Expansion et croissance des affaires
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Publié le:
Jul 9, 2025
Mis à jour le :
Jul 9, 2025
Notre solution Employer of Record (EOR) facilite l'embauche, la rémunération et la gestion des employés à l'échelle mondiale.
Réservez une démoL’embauche dans le New Jersey est plus qu’une simple fonction RH de routine ; c’est une décision stratégique d’entreprise enveloppée dans des obligations légales et des normes du travail en évolution. Que vous soyez une startup lançant à Newark ou une entreprise de taille moyenne en expansion à Trenton, comprendre les nuances du droit du travail, la classification, les structures fiscales et les exigences de conformité est essentiel.
Le marché du travail du New Jersey est alimenté par des industries diverses, une main-d’œuvre hautement éduquée et un cadre réglementaire complexe.
Ce guide synthétise ces éléments en une feuille de route claire et exploitable pour les employeurs qui souhaitent naviguer efficacement dans l’embauche dans le New Jersey, de l’enregistrement et l’intégration jusqu’aux lois du travail, la paie et la classification.
Avant de pouvoir légalement employer des travailleurs dans le New Jersey, vous devez respecter les obligations spécifiques en matière d’emploi et de légalité de l’État. Cela commence par compléter le processus d’enregistrement de l’employeur, confirmer l’identité et l’autorisation d’emploi, et respecter les lois essentielles sur les salaires et les heures. Chaque entreprise de l’État doit être correctement configurée pour rester conforme aux normes fédérales et étatiques.
Pour commencer à embaucher des employés dans le New Jersey, vous devez d’abord vous enregistrer en tant qu’employeur aux niveaux fédéral et étatique.
Les employeurs du New Jersey doivent s’assurer que chaque nouvelle embauche est légalement autorisée à travailler aux États-Unis. L’autorisation est vérifiée via Form I-9, Vérification de l’éligibilité à l’emploi, requis par la loi fédérale. L’employé doit remplir la Section 1 du Form I-9 le ou avant son premier jour d’emploi, et l’employeur doit compléter la Section 2 dans les trois jours ouvrables à partir de la date de début de l’employé en examinant des documents d’identité et d’autorisation de travail acceptables.
Bien que l’utilisation du système fédéral E-Verify soit optionnelle pour la plupart des employeurs privés dans le New Jersey, elle est requise pour certains contractants fédéraux et peut être imposée par les juridictions locales ou les contrats publics. E-Verify fournit une vérification en temps réel des données du Form I-9 contre les dossiers fédéraux, mais ne remplace pas le Form I-9.
Pour les employés de moins de 18 ans, la législation sur le travail des enfants dans le New Jersey exige que l’employeur obtienne un certificat d’emploi, communément appelé “papiers de travail”. Depuis juin 2023, ce processus se fait entièrement en ligne via MyWorkingPapers.nj.gov.
De plus, les employeurs doivent également respecter des limites strictes sur les heures et les types de travail que peuvent effectuer les mineurs, qui varient selon l’âge, si l’école est en session, et selon l’industrie. Tous les employés mineurs doivent bénéficier d’un environnement de travail sûr et conforme à la loi, en accord avec la législation de l’État et les normes fédérales sur le travail des enfants sous la Fair Labor Standards Act (FLSA).
Tous les employeurs du New Jersey doivent respecter à la fois les lois du travail de l’État et fédérales, dont beaucoup offrent des protections au-delà des normes fédérales. Cela inclut les lois sur le salaire minimum, les règles de sécurité au travail, le congé maladie acquis, et les lois anti-discrimination. Les employeurs doivent souscrire une assurance indemnisation des travailleurs, fournir des informations sur les droits au travail, et afficher des affiches officielles de lois du travail dans des zones visibles du lieu de travail.
En particulier, la Loi contre la discrimination du New Jersey (NJLAD) interdit la discrimination en emploi basée sur une large gamme de caractéristiques, y compris la race, la religion, l’âge, l’identité de genre, l’orientation sexuelle, le handicap, et plus encore. La Loi de protection consciencieuse des employés (CEPA) protège les dénonciateurs contre les représailles lorsqu’ils signalent des comportements illégaux ou contraires à l’éthique.
Les lois progressistes sur le salaire et les heures dans l’État sont appliquées par le Department of Labor du New Jersey, qui a le pouvoir d’auditer les employeurs et d’imposer des pénalités en cas de non-conformité. Respecter ces lois n’est pas optionnel, le non-respect peut rapidement entraîner des complications juridiques et financières.
Prévoyez-vous de commencer l’intégration de nouveaux employés dans d’autres États américains ? Consultez notre guide sur Comment embaucher des employés à New York.
