Employer of Record in Italien

Wie die EOR-Einstellung in Italien funktioniert

Ein Employer of Record (EOR) ist ein rechtlicher Arbeitgeber, der Mitarbeiter im Auftrag internationaler Unternehmen über seine etablierte lokale Einheit einstellt. Der EOR übernimmt alle Aspekte des Onboardings, der Gehaltsabrechnung und der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben, während das ausländische Unternehmen die tägliche Arbeit der Mitarbeiter verwaltet. Rivermate kombiniert lokale HR-Expertise, ein Partnernetzwerk für wettbewerbsfähige Benefits und die Rivermate-Plattform, um internationalen Unternehmen die schnelle und regelkonforme Einstellung in einem komplexen Markt wie Italien zu erleichtern.

Italienischer Arbeitsmarkt: Auf einen Blick

WICHTIGER HINWEIS ZU CCNLs: Die Nationalen Kollektivarbeitsverträge (CCNLs) regeln die italienische Beschäftigung, legen Mindestvertragsgehälter, Arbeitszeiten und eine Vielzahl von Leistungen branchenspezifisch fest. Rivermate stellt Mitarbeitende nach dem CCNL Terziario, Distribuzione e Servizi (im Folgenden als CCNL Commercio bezeichnet) ein – der am häufigsten genutzte Tarifvertrag in Italien, der mehr als 2,8 Millionen Mitarbeitende abdeckt. Innerhalb des CCNL werden die im Rivermate-Einsatz befindlichen Rollen von Quadro (höchste) bis Level 5 (niedrigste) klassifiziert; die Klassifizierung bestimmt Aspekte wie Probezeiten und Kündigungsfristen unter anderem.

Der Einstellungsmarkt
Größte Einstellungsaktivität:	Mailand gilt als Geschäftszentrum, während Rom weiterhin die meisten großen internationalen Unternehmen beherbergt. Die Lebenshaltungskosten variieren regional, mit Talenten aus dem Süden Italiens, die in der Regel günstiger sind als im Norden.
Einstellungsfristen:	Einheimische: eine Woche, sobald alle Unterlagen vorliegen. Ausländer mit gültiger Arbeitserlaubnis: gleiche Frist wie oben. Ausländer ohne Arbeitserlaubnis: 3-6 Monate
Gefragte Branchen:	Norditalien: Technologie, Finanzen, Ingenieurwesen Zentralitalien: Verwaltung, Dienstleistungen, Tourismus Süditalien: Infrastruktur, Energie

Der Gehaltsmarkt
Arbeitgebersteuern & Beiträge:	INPS (Sozialversicherung): 28%-32% INAIL (Unfall- und Verletzungsversicherung): variiert je nach Tätigkeit und Rolle Risiko TFR: 6,91 % des jährlichen TFR-eligible Gehalts pro Jahr (aufschiebende Vergütung) Regionale Steuer auf produktive Tätigkeiten (IRAP): bis zu 3,9%.
Mindestlohn:	Kein gesetzlicher nationaler Mindestlohn; italienische Mindestlöhne werden durch CBAs (CCNL) festgelegt. CCNL Commercio (von Rivermate genutzt) Mindestniveaus (14x Zahlungen/Jahr): Quadro: ca. €3.050/Monat. Level 1: ca. €2.550/Monat. Level 2: ca. €2.300/Monat. Level 3: ca. €2.050/Monat. Level 4: ca. €1.850/Monat. Level 5: ca. €1.700/Monat. Gerundete Angaben. Die oben genannten Beträge gelten ab November 2026. Änderungen ab Februar 2027 erwartet.
Durchschnittliches Bruttojahresgehalt:	Etwa €33.000 / Jahr.

Einkommensteuerklassen
Progressiver Einkommenssteuersatz für 2026:
€0 - €28.000	23%
€28.001 - €50.000	33%
€50.000 +	43%

Es gilt auch eine regionale Einkommensteuer (1,23 %-3,33 %). Zudem kann eine kommunale Steuer (0 %-0,9 %) anfallen.

