Portugal opera un sistema fiscal que incluye tanto impuestos directos como indirectos, siendo el impuesto sobre la renta y las contribuciones a la seguridad social componentes clave para empleadores y empleados. Los empleadores en Portugal son responsables de retener el impuesto sobre la renta de los salarios de los empleados y de realizar las contribuciones obligatorias a la seguridad social en nombre tanto de la empresa como del empleado. Comprender estas obligaciones es crucial para una operación conforme dentro del país.
El año fiscal portugués se alinea con el año calendario, comenzando el 1 de enero y finalizando el 31 de diciembre. Tanto empleadores como empleados tienen responsabilidades específicas respecto a las contribuciones y la declaración ante la autoridad fiscal portuguesa (Autoridade Tributária e Aduaneira - AT) y el instituto de seguridad social (Instituto da Segurança Social - ISS).
Obligaciones del Employer de Record y de la Seguridad Social en la Nómina
Los empleadores en Portugal están obligados a contribuir al sistema de seguridad social (Segurança Social) en función de la remuneración bruta pagada a los empleados. Estas contribuciones financian diversos beneficios sociales, incluyendo pensiones, prestaciones por desempleo y prestaciones por enfermedad. La tasa de contribución estándar del employer es una parte significativa del costo laboral total.
Según la información más reciente disponible (las tasas para 2025 generalmente se confirman más adelante en el año, por lo que se usan las tasas de 2024 como base), las tasas estándar de contribución a la seguridad social son:
| Parte | Tasa de Contribución |
|---|---|
| Employer | 23.75% |
| Employee | 11.00% |
| Total | 34.75% |
Estas tasas se aplican al salario mensual bruto del empleado, con ciertas excepciones o regímenes específicos que pueden aplicar a ciertos sectores o tipos de contratos. El employer es responsable de calcular, retener la parte del empleado y pagar la contribución total (porciones del employer + empleado) a la Segurança Social antes del día 15 del mes siguiente.
Más allá de la seguridad social, generalmente no existen otros "impuestos sobre la nómina" significativos en el sentido de un impuesto distinto a las contribuciones a la seguridad social. Sin embargo, los empleadores también deben gestionar la retención y el pago del Impuesto sobre el Rendimento de las Personas Singulares (IRS).
Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta (IRS)
Los empleadores están legalmente obligados a retener el Impuesto sobre el Rendimento de las Personas Singulares (Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares - IRS) del salario mensual bruto de sus empleados. Esta cantidad retenida es un pago anticipado hacia la obligación fiscal anual del empleado. La cantidad a retener se determina mediante las tablas de retención oficiales publicadas anualmente por la autoridad fiscal portuguesa.
Estas tablas son complejas y consideran varios factores:
- Salario Bruto Mensual: El factor principal que determina el tramo fiscal.
- Estado Civil: Se aplican diferentes tablas según si el empleado es soltero, casado en declaración conjunta o casado en declaración separada.
- Número de Dependientes: Las asignaciones por dependientes reducen la cantidad de impuesto retenido.
- Estado de Discapacidad: Se aplican reglas específicas para empleados o dependientes con discapacidades.
- Región: Las tablas pueden variar ligeramente en las regiones autónomas de Madeira y las Azores.
El employer debe usar la tabla correcta y aplicar la tasa y las deducciones correspondientes para calcular la cantidad mensual de retención. La cantidad total retenida de todos los empleados debe pagarse a la autoridad fiscal antes del día 20 del mes siguiente, acompañada de una declaración mensual (Declaração Mensal de Remunerações - DMR).
Deducciones y Asignaciones en el Impuesto del Empleado
Mientras los empleadores gestionan la retención, los empleados pueden beneficiarse de varias deducciones y asignaciones al presentar su declaración anual de IRS. Estas deducciones reducen la renta gravable o el impuesto final a pagar. Las categorías comunes de gastos deducibles incluyen:
- Gastos de Salud: Consultas médicas, tratamientos, medicamentos y primas de seguros de salud (con límites).
- Gastos de Educación: Cuotas de matrícula y costos relacionados para el contribuyente y dependientes (con límites).
- Gastos de Vivienda: Pagos de alquiler o intereses hipotecarios por una residencia principal (con límites).
