La Pologne est l’un des pays dont l’économie et la grande main-d’œuvre attirent chaque année de plus en plus d’entreprises étrangères. Son Produit Intérieur Brut (PIB) a augmenté de 4,1 % en 2019 pour atteindre 566 milliards de dollars. La même année, la Pologne se classait 40e dans le rapport de la Banque mondiale sur la facilité de faire des affaires.
Ces éléments ont placé la Pologne sur la carte et en ont fait un marché auquel beaucoup d’entreprises souhaitent s’étendre. Elle est également idéalement située au centre de l’Europe, reliant un nombre important de marchés majeurs.
La Pologne dispose également d’une main-d’œuvre hautement qualifiée. Elle est réputée pour ses universités. La Pologne offre des travailleurs éduqués et motivés, qui sont parfaitement adaptés à un marché international. Ils excellent dans les secteurs de l’IT, de l’ingénierie et des sciences.
Il y a quelques éléments à connaître si vous décidez d’embaucher quelqu’un en provenance de Pologne. Se familiariser avec les lois du travail polonaises et la paie vous aidera à recruter les meilleurs employés et à maintenir la conformité.
Éléments essentiels de l’emploi en Pologne
Dans la plupart des pays, pour embaucher quelqu’un d’un pays étranger, vous devez établir une présence dans le pays où vous souhaitez embaucher ou faire appel à un fournisseur d’EOR. La Pologne ne vous oblige pas à établir une présence pour embaucher un citoyen polonais, mais vous devez vous inscrire auprès de plusieurs agences gouvernementales. Vous pouvez également compter sur un fournisseur local de paie pour vous aider à mettre en place la paie.
Pour vous inscrire auprès des autorités compétentes, vous devez désigner un représentant officiel. Celui-ci vous inscrira ensuite auprès de l’Autorité fiscale polonaise, et obtiendra un numéro d’identification fiscale polonais (NIP) pour vous.
L’étape suivante consiste à soumettre un formulaire ZUS ZPA à l’Institut de Sécurité Sociale polonais (ZUS), pour vous enregistrer en tant qu’employeur. Vous devez également enregistrer vos employés auprès de l’autorité de sécurité sociale. Vous êtes tenu de compléter ces deux inscriptions dans un délai de sept jours. Après l’enregistrement, chacun de vos employés recevra son numéro PESEL. Ce numéro sert à identifier l’employé à des fins fiscales.
Documents requis pour les nouveaux employés
Vous devez disposer d’un contrat de travail écrit pour embaucher quelqu’un légalement en Pologne. Un contrat de travail formel doit être signé par l’employeur et l’employé au plus tard à la date de début de l’employé. Les employeurs qui n’ont pas de contrat avec leurs employés peuvent faire face à des amendes et sanctions.
En Pologne, les contrats de travail doivent être en polonais. Ils peuvent également être bilingues, à condition qu’une des langues soit le polonais.
Contrats de travail en Pologne
Selon le Code du travail polonais, le contrat doit comporter certains éléments essentiels. Tout d’abord, il doit indiquer les noms des parties — cela signifie à la fois l’employeur et l’employé. Il doit aussi préciser le type de contrat, la date de signature, et les conditions d’emploi.
Les conditions d’emploi du contrat incluent le type de travail que l’employé effectuera. Il couvre également le lieu de travail, ainsi que les détails de sa rémunération. Le contrat doit aussi indiquer la durée quotidienne et hebdomadaire de travail, ainsi que la date de début de l’emploi.
Dans les sept jours suivant la signature du contrat de travail, l’employeur doit informer l’employé de plusieurs éléments. Cela inclut les heures de travail quotidiennes et hebdomadaires. Il doit aussi préciser la fréquence de paiement, le droit aux congés, et la période de préavis pour quitter l’emploi.
Le contrat doit également mentionner les heures considérées comme travail de nuit si l’entreprise ne dispose pas de règlements spécifiques. Les contrats doivent aussi indiquer le lieu, la date, et l’heure de paiement du salaire. Enfin, le contrat doit définir les règles d’enregistrement de la présence et d’explication des absences.
Avantages et rémunération des employés
Chaque employé doit bénéficier d’un traitement et d’une protection adéquats de la part de ses employeurs conformément au Code du travail polonais. Cela inclut les avantages et la rémunération.
