fonctions administratives relevant de cette exemption, on trouve les employés des ressources humaines, la paie, et la finance. La comptabilité et la fiscalité, le marketing et la publicité, ainsi que les relations publiques sont aussi de bons exemples.

Est-il préférable d’être un travailleur non-exempt ?

La principale raison pour laquelle les travailleurs acceptent le rôle de non-exempt est leur préférence pour l’équilibre vie professionnelle-vie privée. Les heures supplémentaires jouent un rôle important dans le statut non-exempt. Les employés exempt ne sont pas éligibles à une rémunération des heures supplémentaires. En général, les employés exempt travaillent beaucoup plus que quarante heures par semaine. Ce travail est couvert par leur salaire.

Ceux qui préfèrent faire de longues heures et être rémunérés pour cela apprécient le rôle de non-exempt. Le taux horaire pourrait être plus bas, et leur présence est la principale condition pour le gagner. De plus, les travailleurs non-exempt sont généralement mieux protégés par la FLSA que les employés exempt.

Les employés exempt, quant à eux, reçoivent leur paie en fin de semaine, indépendamment des heures qu’ils ont effectuées. Par exemple, un employé exempt sur un chantier de construction recevra son salaire même si des circonstances imprévues ont fermé le site pour la semaine. Les employés non-exempt dans cette situation ne sont pas éligibles à une rémunération, car ils n’ont pas enregistré d’heures.

Une autre distinction concerne l’expérience et les connaissances requises. Elle diffère considérablement pour les employés exempt et non-exempt. Les employés non-exempt auront probablement plus de facilité à trouver un emploi. Ces postes sont souvent de niveau débutant en termes d’expérience et de connaissances. Malheureusement, cela peut aussi limiter les opportunités d’avancement professionnel.

Une chose que les employés exempt et non-exempt ont en commun, c’est qu’ils sont tous deux éligibles aux avantages sociaux offerts par le gouvernement. Ceux-ci incluent la sécurité sociale après la retraite. Il y a aussi l’éligibilité à percevoir des allocations chômage hebdomadaires en cas de perte d’emploi.

Cependant, les employés exempt bénéficient généralement de plus d’avantages et de privilèges de la part de leur employeur. Le congé payé est également un facteur important, et ce n’est pas quelque chose qui est offert aux employés non-exempt.

La gravité de la classification des employés

Il est important de classifier correctement vos employés. L’employeur risque une responsabilité grave s’il malclasse ses employés. Il peut se retrouver à devoir payer des années de salaires ou d’heures supplémentaires impayés. Il peut également faire face à des pénalités légales, et dans le pire des cas, à des frais d’avocat.

La mauvaise classification est l’une des raisons les plus courantes de poursuites contre les employeurs. Les petites et moyennes entreprises ont dû payer des montants importants à cause de cette erreur. Assurez-vous de bien comprendre comment classer vos employés comme exempt ou non-exempt afin d’éviter des répercussions coûteuses.

FAQ :

Quels sont les trois facteurs pour déterminer si un employé est exempt ou non-exempt ?

Les trois facteurs utilisés pour déterminer si un travailleur est exempt ou non-exempt sont le taux de salaire, la base de salaire, et les fonctions. Les travailleurs non-exempt gagnent moins de 684 $ par semaine. Les employés exempt reçoivent un salaire à la fin de la semaine, indépendamment des heures travaillées. Les non-exempt enregistrent généralement leurs heures. Enfin, les non-exempt nécessitent une supervision, tandis que les exempt peuvent être des gestionnaires.

Que signifie ne pas être exempt ?

Un travailleur non-exempt est un employé payé à l’heure qui gagne moins de 684 $ par semaine selon la loi fédérale. Ces travailleurs ont droit à une rémunération des heures supplémentaires, et ils ne peuvent pas occuper de postes de cadre dans l’entreprise. Un exemple souvent utilisé pour expliquer les travailleurs non-exempt est celui des ouvriers en ligne d’assemblage.

Quels sont les inconvénients d’être un employé non-exempt ?

Les inconvénients les plus courants d’être un employé non-exempt sont souvent des taux plus faibles comparés aux employés exempt. Les rôles non-exempt nécessitent généralement moins d’expérience et de connaissances, mais cela peut aussi limiter les opportunités d’avancement de carrière.