Employer of Record in Reino Unido

Contratar empleados en el Reino Unido requiere una comprensión clara de las leyes laborales locales, regulaciones fiscales y obligaciones de seguridad social. Las empresas que buscan expandir sus operaciones o aprovechar la fuerza laboral calificada del Reino Unido deben navegar estas complejidades para garantizar el cumplimiento total y un proceso de incorporación fluido para sus miembros del equipo. Esto generalmente implica establecer una presencia legal y gestionar todos los aspectos de RR. HH. y nómina localmente.

Sin embargo, existen varias vías que las empresas pueden seguir para involucrar talento en el Reino Unido, cada una con sus propias ventajas y consideraciones para el cumplimiento y la carga operativa.

Sus opciones para contratar en el Reino Unido incluyen:

• Establecer una entidad local: Esto implica registrar una empresa en el Reino Unido, abrir cuentas bancarias locales y gestionar todas las funciones legales, de nómina y RR. HH. internamente. Este puede ser un proceso que consume tiempo y recursos.
• Utilizar un Employer of Record (EOR): Asociarse con un EOR como Rivermate le permite contratar empleados en el Reino Unido sin necesidad de establecer su propia entidad legal. El EOR actúa como el empleador legal, manejando todas las responsabilidades de cumplimiento.
• Contratar como un Contractor of Record (COR): Esta puede ser una opción flexible, pero conlleva riesgos significativos de clasificación incorrecta si la relación laboral se asemeja a la de un empleado. La ley del Reino Unido tiene definiciones estrictas, y una clasificación incorrecta puede acarrear sanciones sustanciales.

Cómo funciona un EOR en el Reino Unido

Un Employer of Record simplifica la expansión global asumiendo las responsabilidades legales y administrativas del empleo. En el Reino Unido, un EOR actúa como el empleador legal de su personal contratado, asegurando el cumplimiento de todas las regulaciones locales.

Un EOR típicamente maneja:

• Procesamiento de nómina y deducciones fiscales: Gestionando el impuesto sobre la renta Pay As You Earn (PAYE), las contribuciones a la Seguridad Social y otras deducciones estatutarias.
• Cumplimiento de RR. HH.: Redacción de contratos laborales conformes, gestión de permisos, manejo de terminaciones y asegurando el cumplimiento de leyes laborales del Reino Unido como las Regulations on Working Time y el pago de enfermedad estatutario.
• Administración de beneficios: Inscripción de empleados en los esquemas de pensiones requeridos y gestión de beneficios estatutarios como permisos de maternidad/paternidad y pago de vacaciones.
• Presentación de impuestos y contribuciones sociales: Envío de todos los informes y pagos necesarios a His Majesty's Revenue and Customs (HMRC).

Beneficios de usar un EOR en el Reino Unido

Para las empresas que buscan contratar en el Reino Unido sin las complejidades de establecer una entidad local, un EOR ofrece ventajas significativas:

• Entrada acelerada al mercado: Contratar empleados rápidamente, a menudo en cuestión de días, sin el largo proceso de registro de la empresa.
• Reducción del riesgo de incumplimiento: Asegurar el cumplimiento total de las complejas leyes laborales, fiscales y de seguridad social del Reino Unido, mitigando el riesgo de sanciones.
• Eficiencia de costos: Evitar la carga financiera y administrativa significativa asociada con la creación y mantenimiento de una entidad legal local.
• Enfoque en el negocio principal: Delegar toda la administración de RR. HH. y nómina, permitiendo que su equipo se concentre en objetivos estratégicos y crecimiento.
• Acceso al talento: Reclutar a los mejores talentos en cualquier parte del Reino Unido, independientemente de la presencia física de su empresa.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestra tarifa en Reino Unido incluye soporte integral de HR, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel propietario para análisis en tiempo real de la fuerza laboral. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, solo una tarifa sencilla que se ajusta a las necesidades de su negocio y garantiza el cumplimiento legal completo en Reino Unido.

