Beschäftigungssteuern in Südafrika

Südafrika betreibt ein fortschrittliches Steuersystem, bei dem Einzelpersonen und Unternehmen auf ihr Einkommen besteuert werden. Für Arbeitgeber bedeutet dies die Verwaltung verschiedener Lohnsteuerabzugs- und Quellensteuervorschriften sowie die Abführung der Einkommensteuer von den Mitarbeiterlöhnen im Auftrag des South African Revenue Service (SARS). Das Verständnis dieser Verpflichtungen ist entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften und einen reibungslosen Geschäftsbetrieb im Land.

Die wichtigsten Lohnsteuerabzugs- und Quellenmechanismen umfassen Pay As You Earn (PAYE) für die Einkommensteuer, Beiträge zum Unemployment Insurance Fund (UIF) und die Skills Development Levy (SDL). Arbeitgeber sind verantwortlich für die Berechnung, Abzug und regelmäßige Abführung dieser Beträge an SARS, sowie für eine genaue Buchführung und termingerechte Berichterstattung.

Arbeitgeber Sozialversicherungs- und Lohnsteuerpflichten

Arbeitgeber in Südafrika sind verpflichtet, Beiträge zu bestimmten sozialen Sicherungs- und Lohnfonds auf Grundlage ihrer Mitarbeitervergütung zu leisten. Die Hauptbeiträge sind für den Unemployment Insurance Fund (UIF) und die Skills Development Levy (SDL).

Unemployment Insurance Fund (UIF)

Der UIF bietet kurzfristige Unterstützung für Arbeiter, wenn sie arbeitslos werden oder aufgrund von Krankheit, Mutterschafts- oder Adoptionurlaub nicht arbeiten können. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer leisten Beiträge zu dem Fonds.

Beitragssatz: Der Gesamtsatz beträgt 2% des Bruttogehalts des Mitarbeiters, mit einer monatlichen Obergrenze.
Aufteilung: Der Arbeitgeber zahlt 1% und der Arbeitnehmer 1%.
Obergrenze: Die monatliche Gehaltsobergrenze für Beiträge wird periodisch angepasst. Für das Steuerjahr, das im Februar 2024 endet (häufig als Grundlage für das kommende Jahr verwendet, bis neue Raten bekanntgegeben werden), lag die Obergrenze bei R17.711,58 pro Monat. Das bedeutet, der maximale monatliche Beitrag pro Mitarbeiter beträgt R177,12 vom Arbeitgeber und R177,12 vom Arbeitnehmer, insgesamt R354,24.
Berechnung: Beitrag = (Bruttomonatliches Gehalt oder Obergrenze, whichever is lower) * 2%.

Skills Development Levy (SDL)

Die SDL ist eine Abgabe, die erlassen wurde, um Lernen und Entwicklung in Südafrika zu fördern und dient der Finanzierung von Schulungsinitiativen.

Beitragssatz: Der Satz beträgt 1% des gesamten Mitarbeitergehalts.
Zahler: Dieser Beitrag wird in der Regel ausschließlich vom Arbeitgeber getragen.
Ausnahmen: Arbeitgeber mit einer jährlichen Lohnsumme unter einer bestimmten Grenze (z.B. R500.000 für das Steuerjahr, das im Februar 2024 endet) sind von der Zahlung der SDL befreit. Öffentliche Arbeitgeber und bestimmte öffentliche Einrichtungen sind ebenfalls befreit.
Berechnung: Beitrag = Gesamtes Mitarbeitergehalt * 1%.

Anforderungen an die Quellensteuerabführung bei Einkommensteuer

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Einkommensteuer von den Gehältern und Löhnen ihrer Mitarbeiter durch das Pay-As-You-Earn (PAYE) System einzubehalten. Diese einbehaltene Steuer wird dann monatlich an SARS abgeführt.

Pay As You Earn (PAYE)

PAYE wird auf Grundlage des steuerpflichtigen Einkommens des Mitarbeiters berechnet, das Gehalt, Löhne, Boni, Zulagen und den Wert bestimmter Fringe Benefits umfasst, abzüglich zulässiger Abzüge. Die Steuer wird anhand progressiver Steuertarife berechnet und unter Berücksichtigung relevanter Steuervergünstigungen angepasst.