Salaire minimum
Le salaire minimum en Pologne est de 4 242,00 PLN par mois, ou 27,70 PLN par heure. Cette exigence de salaire minimum est en vigueur depuis le 1er janvier 2024. Cependant, elle ne concerne que les travailleurs à temps plein.
Les heures de travail en Pologne sont généralement de 40 heures par semaine, ou 8 heures par jour. La journée de travail commence habituellement à 8h00 et se termine à 16h00.
Heures supplémentaires
La Pologne n’autorise pas les heures supplémentaires sauf si l’employé renonce à la semaine de 40 heures. L’employé peut demander des heures supplémentaires, mais cela doit être discuté au cas par cas. Les employés travaillant des heures supplémentaires ne peuvent pas dépasser 150 heures par an.
L’employé effectuant des heures supplémentaires a droit à une rémunération majorée. Si un employé travaille la nuit, le dimanche, ou lors de jours fériés, il perçoit une majoration de 100 %.
Pour les heures supplémentaires effectuées un autre jour, il reçoit une majoration de 50 %. Si les heures supplémentaires dépassent la moyenne hebdomadaire dans une période donnée, il perçoit également une majoration de 100 % pour chaque heure.
Au lieu d’une majoration, l’employeur peut accorder du temps de repos à l’employé. Si l’employeur décide cela sans que l’employé ne le demande, chaque heure supplémentaire équivaut à 1,5 heure de congé payé. Si l’employé demande un congé, chaque heure supplémentaire équivaut à une heure de congé payé.
Quelles sont les cotisations sociales de l’employeur en Pologne ?
En Pologne, les employeurs versent plusieurs cotisations sociales. Celles-ci sont calculées sur la base du salaire brut de leurs employés. Ils contribuent à hauteur de 19,52 % aux assurances retraite et invalidité. Pour l’assurance accident, les employeurs comptant jusqu’à neuf employés paient 1,67 %, tandis que ceux en comptant plus de neuf paient entre 0,67 % et 3,33 %. Le coût réel dépend du secteur d’activité, mais les employeurs étrangers paient un taux forfaitaire de 1,67 %.
De plus, les employeurs versent 2,45 % au Fonds du Travail et 0,10 % au Fonds de Garantie des Employés. Ils contribuent également au Fonds de Solidarité pour le Soutien des Personnes Handicapées si ils n’embauchent pas au moins 6 % de personnes handicapées. La contribution est calculée selon une formule spécifique impliquant 40,65 % du salaire moyen.
Le Plan d’Épargne Salariale (PPK)
Le Plan d’Épargne Salariale (PPK) est un programme d’épargne en Pologne conçu pour aider les employés à économiser pour leur retraite. Il est financé par des cotisations de l’employé, de l’employeur, et du gouvernement.
Les employeurs versent 1,5 % du salaire brut de l’employé au PPK, et peuvent choisir d’ajouter jusqu’à 2,5 % supplémentaires. Ils sont responsables de calculer, déduire, et soumettre leurs propres cotisations ainsi que celles de l’employé au gestionnaire du PPK.
En Pologne, les employés sont responsables de leurs cotisations à l’assurance santé. Contrairement au PPK, ce sont eux qui effectuent ces paiements. Cependant, l’employeur calcule, déduit, et soumet ces cotisations lors de la paie. Ce système garantit que les paiements nécessaires à l’assurance santé sont effectués à temps et correctement.
Impôt sur le revenu des employés en Pologne
Les cotisations des employés en Pologne comprennent l’impôt sur le revenu et les cotisations sociales. Les résidents de Pologne paient l’impôt sur leurs revenus mondiaux, tandis que les non-résidents ne paient l’impôt que sur les revenus perçus en Pologne :
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Jusqu’à 120 000 PLN de revenu est imposé à 12 %, et au-delà de ce montant à 32 %.
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Les employés de moins de 26 ans ne doivent pas payer d’impôt sur un revenu jusqu’à 85 528 PLN par an.
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De plus, une taxe de solidarité de 4 % s’applique sur le revenu supérieur à 1 million de PLN.
Sécurité sociale des employés en Pologne
Pour la sécurité sociale, les employés versent 13,71 % de leur salaire brut. Les employeurs retiennent ce montant sur le salaire de l’employé et le versent avec leurs propres contributions. Cela couvre les assurances retraite, invalidité, et maladie. Les employés paient également une contribution santé de 9 %, dont jusqu’à 7,75 % sont déductibles de leur impôt, tandis que les 1,25 % restants ne le sont pas.
