Employer of Record in Sudáfrica

Un Employer of Record (EOR) en Sudáfrica es una empresa que contrata legalmente a los empleados en tu nombre. Esto significa que puedes formar un equipo en Sudáfrica sin establecer una entidad legal local. El EOR se encarga de todas las tareas de recursos humanos como nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento con las leyes laborales sudafricanas. Tú mantienes el control sobre el trabajo diario y los proyectos de tus empleados. Para las empresas que buscan contratar en Sudáfrica, un proveedor de EOR como Rivermate simplifica el proceso.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Sudáfrica

El uso de un EOR en Sudáfrica sigue un proceso sencillo. El EOR se convierte en el empleador legal, mientras tú gestionas las responsabilidades diarias de tu equipo.

Aquí están los pasos típicos:

1. Tú encuentras el talento. Reclutas y seleccionas a la persona que deseas contratar en Sudáfrica.
2. El EOR redacta un contrato conforme. El EOR crea un acuerdo de empleo que cumple con las leyes laborales sudafricanas, incluyendo la Ley de Condiciones Básicas de Empleo.
3. El EOR incorpora a tu nuevo empleado. Se encargan de toda la documentación y tareas administrativas necesarias para que tu empleado comience.
4. Se gestionan la nómina y los beneficios. El EOR procesa los salarios, retiene los impuestos correctos y administra las contribuciones estatutarias y beneficios de los empleados.
5. Se garantiza el cumplimiento continuo. El EOR se mantiene actualizado con cualquier cambio en las regulaciones laborales locales para mantener tu negocio en cumplimiento.

Por qué usar un Employer of Record en Sudáfrica

Usar un EOR te permite ingresar al mercado sudafricano y contratar talento de manera rápida y eficiente. Elimina las cargas administrativas y legales significativas de establecer una empresa local, permitiéndote centrarte en tus objetivos comerciales principales.

Aquí algunos beneficios clave:

• Entrar al mercado más rápido. Puedes contratar empleados en días o semanas, en lugar de los meses que puede tomar registrar una entidad legal.
• Reducir costos. Evita los altos gastos asociados con el registro de la empresa, honorarios legales y la creación de funciones de recursos humanos locales.
• Asegurar el cumplimiento legal. Los EOR son expertos en la legislación laboral sudafricana, minimizando tu riesgo de incumplimiento con regulaciones complejas como la Ley de Equidad en el Empleo.
• Simplificar recursos humanos y nómina. El EOR gestiona toda la procesamiento de nómina, deducciones fiscales y administración de beneficios para tus empleados sudafricanos.
• Contratar a los mejores talentos. Accede a los mejores profesionales en Sudáfrica sin limitaciones geográficas ni trámites corporativos.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Sudáfrica incluyen un apoyo integral de RR. HH., la administración de beneficios, la gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propietario para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, unos precios directos y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Sudáfrica.

Contratar en Sudáfrica viene con su propio conjunto de reglas. Necesitas entender las leyes laborales locales para construir un equipo sólido y evitar problemas. Esta guía desglosa las cosas clave que debes saber.

Contratos de empleo y cláusulas imprescindibles

Cuando contratas a un empleado en Sudáfrica, necesitas un contrato de empleo por escrito. Esto es un requisito legal para cualquier persona que trabaje más de 24 horas a la semana. El contrato establece expectativas claras tanto para ti como para tu empleado.

Existen dos tipos principales de contratos de empleo en Sudáfrica:

• Contratos permanentes (de duración indefinida): Tienen una fecha de inicio pero no una fecha de finalización y son para roles a largo plazo.
• Contratos a plazo fijo: Son para puestos temporales y tienen una fecha de finalización específica o están vinculados a la finalización de un proyecto.

Tus contratos de empleo deben incluir ciertos detalles para cumplir con la normativa.

Cláusulas clave a incluir:

• Título y descripción del puesto: Define claramente el rol y las responsabilidades.
• Horas de trabajo: Indica las horas diarias y semanales esperadas.
• Compensación: Detalla el salario, beneficios y cualquier bonificación.
• Derechos a permisos: Especifica las políticas para permisos anuales, permisos por enfermedad y otros tipos de permisos.
• Cláusula de terminación: Explica los períodos de aviso y los procedimientos para finalizar el contrato.
• Período de prueba: Si aplica, incluye la duración y los términos del período de prueba.

Períodos de prueba

Un período de prueba te permite a ti y a un nuevo empleado ver si el trabajo es adecuado. En Sudáfrica, este período suele ser entre uno y seis meses.

