Japón opera un sistema tributario integral que incluye impuestos nacionales y locales, afectando tanto a individuos como a corporaciones. Para empleadores y empleados, los componentes clave incluyen el impuesto sobre la renta, las contribuciones a la seguridad social y varios impuestos locales. Comprender estas obligaciones es crucial para un procesamiento de nómina conforme y una gestión laboral adecuada dentro del país. Los empleadores son responsables de retener el impuesto sobre la renta y las contribuciones a la seguridad social de los salarios de los empleados y remitir estos montos a las autoridades correspondientes, junto con sus propias contribuciones como empleadores.

Navegar por las complejidades de las regulaciones fiscales japonesas requiere atención cuidadosa a los detalles, especialmente en relación con los cálculos de retención, las contribuciones al seguro social y los requisitos de reporte. El cumplimiento garantiza operaciones fluidas y evita posibles sanciones. Las siguientes secciones describen las principales obligaciones fiscales para los empleadores y las deducciones disponibles para los empleados en Japón, basadas en las regulaciones vigentes que se espera apliquen en 2025.

Obligaciones del Employer Social Security y Payroll Tax

Los empleadores en Japón están obligados a contribuir a varios programas de seguro social y seguro laboral para sus empleados. Estas contribuciones generalmente se comparten entre el empleador y el empleado, siendo el empleador responsable de retener la parte del empleado y remitir el monto total.

Los principales programas incluyen:

• Health Insurance (Kenko Hoken): Proporciona cobertura para gastos médicos. Las tasas varían significativamente dependiendo de la sociedad de seguro de salud a la que pertenezca el empleador (a menudo basada en la industria o región). Las tasas se calculan típicamente como un porcentaje de la remuneración mensual estándar del empleado (hyojun報酬月額 - hyojun hoshu getsugaku). El costo generalmente se divide en partes iguales entre empleador y empleado.
• Employees' Pension Insurance (Kosei Nenkin Hoken): Proporciona beneficios de jubilación, discapacidad y supervivencia. La tasa es un porcentaje fijo de la remuneración mensual estándar del empleado y del monto del bono estándar. Este costo también se divide generalmente en partes iguales entre empleador y empleado.
• Employment Insurance (Koyo Hoken): Proporciona beneficios por desempleo y apoyo para la estabilidad laboral. Las tasas se aplican al salario bruto total del empleado y al bono. El costo se comparte entre empleador y empleado, siendo el empleador quien típicamente paga una porción mayor. Las tasas varían ligeramente según la industria (por ejemplo, comercio general, agricultura/forestación/pesca, construcción).
• Industrial Accident Insurance (Rosai Hoken): Proporciona cobertura para lesiones o enfermedades sufridas durante el trabajo o en desplazamientos. La tasa se aplica al salario bruto total del empleado y al bono, variando significativamente según el nivel de riesgo de la industria. Esta contribución es únicamente responsabilidad del empleador.
• Child Allowance Contribution (Jido Teate Kyoshutsu): Una pequeña contribución pagada por el empleador para financiar las asignaciones por hijos. La tasa es un porcentaje fijo de la remuneración mensual estándar del empleado y del monto del bono estándar. Esta contribución es únicamente responsabilidad del empleador.

Las tasas específicas para Health Insurance y Employees' Pension Insurance están sujetas a cambios anuales, generalmente en marzo o septiembre. Las tasas de Employment Insurance también se revisan anualmente. Aunque las tasas específicas para 2025 se definirán más cerca del año, generalmente se basan en las tasas del año anterior.

A continuación, una tabla de ejemplo que muestra tasas de contribución aproximadas basadas en cifras recientes (las tasas reales para 2025 pueden variar):

Tipo de Seguro	Tasa Total (Aprox.)	Participación del Empleador (Aprox.)	Participación del Empleado (Aprox.)	Base para Cálculo
Health Insurance	9.84% - 10.5%	4.92% - 5.25%	4.92% - 5.25%	Remuneración mensual estándar
Employees' Pension Insurance	18.3%	9.15%	9.15%	Remuneración mensual estándar y bono
Employment Insurance (General)	1.55%	0.95%	0.6%	Salario bruto y bono
Industrial Accident Insurance	0.25% - 8.8%	0.25% - 8.8%	0%	Salario bruto y bono
Child Allowance Contribution	0.35%	0.35%	0%	Remuneración mensual estándar y bono

Nota: Las tasas de Health Insurance varían mucho según la sociedad de salud y la prefectura.

Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta

Los empleadores son responsables de retener el impuesto sobre la renta nacional y local de los salarios, bonos y otras compensaciones de los empleados en cada período de pago. Este sistema de Pago-Como-Que-Gana (PAYE) se conoce como Gensen Choshu. La cantidad a retener depende del ingreso mensual del empleado, sus dependientes declarados y otras asignaciones, según se reporta en su "Declaration for Dependent Exemptions" (扶養控除等申告書 - Fuyo Kozyo To Shinkokusho).

El impuesto sobre la renta nacional es progresivo, lo que significa que los ingresos mayores se gravan a tasas más altas. El impuesto sobre la inhabitant local (que incluye el impuesto prefectural y municipal) generalmente se calcula en base a los ingresos del año anterior y se recauda mediante una recaudación especial (特別徴収 - Tokubetsu Choshu) a través del empleador, típicamente de junio a mayo.

Tramos del Impuesto sobre la Renta Nacional (Aproximado para 2025, sujeto a cambios):

Ingreso Imponible (JPY)	Tasa de Impuesto
Hasta 1,950,000	5%
1,950,001 - 3,300,000	10%
3,300,001 - 6,950,000	20%
6,950,001 - 9,000,000	23%
9,000,001 - 18,000,000	33%
18,000,001 - 40,000,000	40%
Más de 40,000,000	45%

Nota: También se aplica un recargo de reconstrucción especial del 2.1% del impuesto sobre la renta nacional hasta 2037.

Las tablas de retención de impuestos (源泉徴収税額表 - Gensen Choshu Zeigaku Hyo) son proporcionadas por la Agencia Tributaria Nacional y son usadas por los empleadores para determinar la cantidad correcta de impuesto sobre la renta nacional a retener, basada en el salario mensual del empleado y el número de dependientes.

Deducciones y Asignaciones de Impuesto para Empleados

Los empleados en Japón pueden beneficiarse de varias deducciones y asignaciones que reducen su ingreso gravable, disminuyendo así su carga fiscal. Estas generalmente se consideran durante el proceso de ajuste de fin de año o mediante la presentación de una declaración de impuestos anual.

Deducciones y asignaciones comunes incluyen:

• Asignación Básica (Kiso Kozyo): Una deducción estándar disponible para todos los contribuyentes, cuyo monto puede variar ligeramente según los ingresos totales del contribuyente.
• Deducción por Ingresos por Empleo (Kyuyo所得控除 - Kyuyo Shotoku Kozyo): Una deducción legal basada en la cantidad de ingresos por empleo, diseñada para reflejar los gastos necesarios incurridos por los empleados. La cantidad disminuye a medida que aumentan los ingresos.
• Deducción por Primas de Seguro Social (Shakai Hokenryo Kozyo): El monto completo de las primas de seguro social (seguro de salud, pensión, seguro de empleo) pagadas por el empleado es deducible de sus ingresos.
• Asignación por Cónyuge (Haigusha Kozyo) y Asignación Especial por Cónyuge (Haigusha Tokubetsu Kozyo): Disponibles si el empleado apoya a un cónyuge con ingresos limitados. El monto varía según los ingresos del empleado y del cónyuge.
• Asignación por Dependientes (Fuyo Kozyo): Disponible para dependientes (niños, padres, etc.) que cumplen con criterios específicos de edad e ingreso. Se aplican asignaciones mayores para dependientes ancianos o con discapacidad severa.
• Deducción por Primas de Seguro de Vida (Seimei Hokenryo Kozyo): Deducciones por primas pagadas en seguros de vida, seguros médicos y seguros de pensión personal, hasta ciertos límites.
• Deducción por Gastos Médicos (Iryohi Kozyo): Permite deducir gastos médicos significativos para el contribuyente y sus dependientes que superen un umbral (por ejemplo, JPY 100,000 o 5% de los ingresos totales, lo que sea menor, hasta JPY 2 millones).
• Crédito Fiscal por Préstamo Hipotecario (Jutaku Loan Kozyo): Un crédito fiscal (que reduce directamente el impuesto a pagar, no solo la renta gravable) disponible para quienes obtienen un préstamo hipotecario para comprar o construir una residencia, sujeto a varias condiciones.

Los empleadores generalmente manejan la aplicación de la mayoría de las deducciones comunes (Básica, Ingresos por Empleo, Seguro Social, Cónyuge, Dependientes, Seguro de Vida) mediante el proceso de ajuste de fin de año para empleados que solo tienen ingresos por empleo.

