El Reino Unido opera un sistema fiscal integral que afecta tanto a empleadores como a empleados. Para los empleadores, gestionar la nómina implica comprender las obligaciones relacionadas con Pay As You Earn (PAYE) impuesto sobre la renta y Contribuciones a la Seguridad Social (NICs). Los empleados están sujetos a deducciones de su salario bruto por impuesto sobre la renta y NICs, mientras que también pueden beneficiarse de varias asignaciones y deducciones fiscales que reducen su ingreso gravable. Navegar estas obligaciones con precisión es crucial para el cumplimiento y una operación fluida de la nómina.
Comprender las reglas específicas para el año fiscal, que va del 6 de abril al 5 de abril, es esencial. El año fiscal 2025/2026 tendrá su propio conjunto de tasas, umbrales y regulaciones que los empleadores deben seguir al procesar la nómina y reportar a HM Revenue and Customs (HMRC).
Obligaciones del empleador en Seguridad Social y impuestos sobre la nómina
Los empleadores en el Reino Unido son principalmente responsables de calcular, deducir y pagar las Contribuciones a la Seguridad Social (NICs) en nombre de sus empleados, además de sus propias contribuciones como empleador. Estas contribuciones financian beneficios y servicios estatales.
Las NICs de Clase 1 del empleador se pagan sobre las ganancias del empleado por encima de un cierto umbral. La tasa se aplica a las ganancias por encima del umbral secundario, sin límite superior de ganancias para la contribución del empleador.
| Período de ganancias | Umbral secundario (por semana) | Umbral secundario (por mes) | Umbral secundario (por año) | Tasa NICs Clase 1 del empleador |
|---|---|---|---|---|
| Semanal | £175 | - | - | 13.8% |
| Mensual | - | £758 | - | 13.8% |
| Anual | - | - | £9,100 | 13.8% |
Nota: Estos umbrales y tasas se basan en el año fiscal 2024/2025 y están sujetos a cambios para el año fiscal 2025/2026.
Los empleadores también pueden ser responsables del Apprenticeship Levy si su factura salarial anual supera los £3 millones. La tasa del impuesto es del 0.5% de la factura salarial anual, y los empleadores reciben una asignación de £15,000 para compensar su pago del impuesto.
Requisitos de retención del impuesto sobre la renta
Los empleadores deben operar el sistema Pay As You Earn (PAYE) para deducir el impuesto sobre la renta de los salarios o sueldos de sus empleados antes de que se paguen. La cantidad de impuesto deducido depende del código fiscal del empleado, sus ganancias y las tasas y bandas de impuesto sobre la renta vigentes.
El código fiscal de un empleado es emitido por HMRC y refleja sus asignaciones libres de impuestos. La asignación personal estándar es la cantidad de ingresos que una persona puede ganar antes de que se pague impuesto sobre la renta. Para el año fiscal 2024/2025, la Asignación Personal estándar es de £12,570. Esta asignación se reduce para individuos con ingresos superiores a £100,000 y se pierde completamente para ingresos superiores a £125,140.
Las tasas de impuesto sobre la renta varían según el nivel de ingreso y la región del Reino Unido en la que reside el empleado (Inglaterra, Gales, Irlanda del Norte o Escocia).
Tasas y bandas del impuesto sobre la renta (Inglaterra, Gales e Irlanda del Norte - Año fiscal 2024/2025)
| Banda de ingresos gravables | Tasa |
|---|---|
| Hasta £12,570 | 0% |
| £12,571 a £50,270 | 20% |
| £50,271 a £125,140 | 40% |
| Más de £125,140 | 45% |
Tasas y bandas del impuesto sobre la renta (Escocia - Año fiscal 2024/2025)
| Banda de ingresos gravables | Tasa |
|---|---|
| Hasta £12,570 | 0% |
| £12,571 a £14,732 | 19% |
| £14,733 a £25,296 | 20% |
| £25,297 a £43,662 | 21% |
| £43,663 a £75,000 | 42% |
| £75,001 a £125,140 | 46% |
| Más de £125,140 | 48% |
Nota: Estas tasas y bandas se basan en el año fiscal 2024/2025 y están sujetas a cambios para el año fiscal 2025/2026. Las tasas y bandas de Escocia las establece el Parlamento escocés.
Los empleadores calculan la deducción del impuesto para cada período de pago en función del código fiscal del empleado y la proporción de las bandas de impuestos anuales aplicables a ese período (por ejemplo, semanal, mensual).
