Employer of Record in España

Contratar empleados en España implica navegar un conjunto distinto de leyes laborales, contribuciones a la seguridad social y regulaciones de nómina que pueden ser complejas para las empresas extranjeras. Entender estos requisitos es crucial para una adquisición de talento conforme y efectiva. Ya sea que busques ampliar tu equipo con expertos locales o establecer una presencia regional, garantizar la adherencia legal desde el principio es fundamental.

Al considerar contratar en España, las empresas generalmente tienen varias opciones:

• Establecer una entidad local: Esto implica crear una subsidiaria o sucursal, lo cual requiere tiempo significativo, inversión y una carga administrativa continua para el registro de la empresa, cumplimiento legal y contabilidad local.
• Utilizar un Employer of Record (EOR): Asociarse con un EOR como Rivermate te permite contratar empleados en España de manera rápida y conforme sin necesidad de establecer tu propia entidad legal.
• Contratar Contractors independientes: Aunque flexible, esta opción conlleva riesgos si posteriormente se considera que la relación laboral es en realidad un empleo, lo que podría derivar en sanciones importantes y pagos atrasados.

Cómo funciona un EOR en España

Un Employer of Record (EOR) actúa como el empleador legal para tu fuerza laboral en España, gestionando todas las responsabilidades laborales locales mientras tú mantienes el control total sobre la gestión diaria. Específicamente, un EOR en España se encarga de:

• Procesamiento de nómina y retención de impuestos: Garantizando el pago preciso y oportuno de salarios, contribuciones a la seguridad social e impuestos sobre la renta en cumplimiento con las regulaciones españolas.
• Administración de beneficios: Proporcionando y gestionando beneficios obligatorios como atención médica, contribuciones a pensiones y derechos de licencia.
• Cumplimiento de la legislación laboral: Navegando las complejas leyes laborales españolas, incluyendo contratos, horas de trabajo, procedimientos de terminación y indemnizaciones.
• Administración de recursos humanos: Gestionando la incorporación, salida, solicitudes de permisos y otra documentación relacionada con el empleo.
• Patrocinio de visas y permisos de trabajo: Si aplica, ayudando con la documentación necesaria para que empleados extranjeros puedan trabajar legalmente en España.

Beneficios de usar un EOR en España

Para las empresas que buscan contratar en España sin establecer una entidad local, un EOR ofrece varias ventajas atractivas:

• Velocidad de entrada al mercado: Contratar empleados en España en días o semanas, en lugar de meses que toma establecer una entidad legal.
• Reducción de costos y carga administrativa: Evitar los gastos y complejidades asociados con la creación de una entidad, el registro legal y el cumplimiento continuo.
• Cumplimiento garantizado: Minimizar riesgos legales y financieros asegurando la adherencia a todas las leyes laborales y regulaciones fiscales españolas.
• Acceso a talento de primera: Reclutar y contratar a los mejores profesionales en España independientemente de la presencia física de tu empresa.
• Flexibilidad y escalabilidad: Ampliar o reducir fácilmente tu fuerza laboral en España a medida que evolucionen las necesidades del negocio, sin las restricciones de una entidad local.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestra tarifa en España incluye soporte integral de HR, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel propietario para análisis en tiempo real de la fuerza laboral. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, solo una tarifa sencilla que se ajusta a las necesidades de su negocio y garantiza el cumplimiento legal completo en España.

En España, los empleadores deben cumplir con varias obligaciones fiscales, incluyendo las contribuciones a la seguridad social y la retención del impuesto sobre la renta. Los empleadores son responsables de contribuir a la seguridad social en función de los salarios brutos de los empleados, con tasas clave para 2025 que son las siguientes:

Además, los empleadores deben retener el impuesto sobre la renta (IRPF) de los salarios de los empleados, con tasas progresivas que dependen de los niveles de ingreso y ajustes regionales:

Los empleados pueden solicitar deducciones como asignaciones personales, contribuciones a pensiones, gastos de vivienda y incentivos regionales, que reducen la base imponible.

Los empleadores deben cumplir con plazos de presentación estrictos: las contribuciones a la seguridad social se pagan mensualmente, las declaraciones trimestrales de retención del impuesto sobre la renta (Modelo 111) deben presentarse en abril, julio, octubre y enero, y un resumen anual (Modelo 190) debe entregarse antes del 31 de enero. Las empresas también presentan una declaración anual del impuesto de sociedades antes del 25 de julio. Para las entidades extranjeras, consideraciones adicionales incluyen el impuesto sobre la renta de no residentes al 24%, regímenes especiales como la Ley Beckham, reglas de precios de transferencia y requisitos de registro del IVA. Garantizar el cumplimiento a menudo requiere asesoramiento profesional, especialmente para trabajadores extranjeros y empresas que operan en España.

El panorama salarial en España varía significativamente según la industria, el puesto y la ubicación, siendo las principales ciudades como Madrid y Barcelona las que ofrecen una mayor compensación. Por ejemplo, los salarios anuales para puestos clave oscilan entre €20,000 para representantes de atención al cliente y €75,000 para científicos de datos, con los sectores de tecnología y finanzas experimentando los salarios más altos. Los empleadores deben considerar las diferencias regionales y los estándares de la industria para mantenerse competitivos.