Los empleadores del Reino Unido deben deducir el impuesto sobre la renta a través del sistema PAYE y remitirlo junto con las contribuciones al Seguro Nacional (NICs) a HMRC. Los empleadores son responsables de pagar NICs a una tasa del 13,8% sobre las ganancias por encima del umbral secundario para 2025/2026, sin límite superior. Además, las empresas con una nómina superior a £3 millones deben pagar un Impuesto de Aprendizaje del 0,5%. Los empleadores deben reportar la información de PAYE electrónicamente a través de RTI y pagar los impuestos antes del 19 o 22 del mes siguiente, dependiendo del método de pago. La declaración anual incluye la presentación de los formularios EPS y P11D por beneficios en especie.

Los empleados se benefician de una asignación personal (~£12,570 para 2025/2026), con impuestos sobre la renta gravados a tasas progresivas: 20% (básico), 40% (superior) y 45% (adicional) sobre bandas específicas. Pueden reclamar deducciones como contribuciones a pensiones, donaciones Gift Aid y gastos relacionados con el trabajo. Los trabajadores extranjeros y las empresas deben considerar el estado de residencia, los tratados de doble imposición y, potencialmente, establecer nóminas en el Reino Unido, con esquemas especiales disponibles para no residentes. Los datos clave se resumen a continuación:

Los salarios y la compensación en el Reino Unido en 2025 están influenciados por la demanda de la industria, la escasez de habilidades y factores económicos. Los salarios varían significativamente según la industria y la ubicación, siendo Londres la que ofrece la remuneración más alta. Por ejemplo, los ingenieros de software ganan entre GBP 45,000 y GBP 90,000, mientras que los científicos de datos pueden ganar entre GBP 50,000 y GBP 100,000. Los roles en atención médica como GPs pueden alcanzar GBP 120,000, y los roles en finanzas, como analistas financieros, oscilan entre GBP 35,000 y GBP 65,000.

Las tasas de salario mínimo se actualizan anualmente, y las tasas de abril de 2025 aún no han sido anunciadas. Los empleadores deben cumplir con estos mínimos legales, que varían según el grupo de edad. Los componentes comunes de la compensación incluyen bonificaciones por rendimiento, bonificaciones de firma y retención, asignaciones por ubicación y beneficios como atención médica privada y contribuciones a pensiones. La nómina generalmente se procesa mensualmente mediante transferencias bancarias, con recibos de sueldo que detallan el salario bruto, las deducciones y el salario neto.

Las tendencias clave para 2025 incluyen el aumento de los salarios en tecnología, mayor enfoque en el bienestar de los empleados, transparencia salarial, ajustes salariales impulsados por la inflación y el trabajo remoto que influye en las estrategias de compensación. Mantenerse informado sobre estas tendencias es fundamental para que los empleadores del Reino Unido puedan atraer y retener talento de manera efectiva.

La legislación laboral del Reino Unido exige un mínimo de 5.6 semanas (28 días) de licencia anual para empleados a tiempo completo, que puede incluir días festivos. Los trabajadores a tiempo parcial acumulan licencia de forma proporcional, y los empleadores pueden restringir la transferencia de la licencia no utilizada. Los días festivos en Inglaterra y Gales en 2025 incluyen fechas clave como el Año Nuevo, Viernes Santo y Navidad, que pueden incorporarse en los derechos a la licencia.

Los empleados tienen derecho a Statutory Sick Pay (SSP) si ganan al menos £123 a la semana y están enfermos durante al menos 4 días, con SSP pagado a £116.75 por semana durante hasta 28 semanas. Las opciones de licencia parental incluyen 52 semanas de licencia de maternidad (con pago durante 39 semanas), licencia de paternidad (1-2 semanas), licencia parental compartida (hasta 50 semanas) y licencia por adopción (hasta 52 semanas). Las tarifas para el pago estatutario suelen ser de £184.03 por semana o el 90% de las ganancias, con requisitos específicos de notificación.