Durante la prueba, debes:

• Establecer expectativas claras: Informar al empleado qué esperas en términos de rendimiento.
• Proporcionar apoyo y retroalimentación: Ofrecer capacitación, orientación y retroalimentación regular para ayudar al empleado a tener éxito.
• Evaluar el rendimiento de manera justa: Valorar el desempeño del empleado en función de los requisitos del puesto.

Los empleados en período de prueba tienen los mismos derechos que los empleados permanentes bajo la ley laboral sudafricana. No puedes despedirlos sin una causa justa y siguiendo un proceso justo.

Horas de trabajo y horas extras

Las horas de trabajo estándar en Sudáfrica están limitadas a 45 horas por semana. Esto suele ser nueve horas por día en una semana laboral de cinco días.

• Horas extras: Todo lo trabajado más allá de las 45 horas estándar se considera horas extras. Los empleados deben aceptar trabajar horas extras.
• Límites de horas extras: Las horas extras están limitadas a 10 horas por semana.
• Pago por horas extras: Debes pagar a los empleados 1.5 veces su tarifa horaria normal por horas extras trabajadas en días de semana y sábados. Para domingos y días festivos, la tarifa es el doble de la tarifa horaria normal.

Días festivos públicos y regionales

Sudáfrica tiene 12 días festivos públicos. Si un día festivo cae en domingo, el lunes siguiente será día festivo.

Días festivos públicos 2025

Contratación de contractors en Sudáfrica

También puedes contratar contractors independientes para proyectos o servicios específicos. A diferencia de los empleados, los contractors trabajan de forma autónoma, establecen sus propias horas y usan sus propias herramientas.

Es importante clasificar correctamente a los trabajadores para evitar problemas legales. Clasificar incorrectamente a un empleado como contractor puede llevar a sanciones, incluyendo impuestos atrasados y beneficios.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a contratar contractors de manera conforme. Un EOR asegura que tus acuerdos con contractors estén en línea con la ley sudafricana y gestiona los pagos, lo que te ayuda a evitar riesgos de clasificación incorrecta. Esto te permite enfocarte en tu negocio mientras el EOR se encarga de las tareas legales y administrativas de contratar contractors.

Pagar a tu equipo en Sudáfrica implica entender las leyes laborales locales y las regulaciones fiscales. Necesitas dominar lo básico para mantener el cumplimiento y mantener felices a tus empleados. Esto significa gestionar correctamente todo, desde salarios y bonificaciones hasta impuestos y contribuciones a la seguridad social.

Ciclos de nómina y estructura salarial

Tienes flexibilidad en la frecuencia con la que pagas a tu equipo. En Sudáfrica, puedes realizar la nómina semanal, quincenal o mensual, siempre que esté especificado en el contrato de empleo. Los empleados asalariados suelen recibir su pago mensualmente.

Una estructura salarial típica incluye:

• Salario Base: La cantidad fija acordada en el contrato de empleo.
• Asignaciones: Pueden cubrir gastos como viajes o vivienda.
• Bonificaciones: Bonificaciones por rendimiento o anuales, como un salario de 13º mes, son comunes pero no legalmente obligatorias.
• Beneficios Fringe: Beneficios no monetarios, como un coche de empresa, que se consideran parte de los ingresos gravables del empleado.

Horas extras y mínimos

La semana laboral estándar es de 45 horas. Para los empleados que trabajan cinco días a la semana, eso equivale a nueve horas por día. Para quienes trabajan seis días, son ocho horas por día.

Las horas extras son cualquier trabajo realizado más allá de estas horas. Los empleados deben aceptar trabajar horas extras, y éstas están limitadas a 10 horas por semana. La tarifa de pago por horas extras es 1.5 veces el salario regular del empleado. Trabajar los domingos o días festivos se paga a doble de la tarifa normal.

A principios de 2024, el salario mínimo nacional era de 25.42 ZAR por hora.

Impuestos y contribuciones del Employer of Record

Como Employer of Record, debes realizar varias contribuciones en nombre de tus empleados.

Impuestos y deducciones de los empleados

Los empleados también tienen deducciones de su salario.

En Sudáfrica, ofrecer beneficios competitivos a los empleados y comprender las políticas de permisos es clave para atraer y retener a los mejores talentos. Demuestra que valoras a tu equipo y que estás comprometido con su bienestar. Esto crea un ambiente de trabajo positivo donde las personas se sienten seguras y motivadas. A medida que construyes tu equipo, una comprensión clara de las leyes locales y las expectativas de los empleados te preparará para el éxito.

Permisos legales

La ley sudafricana establece varios tipos de permisos obligatorios para proteger a los empleados.