Steuerklassen und Sätze (basierend auf Steuerjahr, das im Februar 2024 endet, Änderungen für 2025 vorbehalten)

Die Einkommenssteuersätze für Einzelpersonen sind in Klassen unterteilt, bei höheren Einkommen steigen die Steuersätze progressiv. Steuerliche Freibeträge reduzieren die zu zahlende Steuer.

Steuerpflichtiges Einkommen (R)	Steuersatz (%)
0 - 237.100	18
237.101 - 370.500	26
370.501 - 512.800	31
512.801 - 673.000	36
673.001 - 857.900	39
857.901 - 1.817.000	41
1.817.001 und darüber	45

Steuervergünstigungen (basierend auf Steuerjahr, das im Februar 2024 endet, Änderungen für 2025 vorbehalten)

Abzüge werden von der berechneten Steuerlast abgezogen.

Primäre Freibetrag: Für alle Steuerpflichtigen. (z.B. R17.235)
Sekundäre Freibetrag: Für Steuerzahler ab 65 Jahren. (z.B. R9.444)
Tertiäre Freibetrag: Für Steuerzahler ab 75 Jahren. (z.B. R3.145)

PAYE-Berechnung

Arbeitgeber verwenden Steueranweisungen oder Steuertabellen, die von SARS bereitgestellt werden, um den korrekten Betrag der einzubehaltenden PAYE auf Basis des prognostizierten jährlichen steuerpflichtigen Einkommens des Mitarbeiters zu berechnen, inklusive der anwendbaren Steuerklassen und Freibeträge. Die Berechnung erfolgt in der Regel monatlich oder wöchentlich, abhängig vom Lohnzahlungsrhythmus.

Steuerabzüge und Zulagen bei Mitarbeitern

Mitarbeiter können von bestimmten Steuerabzügen und Zulagen profitieren, die ihr steuerpflichtiges Einkommen senken, wodurch sich ihre PAYE-Verpflichtung verringert.

Zulässige Abzüge

Häufige Abzüge sind:

Beiträge zu Altersvorsorgefonds: Beiträge zu genehmigten Renten-, Pensions- und Altersvorsorgefonds sind absetzbar, innerhalb gesetzlicher Grenzen. Der Abzugsbetrag ist auf 27,5% des größeren Werts von steuerpflichtigem Einkommen (ohne Abfindungen und Abfindungsleistungen) oder Vergütung begrenzt, mit einem jährlichen Maximalbetrag (z.B. R350.000 für das Steuerjahr, das im Februar 2024 endet).
Krankenversicherungsbeiträge: Beiträge, die vom Arbeitnehmer an eine eingetragene Krankenkasse gezahlt werden, qualifizieren für einen monatlichen Steuerfreibetrag, der jedoch kein Abzug vom steuerpflichtigen Einkommen ist. Der Wert des Freibetrags hängt von der Anzahl der Begünstigten ab.
Spenden: Spenden an genehmigte Public Benefit Organisations (PBOs) sind absetzbar, begrenzt auf 10% des steuerpflichtigen Einkommens vor Abzug der Spenden.

Steuerpflichtige Zulagen und Fringe Benefits

Bestimmte Zulagen (z.B. Reisekostenpauschale, Unterhaltszuschuss) und Fringe Benefits (z.B. Firmenwagen, Wohnungszuschuss) gelten als Teil des steuerpflichtigen Einkommens des Mitarbeiters und müssen in die PAYE-Berechnung einfließen, wobei für einige spezielle Regelungen und mögliche Abzüge gelten können.

Steuerliche Einhaltung und Meldefristen

Arbeitgeber haben strenge Fristen für die Abführung der einbehaltenen Steuern und die Einreichung von Abgleichberichten bei SARS.

Monatliche Einreichungen (EMP201)

Arbeitgeber müssen eine monatliche Arbeitgebererklärung (EMP201) bei SARS einreichen, in der die gesamten PAYE-, SDL- und UIF-Beträge, die für alle Mitarbeiter einbehalten und gezahlt wurden, aufgeführt sind.
Die Zahlung dieser Beträge muss zusammen mit der EMP201-Einreichung erfolgen.
Frist: Die EMP201 und die Zahlung sind bis zum 7. des Folgemonats fällig, oder am letzten Werktag vor dem 7., falls der 7. auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt.

