Formular I-9, oder das "Employment Eligibility Verification Form," ist ein entscheidendes Dokument, das in den Vereinigten Staaten verwendet wird, um die Identität und Beschäftigungsberechtigung von Personen zu überprüfen, die im Land beschäftigt werden. Durchgesetzt vom US Department of Homeland Security's US Citizenship and Immigration Services (USCIS), ist es unerlässlich, um die Einhaltung der Einwanderungsgesetze sicherzustellen und unbefugte Beschäftigung zu verhindern.
Abschluss des Formulars I-9
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Formular I-9 bei der Einstellung neuer Mitarbeiter auszufüllen, einschließlich US-Bürgern, nichtbürgerlichen Staatsangehörigen, rechtmäßigen Daueraufenthaltseigentümern und nichtbürgerlichen Personen, die zur Arbeit in den USA berechtigt sind. Das Formular umfasst zwei Abschnitte, wobei Abschnitt 1 vom Mitarbeiter ausgefüllt wird und die Abschnitte 2 und Supplement B vom Arbeitgeber. Letzterer muss detaillierte Anweisungen bereitstellen, um den Ausfüllprozess zu erleichtern.
Zeitplan und Aufbewahrungsanforderungen
Formular I-9 muss innerhalb der ersten drei Arbeitstage nach Beginn der Beschäftigung ausgefüllt werden. Zusätzlich müssen Arbeitgeber Formular I-9 für jeden aktuellen Mitarbeiter bis zum Kündigungsdatum oder drei Jahre nach Einstellung aufbewahren, je nachdem, was später ist. Diese Formulare unterliegen Inspektionen durch verschiedene Regierungsstellen, um die Einhaltung sicherzustellen.
Folgen bei Nichteinhaltung
Das Versäumnis, die I-9-Überprüfung korrekt durchzuführen, kann zu schweren Strafen führen, einschließlich Geldstrafen, Ausschluss von Regierungsaufträgen und strafrechtlichen Konsequenzen. Arbeitgeber sollten außerdem vermeiden, den I-9-Prozess für diskriminierende Praktiken basierend auf nationaler Herkunft, Staatsbürgerschaft oder Einwanderungsstatus zu verwenden, da dies zu rechtlichen Problemen führen kann.
Beste Praktiken und aktuelle Entwicklungen
Beste Praktiken bei der I-9-Überprüfung umfassen die Schulung von HR-Personal, die Durchführung interner Audits und die Nutzung elektronischer Systeme zur Verwaltung der Formulare. Um auf dem Laufenden zu bleiben, was Änderungen bei der I-9-Überprüfung betrifft, können Sie die offizielle USCIS-Website überwachen, Newsletter abonnieren und an HR-Compliance-Webinaren teilnehmen.
Aktuelle Updates und häufige Fehler
Aktuelle Updates für Formular I-9 umfassen die Ausgabe eines neuen Formulars und Änderungen an den Überprüfungsverfahren aufgrund der Pandemie. Häufige Fehler bei der I-9-Überprüfung sind Verspätungen bei der Formularausfüllung und Fehler bei der Dokumentenprüfung, die zu Nichteinhaltung und Strafen führen können.
I-9-Überprüfung für Employer of Record (EOR)
Die I-9-Überprüfung für Employer of Record (EOR) umfasst die Bestätigung oder Nevalidierung der Identität und Beschäftigungsberechtigung eines neu eingestellten Mitarbeiters. EORs stellen die Einhaltung sicher, indem sie Identitätsdokumente überprüfen und das I-9-Formular ausfüllen, wobei sie den aktualisierten Überprüfungsprozess einhalten.
Globale Einstellung und Auswirkungen auf Remote-Arbeit
Für Unternehmen, die innerhalb der USA einstellen, ist die I-9-Überprüfung entscheidend, unabhängig von ihrem Standort. Bei Remote-Arbeit kann der Überprüfungsprozess komplex sein, aber autorisierte Vertreter können die Einhaltung erleichtern, indem sie Dokumente physisch im Auftrag der Arbeitgeber überprüfen.