Was kostet es wirklich, in Italien einzustellen?

In Italien basieren Verträge auf dem jährlichen Bruttogehalt (RAL - Retribuzione Annua Lorda), das in 14 Monatsraten bezahlt wird. RAL dient auch als Referenzpunkt für die Berechnung von Beiträgen und Steuern (wie INPS, IRPEF, TFR - im Folgenden diskutiert), 13. und 14. Monatsgehältern sowie anderen vertraglichen Ansprüchen. Das Gehalt wird in der Regel am letzten Arbeitstag des Monats gezahlt.

Grundgehälter

Alle Gehälter müssen mindestens dem für die entsprechende Stufe festgelegten Mindestgehalt des geltenden CCNL entsprechen oder darüber liegen. Die Mindestgehälter sind auf 14 Zahlungen pro Jahr ausgelegt: die regulären 12 Monatszahlungen plus eine zusätzliche Auszahlung im Dezember (13. Gehalt - Tredicesima) und im Juni (14. Gehalt), die monatlich anteilig mit 1/12 des Dienstjahres angespart werden.

Der CCNL Commercio (über die festgelegten Mindestgehälter hinaus) sieht zwei verbindliche Mechanismen vor, die die periodische Gehaltsentwicklung beeinflussen. Der erste ist die allgemeine Anpassung des Mindestlohns durch den CBA, die regelmäßig erfolgt. Der zweite Mechanismus ist eine Berufsjahreszulage (Scatti di anzianità), die alle drei Jahre alle Mitarbeitenden betrifft. Diese verpflichtende Berufsjahreszulage erfordert eine automatische feste Gehaltserhöhung, abhängig von der Stufe des Mitarbeitenden. Es ist anzumerken, dass die vertraglichen Mindestgehälter die Berufsjahreszulage nicht enthalten, diese wird zusätzlich hinzugerechnet.

Arbeitgebersteuern und -beiträge

Obwohl das Bruttogehalt in Italien wettbewerbsfähig ist, ist die größte Sorge für erstmalige ausländische Arbeitgeber in der Regel die gesamten Beschäftigungskosten. Die Steuer- und Beitragsbelastung der Arbeitgeber über das Gehalt hinaus liegt im Allgemeinen bei etwa 30 %, hängt aber von verschiedenen Faktoren ab.

• Istituto Nazionale della Previdenza Sociale (INPS, Sozialversicherung): Die Beitragssätze werden über die Lohnabrechnung abgezogen und zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt, wobei der Arbeitgeber etwa 29-32 % des Bruttogehalts (abhängig von Unternehmensgröße und Qualifikation des Mitarbeitenden) und der Mitarbeitende 9,19-10,49 % des Bruttogehalts beiträgt.
• Trattamento di Fine Rapporto (TFR): Ein Teil des Gesamtgehalts, das mit ca. 6,91 % des jährlichen Bruttogehalts angesammelt wird. Vollständig vom Arbeitgeber bezahlt, wird es monatlich angespart und bei Kündigung ausgezahlt.
• Zusatzmedizinische Versorgung: Der Fonds, der genutzt wird, hängt vom Level ab, mit den Stufen 1-5, die dem FONDO EST (Fondo di assistenza sanitaria integrativa) unterliegen, in den der Arbeitgeber mit €14/Monat (€168/Jahr) einzahlt. Der Arbeitnehmer zahlt €2/Monat (€24/Jahr). Mitarbeitende auf Quadro-Level müssen verpflichtend an QuAS (Cassa Assistenza Sanitaria Quadri) teilnehmen, mit einem Arbeitgeberbeitrag von €390/Jahr und einem Mitarbeitendenbeitrag von €56/Jahr.
• Unfallversicherung am Arbeitsplatz (INAIL) - unter Bedingungen: Deckt Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten ab. Ein Opt-out oder Verzicht ist nicht möglich. Die Deckung umfasst auch Unfälle während des Arbeitsweges und bei Remote-Arbeitern an anderen Orten während der Arbeitszeit. Die Prämien werden vollständig vom Arbeitgeber getragen und die Tarife variieren je nach Risikokategorie der jeweiligen Rolle.

