Employer of Record in Brasil

Contratar empleados en Brasil requiere una comprensión integral de las leyes laborales únicas y a menudo complejas del país. La Consolidación de las Leyes Laborales (CLT) rige prácticamente todos los aspectos del empleo, desde los contratos y las horas de trabajo hasta las contribuciones a la seguridad social y las indemnizaciones, haciendo que el empleo directo sea una tarea significativa para las empresas extranjeras. Navegar por estas regulaciones puede ser un proceso que consume mucho tiempo y costoso sin experiencia local.

Para las empresas que buscan expandir su equipo en Brasil en 2025, existen varias vías a considerar, cada una con sus propias implicaciones:

• Establecer una Entidad Legal Local: Esto implica crear una subsidiaria o sucursal, un proceso que requiere tiempo, capital y un profundo conocimiento de las leyes corporativas, fiscales y laborales brasileñas.
• Utilizar un Employer of Record (EOR): Asociarse con un EOR como Rivermate permite a su empresa contratar empleados en Brasil sin necesidad de una entidad local. El EOR se encarga de todas las responsabilidades laborales legalmente en su nombre.
• Contratar Contratistas Independientes: Aunque parece sencillo, esta opción conlleva riesgos sustanciales en Brasil. Clasificar incorrectamente a un empleado como contratista independiente puede resultar en sanciones severas, pagos atrasados y multas si un tribunal laboral determina que existe una relación laboral.

Cómo funciona un EOR en Brasil

Un Employer of Record actúa como el empleador legal para los miembros de su equipo en Brasil, asumiendo toda la responsabilidad por el cumplimiento local y las tareas administrativas. Esto incluye:

• Gestión de Nómina y Impuestos: Calcular y procesar salarios, el 13º salario obligatorio, pago de vacaciones, contribuciones a la seguridad social (INSS) y deducciones del impuesto sobre la renta (IRRF) en cumplimiento con las regulaciones brasileñas.
• Cumplimiento de las Leyes Laborales: Asegurar la adherencia a la CLT, los convenios colectivos específicos de la industria (CBA) y otras leyes laborales federales, estatales y municipales.
• Administración de Beneficios para Empleados: Gestionar todos los beneficios obligatorios como el Fondo de Indemnización por Tiempo de Servicio (FGTS), seguro de salud, vales de transporte y otros beneficios estatutarios.
• Incorporación y Terminación: Manejar todos los contratos laborales necesarios, registros y documentación para los nuevos empleados, así como gestionar procedimientos de terminación conforme a la ley.
• Representación Legal: Actuar como el empleador oficial, mitigando la exposición legal de su empresa relacionada con las leyes laborales brasileñas.

Beneficios de usar un EOR en Brasil

Para las empresas que desean contratar en Brasil sin la complejidad de establecer una entidad local, un EOR ofrece ventajas claras:

• Entrada Rápida al Mercado: Reducir significativamente el tiempo y los recursos necesarios para contratar en Brasil, permitiéndole incorporar empleados en días o semanas en lugar de meses.
• Reducción del Riesgo Legal y de Cumplimiento: Transferir la carga de navegar las intrincadas leyes laborales, impuestos y obligaciones de seguridad social de Brasil a un experto, minimizando el riesgo de sanciones y disputas legales.
• Eficiencia en Costos: Evitar los costos iniciales y continuos sustanciales asociados con registrar, mantener y contratar una entidad legal local.
• Acceso a los Mejores Talentos: Contratar profesionales capacitados en todo Brasil, independientemente de su presencia física, ampliando su pool de talento sin limitaciones geográficas.
• Operaciones Simplificadas: Enfocarse en sus objetivos comerciales principales mientras el EOR gestiona todos los aspectos de la administración laboral, permitiendo una expansión internacional eficiente.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestra tarifa en Brasil incluye soporte integral de HR, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel propietario para análisis en tiempo real de la fuerza laboral. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, solo una tarifa sencilla que se ajusta a las necesidades de su negocio y garantiza el cumplimiento legal completo en Brasil.