Enfin, la participation au PPK est généralement volontaire pour les employés. Les employés âgés de 19 à 54 ans sont automatiquement inscrits mais peuvent se désinscrire s’ils le souhaitent. Ceux âgés de 55 à 69 ans doivent faire une demande s’ils veulent rejoindre, tandis que les employés de plus de 70 ans ne peuvent pas adhérer.
Les employés contribuent à hauteur de 2 % de leur salaire brut au PPK, et peuvent choisir d’ajouter jusqu’à 2 % supplémentaires.
Congés et absences en Pologne
En Pologne, chaque employé a droit à un congé annuel payé, et les employeurs doivent s’assurer que les employés le prennent. Lorsqu’ils commencent un nouvel emploi, les employés acquièrent le droit à un congé payé, correspondant à 1/12 de leur droit annuel pour chaque mois travaillé.
En général, les employés prennent leur congé en une seule fois, mais ils peuvent demander à le diviser, avec une période d’au moins 14 jours consécutifs.
Le montant du congé dépend de la durée de service. Les employés ont droit à 20 jours s’ils ont moins de dix ans d’ancienneté. La norme est de 26 jours pour ceux ayant au moins dix ans. Les jours de congé des employés à temps partiel sont ajustés en fonction de leurs heures de travail, arrondis à une journée complète.
Fait intéressant, la formation compte également dans la période de travail qui détermine le droit au congé. Par exemple, un diplôme d’enseignement supérieur équivaut à huit années d’expérience professionnelle.
Les jours de congé non utilisés sont reportés à l’année suivante et doivent être pris avant le 30 septembre. Le paiement en lieu de congé n’est autorisé que si l’emploi prend fin.
Jours fériés
Les employés en Pologne ont droit à 13 jours fériés payés chaque année. Ceux qui travaillent un jour férié bénéficient d’un jour de congé compensatoire ou d’une majoration de 100 % pour chaque heure travaillée.
Congé maladie en Pologne
Les employés en congé maladie perçoivent 80 % de leur salaire pour les 33 premiers jours d’incapacité dans une année civile. Cela est payé par l’employeur. Ce montant augmente à 100 % si la maladie survient pendant la grossesse ou résulte d’un accident du travail.
Après les 33 premiers jours, l’Institut de Sécurité Sociale prend le relais. Il verse 80 % du salaire de base pour une période maximale de 182 jours consécutifs par an. Cette période inclut la période initiale payée par l’employeur.
Congé de maternité, paternité, et parental
Les congés de maternité, paternité, et parental en Pologne sont parmi les plus progressifs au monde.
Les employées ont droit à un congé de maternité après une naissance ou l’adoption d’un enfant de moins de sept ans. Elles reçoivent 20 semaines pour un enfant, 31 semaines pour des jumeaux, et jusqu’à 37 semaines pour cinq enfants ou plus.
Les employés peuvent prendre deux semaines de congé de paternité payé dans les 24 mois suivant la naissance ou l’adoption de leur enfant.
Les parents peuvent bénéficier jusqu’à 41 semaines (43 pour les naissances multiples) de congé parental payé après avoir utilisé le congé de maternité. Payé à 70 % du salaire, le congé parental peut être pris par un ou les deux parents simultanément, mais sans dépasser le nombre total de semaines autorisées.
Congé spécial en Pologne
Les employés ont également droit à un congé pour événements familiaux importants. Cela inclut les mariages ou funérailles, avec deux jours pour les événements impliquant des membres proches de la famille et un jour pour les autres. Ils ont aussi droit à un congé pour comparution devant un tribunal, examens médicaux obligatoires, ou don de sang.
Procédures et lignes directrices pour la rupture du contrat en Pologne
En Pologne, l’emploi peut prendre fin de quatre manières :
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Par accord mutuel,
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Par l’une ou l’autre partie avec préavis,
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Par l’une ou l’autre partie sans préavis,
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Ou lorsque la durée du contrat expire (pour les contrats à période déterminée ou de probation).
Quelle que soit la partie à l’origine de la rupture, la déclaration doit être faite par écrit.