• Permiso Anual: Debes proporcionar al menos 21 días consecutivos de permiso anual pagado por año. Esto equivale a 15 días laborables para empleados en una semana laboral de cinco días.
• Permiso por Enfermedad: Los empleados tienen derecho a permisos por enfermedad pagados durante un ciclo de 36 meses. En los primeros seis meses de empleo, acumulan un día de permiso por enfermedad por cada 26 días trabajados. Después de eso, pueden tomar hasta 30 días de permiso por enfermedad pagados dentro de un período de tres años.
• Permiso de Maternidad: Las empleadas reciben al menos cuatro meses consecutivos de permiso de maternidad. Aunque este permiso generalmente no es pagado por el empleador, las empleadas pueden solicitar un porcentaje de su salario del Fondo de Seguro de Desempleo (UIF).
• Permiso Parental: Los padres tienen derecho a 10 días consecutivos de permiso no pagado después del nacimiento de su hijo.
• Permiso por Responsabilidad Familiar: Los empleados que hayan estado en tu empresa por más de cuatro meses pueden tomar hasta tres días de permiso pagado por año para atender asuntos familiares, como un hijo enfermo o la muerte de un familiar cercano.

Días festivos nacionales y regionales

Sudáfrica tiene 12 días festivos nacionales. Si un día festivo cae en domingo, el lunes siguiente será día festivo.

Beneficios complementarios típicos

Para mantenerse competitivo, muchas empresas ofrecen beneficios que van más allá de los requisitos legales.

Cómo puede ayudar un EOR a configurar beneficios

Navegar las leyes laborales y las expectativas de beneficios en un país nuevo puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) simplifica este proceso para ti.

Un EOR actúa como el empleador legal de tu equipo en Sudáfrica. Esto significa que se encargan de todas las tareas administrativas y legales relacionadas con el empleo, para que no tengas que crear una entidad local.

Así es como un EOR puede ayudar:

• Cumplimiento: Un EOR asegura que cumplas con todas las leyes laborales sudafricanas, incluyendo beneficios obligatorios como las contribuciones a UIF y COIDA. Se mantienen actualizados con cualquier cambio en las regulaciones, para que no tengas que preocuparte por ello.
• Administración de Beneficios: Gestionan todo el proceso de beneficios, desde inscribir a los empleados en programas obligatorios hasta ayudarte a configurar paquetes de beneficios complementarios competitivos. Esto puede incluir la búsqueda y gestión de seguros de salud privados y planes de jubilación.
• Gestión de Nómina: Un EOR se encarga de todas las tareas relacionadas con la nómina, asegurando que tus empleados sean pagados con precisión y a tiempo, con las deducciones correctas por impuestos y contribuciones a la seguridad social.
• Experiencia: Accedes a expertos locales en recursos humanos y legales que entienden el mercado sudafricano. Pueden asesorarte sobre las mejores prácticas para atraer y retener empleados.

Utilizar un EOR te permite centrarte en las operaciones principales de tu negocio mientras ellos se encargan de las complejidades del empleo local. Ahorrarás tiempo, reducirás riesgos y te ayudarán a crear un ambiente de trabajo positivo y en cumplimiento para tu equipo sudafricano.

Cuando finaliza una relación laboral en Sudáfrica, es necesario seguir un proceso justo y legal. No se puede despedir a un empleado a voluntad. La ley requiere que exista una razón válida y que se sigan los procedimientos correctos para evitar reclamaciones por despido injustificado. Esto aplica ya sea que estés despidiendo a alguien por problemas de rendimiento, conducta indebida o cambios operativos. El proceso garantiza que todo se maneje de manera justa tanto para ti como para tu empleado.

Períodos de aviso

Debes proporcionar un aviso por escrito al finalizar un contrato de trabajo. La duración de este aviso depende de cuánto tiempo haya trabajado el empleado contigo. La Ley de Condiciones Básicas de Empleo (BCEA) establece los requisitos mínimos.

Aquí están los períodos de aviso mínimos:

• Una semana: Si el empleado ha estado contigo durante seis meses o menos.
• Dos semanas: Si el empleado ha trabajado contigo por más de seis meses pero menos de un año.
• Cuatro semanas: Si el empleado ha estado empleado durante un año o más.

Estos mismos períodos de aviso se aplican cuando un empleado presenta su renuncia.

Indemnización por despido

Si estás despidiendo a un empleado por requisitos operativos, también conocido como retrenchment, debes pagar indemnización. La ley requiere que pagues al menos una semana de salario por cada año completo de servicio continuo.