Die versteckten Kosten für Arbeitgeber: Verbindliche Rechte und Leistungen der Mitarbeitenden

Neben den gesetzlichen monatlichen Arbeitgeberbeiträgen und Steuern verfügt Italien über ein komplexes Netzwerk anderer verpflichtender Arbeitnehmerrechte und -leistungen, die Arbeitgeber kennen müssen, insbesondere weil sie zukünftige finanzielle Verpflichtungen schaffen.

• Krankheitstag: Ein ärztliches Attest ist erforderlich. Für die ersten drei Krankheitstage haftet der Arbeitgeber für die Zahlung in Höhe von 60 %, mit einigen Einschränkungen. Ab dem vierten Tag zahlt INPS einen bestimmten Prozentsatz (50 %+) des durchschnittlichen Tagesgehalts, während der Arbeitgeber die Differenz ausgleicht.
• Jahresurlaub: Mindestens 26 Tage Jahresurlaub (Feria) gelten gemäß den CCNL-Regeln. Zusätzlich sind 32 Stunden Ex-Festività (anstelle aufgehobener Feiertage) plus 56 Stunden ROL (Reduktion der Arbeitsstunden) pro Jahr vorgeschrieben.
• Sonderurlaub: zusätzlicher bezahlter Urlaub wie Hochzeitsurlaub (15 Kalendertage), Trauerurlaub (3 Tage), Studienurlaub (bis zu 150 Stunden über drei Jahre).
• Mutterschaftsurlaub: obligatorische 5 Monate Urlaub (in der Regel 2 Monate vor und 3 Monate nach dem errechneten Geburtstermin). Der Urlaub wird mit 80 % von INPS bezahlt, der Arbeitgeber muss auf 100 % aufstocken.
• Vaterschaftsurlaub: 10 verpflichtende bezahlte Tage, vollständig durch INPS bezahlt.
• Elternzeit: steht beiden Elternteilen bis zu 6 Monaten (gesamt maximal 10 oder 11 Monate) bis zum 14. Lebensjahr des Kindes zu. In der Regel sind bis zu 9 Monate durch INPS entschädigt, mit drei Monaten bei 80 % des relevanten Gehalts, sechs Monate bei 30 %, vorbehaltlich der jeweiligen Bedingungen.

Weitere Arten von Sonderurlaub sind vorgesehen, wenn sie durch entsprechende Dokumentation unterstützt werden. Bei öffentlichen Feiertagen gibt es 12 Feiertage und regionale Heiligentage in Italien.

Zudem sollten Arbeitgeber die Arbeitsstandards gemäß CCNL Commercio kennen und welche Prämien ggf. zu zahlen sind, wenn die Grenzen überschritten werden.

Reguläre Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche, Montag bis Samstag erlaubt.

Überstunden: maximal 250 Stunden pro Jahr; jede Stunde über 40/Woche ist mit Zuschlag zu vergüten. Nachfolgend eine Übersicht, welche Prämien in jedem Fall verpflichtend sind:

Typ	Prämie %
Reguläre Überstunden (ab 41. bis 48. Stunde/Woche)	15 %
Weitere Überstunden (nach 48 Stunden)	20 %
Überstunden an Sonntagen oder Feiertagen	30 %
Nachtüberstunden (22:00-06:00)	50 %

Vertraglich auf das Recht auf Überstundenzahlung zu verzichten, ist in Italien illegal.

Zusätzliche Benefits

Neben der staatlichen Rentenversicherung (INPS) bietet der CCNL Commercio freiwilligen Zugang zu einer Zusatzrente; Rivermate wählt den Fonds Fondo Fon.te. Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende zahlen Beiträge, oft entscheiden sich Mitarbeitende dazu, ihren TFR in diesen Zusatzrentenfonds zu investieren. Der Beitrag des Arbeitgebers liegt bei 1,55 % des Bruttogehalts. Mitarbeitende auf Quadro-Ebene sind verpflichtend in die Fonds Quadrifor (Weiterbildung) und Quas (zusätzliche Gesundheit) eingeschrieben.