El sistema de beneficios para empleados del Reino Unido combina requisitos legales con ventajas opcionales para mejorar la compensación general y atraer talento. Los beneficios obligatorios incluyen Statutory Sick Pay (£109.40/semana en 2025), maternidad (£172.48/semana o el 90% de las ganancias), paternidad, licencia parental compartida, pago por adopción, contribuciones a National Insurance, pensiones en el lugar de trabajo (mínimo 3% empleador + 5% empleado), 28 días de vacaciones pagadas y pago por despido para empleados con más de dos años de servicio.

Además de estos, los empleadores suelen ofrecer beneficios opcionales como seguro médico privado (costes entre £500-£2,000 por empleado anualmente), cobertura dental, seguro de vida, protección de ingresos, contribuciones mejoradas a pensiones, programas de asistencia para empleados, esquemas de bicicleta, membresías de gimnasio, coches de empresa y arreglos de trabajo flexibles. Aunque el NHS proporciona atención médica gratuita, el seguro privado se valora por tratamientos más rápidos y opciones más amplias, especialmente en sectores competitivos.

Los paquetes de beneficios varían según la industria, el tamaño de la empresa y el nivel del puesto, siendo que las empresas más grandes generalmente ofrecen ventajas más completas. Por ejemplo, las grandes empresas suelen incluir PMI, pensiones mejoradas y programas de bienestar, mientras que las pymes pueden centrarse en beneficios estatutarios básicos. La siguiente tabla resume las ofertas típicas:

Los acuerdos laborales en el Reino Unido son documentos legalmente vinculantes que definen la relación laboral, regidos por leyes como el Employment Rights Act 1996. Aclarar los derechos y obligaciones tanto del empleador como del empleado, cubriendo tipos de contratos, cláusulas obligatorias y consideraciones legales como período de prueba, confidencialidad, cláusulas de no competencia y procedimientos de terminación.

Los principales tipos de contrato son a plazo fijo e indefinido (permanente). Los contratos a plazo fijo especifican una fecha de inicio y de fin y ofrecen derechos iguales a los empleados permanentes, con la posibilidad de conversión a estado permanente después de cuatro años de servicio continuo. Los contratos permanentes brindan empleo continuo hasta la terminación, con derechos en caso de redundancia.

Las cláusulas obligatorias clave incluyen el título del puesto, salario, horas de trabajo, períodos de aviso y confidencialidad. Los empleadores también deben abordar períodos de prueba, cláusulas de no competencia y procedimientos para modificaciones de contrato y terminación para garantizar el cumplimiento legal y reducir disputas.

El Reino Unido ha experimentado un aumento notable en el trabajo remoto y flexible, impulsado por el progreso tecnológico y las preferencias cambiantes de los empleados. Los empleadores deben navegar por un marco legal que incluye la Employment Rights Act 1996, la Equality Act 2010, la Health and Safety at Work Act 1974 y el GDPR, que colectivamente exigen un trato justo, seguridad, protección de datos y igualdad de oportunidades para los trabajadores remotos. Los empleados con al menos 26 semanas de empleo continuo pueden solicitar arreglos flexibles, los cuales los empleadores están obligados a considerar razonablemente, citando razones comerciales específicas para su rechazo si es necesario.

Las opciones clave de trabajo flexible incluyen trabajo remoto, flextime, semanas laborales comprimidas, job sharing, trabajo a tiempo parcial y horas anualizadas. Implementar estas opciones requiere políticas claras, comunicación efectiva, capacitación y evaluación continua. La protección de datos es fundamental, involucrando acceso seguro a la red, cifrado y capacitación del personal. Además, las empresas deben establecer políticas de equipamiento y reembolso de gastos para apoyar eficazmente a los trabajadores remotos.

La terminación del empleo en el Reino Unido requiere un cumplimiento estricto de los procedimientos legales para evitar tribunales y daños a la reputación. Los empleadores deben adherirse a los períodos de aviso estatutarios, que varían según la antigüedad, y pueden ofrecer aviso contractual que supere los mínimos estatutarios. Los períodos de aviso son los siguientes:

La indemnización por despido, o pago por redundancia estatutario, solo se aplica a redundancias genuinas después de dos años de servicio, calculada en función de la edad, la antigüedad y el salario semanal (máximo £700 a partir de abril de 2025). Por ejemplo, un empleado de 45 años con 10 años de servicio recibiría 15 semanas de salario.

