Navegar por las complejidades de los impuestos sobre la nómina y el empleo es un aspecto crítico para gestionar una fuerza laboral en cualquier país. En Polonia, empleadores y empleados están sujetos a obligaciones y deducciones específicas relacionadas con las contribuciones a la seguridad social y el impuesto sobre la renta personal. Comprender estos requisitos es esencial para garantizar el cumplimiento y operaciones sin contratiempos.
El sistema tributario polaco, particularmente en lo que respecta al empleo, implica contribuciones a la Institución de Seguro Social (ZUS) que cubren diversos beneficios de seguridad social y la retención del Impuesto sobre la Renta Personal (PIT). Los empleadores desempeñan un papel clave en calcular, retener y remitir estos montos a las autoridades correspondientes en nombre de sus empleados.
Obligaciones de Seguridad Social y Impuestos sobre la Nómina del Employer
Los empleadores en Polonia son responsables de calcular y pagar las contribuciones a la Institución de Seguro Social (ZUS) por sus empleados. Estas contribuciones cubren varios tipos de seguro social, incluyendo pensiones, discapacidad, enfermedad y accidente, así como contribuciones al Fondo de Trabajo y al Fondo de Beneficios Garantizados para Empleados. La base para calcular estas contribuciones generalmente es la remuneración bruta del empleado.
Se espera que las tasas estándar de contribución del employer para 2025 sean las siguientes:
| Tipo de contribución | Tasa del Employer |
|---|---|
| Seguro de Pensiones | 9.76% |
| Seguro de Discapacidad | 6.50% |
| Seguro de Accidentes | Variable |
| Fondo de Trabajo | 2.45% |
| Fondo de Beneficios Garantizados para Empleados | 0.10% |
- Seguro de Accidentes: La tasa para el seguro de accidentes es variable y depende de la actividad empresarial del employer y del número de empleados. Para la mayoría de los pequeños empleadores (hasta 9 empleados), se aplica una tasa fija.
- Límite de Base de Contribución: Existe un límite superior anual en la base para las contribuciones a seguros de pensiones y discapacidad. Cuando los ingresos brutos del empleado para el año superan este límite, las contribuciones para pensiones y discapacidad ya no se calculan ni pagan para ese empleado durante el resto del año. Este límite se ajusta anualmente.
Los empleadores deben calcular estas contribuciones mensualmente y remitirlas a ZUS antes del día 15 del mes siguiente.
Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta
Los empleadores también son responsables de calcular y retener los adelantos del Impuesto sobre la Renta Personal (PIT) de los salarios de los empleados cada mes. La cantidad de impuesto retenido depende del nivel de ingresos del empleado y de las tasas y deducciones fiscales aplicables.
El sistema de impuesto sobre la renta personal de Polonia para ingresos laborales es progresivo, con dos tramos fiscales:
| Umbral de Ingreso Anual | Tasa de Impuesto |
|---|---|
| Hasta PLN 120,000 | 12% |
| Por encima de PLN 120,000 | 32% |
- Cantidad Libre de Impuesto: Se aplica una cantidad libre de impuesto dentro del tramo del 12%, reduciendo efectivamente la obligación fiscal para los ingresos más bajos. La cantidad específica está sujeta a ajuste anual.
- Cálculo: El adelanto mensual del impuesto se calcula en base a los ingresos brutos mensuales del empleado, menos las contribuciones a la seguridad social (pensiones, discapacidad, enfermedad) y los costos estándar de obtención de ingresos. La tasa fiscal aplicable (12% o 32%) se aplica a esta base reducida, y luego se resta la cantidad mensual que reduce el impuesto (relacionada con la cantidad libre de impuesto), siempre que el empleado haya presentado la declaración correspondiente (PIT-2).
Los empleadores deben remitir los adelantos PIT retenidos a la oficina tributaria correspondiente antes del día 20 del mes siguiente.