El sistema tributario de Brasil impone obligaciones significativas a los empleadores, principalmente a través de contribuciones a la seguridad social, impuestos sobre la nómina y reportes obligatorios. Los empleadores deben contribuir aproximadamente al 20% de los salarios brutos de los empleados a INSS, junto con un 1-3% para el seguro de accidentes laborales (RAT), un 0.2-2.5% para las entidades del Sistema S y un 8% al FGTS. Estas contribuciones financian programas sociales y fondos de indemnización por despido, con las siguientes tasas clave:

Los empleadores también son responsables de retener el impuesto sobre la renta (IRRF) de los empleados, basado en tasas progresivas para 2025, que van desde 0% para ingresos hasta BRL 2,259.20 hasta 27.5% para ingresos superiores a BRL 4,664.68, con las deducciones correspondientes aplicadas.

Los empleados pueden reducir su ingreso gravable mediante deducciones como contribuciones a INSS, dependientes, planes de pensiones privados (hasta el 12%), gastos de salud y educación. Los empleadores deben cumplir con los plazos de reporte a través de sistemas como eSocial, DCTFWeb, RAIS y DIRF, con penalizaciones por incumplimiento.

Las entidades y trabajadores extranjeros enfrentan consideraciones adicionales, incluyendo reglas de residencia fiscal, tratados de doble imposición y normas sobre establecimiento permanente y precios de transferencia. Los trabajadores extranjeros pueden ser gravados sobre sus ingresos mundiales si residen más de 183 días, y las empresas deben evaluar sus obligaciones fiscales en consecuencia.

El panorama salarial de Brasil en 2025 varía según la industria, el rol y la región, con áreas metropolitanas como São Paulo y Río de Janeiro ofreciendo una compensación más alta. Los rangos salariales clave incluyen roles tecnológicos como Ingenieros de Software (BRL 80,000–180,000/año) y Científicos de Datos (BRL 90,000–200,000/año), así como profesionales de la salud como Médicos (BRL 120,000–300,000/año). Los empleadores deben comparar regularmente estas cifras para mantenerse competitivos.

Las leyes de salario mínimo establecen un mínimo nacional de BRL 1,502 por mes, con variaciones regionales y por categoría profesional que pueden incrementar esta base. El cumplimiento es obligatorio para evitar sanciones. Los beneficios para empleados comúnmente incluyen el décimo tercer salario, bonificaciones de vacaciones, participación en beneficios, vales de transporte, ayudas para comida, seguro de salud y apoyo educativo.

Las tendencias salariales están influenciadas por el crecimiento económico, la inflación, la escasez de habilidades —especialmente en tecnología— y posibles reformas laborales. El aumento del trabajo remoto también puede conducir a salarios regionales más estandarizados. Los empleadores deben adaptar sus estrategias de compensación a estas dinámicas de mercado en evolución para atraer y retener talento de manera efectiva.

Las leyes laborales brasileñas garantizan varios tipos de licencias para proteger los derechos de los empleados. Los derechos principales de licencia incluyen:

• Vacaciones Anuales: Los empleados tienen derecho a 30 días de licencia pagada después de 12 meses de servicio, con un bono de vacaciones de al menos un tercio del salario. Las vacaciones pueden dividirse en hasta tres períodos, y los empleados pueden vender hasta 10 días (abono pecuniário). Los empleadores deben conceder las vacaciones dentro de los 12 meses; la falta de cumplimiento resulta en doble pago.

• Días Festivos (2025):
  | Fecha | Día Festivo | |------------|---------------------------------| | 1 de ene | Año Nuevo | | 21 de abr | Día de Tiradentes | | 1 de may | Día del Trabajo | | 7 de sep | Día de la Independencia | | 12 de oct | Nuestra Señora Aparecida | | 2 de nov | Día de los Muertos | | 15 de nov | Proclamación de la República | | 25 de dic | Navidad |

• Licencia por Enfermedad: Sin límite estatutario; salario completo pagado durante los primeros 15 días, luego beneficios de la seguridad social desde el día 16, dependiendo de la certificación médica.