Las terminaciones pueden ser por causa (conducta grave, por ejemplo, robo, fraude) que permite el despido inmediato sin aviso, o sin causa, como redundancia o problemas de capacidad. Los procedimientos justos de despido incluyen investigación, respuesta del empleado, audiencias y documentación. Los empleados están protegidos contra despidos injustificados, terminaciones wrongful y discriminación, y las reclamaciones generalmente requieren dos años de servicio. Los empleadores deben seguir procesos transparentes, documentar los pasos y buscar asesoramiento legal cuando sea necesario para mitigar riesgos. También se pueden utilizar acuerdos de conciliación para resolver disputas de manera amistosa.

El Reino Unido alberga una fuerza laboral independiente sólida, que incluye freelancers, Contractors y consultores, proporcionando a las empresas un acceso flexible a habilidades especializadas sin compromisos de empleo a largo plazo. Este modelo beneficia a las empresas al ofrecer experiencia bajo demanda y a los individuos con mayor autonomía laboral. Sin embargo, las empresas deben navegar por el cumplimiento legal, particularmente en la clasificación de los trabajadores, para evitar responsabilidades fiscales y disputas legales. La clasificación correcta depende de factores como control, derechos de sustitución, mutualidad de obligación y riesgo financiero, aplicándose las reglas de trabajo off-payroll (IR35) a clientes del sector privado de tamaño medio y grande y a todos los clientes del sector público.

Un contrato bien estructurado es crucial para definir la relación entre los clientes y los Contractors independientes, cubriendo el alcance del trabajo, términos de pago, confidencialidad y derechos de propiedad intelectual. En el Reino Unido, los Contractors generalmente conservan los derechos de IP a menos que un contrato especifique lo contrario, lo que requiere acuerdos claros sobre la propiedad de la IP. Los Contractors deben gestionar sus obligaciones fiscales mediante autoliquidación y pueden necesitar registrarse para el IVA si su volumen de negocios supera el umbral. Las aseguradoras recomendadas incluyen indemnización profesional y responsabilidad civil para protegerse contra posibles reclamaciones.

Los Contractors independientes son prevalentes en sectores como tecnología, industrias creativas, consultoría, construcción, atención médica y finanzas, valorados por sus habilidades especializadas y flexibilidad. Estos sectores utilizan Contractors para necesidades específicas de proyectos, experiencia en nichos y para gestionar picos de demanda o escasez temporal de personal.

El Reino Unido ofrece varias opciones de visa de trabajo para nacionales extranjeros, principalmente incluyendo las visas Skilled Worker, Intra-Company Transfer, Global Talent, Start-up, Innovator y Scale-up. Los Employers of Record deben patrocinar a los solicitantes mediante un Certificate of Sponsorship (CoS), que es esencial para las solicitudes de visa. El proceso implica obtener una oferta de empleo, patrocinio, presentar una solicitud en línea con documentos de respaldo, biometría y una decisión de Home Office.

Los requisitos clave de la visa incluyen cumplir con los umbrales de habilidades y salario, dominio del idioma inglés y la aprobación para visas específicas como Global Talent o Start-up. Los dependientes pueden acompañar a los titulares principales de la visa, con elegibilidad para trabajar dependiendo del tipo de visa. Los Employers of Record son responsables de mantener el cumplimiento, como monitorear que los empleados patrocinados cumplan con las condiciones de la visa y reportar cambios, mientras que los empleados deben seguir las condiciones de la visa y notificar a las autoridades sobre cualquier cambio.

Los Employers of Record deben asegurarse de que los empleados patrocinados cumplan con las condiciones de la visa, mantener registros precisos y reportar cualquier cambio a Home Office para evitar sanciones. Los empleados están obligados a cumplir con los términos de la visa, mantener las cualificaciones y informar a las autoridades sobre cambios, ya que el incumplimiento puede resultar en multas, revocación del patrocinio o deportación.