Deducciones y Permisos Fiscales para Empleados
Los empleados se benefician de ciertas deducciones y permisos que reducen su ingreso gravable o la obligación fiscal. Las deducciones más significativas aplicadas a nivel de nómina por el employer incluyen:
- Contribuciones a la Seguridad Social del Empleado: Las contribuciones pagadas por el empleado para seguro de pensiones (9.76%), discapacidad (1.5%) y enfermedad (2.45%) son deducibles del ingreso bruto del empleado al calcular la base del impuesto.
- Costos de Obtención de Ingresos: Cantidades fijas mensuales estándar son deducibles del ingreso. Estas cantidades varían dependiendo de si el lugar de residencia del empleado es el mismo o diferente del lugar de trabajo. Se aplican costos mayores si el empleado se desplaza desde otra localidad.
- Contribución al Seguro de Salud: Aunque no es una deducción directa de la base del impuesto de la misma manera que la seguridad social, la contribución al seguro de salud (9% de la base, que es el ingreso bruto menos las contribuciones a la seguridad social del empleado) es parcialmente deducible de la cantidad de impuesto calculado (7.75% de la base).
Otras posibles deducciones (por ejemplo, gastos de internet, rehabilitación, donaciones) generalmente son reclamadas por el empleado en su declaración de impuestos anual en lugar de ser aplicadas por el employer durante el procesamiento mensual de la nómina.
Plazos de Cumplimiento y Reporte Fiscal
Los empleadores tienen obligaciones específicas de reporte tanto a ZUS como a las autoridades fiscales.
- Reporte a ZUS: Los empleadores deben presentar declaraciones mensuales a ZUS (ZUS DRA) detallando las contribuciones de todos los empleados antes del día 15 del mes siguiente.
- Reporte Fiscal:
- Los adelantos mensuales del PIT retenidos deben pagarse a la oficina tributaria antes del día 20 del mes siguiente.
- Anualmente, los empleadores deben preparar y emitir los formularios PIT-11 a cada empleado antes de finales de febrero del año siguiente al año fiscal. El PIT-11 resume los ingresos del empleado, los costos y los adelantos de impuestos retenidos durante el año.
- Los empleadores también deben presentar una declaración anual PIT-4R a la oficina tributaria antes de finales de enero del año siguiente al año fiscal, resumiendo el total de adelantos de PIT retenidos de todos los empleados.
Cumplir con estos plazos es crucial para evitar sanciones e intereses.
Consideraciones Fiscales Especiales para Trabajadores y Empresas Extranjeras
Las personas extranjeras que trabajan en Polonia y las empresas extranjeras que emplean personal en Polonia pueden enfrentar consideraciones fiscales específicas:
- Residencia Fiscal: Una persona generalmente se considera residente fiscal polaco si pasa más de 183 días en Polonia en un año fiscal o si su centro de intereses vitales (lazos personales o económicos) está en Polonia. Los residentes tributan sobre sus ingresos mundiales, mientras que los no residentes generalmente solo sobre los ingresos provenientes de Polonia.
- Tratados de Doble Imposición: Polonia tiene tratados de doble imposición con muchos países. Estos tratados pueden afectar dónde se gravan los ingresos y pueden ofrecer alivio contra la doble tributación. Se deben considerar las disposiciones de un tratado relevante para empleados extranjeros.
- "Alivio para Jóvenes": Las personas menores de 26 años que sean residentes fiscales polacos pueden beneficiarse de una exención PIT sobre ingresos laborales hasta un cierto umbral anual. Este alivio se aplica independientemente de la nacionalidad, siempre que se cumplan los criterios de residencia y edad.
- Registro del Employer: Las empresas extranjeras que emplean personal en Polonia, incluso sin una entidad registrada, pueden necesitar registrarse como employer para fines de seguridad social y fiscales. Un servicio de Employer of Record (EOR) puede gestionar estas obligaciones en nombre de empresas extranjeras sin presencia local.
Comprender estas particularidades es vital para las empresas extranjeras que operan en Polonia y para gestionar empleados internacionales de manera conforme.