El salario mínimo legal en España, conocido como Salario Mínimo Interprofesional (SMI), fue de €1,134 brutos por mes en 2024, pagado en 14 cuotas (€1,323 en 12). Los empleadores deben asegurarse de que los salarios cumplan o superen este mínimo, con los convenios colectivos que potencialmente establecen estándares más altos. Bonificaciones como pagos de Navidad y verano, incentivos por productividad y asignaciones para transporte, comidas y vivienda son componentes comunes de los paquetes de compensación.

Las tendencias salariales para 2025 sugieren un crecimiento continuo, especialmente en sectores de alta demanda como la tecnología, impulsado por la inflación, aumentos en el coste de vida y la evolución de las modalidades de trabajo. Los empleadores deben adaptar sus estrategias de compensación para atraer y retener talento de manera efectiva.

La legislación laboral de España garantiza a los empleados un mínimo de 30 días naturales (aproximadamente 22 días laborables) de vacaciones anuales pagadas, cuyo período generalmente se acuerda entre el empleador y el empleado, y se debe notificar con al menos dos meses de antelación. Los convenios colectivos suelen mejorar estos derechos. Además, los empleados disfrutan de 14 días festivos nacionales al año, con días festivos regionales y locales que varían según la ubicación.

La baja por enfermedad requiere un certificado médico en un plazo de tres días, y la seguridad social proporciona entre el 60% y el 75% del salario, dependiendo de la duración. La licencia parental incluye 16 semanas de maternidad y paternidad pagadas, ambas al 100% del salario, con flexibilidad para tiempo adicional dentro del primer año. Otros tipos de permisos incluyen fallecimiento, matrimonio, estudio, excedencias, obligaciones legales y actividades sindicales, que a menudo están regulados por convenios colectivos.

Los beneficios para empleados en España están regulados por requisitos legales, convenios colectivos y expectativas en evolución. Los empleadores deben proporcionar beneficios obligatorios como contribuciones a la Seguridad Social que cubren atención médica, desempleo y pensiones; al menos 30 días de vacaciones pagadas más días festivos; licencia por enfermedad pagada; y 16 semanas de licencia por maternidad y paternidad pagadas. Además, los empleados suelen recibir dos pagos adicionales de salario al año—bonificaciones de Navidad y verano, cada una aproximadamente equivalente a un mes de salario. La indemnización por despido también es obligatoria al finalizar la relación laboral, dependiendo de las circunstancias y la antigüedad.

Más allá de los beneficios obligatorios, muchos empleadores mejoran los paquetes con ventajas opcionales como seguro de salud privado complementario, seguro de vida, planes de pensiones ocupacionales, vales de comida, subsidios de transporte, apoyo en cuidado infantil, programas de formación y Programas de Asistencia a Empleados (EAPs). El sistema de salud en España combina cobertura pública universal con opciones privadas; los empleadores a menudo patrocinan seguros de salud privados para mejorar el acceso y reducir los tiempos de espera. Los beneficios de jubilación incluyen la pensión estatal, basada en el historial de contribuciones, y los esquemas de pensiones ocupacionales, que varían según el empleador.

Las ofertas de beneficios difieren según el tamaño de la empresa y la industria. Las grandes empresas tienden a ofrecer paquetes integrales, incluyendo planes de salud y pensiones, mientras que las pymes pueden centrarse en beneficios estatutarios básicos. Las empresas tecnológicas suelen ofrecer opciones sobre acciones y trabajo flexible, mientras que las empresas manufactureras pueden adaptar los beneficios a los riesgos de salud ocupacional. Este panorama subraya la importancia de que los empleadores diseñen paquetes de beneficios competitivos y en cumplimiento, alineados con los estándares de la industria y las prácticas regionales.

Los acuerdos laborales en España son contratos legalmente vinculantes regidos por el Estatuto de los Trabajadores, que establecen los derechos mínimos de los empleados y las obligaciones del empleador. Los empleadores deben cumplir con requisitos legales específicos, incluyendo cláusulas obligatorias, períodos de prueba, confidencialidad, cláusulas de no competencia y regulaciones sobre modificaciones y terminaciones de contratos para evitar sanciones y disputas legales.

La legislación laboral española reconoce principalmente dos tipos de contrato: indefinido y de duración determinada. Los contratos indefinidos son de duración abierta, proporcionando plenos derechos al empleado y indemnización por despido si se terminan sin causa justificada. Los contratos de duración determinada son para períodos específicos o proyectos, con regulaciones más estrictas y limitaciones en las renovaciones. Los empleadores deben entender estas categorías y sus implicaciones legales para garantizar el cumplimiento y una gestión adecuada de la fuerza laboral.

El trabajo remoto en España se ha expandido significativamente, impulsado por avances tecnológicos y un enfoque en el equilibrio entre vida laboral y personal. El marco legal, especialmente la Ley 10/2021, define el trabajo remoto como aquel realizado de forma regular fuera de las instalaciones del empleador utilizando tecnología, siendo los empleadores responsables de proporcionar el equipamiento, garantizar la seguridad y cubrir los gastos relacionados. Los empleados tienen el derecho de solicitar trabajo remoto, que los empleadores deben considerar de buena fe, y generalmente se requiere un acuerdo por escrito que describa los términos.