• Licencia Parental:
  | Tipo | Duración y Condiciones | |------------------|----------------------------------------------------------| | Maternidad | 120 días de licencia pagada, ampliable a 180 días bajo Empresa Cidadã; seguridad en el empleo desde la concepción hasta cinco meses después del nacimiento | | Paternidad | 5 días de licencia pagada, ampliable a 20 días con Empresa Cidadã | | Adopción | 120 días para niños de 0-1 año, disminuyendo con la edad, sin licencia para mayores de 8 años |

• Otra Licencia: Incluye 2 días por duelo, 3 días por matrimonio, y licencias por servicio de jurado, servicio electoral, servicio militar, con algunos beneficios que varían según las políticas de la empresa.

Los empleadores deben mantenerse actualizados sobre los requisitos legales para garantizar el cumplimiento y evitar disputas, especialmente en lo que respecta a la programación de vacaciones, extensiones y condiciones especiales de licencia.

Las leyes laborales brasileñas exigen beneficios clave para los empleados, incluyendo un salario mínimo de BRL 1,502 (2025), un 13º salario pagado en dos cuotas, 30 días de vacaciones pagadas más un bono de un tercio, contribuciones al FGTS del 8% del salario bruto y contribuciones a la seguridad social (INSS). Los empleados tienen derecho a días de descanso pagados semanalmente, 120 días de licencia de maternidad pagada (ampliable a 180 días), 5 días de licencia de paternidad pagada (ampliable a 20 días) y asignaciones de transporte que cubren los costos de desplazamiento, con una contribución de hasta el 6% por parte de los empleados.

Más allá de los beneficios obligatorios, las empresas suelen ofrecer beneficios opcionales como seguros de salud y dental privados, vales de comida, seguros de vida, planes de pensiones privados, asistencia educativa y de cuidado infantil, membresías de gimnasio y participación en beneficios. El seguro de salud es especialmente valorado, con cobertura que incluye consultas, hospitalizaciones y cirugías, y los empleadores generalmente subsidian las primas. Los beneficios de jubilación incluyen el sistema público INSS y planes de pensiones privados (PGBL y VGBL), que ofrecen a los empleados opciones adicionales de ahorro.

Las ofertas de beneficios varían según el tamaño de la empresa y la industria, siendo las grandes empresas las que ofrecen paquetes integrales, incluyendo beneficios de salud, dental, pensión y educación, mientras que las empresas más pequeñas principalmente cumplen con los requisitos legales. Por ejemplo, los beneficios típicos según el tamaño de la empresa se resumen así:

La legislación laboral brasileña, principalmente regida por la CLT, exige que los acuerdos de empleo cumplan con estándares legales específicos, incluyendo convenios colectivos. Los contratos pueden ser escritos o verbales, pero se recomienda encarecidamente que sean por escrito, especialmente para contratos de plazo indefinido, que son los más comunes y ofrecen mayor seguridad laboral. Los empleadores deben incluir cláusulas esenciales para garantizar el cumplimiento legal y la claridad.

Los acuerdos de empleo brasileños se clasifican en dos tipos principales: contratos de plazo indefinido y contratos de plazo fijo. Los contratos de plazo indefinido no tienen fecha de finalización y ofrecen protecciones más fuertes, mientras que los contratos de plazo fijo están limitados a un máximo de dos años y se utilizan para proyectos específicos, reemplazos temporales o actividades complementarias. Los contratos de plazo fijo solo pueden ser renovados una vez; de lo contrario, se convierten automáticamente en contratos de plazo indefinido.

Las cláusulas esenciales en los contratos de empleo incluyen detalles sobre las funciones laborales, compensación, horas de trabajo, condiciones de terminación y otros derechos, asegurando el cumplimiento con la CLT y protegiendo a ambas partes. La redacción adecuada y el cumplimiento de los requisitos legales son fundamentales para la ejecutabilidad y para evitar problemas legales.

El trabajo remoto en Brasil ha crecido significativamente, impulsado por reformas legales y avances tecnológicos. La Ley de Reforma Laboral (Ley N° 13.467/2017) define el teletrabajo como servicios realizados principalmente fuera de las instalaciones del empleador utilizando TIC, requiriendo un acuerdo escrito que especifique responsabilidades, equipos, gastos, medidas de salud y seguridad, y derechos de control. Los empleadores deben garantizar el cumplimiento de estas regulaciones respetando la privacidad de los empleados.