- Gastos del Hogar: Un porcentaje del IVA incurrido en ciertos tipos de gastos (por ejemplo, restaurantes, mecánicos, peluquerías) reportados con el NIF del contribuyente, hasta un límite determinado.
- Asignaciones por Dependientes: Cantidades fijas por dependiente, con montos aumentados para hijos menores.
- Asignación para Persona Soltera: Una cantidad fija para contribuyentes solteros.
- Coeficiente Familiar: Para parejas casadas que presentan en conjunto, los ingresos se dividen efectivamente por un coeficiente (normalmente 2) antes de aplicar las tasas impositivas, y el impuesto resultante se multiplica por el mismo coeficiente. Esto suele resultar en una menor carga fiscal total en comparación con presentar por separado.
Los empleados deben conservar facturas de estos gastos y asegurarse de reportarlos a la autoridad fiscal mediante el sistema e-fatura para ser elegibles para las deducciones.
Cumplimiento Fiscal y Plazos de Reporte
Los empleadores en Portugal tienen varias obligaciones recurrentes de reporte fiscal y de seguridad social:
- Contribuciones mensuales a la seguridad social: Pago antes del día 15 del mes siguiente.
- Retención mensual del IRS (DMR): Declaración y pago antes del día 20 del mes siguiente. Esta declaración detalla los ingresos pagados y el impuesto retenido por cada empleado.
- Declaración anual de Remuneraciones (Modelo 30): Resumen de pagos realizados a entidades o individuos no residentes, que debe presentarse anualmente.
- Declaración anual de IRS (Declaração Modelo 3): Aunque principalmente es una obligación del empleado, los empleadores proporcionan la información necesaria de ingresos y retenciones (a través del DMR) que los empleados usan para presentar su declaración de impuestos anual. El período de presentación del empleado suele ser del 1 de abril al 30 de junio del año siguiente al año fiscal.
La presentación oportuna de declaraciones y el pago de contribuciones y retenciones es fundamental para evitar sanciones, intereses y recargos.
Consideraciones fiscales especiales para Trabajadores y Empresas Extranjeras
Portugal ofrece regímenes fiscales específicos y consideraciones relevantes para trabajadores y empresas extranjeras:
- Regimen de Residente No Habitual (NHR): Aunque el régimen NHR fue en gran medida eliminado para nuevos solicitantes a partir de 2024, las personas que calificaron antes de este cambio o cumplen con criterios específicos bajo reglas transicionales pueden seguir beneficiándose de él. El régimen NHR ofrecía tasas impositivas preferenciales sobre ciertos ingresos extranjeros y una tasa fija sobre ingresos de fuente portuguesa por hasta 10 años. Los nuevos residentes en profesiones específicas o que cumplan con ciertos criterios de inversión podrían calificar para un incentivo similar, aunque modificado.
- Convenios de Doble Imposición: Portugal tiene una amplia red de convenios para evitar la doble imposición con otros países. Estos convenios buscan evitar que individuos y empresas sean gravados dos veces sobre el mismo ingreso y a menudo determinan qué país tiene el derecho principal a gravar ciertos tipos de ingreso.
- Establecimiento Permanente (EP): Las empresas extranjeras que emplean personal en Portugal pueden crear inadvertidamente un Establecimiento Permanente, lo que activa obligaciones del impuesto de sociedades en Portugal. Contratar empleados a través de una entidad local o un Employer of Record puede ayudar a gestionar este riesgo.
- Acuerdos de Seguridad Social: Portugal tiene acuerdos bilaterales de seguridad social con varios países, además de formar parte de las reglas de coordinación de la seguridad social de la UE. Estos acuerdos pueden determinar dónde son pagables las contribuciones a la seguridad social cuando un empleado trabaja en Portugal pero es de otro país, permitiendo en algunos casos que permanezca bajo el sistema de seguridad social de su país de origen (a menudo requiriendo un certificado A1 para ciudadanos de la UE/EEE/Suiza).
Navegar estas consideraciones especiales requiere un análisis cuidadoso del estado de residencia del individuo, la naturaleza de los ingresos y los convenios fiscales o de seguridad social aplicables.