Lorsque l’employeur initie la rupture, il doit informer l’employé de son droit de faire appel devant le Tribunal du Travail. Après la fin de l’emploi, l’employeur doit fournir un Certificat d’Emploi. Il doit également désinscrire l’employé de l’Autorité de sécurité sociale (ZUS). Le dernier paiement doit être effectué lors du prochain cycle de paie régulier.
Rupture par accord mutuel
Lorsque l’employeur et l’employé conviennent de mettre fin à l’emploi, l’un ou l’autre peut l’initier. La rupture est obligatoire si l’employeur met fin au contrat avec préavis ou par accord mutuel.
Rupture avec préavis
Les employés peuvent démissionner à tout moment avec préavis, sans avoir à fournir de motif. Cependant, l’employeur doit justifier valablement la résiliation d’un contrat à durée indéterminée. L’employeur ne peut pas payer en lieu et place du préavis.
Rupture sans préavis
L’employeur peut mettre fin à l’emploi sans préavis si l’employé est en faute, par exemple pour faute grave, commission d’un crime confirmé par une condamnation, ou perte d’une licence de travail requise par faute de l’employé.
L’employeur peut également résilier sans préavis si l’employé ne peut pas travailler en raison d’une maladie de plus de trois mois. Cela ne s’applique qu’aux employés ayant moins de six mois d’ancienneté dans l’entreprise.
L’employé peut résilier sans préavis en cas de violation grave des obligations essentielles de l’employeur. De plus, si l’employeur refuse de le transférer à un autre poste lorsque celui-ci est nuisible à sa santé.
Protection contre le licenciement
Certaines catégories d’employés sont protégées contre le licenciement avec préavis. Cela inclut ceux en :
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Congé de vacances, maternité, parental, ou sans solde pour un aidant familial ;
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Congé maladie avec certificat médical ;
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Employés dans les quatre années précédant la retraite ;
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Employés enceintes ;
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Membres de syndicats.
Indemnité de licenciement et droits
Les règles relatives à l’indemnité de licenciement s’appliquent aux entreprises comptant plus de 20 employés. Les employés ont droit à une indemnité de licenciement si leur licenciement est dû à des raisons de l’entreprise telles que la réorganisation ou la fermeture d’un poste.
L’indemnité dépend de la durée de leur emploi dans l’entreprise. Les employés ont droit à :
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Un mois de salaire pour moins de deux ans d’ancienneté,
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Deux mois de salaire pour deux à huit ans,
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Trois mois de salaire pour plus de huit ans.
Les entreprises comptant moins de 20 employés ne sont pas tenues de verser une indemnité de licenciement.
Autres lignes directrices en fin d’emploi
Le délai de préavis dépend du type de contrat et de la durée de service de l’employé. Pour les contrats de période d’essai, la période de préavis varie de trois jours ouvrables à deux semaines. Pour les contrats à durée déterminée ou indéterminée, elle varie de deux semaines à trois mois.
Pendant la période de préavis en Pologne, les employés perçoivent leur salaire habituel. Ils peuvent être invités à prendre un congé statutaire ou à bénéficier d’un temps libre pour rechercher un nouvel emploi.
Les employés ayant travaillé au moins 365 jours au cours des 18 derniers mois peuvent bénéficier d’allocations de chômage pendant six à douze mois. Cependant, cela peut dépendre des taux de chômage locaux et d’autres critères.
FAQ
Quelle est la fréquence de paie en Pologne ?
En Pologne, les employés sont généralement payés une fois par mois. La date exacte de paiement est généralement indiquée dans le contrat de travail ou la politique de l’entreprise. Les salaires sont habituellement versés avant le 10 de chaque mois pour le mois précédent.
Combien faut-il pour vivre confortablement en Pologne ?
Pour vivre confortablement en Pologne, une personne seule a généralement besoin d’environ 6 000 à 8 000 PLN par mois. Cela dépend de la ville. Dans les grandes villes comme Varsovie ou Cracovie, les coûts sont plus élevés par rapport aux petites villes. Ce montant couvre le loyer, la nourriture, le transport, et quelques activités de loisirs.
Quel est le taux de la taxe sur la paie en Pologne ?
En Pologne, les taxes sur la paie incluent l’impôt sur le revenu et les cotisations sociales. Le taux d’impôt sur le revenu est de 12 % pour un revenu annuel jusqu’à 120 000 PLN, et de 32 % pour un revenu supérieur. Les employés et les employeurs contribuent également à la sécurité sociale, qui couvre la santé, la retraite, et autres prestations.