Halbjährliche Rückmeldung (EMP501)

Arbeitgeber müssen zweimal jährlich eine Arbeitgeber-Abgleichserklärung (EMP501) einreichen. Dieser Bericht stimmt die monatlichen EMP201-Einreichungen mit den insgesamt gezahlten PAYE-, SDL- und UIF-Beträgen sowie die ausgestellten Steuerbescheinigungen (IRP5/IT3(a)) für die Mitarbeiter ab.
Einreichungszeiträume:
- Zwischenzeitlicher Zeitraum: 1. März bis 31. August. Die EMP501 und die entsprechenden IRP5/IT3(a)-Bescheinigungen müssen bis Ende Oktober eingereicht werden.
- Jahreszeitraum: 1. März bis 28./29. Februar. Die EMP501 und alle IRP5/IT3(a)-Bescheinigungen für das volle Steuerjahr müssen bis Ende Mai eingereicht werden.

Steuerbescheinigungen für Mitarbeiter (IRP5/IT3(a))

Arbeitgeber müssen jedem Mitarbeiter eine IRP5-Bescheinigung ausstellen, die sein Gehalt, Abzüge sowie die während des Steuerjahres einbehaltenen/zurückgeführten PAYE-, SDL- und UIF-Beträge aufzeigt. Eine IT3(a) wird in bestimmten Fällen ausgestellt, wenn PAYE nicht abgezogen wurde.
Diese Bescheinigungen sind für die Steuererklärung der Mitarbeiter äußerst wichtig.
Die IRP5/IT3(a)-Daten werden im Rahmen des EMP501-Abgleichs an SARS übermittelt.

Besondere steuerliche Überlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen

Die Beschäftigung ausländischer Arbeitskräfte oder die Tätigkeit als ausländisches Unternehmen in Südafrika bringt zusätzliche steuerliche Komplexität mit sich.

Steuerstatus

Die steuerlichen Verpflichtungen einer Person in Südafrika hängen von ihrem Steuerresidenzstatus ab. Einwohner werden grundsätzlich auf ihr weltweites Einkommen besteuert, Nicht-Einwohner nur auf in Südafrika erzieltes Einkommen.
Der Residenzstatus wird durch den „gewöhnlichen Wohnsitz“-Test oder den „physische Präsenz“-Test bestimmt.
Arbeitgeber müssen den Steuerresidentenstatus ausländischer Mitarbeiter korrekt feststellen, um die richtigen PAYE-Regeln anzuwenden.

Doppelbesteuerungsabkommen (DTA)

Südafrika hat Doppelbesteuerungsabkommen mit zahlreichen Ländern. Diese Abkommen sollen doppelte Besteuerung vermeiden und können beeinflussen, wie ausländische Mitarbeiter besteuert werden, abhängig vom Herkunftsland und den Bedingungen des jeweiligen DTA.
DTAs können die PAYE-Verpflichtungen beeinflussen, indem bestimmte Einkünfte gegebenenfalls befreit oder erleichtert werden.

Steuer für nicht ansässige Arbeitgeber

Ausländische Unternehmen, die in Südafrika Arbeitnehmer beschäftigen, können für südafrikanische Steuerzwecke als Arbeitgeber gelten, auch wenn sie keine registrierte Niederlassung oder dauerhafte Einrichtung haben.
Solche nicht ansässigen Arbeitgeber sind dennoch verpflichtet, sich bei SARS zu registrieren, PAYE, SDL und UIF einzubehalten und alle Meldepflichten zu erfüllen, sofern keine Ausnahme besteht, was oft von der Dauer des Aufenthalts des Mitarbeiters in Südafrika und den Bedingungen eines DTA abhängt.
Die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record kann die Einhaltung der Vorschriften für ausländische Unternehmen vereinfachen, da die rechtliche Arbeitgeberfunktion in Südafrika übernommen wird und alle Lohn-, Steuer- und Arbeitsrechtsverpflichtungen abgedeckt werden.