Deducciones fiscales y asignaciones de los empleados
La responsabilidad fiscal de los empleados se reduce por su asignación personal y potencialmente otras asignaciones o deducciones fiscales elegibles. La asignación personal estándar es la deducción más común.
Otras asignaciones y alivios que pueden afectar el código fiscal de un empleado incluyen:
- Asignación por matrimonio: Permite que un cónyuge o pareja de hecho transfiera el 10% de su Asignación Personal a su pareja si gana menos que la asignación personal y su pareja no es contribuyente en tasas superiores o adicionales.
- Asignación por ceguera: Una asignación adicional libre de impuestos para personas registradas como ciegas.
- Alivio fiscal en contribuciones a pensiones: Las contribuciones a esquemas de pensiones registrados pueden recibir alivio fiscal. Esto generalmente se otorga en origen por el proveedor de pensiones, pero para algunos esquemas, el empleado recibe alivio fiscal a través de su código fiscal.
- Gift Aid: Las donaciones a organizaciones benéficas bajo Gift Aid pueden ampliar la banda de tasa básica para el donante.
- Gastos laborales: Los empleados pueden solicitar alivio fiscal en ciertos gastos relacionados con el trabajo no reembolsados por su empleador, como viajes de negocios, honorarios profesionales o uniformes.
Estas asignaciones y alivios generalmente se consideran en el código fiscal del empleado, que instruye al empleador sobre cuánto ingreso libre de impuestos aplicar antes de calcular las deducciones fiscales.
Plazos para el cumplimiento fiscal y reporte
Los empleadores del Reino Unido deben cumplir con los requisitos de reporte de Información en Tiempo Real (RTI). Esto significa presentar la información de la nómina a HMRC en o antes de la fecha en que se paga a los empleados.
Las principales presentaciones RTI incluyen:
- Presentación de Pago Completo (FPS): Se presenta cada vez que un empleador paga a los empleados, detallando pagos, deducciones y datos de inicio/fin de empleo.
- Resumen de Pago del Empleador (EPS): Se presenta mensualmente (si aplica) para reportar cifras como las NICs reclamadas (por ejemplo, pagos estatutarios), el Levy de Aprendizaje, o si no se pagó a ningún empleado en un período.
Los empleadores también deben:
- Proporcionar a los empleados un formulario P60 al final del año fiscal (antes del 31 de mayo) que muestre su pago total y deducciones del año.
- Reportar gastos y beneficios proporcionados a los empleados (que no estén en la nómina) en formularios P11D (antes del 6 de julio después de que termine el año fiscal).
- Pagar los impuestos PAYE y NICs deducidos del salario de los empleados, además de las NICs del empleador, a HMRC, generalmente antes del 22 del mes siguiente al período de pago (19 si se paga por correo).
El incumplimiento de estos plazos de reporte y pago puede resultar en multas e intereses.
Consideraciones fiscales especiales para trabajadores y empresas extranjeras
Contratar trabajadores extranjeros o operar como una empresa extranjera en el Reino Unido introduce complejidades fiscales adicionales.
- Residencia fiscal: La obligación fiscal de un individuo en el Reino Unido depende de su estado de residencia fiscal. Se aplican reglas diferentes a residentes, no residentes y aquellos que son temporalmente no residentes. Esto afecta cómo se grava su ingreso mundial en el Reino Unido.
- Contribuciones a la Seguridad Social: La obligación de pagar NICs del Reino Unido generalmente depende de dónde se realiza el trabajo. Reglas y acuerdos especiales (como acuerdos de seguridad social o regulaciones de la UE, aunque las reglas post-Brexit aplican) pueden afectar si las NICs son debidas en el Reino Unido u otro país, especialmente para trabajadores desplazados.
- Tratados de doble imposición: El Reino Unido tiene acuerdos de doble imposición con muchos países. Estos tratados pueden determinar qué país tiene el derecho principal para gravar ciertos tipos de ingresos y ofrecer alivio para evitar que las personas sean gravadas dos veces sobre el mismo ingreso.
- Establecimiento permanente: Una empresa extranjera puede estar sujeta al impuesto de sociedades del Reino Unido si se considera que tiene un 'establecimiento permanente' en el Reino Unido. Contratar personal en el Reino Unido puede contribuir a establecer un establecimiento permanente.
- PAYE para empleadores extranjeros: Incluso si una empresa extranjera no tiene una oficina registrada o sucursal en el Reino Unido, aún puede estar obligada a operar PAYE si emplea a personas que trabajan en el Reino Unido. En tales casos, a menudo es necesario nombrar un agente o usar un Employer of Record para gestionar las obligaciones fiscales y de nómina en el Reino Unido de manera conforme.