Las modalidades flexibles como el horario flexible, las semanas laborales comprimidas, el trabajo compartido, el teletrabajo y el trabajo a tiempo parcial se adoptan cada vez más para mejorar el equilibrio entre vida laboral y personal. Las empresas también deben cumplir con el RGPD para la seguridad de los datos, implementando accesos seguros, acuerdos de procesamiento de datos y capacitación para empleados. Políticas claras sobre la provisión de equipamiento y el reembolso de gastos son fundamentales, con los empleadores a menudo suministrando las herramientas necesarias o estipendios. Una infraestructura tecnológica sólida, que incluya internet de alta velocidad, herramientas de colaboración, soluciones en la nube y soporte técnico, es esencial para un trabajo remoto efectivo.

En España, la terminación del empleo está altamente regulada, con requisitos estrictos tanto procedimentales como sustantivos que favorecen la protección del empleado. Los empleadores deben cumplir con períodos de preaviso específicos según el tipo de contrato y la causa de despido, siendo algunos casos sin necesidad de preaviso (por ejemplo, despidos disciplinarios), mientras que los despidos objetivos requieren un preaviso de 15 días. Los empleadores pueden optar por pagar en lugar del preaviso, lo que incluye salario y beneficios correspondientes al período de preaviso.

La indemnización varía según la causa del despido: los despidos objetivos dan derecho a los empleados a 20 días de salario por año (con un máximo de 12 meses), mientras que los despidos improcedentes requieren 33 días de salario por año (con un máximo de 24 meses). No se debe indemnización por despidos disciplinarios justificados o despidos por incapacidad o fallecimiento del empleado. Es fundamental contar con la documentación adecuada, seguir los pasos procedimentales y tener causas válidas; el incumplimiento puede derivar en reclamaciones por despido improcedente, con remedios que incluyen la readmisión o pagos de indemnización.

Los empleadores deben proporcionar notificaciones escritas detalladas, mantener la documentación y seguir procedimientos específicos para cada tipo de despido. Los empleados disponen de 20 días hábiles para impugnar los despidos en los tribunales, con posibles remedios que incluyen la readmisión o la indemnización, según el caso. Los errores comunes incluyen aviso insuficiente, causas vagas, errores procedimentales, discriminación o represalias, lo que puede resultar en declaraciones de despido nulo o improcedente y sanciones significativas.

El panorama de freelancers en España, conocido localmente como "autónomos," ofrece flexibilidad para que las empresas accedan a habilidades especializadas sin las complejidades del empleo tradicional. Sin embargo, las empresas deben comprender el marco legal para evitar riesgos de clasificación incorrecta. La distinción entre empleados y Contractors independientes es crucial, basada en factores como dependencia, subordinación, alienación de resultados y provisión de medios. La clasificación errónea puede conducir a sanciones, incluyendo pagos retroactivos de seguridad social y impuestos.

Contratar Contractors independientes requiere un acuerdo formal que describa el alcance del trabajo, los términos de pago, la autonomía y los derechos de propiedad intelectual. Los Contractors generalmente conservan los derechos de propiedad intelectual a menos que se asignen explícitamente a la empresa. Las obligaciones fiscales para autónomos incluyen el impuesto sobre la renta (IRPF), el IVA (IVA) y las contribuciones a la seguridad social, con requisitos específicos de declaración. Las industrias que comúnmente utilizan freelancers incluyen tecnología, industrias creativas, consultoría, servicios profesionales, educación y salud, donde la demanda de trabajo por proyectos y habilidades especializadas es alta.

Los ciudadanos no pertenecientes a la UE/EEE requieren tanto una visa como un permiso de trabajo para trabajar legalmente en España. El proceso implica obtener una oferta de empleo, la solicitud del empleador para el permiso, la solicitud de visa del empleado y el registro al llegar, incluyendo el registro en la seguridad social y TIE dentro de un mes. Los tiempos de procesamiento típicos oscilan entre 2 y 6 meses, con costos que varían según el tipo de permiso y las tarifas legales y de traducción.

Las opciones clave de visa incluyen Highly Qualified Professional, Skilled Worker, Intra-Company Transfer, Self-Employed y Non-Lucrative. Los empleadores deben asegurarse de que todos los empleados extranjeros tengan permisos válidos, mantener registros y reportar cambios en el empleo. Los empleados deben cumplir con las condiciones de la visa, registrarse en la seguridad social y renovar los permisos a tiempo. Después de cinco años de residencia legal, las personas pueden solicitar la residencia permanente, que otorga derechos indefinidos de trabajo y residencia.

Los empleadores y empleados deben cumplir con las obligaciones legales, incluyendo la validez del permiso, el registro en la seguridad social y la renovación oportuna para evitar sanciones. La residencia permanente está disponible después de cinco años de residencia legal continua, siempre que se cumplan criterios como estabilidad financiera e integración social.