Choisir un fournisseur de paie mondiale ? 8 facteurs à évaluer

Gérer la paie n’est pas facile, et trouver le processus de paie qui fonctionne pour votre entreprise peut être stressant. Lorsque votre entreprise commence à s’étendre dans d’autres pays, cela devient plus complexe. Vous devez naviguer dans les lois et réglementations locales. Il existe également des différences de langues et de devises, ce qui peut rendre la gestion de la paie accablante.

C’est là qu’un service de paie mondial peut être bénéfique. Il vous permet de rationaliser la paie et de maintenir la conformité dans de nouveaux pays.

Une équipe expérimentée gérant la paie mondiale pour votre entreprise vous libérera du temps afin que vous puissiez vous concentrer sur vos activités principales.

Comment gérez-vous une paie mondiale ?

Les petites entreprises avec quelques employés globaux géreront probablement la paie internationale en interne. Il en va de même pour les grandes entreprises mondiales. C’est généralement la solution la plus rentable pour les deux. Elles embauchent une personne pour gérer la paie pour ces quelques employés ou une équipe entière pour faire cela à l’échelle de l’entreprise.

Cependant, il y a aussi le cas curieux des entreprises de taille moyenne. Pour elles, c’est trop pour qu’une seule personne gère, mais embaucher une équipe entière est trop coûteux. Ces entreprises décident souvent de sous-traiter leurs opérations de paie mondiale. Elles comptent sur un Employer of Record (EOR) ou une Professional Employer Organization (PEO) pour la paie mondiale.

En résumé, un EOR propose d’embaucher des talents globaux sans nécessiter la création d’une entité locale. Contrairement à une PEO, travailler avec un EOR vous protégera des implications juridiques potentielles d’une gestion de paie mal faite.

Mais alors, comment savoir si un fournisseur de paie mondiale est adapté à votre entreprise ? Voici quelques lignes directrices pour choisir le meilleur service de paie global.

Trouver le bon fournisseur de Global Payroll : Tout ce que vous devez savoir

Lors de la sous-traitance des opérations de paie mondiale, le bon PEO ou EOR peut décharger de nombreuses responsabilités votre liste de tâches. Ils peuvent garantir que chaque employé reçoit son salaire à temps et que les processus RH pertinents sont conformes.

Cependant, vous devez examiner attentivement les fournisseurs. Après tout, vous externalisez une partie importante de votre activité. Voici ce à quoi faire attention en explorant vos options afin d’identifier le bon fournisseur pour votre entreprise.

1. Localisation

Votre fournisseur de paie mondiale doit avoir une présence dans le pays où vous souhaitez embaucher. Vérifiez quels pays ils couvrent, et comparez ces localisations avec vos plans de croissance et d’expansion.

Gardez à l’esprit les plans d’expansion à court et long terme de votre entreprise. Vous envisagez peut-être un seul pays aujourd’hui, mais cela pourrait changer à l’avenir.

Votre fournisseur de paie mondiale fera de son mieux pour intégrer votre entreprise aussi efficacement que possible. Mais le processus peut être rigoureux et long, car il implique la gestion de données sensibles. En choisissant le bon fournisseur et en vérifiant les localisations, vous pouvez accélérer le processus.

Lors de l’entretien avec les fournisseurs, n’oubliez pas de leur poser des questions sur leurs plans d’expansion. Leur couverture peut ne pas inclure un pays spécifique aujourd’hui, mais, comme votre entreprise, ils visent aussi à croître. Ils pourraient avoir de nouveaux pays en pipeline ou envisager de les ajouter pour répondre à vos besoins.

2. Conformité

Avoir une présence dans un pays où vous souhaitez embaucher ne suffit pas. Votre fournisseur de paie mondiale doit également disposer d’une équipe expérimentée et bien informée. Ils doivent connaître les exigences légales locales, les devises, et d’autres facteurs pertinents.