Plazos de Cumplimiento Fiscal y Reporte

Los empleadores tienen plazos específicos para remitir los impuestos retenidos y las contribuciones al seguro social, así como para reportar los ingresos de los empleados.

Los plazos clave incluyen:

• Remesas Mensuales del Impuesto Retenido: El impuesto sobre la renta nacional retenido generalmente debe pagarse a la oficina de impuestos antes del 10º día del mes siguiente. Los empleadores con menos de 10 empleados pueden solicitar una disposición especial para pagar semestralmente (antes del 10 de julio para retenciones de enero a junio y antes del 20 de enero para julio a diciembre).
• Remesas Mensuales de Primas del Seguro Social: Las primas del seguro social (seguro de salud, pensión, seguro de empleo, asignación por hijos) deben pagarse antes del último día del mes siguiente.
• Ajuste de Fin de Año (Nenmatsu Chosei): Los empleadores realizan este ajuste en diciembre para la mayoría de los empleados, para conciliar el impuesto total retenido durante el año con la obligación fiscal anual real, considerando deducciones y asignaciones. Cualquier exceso de retención se reembolsa al empleado, y cualquier monto insuficiente se cobra.
• Presentación de Formularios de Retención (Gensen Choshu Hyo): Los empleadores deben emitir los formularios de retención a los empleados antes del 31 de enero del año siguiente (o dentro de un mes de la terminación). Las copias también deben enviarse a la oficina de impuestos y a la oficina municipal en la misma fecha límite.
• Declaración Anual de Impuestos (Kakutei Shinkoku): Aunque la mayoría de los empleados cuyo impuesto se liquida mediante el ajuste de fin de año no necesitan presentar declaración, las personas con ciertos tipos de ingresos (por ejemplo, ingresos por alquiler, ganancias de capital), ingresos altos o que reclaman deducciones no cubiertas por el ajuste de fin de año (como gastos médicos o crédito por préstamo hipotecario) deben presentar declaración anual entre el 16 de febrero y el 15 de marzo del año siguiente.

Las notificaciones de recaudación del impuesto sobre la inhabitant local son enviadas a los empleadores por los municipios, generalmente en mayo, detallando los montos a recaudar mensualmente de junio a mayo.

Consideraciones fiscales especiales para trabajadores extranjeros y empresas

Las obligaciones fiscales para trabajadores extranjeros y empresas en Japón dependen significativamente de su estado de residencia y de la existencia de tratados fiscales entre Japón y su país de origen.

• Estado de Residencia:
  • Residente: Las personas que tienen domicilio en Japón o han residido en Japón por un año o más generalmente se consideran residentes a efectos fiscales. Los residentes tributan sobre sus ingresos en todo el mundo.
  • No Residente: Las personas que no cumplen con los criterios de residencia. Los no residentes generalmente solo tributan sobre sus ingresos de fuente en Japón. Los ingresos por empleo de no residentes suelen estar sujetos a una tasa fija de retención del 20.42% (incluyendo el recargo de reconstrucción), sin deducciones ni asignaciones aplicables en la etapa de retención.
• Tratados Fiscales: Japón tiene tratados fiscales con muchos países. Estos tratados pueden ofrecer alivio de la doble imposición y pueden ofrecer tasas reducidas o exenciones en ciertos tipos de ingresos, incluido el ingreso por empleo, para residentes del país con tratado. Por ejemplo, algunos tratados incluyen una "regla de 183 días" que puede eximir de impuestos en Japón a visitantes de negocios de corta duración bajo condiciones específicas.
• Requisitos de Reporte: Los empleadores que contratan trabajadores extranjeros deben asegurar la correcta determinación del estado de residencia y aplicar las reglas de retención apropiadas. Para no residentes, el proceso de retención es más simple (tasa fija), pero no son elegibles para las deducciones ni para el ajuste de fin de año disponibles para residentes.
• Empresas Extranjeras: Las empresas extranjeras con establecimiento permanente (PE) en Japón están sujetas a impuestos corporativos sobre los ingresos atribuibles a ese PE. Sin un PE, las obligaciones fiscales generalmente se limitan a la retención en la fuente sobre ciertos tipos de ingresos provenientes de Japón. La contratación de personal en Japón puede crear un PE, lo que activa obligaciones fiscales corporativas.

Comprender las circunstancias específicas de los trabajadores extranjeros y las implicaciones de los tratados fiscales es esencial para una retención fiscal precisa y el cumplimiento. Los empleadores deben verificar el estado de residencia y consultar las disposiciones del tratado fiscal aplicable a sus empleados extranjeros.