Ein Wissensmanagementsystem (KMS) ist ein Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, ihr organisatorisches Wissen effektiv zu organisieren und zugänglich zu machen. Es zentralisiert das Unternehmenswissen in einer Wissensdatenbank, was einen einfachen Zugriff auf Informationen für Mitarbeiter und externe Stakeholder ermöglicht.
Arten von Wissensdatenbanken
Interne Wissensdatenbank: Enthält private oder vertrauliche Informationen, die nur für die Teammitglieder des Unternehmens zugänglich sind. Externe Wissensdatenbank: Beinhaltet Informationen, die Kunden, Klienten, Stakeholder oder die Allgemeinheit zugänglich sind.
Funktionen von Wissensmanagementsystemen
Wissensmanagementsysteme automatisieren den Prozess des Sammelns, Speicherns und Teilens von Wissen innerhalb einer Organisation. Sie erleichtern die Navigation durch große Informationsmengen, bieten leistungsstarke Suchfunktionen und ermöglichen Anpassungen sowie Automatisierung der Wartung.
Arten von Wissensmanagementsystemen
Enterprise-weite Wissensmanagementsysteme: Unterstützen unternehmensweite Bemühungen, Wissen zu sammeln, zu speichern, zu verteilen und anzuwenden. Sie umfassen oft Gruppen-Kollaborationstools, Portale, Suchwerkzeuge und Klassifikationstools. Knowledge Work Systems (KWS): Unterstützen die Erstellung neuen Wissens und dessen Integration in eine Organisation, häufig zugeschnitten auf spezifische Operationen wie Finanzanalyse. Intelligente Systeme: Nutzen künstliche Intelligenz, um komplexes stillschweigendes Wissen zu erfassen und zu bewahren, hauptsächlich in Wissenschaft, Medizin und Wirtschaft.
Alternative Wissensmanagement-Tools
Verschiedene Werkzeuge und Software, wie Dokumentenmanagementsysteme, Content-Management-Systeme, Datenbanken, Intranets und Wikis, dienen als alternative Wissensmanagementlösungen, abhängig von Unternehmensgröße, Budget und Bedarf.
Vorteile eines effektiven Wissensmanagementsystems
Verbesserte Kundenerfahrung: Ermöglicht proaktive Lösung von Kundenanfragen, was zu höherer Zufriedenheit führt. Reduzierte Supportkosten: Verringert das Volumen der Support-Tickets, sodass Teams sich auf komplexe Probleme konzentrieren können. Verbesserte Unternehmensleistung: Fördert Wissensaustausch, Zusammenarbeit und Innovation unter den Teammitgliedern. Verbesserte Datensicherheit: Bietet anpassbare Berechtigungssteuerung und erhöht die Sicherheit von Dokumenten. Vereinfachte Problemlösung: Zentralisiert das organisatorische Wissen, was einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen für die Problemlösung ermöglicht.