Il est crucial de choisir un fournisseur qui connaît bien la réglementation dans les pays où vous envisagez de vous développer. L’objectif principal est d’éviter tout problème ou complication juridique à l’avenir.

C’est un facteur décisif, mais aussi le plus difficile à estimer. Recherchez des avis clients pour comprendre à quel point votre fournisseur est familier avec les réglementations locales dans un pays donné.

3. Fonctionnalités proposées

La plupart des fournisseurs de paie mondiale offrent des services similaires. Vous devriez attendre de votre service de paie global qu’il :

• Gère la paie et prélève les taxes,

• Distribue les fiches de paie et les bulletins de salaire, et dépose les taxes,

• Effectue des vérifications de conformité,

• Aide à la classification des travailleurs,

Il devrait également fournir :

• La gestion des Contractors,

• Les services d’Employer of Record,

• La gestion des avantages sociaux,

• Le service client pour le logiciel de paie,

• La protection des droits de propriété intellectuelle.

Cependant, tous n’offrent pas le même ensemble de services. Prenez le temps d’examiner les fonctionnalités spécifiques et les services de chaque fournisseur de paie mondiale pour vous assurer qu’ils répondent aux besoins de votre entreprise.

4. Employés et Contractors

Un partenaire fiable doit vous aider à couvrir tous vos besoins. Donc, si vous avez des employés et des Contractors indépendants dans votre équipe, vous avez besoin d’un fournisseur de paiements mondiaux capable de répondre aux exigences pertinentes pour les deux.

Il existe des règles différentes pour ces deux entités dans certains pays, ce qui complique encore plus la gestion de la paie. C’est pourquoi certains fournisseurs évitent complètement les Contractors et se concentrent uniquement sur les employés. Si vous faites souvent appel à des Contractors, cela pourrait être un point de rupture.

Les meilleurs fournisseurs peuvent également vous aider avec la classification et la conformité légale dans ce domaine. Ils peuvent vous aider à réduire les risques de mauvaise classification ou à transformer vos Contractors en employés.

5. Fiabilité

Vous devrez partager des données sensibles concernant votre entreprise avec votre fournisseur de paie mondiale. C’est pourquoi vous avez besoin d’un partenaire compétent et fiable — un que vous pouvez faire confiance pour garder les données en sécurité. Assurez-vous d’évaluer le logiciel de votre fournisseur de paie mondial selon les meilleures pratiques en matière de sécurité des données.

Votre fournisseur de paie doit fournir toutes les informations nécessaires dans sa politique de confidentialité. Il doit également avoir une politique solide de cryptage des données et de conservation des données.

Le logiciel doit être conforme aux réglementations pertinentes, y compris le RGPD par exemple. N’oubliez pas non plus de vous renseigner sur le plan de sauvegarde du fournisseur et leur réponse à une éventuelle violation de données.

6. Support client

Un bon fournisseur vous équipera à la fois d’un logiciel de paie mondial et d’un support lors de son utilisation. La plateforme doit être facile à utiliser et fournir les fonctionnalités nécessaires sans vous submerger, vous et votre équipe. Vous devriez pouvoir trouver rapidement les données dont vous avez besoin et effectuer n’importe quelle tâche sans avoir à lire un manuel utilisateur exhaustif.

La plateforme doit également offrir un ensemble robuste de fonctionnalités, car vous vous y appuierez pour automatiser des tâches manuelles et complexes. Elle doit aussi fournir des rapports détaillés et précis, de préférence en temps réel.

N’oubliez pas de demander si la plateforme peut s’intégrer à votre logiciel comptable. Cela peut aider à minimiser les risques inhérents à la saisie manuelle des données et à rationaliser davantage le processus de paie.

De plus, si la plateforme devient trop complexe ou confuse, vous avez besoin que le fournisseur soit là pour offrir support et conseils. Consultez les sites d’avis d’utilisateurs pour voir ce que d’autres ont expérimenté. Vous devez savoir si vous pouvez compter sur eux pour vous aider rapidement et efficacement.