Essensgutscheine (buoni pasto) gehören zu den häufigsten freiwilligen Mitarbeitervorteilen in Italien, vor allem wegen der steuerlichen Vorteile. Rivermate bietet elektronische Essensgutscheine in Höhe von €8 pro Arbeitstag, vollständig vom Arbeitgeber gedeckt. Die Gutscheine werden nicht in die TFR-Berechnung, die Basis für Überstunden oder das 13. und 14. Gehalt einbezogen. Das steuerfreie Limit für elektronische Essensgutscheine im Jahr 2026 beträgt €10 pro Arbeitstag.

Berechnung der Beschäftigungskosten

Was bei der Einstellung in Italien zu erwarten ist

Gesamtbewertung: 🟡 Moderat herausfordernd

Einfacher zu navigieren	Herausfordernder zu navigieren
🟢 Starker Arbeitskräftepool in den Sektoren Technologie, Ingenieurwesen und Luxus	🔴 Regionen zeigen sektorspezifische Unterschiede und Stärken; regionale Fragmentierung bei den Lebenshaltungskosten
🟡 Moderates Grundgehalt im Vergleich zu anderen westeuropäischen Ländern	🔴 Umfassende monatliche Arbeitgebersteuern und gesetzliche Beiträge
🟡 Konzentration englischsprachiger Talente in großen urbanen Sektoren	🔴 Strenge Arbeitsgesetze, Kündigungsvorschriften und starres Tarifvertragsrecht (CCNL)

Italien verfügt über ein komplexes, arbeitnehmerfreundliches Arbeitsrechtssystem, das stark auf strenge Vorschriften, administrative Bürokratie und sektorenspezifische Tarifverträge (CCNLs) ausgerichtet ist. Bei der Einstellung italienischer Mitarbeitender stehen internationale Arbeitgeber vor Herausforderungen bei der Navigation durch die komplizierte Gesetzgebung, starre Regeln und erhebliche Arbeitgeberkosten. Der Hauptvorteil, in Italien einzustellen, besteht im Zugang zu einem hochqualifizierten Talentpool mit starken regionalen Unterschieden (insbesondere in bestimmten Branchen). Für die Einhaltung ist jedoch eine sorgfältig strukturierte Vergütung sowie eine genaue Zuordnung der Stellenebenen unerlässlich.

Einstellung ausländischer Staatsangehöriger in Italien

EU/EEA- und Schweizer Staatsangehörige können in Italien ohne Aufenthalt- oder Arbeitserlaubnis leben und arbeiten. Personen, die länger als drei Monate bleiben möchten, müssen sich innerhalb von 90 Tagen nach Ankunft bei ihrer örtlichen Kommune (Anagrafe) registrieren.

Nicht-EU-Staatsangehörige müssen eine gültige Arbeitserlaubnis vorlegen, bevor sie eingestellt werden können. Diese kann eine EU Blue Card, eine Arbeitserlaubnis (permesso di soggiorno), eine familienbasierte Aufenthaltserlaubnis, die Beschäftigung erlaubt, oder eine langfristige EU-Aufenthaltserlaubnis sein. Der Prozess kann je nach Typ zwischen 3 und 6 Monaten dauern. Bestehende gültige Arbeitserlaubnisse ermöglichen eine reibungslose Onboarding-Phase wie bei lokalen Mitarbeitenden. Innerhalb von acht Arbeitstagen nach Ankunft in Italien muss ein Antrag auf Aufenthaltserlaubnis gestellt werden.

Einhaltung der Vorgaben bei Einstellungen in Italien

Verträge und verpflichtende Onboarding-Daten

Verträge in Italien müssen auf Italienisch abgefasst sein; wenn sie zweisprachig sind, gilt die italienische Version im Falle eines Rechtsstreits. Verträge dürfen nicht rückwirkend sein und müssen vor dem Startdatum unterschrieben werden, da eine obligatorische Meldung (UNILAV) mindestens einen Tag vor Beginn eingereicht werden muss. Mit der Meldung erfolgt die automatische Registrierung bei INPS und INAIL.