Las modalidades de trabajo flexible se adoptan cada vez más, incluyendo opciones como remoto completo, híbrido y horarios flexibles. Las consideraciones clave para los empleadores incluyen establecer políticas claras sobre provisión de equipos, reembolso de gastos, protección de datos e infraestructura tecnológica. La ley de protección de datos de Brasil (LGPD) exige controles estrictos sobre datos personales, requiriendo medidas de seguridad, controles de acceso y capacitación de empleados. La conectividad confiable, las herramientas de comunicación, VPNs y soluciones en la nube son esenciales para operaciones remotas efectivas.

La legislación laboral brasileña exige un cumplimiento estricto en la terminación de empleados, diferenciando entre despidos por causa y sin causa. Los empleadores deben adherirse a períodos de aviso específicos según la antigüedad, con un máximo de 90 días para empleados de larga data, y proporcionar beneficios como pago proporcional de vacaciones, 13º salario y depósitos en FGTS. Durante el período de aviso, los empleados tienen derecho a reducir sus horas de trabajo o días libres sin pérdida de salario.

La indemnización por despido varía: sin causa, los empleados reciben salario pendiente, vacaciones proporcionales más un tercio, 13º salario y una multa del 40% en FGTS; con causa, solo se pagan los salarios adeudados y las vacaciones acumuladas. Los depósitos en FGTS (8% del salario) pueden ser retirados al terminar la relación laboral, con el empleador pagando una multa del 40% en despidos sin causa. Los procedimientos de terminación requieren avisos escritos, documentación adecuada, pagos oportunos y posibles notificaciones sindicales. Las protecciones al empleado incluyen estabilidad laboral para ciertos grupos y prohibiciones contra despidos discriminatorios, con vías legales disponibles para reclamaciones por despido injustificado.

La economía de Brasil está adoptando cada vez más arreglos laborales flexibles, con contratos independientes y freelancers convirtiéndose en prácticas comunes en diversos sectores. Esta tendencia permite a las empresas acceder a habilidades especializadas y mantener la agilidad, mientras que ofrece a los individuos autonomía y oportunidades diversas. Sin embargo, comprender el marco legal es crucial para evitar riesgos de clasificación incorrecta. La legislación laboral brasileña (CLT) distingue a los empleados de los contractors en función de la subordinación, habitualidad, naturaleza personal y remuneración. Clasificar incorrectamente a un trabajador puede resultar en sanciones significativas.

Los independent contractors operan bajo un marco legal diferente, regido por el Código Civil, con acuerdos de servicios que enfatizan la autonomía y el trabajo basado en proyectos específicos. Estos acuerdos deben definir claramente el alcance de los servicios, los términos de pago y los derechos de propiedad intelectual para prevenir disputas. Los contractors son responsables de sus propias obligaciones fiscales, incluyendo el impuesto sobre la renta, ISS y contribuciones al INSS, con requisitos específicos dependiendo de su estructura legal.

El contrato independiente es prevalente en sectores como tecnología, servicios creativos, consultoría, educación, salud, construcción y ventas. Estas industrias a menudo requieren habilidades especializadas para proyectos específicos, haciendo que el modelo de contractor sea eficiente. Es fundamental contar con acuerdos bien estructurados y cumplir con las obligaciones legales y fiscales para garantizar el éxito en estos compromisos.

El sistema de permisos de trabajo de Brasil requiere que los trabajadores extranjeros obtengan visas específicas según el tipo de empleo, con categorías comunes que incluyen VITEM V (visa de trabajo), VITEM II (investigadores/academicos), VITEM IV (estudiantes con derechos de trabajo a tiempo parcial) y VITEM XI (trabajadores remotos/nómadas digitales). Los Employers of Record deben patrocinar las solicitudes, demostrando las cualificaciones del candidato y que la posición no puede ser cubierta localmente. El proceso implica presentar documentación al Ministerio de Trabajo, aprobación, solicitud de visa en un consulado brasileño y registro en la Policía Federal dentro de los 90 días posteriores a la llegada.

El tiempo típico de procesamiento varía de 2 a 4 meses, dependiendo de la complejidad del caso. Los Employers of Record deben garantizar el cumplimiento de las leyes laborales, incluyendo una compensación y beneficios justos. La visa VITEM V específicamente requiere patrocinio y prueba de que las habilidades del candidato no están fácilmente disponibles en Brasil.