En casos de conducta indebida, no es necesario pagar indemnización. Sin embargo, debes seguir un procedimiento disciplinario justo antes del despido. Esto incluye investigar el asunto y dar al empleado la oportunidad de responder a cualquier acusación.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes

Navegar las salidas de empleados en Sudáfrica puede ser complejo. En Rivermate, gestionamos todo el proceso de offboarding por ti. Nos aseguramos de que cada terminación se maneje en plena conformidad con las leyes laborales sudafricanas.

Nuestro proceso incluye:

• Documentación: Preparamos y gestionamos toda la documentación necesaria para la terminación.
• Nómina final: Calculamos y procesamos el pago final del empleado, incluyendo cualquier licencia pendiente y la indemnización.
• Cumplimiento: Nos aseguramos de que se cumplan todos los requisitos legales para los períodos de aviso y la indemnización.
• Orientación: Brindamos orientación clara para garantizar un proceso de salida fluido y justo para todos los involucrados.

Nos encargamos de la carga administrativa para que puedas concentrarte en tu negocio. Te ayudamos a gestionar las terminaciones de empleados de manera correcta y sin riesgos.

Navegar por el sistema de visas y permisos de trabajo en Sudáfrica es un paso clave para cualquier empresa que busque contratar talento en el país. El proceso implica comprender las diferentes categorías de visas y sus requisitos específicos. Sudáfrica ofrece varias vías para que los extranjeros trabajen legalmente, cada una diseñada para distintas circunstancias. Estas opciones van desde visas de trabajo generales hasta permisos para personas con habilidades específicas y en alta demanda.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a navegar las complejidades de la contratación en Sudáfrica. Un EOR actúa como el empleador legal de tus trabajadores, gestionando el cumplimiento con las leyes laborales locales. Esto incluye administrar la nómina, impuestos, beneficios y contratos laborales. Para las empresas sin una entidad local, un EOR proporciona una forma de contratar empleados en Sudáfrica.

Cuando se trata de visas, un EOR puede gestionar el proceso de patrocinio para empleados extranjeros. Aquí están las principales opciones de visas de trabajo en Sudáfrica:

• Visa de Trabajo General
  Este es el tipo más común de visa de trabajo. Requiere que el empleador demuestre que ningún ciudadano sudafricano o residente permanente podría ocupar el puesto. La visa suele ser válida por la duración del contrato de trabajo, hasta cinco años.
• Visa de Trabajo para Habilidades Críticas
  Esta visa es para personas que poseen habilidades que son muy demandadas en Sudáfrica. Los solicitantes no necesitan una oferta de trabajo para solicitar esta visa, y se emite por 12 meses para permitirles buscar empleo.
• Visa de Transferencia Intraempresa
  Esta opción es para empresas multinacionales que necesitan transferir a un empleado de una sucursal extranjera a una sucursal sudafricana. Esta visa es válida por un máximo de cuatro años.
• Visa Corporativa
  Esta visa se emite a una empresa, permitiéndole emplear un número predeterminado de trabajadores extranjeros.

Cumplimiento en viajes de negocios

Para visitas de negocios a corto plazo, Sudáfrica tiene reglas específicas. Es importante entender la diferencia entre asistir a reuniones de negocios y participar en trabajos de corta duración.

Los nacionales de muchos países, incluyendo Estados Unidos, Reino Unido y muchos países de la UE, pueden ingresar a Sudáfrica por hasta 90 días para reuniones de negocios sin visa. Estas visitas son para actividades como asistir a conferencias, reuniones o negociaciones.

Si una visita implica trabajo a corto plazo, se requiere una visa de visitante bajo la sección 11(2) con endoso de trabajo. Esto aplica incluso a viajeros de países exentos de visa. Es importante solicitar esta visa antes de viajar a Sudáfrica.

Aquí algunos puntos clave para viajeros de negocios:

• Validez del Pasaporte
  Su pasaporte debe ser válido por al menos 30 días después de la fecha prevista de salida y tener al menos dos páginas en blanco.
• Propósito de la Visita
  Esté preparado para mostrar documentación que detalle el propósito y la duración de su visita.
• Boleto de Regreso
  Necesitará prueba de un boleto de regreso o de continuación de viaje.
• Prueba Financiera
  Es posible que deba presentar un estado de cuenta bancario reciente que demuestre que tiene fondos suficientes para su estadía.

Sudáfrica también está introduciendo un sistema de Autorización Electrónica de Viaje (ETA) para agilizar la entrada en visitas de corta duración. Este sistema permitirá a viajeros de ciertos países solicitar la autorización de viaje en línea.