L’embauche dans le New Jersey ne se limite pas à faire une offre d’emploi. Les employeurs doivent comprendre les lois du travail du New Jersey pour s’assurer que leurs pratiques respectent à la fois les exigences fédérales et étatiques. Cela inclut la réglementation sur le salaire minimum, la gestion des retenues fiscales, et le rôle du Department of Labor du New Jersey dans la supervision de la conformité.
À partir de 2025, le salaire minimum dans le New Jersey est de 15,49 $ par heure pour la majorité des travailleurs, bien au-dessus du minimum fédéral. Certains employeurs, comme les entreprises saisonnières ou ceux ayant moins de six employés, peuvent être soumis à un taux légèrement inférieur, actuellement à 13,73 $ par heure. Ces taux sont ajustés chaque année dans le cadre du plan progressif de l’État vers un salaire minimum universel de 15 $.
Les employés classés comme “pourboire” doivent être payés au moins 5,26 $ en espèces par heure, le reste étant constitué par les pourboires. Cependant, si les pourboires ne leur permettent pas d’atteindre le minimum salarial dans le New Jersey, les employeurs doivent compenser la différence. Les employeurs doivent également respecter les lois sur les salaires et les heures concernant les heures supplémentaires. Selon les réglementations fédérales et du New Jersey, la plupart des employés doivent être payés 1,5 fois leur taux horaire régulier pour toute heure travaillée au-delà de 40 heures par semaine.
Les employeurs doivent fournir des relevés de paie et conserver des registres de paie, à la fois pour un usage interne et en cas d’audit salarial par le Department of Labor du New Jersey.
Une fois que votre nouvelle embauche commence à travailler, vous devez assurer la conformité avec les exigences fédérales et étatiques en matière de retenues fiscales. Cela inclut la collecte et le versement de :
Les taxes de la paie doivent être déclarées trimestriellement via le formulaire NJ-927 et WR-30, soumis à la Division des Revenus du New Jersey. Les employeurs du New Jersey ont également des dates d’échéance et des formats spécifiques pour la déclaration fiscale, comme indiqué dans le Guide fiscal de l’employeur publié par l’État.
Le Department of Labor et du Développement de la Main-d’Œuvre du New Jersey est un régulateur clé et une ressource pour tous les employeurs de l’État. Cette agence applique les normes du travail, veille à ce que les employeurs fournissent les avantages acquis, et enquête sur les cas de vol de salaire, de mauvaise classification, et de discrimination. Le Département administre également des programmes tels que le congé maladie acquis, l’assurance invalidité temporaire, et l’assurance de congé familial.
Les audits de conformité du Département peuvent être déclenchés par des plaintes d’employés, des incohérences dans les dépôts, ou par sélection aléatoire. Les employeurs doivent conserver des dossiers pour chaque employé concernant la rémunération, les heures, les avantages, et la classification du poste pour démontrer leur conformité en cas d’audit.
Une fois que vous avez effectué une embauche réussie, l’étape suivante consiste à assurer une transition fluide et conforme dans l’entreprise. L’intégration de nouveaux employés dans le New Jersey est une nécessité légale. Les employeurs doivent respecter plusieurs exigences fédérales et étatiques lors de l’intégration d’un nouveau salarié, de la vérification de l’éligibilité à l’emploi à la déclaration des nouvelles embauches, en passant par la fourniture d’avis importants concernant le congé maladie acquis et les droits au travail. Un processus d’intégration bien structuré aide les entreprises à rester conformes tout en posant les bases du succès à long terme de leurs employés.
Une intégration efficace ne se limite pas à remplir des formulaires. Pour les employeurs du New Jersey, cela signifie établir une documentation légale, inscrire les travailleurs aux avantages, et les intégrer à la culture d’entreprise.
Après avoir accepté une offre d’emploi, chaque nouvelle embauche doit remplir le Form I-9 pour vérifier l’identité et l’autorisation d’emploi. Les employeurs doivent également collecter les formulaires W-4 et NJ-W4 pour la retenue de l’impôt sur le revenu.
Les employeurs sont tenus de déclarer les nouvelles embauches au Department of Human Services du New Jersey via le portail des Services aux Employeurs pour la Pension Alimentaire du New Jersey. Cette étape est requise par la loi étatique ou fédérale et aide à faire respecter la pension alimentaire pour enfants et à prévenir la fraude.
Les employés doivent recevoir :
Les sessions d’orientation incluent souvent une formation à la sécurité, une éducation sur les avantages, et des présentations des politiques de l’entreprise. Une intégration structurée augmente la rétention, réduit les erreurs, et montre que votre entreprise investit dans ses employés.