7. Services additionnels

Ne vous contentez pas des bases, surtout si elles ont un coût important. Vous comptez sur un fournisseur pour faire fonctionner la paie sans accroc. Mais ils devraient aussi vous aider à augmenter ou réduire rapidement votre capacité ou à effectuer des fonctions RH supplémentaires convenues.

Vous pourriez avoir besoin de paiements ad hoc en plus du salaire pour vos employés, par exemple. Un bon fournisseur devrait pouvoir supporter cela tout en restant conforme aux réglementations locales.

La plupart des fournisseurs proposeront une démo, un essai gratuit ou une présentation de leur plateforme et de leurs processus, alors profitez-en. Cela vous aidera à estimer si le fournisseur vaut votre confiance et votre investissement.

8. Tarification

Lors de l’évaluation des fournisseurs, le prix doit aussi entrer en ligne de compte. Les fournisseurs de paie mondiale proposent une variété de types de tarification, vous devriez donc trouver celui qui correspond le mieux à votre budget.

Assurez-vous de comparer et de voir quel fournisseur offre le plus de fonctionnalités pour le prix que vous êtes prêt à payer. Vous ne voulez pas faire l’impasse sur des fonctionnalités essentielles, car cela pourrait vous coûter beaucoup plus cher à long terme. Mais il ne sert à rien de payer excessivement pour des fonctionnalités non indispensables.

Choisir votre fournisseur de Global Payroll, c’est surtout une question de sélection rigoureuse

Il existe de nombreux fournisseurs de paie mondiale réputés, alors essayez de les évaluer en détail avant de vous engager.

La première étape consiste toujours à analyser les objectifs et besoins de votre entreprise. Considérez le nombre d’employés globaux que vous avez et ceux que vous prévoyez d’embaucher à l’avenir. Notez leur pays d’origine. Examinez quels aspects de vos opérations de paie vous bénéficieriez de sous-traiter. Soyez également pragmatique quant à votre budget.

Une fois que vous avez une idée claire de la situation actuelle de votre entreprise et de ses objectifs futurs, comparez cette liste avec les fournisseurs potentiels. Cela limitera vos choix et simplifiera votre recherche du bon fournisseur de paie mondiale.

N’oubliez pas d’interviewer chaque fournisseur et de profiter des démos, présentations ou essais gratuits qu’ils proposent. Les avis clients peuvent également vous aider à estimer la qualité du service attendu.

Enfin, avoir le bon fournisseur de paie mondiale peut assurer une croissance supplémentaire de votre activité. Veillez à bien vérifier chaque option selon vos besoins et exigences spécifiques avant de prendre votre décision. Avec le bon partenaire, vous bénéficierez d’un traitement efficace de la paie et d’une conformité sans souci.

FAQ :

Qu’est-ce que la paie mondiale ?

La paie mondiale est le processus de gestion de la paie pour des employés dans différents pays. Elle fournit des salaires à votre équipe globale tout en restant conforme aux réglementations locales.

Comment fonctionne la paie mondiale ?

La paie mondiale fonctionne en centralisant tous les processus de paie pour les employés globaux dans un seul système ou avec un seul fournisseur.

Elle permet un traitement cohérent et précis de la paie. Elle garantit également la conformité avec les réglementations locales dans chaque pays.

Comment faire la paie à l’échelle mondiale ?

Pour faire la paie à l’échelle mondiale, les entreprises doivent établir une entité légale dans chaque pays où elles emploient des travailleurs. Ou, elles peuvent s’associer avec un fournisseur de paie mondiale.

Un fournisseur de paie mondiale est une organisation qui gère la paie dans plusieurs pays. Ils simplifient la gestion de la paie pour assurer des paiements précis et ponctuels aux employés dans le monde entier. Le fournisseur peut aussi assurer la conformité avec les réglementations locales.