Zusätzlich zum Vertrag (von Rivermate mindestens drei Tage vor dem Startdatum verlangt), sind ein gültiger Personalausweis und eine italienische Steuernummer (Codice Fiscale) zwingend erforderlich, da die Anmeldung ohne diese nicht abgeschlossen werden kann. Des Weiteren muss ein Steuerabzugsformular (Detrazioni Fiscali) ausgefüllt und unterschrieben werden, um etwaige Anspruchsberechtigungen auf Abzüge, wie für abhängige Familienmitglieder, anzugeben.

Außerdem ist während des Onboardings der Nachweis des Wohnsitzes erforderlich. Akzeptable Dokumente sind ein Wohnsitznachweis oder eine Eigen- erklärung. Zuletzt ist ein unterschriebenes GDPR-Formular notwendig, bevor die Gehaltsabrechnung erfolgen kann.

Probezeiten

Probezeiten müssen im Arbeitsvertrag vereinbart werden; die maximale Dauer variiert je nach Rollenstufe. Die maximale Probezeit ist auf sechs Monate festgelegt (für Quadro- und Level-1-Positionen). Alle anderen Stufen haben eine maximale Probezeit von 60 bzw. 45 Tagen. Kürzere Zeiten können vereinbart oder ganz wegfallen, wenn dies im Vertrag festgelegt ist. Eine Verlängerung ist nur möglich, falls Urlaub die Probezeit verlängert (z.B. Krankheitsurlaub oder Mutterschaftsurlaub), und Änderungen sind im Allgemeinen nicht zulässig.

Während der Probezeit können beide Parteien ohne Kündigungsfrist kündigen. Wenn die Probezeit ohne Kündigung endet, läuft das Arbeitsverhältnis automatisch weiter.

Kündigungen und Kündigungsfristen

Je nach Stufe und Beschäftigungsdauer gelten unterschiedliche Kündigungsfristen nach CCNL Commercio. Hier eine Übersicht:

KÜNDIGUNGSFRISTE DES ARGEbers
Beschäftigungsdauer	Quadro & Level 1	Level 2 und 3	Level 4 und 5
Bis 5 Jahre	60 Tage	30 Tage	20 Tage
5-10 Jahre	90 Tage	45 Tage	30 Tage
Mehr als 10 Jahre	120 Tage	60 Tage	45 Tage

KÜNDIGUNGSFRISTEN DES Mitarbeitenden
Beschäftigungsdauer	Quadro & Level 1	Level 2 und 3	Level 4 und 5
Bis 5 Jahre	45 Tage	20 Tage	15 Tage
5-10 Jahre	60 Tage	30 Tage	20 Tage
Mehr als 10 Jahre	90 Tage	45 Tage	30 Tage

In Italien sind einseitige Kündigungen nur aus begründeten gesetzlichen Gründen zulässig. Bei schwerwiegenden Verstößen des Mitarbeitenden ist eine fristlose Kündigung möglich. Weniger schwere Verstöße (uneingelastete Abwesenheit, schlechte Leistung, Verstoß gegen Richtlinien) erfordern eine rechtliche Kündigung. Eine dritte Form ist die Eliminierung der Stelle oder der Betriebsschließung. Arbeitgeber sollten vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine lokale Rechtsberatung einholen.

Abfindung

Der TFR (jährlich angespart, ca. 6,91 % des TFR-anspruchsberechtigten Gehalts, jährlich neu bewertet nach Verbraucherpreisindex) ist eine aufgeschobene Vergütung, die bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgezahlt wird, unabhängig vom Grund. Mitarbeitende können wählen, ihre TFR-Beträge auf Zusatzrentenfonds zu übertragen. Bei ungerechtfertigter Kündigung kann eine zusätzliche Abfindung anfallen.

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Quellen:
CCNL Commercio Mindestlöhne
CCNL Commercio Regeln und Grenzen
EUROSTAT Durchschnittslöhne
PwC Steuergesamtrechnung Italien
Fondo Est
INPS: Elternurlaub