L’État du New Jersey offre de nombreux outils pour soutenir les employeurs dans la formation et le développement des talents. Les programmes administrés par le Department of Labor du New Jersey, tels que Return & Earn et la subvention de formation en cours d’emploi, aident à financer les coûts de formation pour les nouvelles embauches éligibles.
Les employeurs du New Jersey peuvent également collaborer avec les Conseils de développement de la main-d’œuvre locaux pour accéder aux pipelines de recrutement, aux subventions pour apprentissage, et aux initiatives sectorielles. Ces ressources facilitent non seulement le processus d’embauche mais aussi la réduction des écarts de compétences et la promotion de la stabilité de l’emploi à long terme.
Une classification appropriée des travailleurs est une pierre angulaire de la conformité pour toute entreprise dans le New Jersey. Lors de l’embauche d’employés dans le New Jersey, les employeurs doivent déterminer si un travailleur doit être considéré comme un employé ou un contractor of record (COR). Une mauvaise classification peut entraîner des pénalités financières importantes, des arriérés d’impôts, et des responsabilités liées aux avantages et protections du travail. Comprendre les tests spécifiques de l’État et utiliser les outils appropriés du Department of Labor du New Jersey permet de s’assurer que chaque travailleur est classé correctement et légalement dès le premier jour.
Une classification précise des employés est essentielle. Une personne est considérée comme un employé si l’employeur contrôle les détails de l’exécution du travail. En revanche, un contractor of record (COR) ou indépendant gère son propre emploi du temps et ses outils, travaille pour plusieurs clients, et n’est pas soumis aux mêmes contrôles.
L’État du New Jersey applique le strict ABC Test pour déterminer si un travailleur est un employé ou un contractor of record (COR). Selon ce test, un travailleur est considéré comme un employé sauf si toutes les trois conditions sont remplies :
A. Le travailleur est libre de contrôle ou de direction dans l’exécution du service ;
B. Le travail effectué est en dehors du cours habituel de l’activité ou en dehors des lieux de l’entreprise ;
C. Le travailleur exerce une activité indépendante, une profession ou une entreprise.
Si un travailleur ne remplit pas ces trois critères, il doit être traité comme un employé, et non comme un contractor of record.
Les employeurs du New Jersey doivent utiliser le Questionnaire de Classification des Travailleurs fourni par le Department of Labor du New Jersey pour évaluer si un travailleur est correctement classé. Une mauvaise classification expose l’entreprise à des taxes impayées, des avantages rétroactifs, et des pénalités.
Gérer la paie et les taxes d’emploi est l’une des responsabilités les plus critiques et fortement réglementées pour les employeurs du New Jersey. Dès qu’un nouveau salarié rejoint votre entreprise dans l’État, vous devez assurer une retenue précise, des déclarations fiscales en temps voulu, et des contributions appropriées aux programmes étatiques et fédéraux. De l’impôt sur le revenu et l’assurance chômage aux programmes de congé familial et d’invalidité, chaque paiement et déclaration doit respecter les lois du travail et les codes fiscaux du New Jersey.
Les employeurs doivent retenir l’impôt fédéral sur le revenu et l’impôt sur le revenu brut du New Jersey sur chaque fiche de paie. Les employés doivent remplir à la fois les formulaires fédéraux et étatiques de retenue (W-4 et NJ-W4). Les retenues doivent respecter les lois sur les salaires et les heures qui régissent les gains, les déductions, et la fréquence de paiement.
La soumission en temps voulu de ces retenues à la Division des Revenus du New Jersey est essentielle pour éviter des pénalités. Le numéro d’identification obtenu lors de l’enregistrement de l’employeur est utilisé pour toutes les remises.
Selon la Loi sur l’indemnisation du chômage du New Jersey, les employeurs doivent contribuer au système d’assurance chômage. Ces contributions varient selon le taux d’expérience de l’employeur, mais les nouveaux employeurs paient un taux fixe jusqu’à ce qu’ils accumulent un historique de réclamations.
Les employeurs doivent également fournir le formulaire BC-10 à tout employé qui quitte l’entreprise. Ce formulaire explique comment l’ancien employé peut réclamer des prestations selon les normes d’indemnisation du chômage du New Jersey.
La Loi sur le congé familial du New Jersey et le programme d’Assurance de congé familial (FLI
Fondateur
Lucas Botzen est le fondateur de Rivermate, une plateforme mondiale de ressources humaines spécialisée dans la gestion de la paie internationale, la conformité et la gestion des avantages sociaux pour les entreprises à distance. Auparavant, il a cofondé Boloo, entreprise dont il a réussi la vente après l'avoir développée jusqu’à générer plus de 2 millions d’euros de revenus annuels. Lucas est passionné par la technologie, l’automatisation et le travail à distance, et il prône des solutions numériques innovantes pour faciliter l'emploi à l’échelle internationale.
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