Sobald Sie anfangen, Menschen einzustellen, um Ihnen bei Ihrer Arbeitsbelastung zu helfen, stehen Sie vor Entscheidungen bezüglich ihrer Art der Beschäftigung. Sie könnten sich entscheiden, jemanden Vollzeit einzustellen. Manchmal ist ein Contractor möglicherweise die bessere Option.
Es ist wichtig, den Unterschied zwischen einem unabhängigen Contractor und einem Mitarbeiter zu verstehen. Dies wird beeinflussen, wie sie zu Ihrem Unternehmen beitragen können und wie Sie sie bezahlen. Sie müssen auch den Unterschied zwischen den Formularen 1099 und W-2 verstehen, um die Einhaltung der Vorschriften während der Steuerzeit zu gewährleisten.
Hier ist alles, was Sie über 1099-Contractors und W-2-Mitarbeiter wissen müssen. Lassen Sie uns die Vorteile jedes Einzelnen besprechen und was Sie beim Einstellen beider erwarten sollten.
Was ist der Unterschied zwischen einem unabhängigen Contractor und einem Mitarbeiter?
Es gibt mehrere Unterschiede zwischen einem Contractor und einem Mitarbeiter, die jeder Arbeitgeber kennen sollte.
Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, stellen Sie ihn in der Regel Vollzeit oder Teilzeit ein, und Sie können steuern, welche Arbeit er für Ihr Unternehmen verrichtet. Sie entscheiden, wann er arbeitet, woran er arbeitet und wie er die Aufgabe erledigt.
Auf der anderen Seite arbeiten unabhängige Contractors auf Vertragsbasis. Bei Contractors müssen Sie die Anforderungen im Voraus definieren und sich auf Fristen, Lieferungen und Preise einigen. Diese Zusammenarbeit kann etwas einschränkend sein und erfordert mehr Vorausplanung. Aber sobald der Vertrag endet, enden auch Ihre Verpflichtungen gegenüber dem Contractor.
Beide können Arbeiten für Ihr Unternehmen ausführen. Aber hier sind einige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten:
1. Grad der Autonomie
Wenn Sie jemanden Vollzeit einstellen, haben Sie die volle Freiheit, seine Arbeitsbelastung zu steuern. Sie können die Regeln festlegen, wann, wo und wie Ihr Mitarbeiter arbeitet. Ihr Mitarbeiter kann auch zusätzliche Verantwortlichkeiten übernehmen. Er folgt den Richtlinien des Unternehmens und Ihren Anweisungen bei der Ausführung der Arbeit.
Independent Contractors sind ihre eigenen Chefs. Ein unabhängiger Contractor legt seine eigenen Arbeitszeiten und Löhne fest. Im Gegensatz zu Mitarbeitern folgen sie meist einem Satz bewährter Praktiken für die Arbeit, anstatt Ihren Richtlinien zu entsprechen.
Independent Contractors berücksichtigen möglicherweise Ihre Präferenzen und Anforderungen oder auch nicht. Sie sind autonomer, wenn es um ihre Arbeitsbelastung geht. Wenn Sie mehr Kontrolle über die Arbeit haben möchten, könnte ein Mitarbeiter die bessere Wahl sein. Aber unabhängige Contractors erledigen die Aufgaben wahrscheinlich schnell und effizient. Sie benötigen auch keine oder nur wenig Überwachung.
2. Fachwissen
Der Hauptgrund, warum Arbeitgeber entscheiden, unabhängige Contractors einzustellen, ist, dass sie meist mit einem bestimmten Skillset kommen. Sie verfügen über eine Nischenkompetenz, die Ihr Unternehmen momentan benötigen könnte. Sie können darauf vertrauen, dass sie die Arbeit viel schneller erledigen, als wenn Sie einen Ihrer Mitarbeiter schulen müssten.
Independent Contractors arbeiten auch oft auf Need-to-Know-Basis, sodass Sie den detaillierten Onboarding-Prozess überspringen können. Kurz gesagt, Sie können auf unabhängige Contractors zählen, um die Arbeit viel schneller zu erledigen als ein regulärer Mitarbeiter.
3. Loyalität
Wenn Sie Mitarbeiter mit unabhängigen Contractors vergleichen, fällt die Loyalität als entscheidender Unterschied auf. Sie werden schnell feststellen, dass Contractors nicht das gleiche Loyalitätsgefühl gegenüber Ihrem Unternehmen haben wie Ihre Mitarbeiter.
Bei Mitarbeitern arbeiten Sie auf ein gemeinsames Ziel hin. Ein 1099-Contractor wird sich darauf konzentrieren, die Arbeit schnell und effizient zu erledigen und dafür bezahlt zu werden. Ein unabhängiger Contractor wird sich anstrengen, um seinen Teil der Arbeit abzuschließen. Aber er hat möglicherweise kein Interesse am größeren Gesamtbild Ihres Unternehmens.
Außerdem gibt es keine Regelung, die den Contractor daran hindert, gleichzeitig mit vielen Unternehmen zu arbeiten. Es sei denn, Sie unterschreiben eine NDA oder eine ähnliche Vereinbarung, kann der unabhängige Contractor die gesammelten Erfahrungen für andere Projekte nutzen.
Es gibt auch die Frage der IP-Rechte, die Sie ebenfalls im Voraus mit einem unabhängigen Contractor besprechen sollten. Bei einem Mitarbeiter gehören die Rechte am geistigen Eigentum automatisch dem Unternehmen. Das ist bei unabhängigen Contractors nicht der Fall.
4. Flexibilität
Ein weiterer großer Vorteil bei der Einstellung unabhängiger Contractors ist die Flexibilität. Sie können unabhängige Contractors für kurzfristige Jobs und Aufgaben einstellen. Sie können sich auf sie verlassen, wenn Aufgaben nur wenige Stunden in Anspruch nehmen, zum Beispiel. Oder wenn die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters nicht die kosteneffizienteste Lösung ist.
Manchmal handelt es sich um ein einmaliges Projekt, das Sie in Zukunft nicht benötigen. Die Einstellung unabhängiger Contractors kann auch eine gute Idee sein, wenn Sie spezielle Expertise benötigen.
Sobald Ihr Vertrag abgeschlossen ist, sind Sie nicht mehr an den Contractor gebunden. Es sei denn, Sie haben mehr Arbeit für sie, dann suchen sie möglicherweise nach anderen Projekten und Verträgen. Die Beendigung eines Vollzeitmitarbeiters ist ein viel komplexerer Prozess. Genau wie sie kein spezielles Onboarding benötigen, brauchen Sie auch kein Offboarding für unabhängige Contractors, unter anderem.
5. Preis
Unabhängige Contractors können je nach Art der Arbeit, für die Sie einstellen, kosteneffizienter sein. Wenn Sie Aufgaben gelegentlich abdecken müssen, könnte die Einstellung eines Contractors eine gute Option sein.
Da Sie keine Steuern und Sozialleistungen für einen Contractor zahlen müssen, erscheinen sie oft günstiger. Allerdings müssen Contractors diese selbst bezahlen. Daher ähneln ihre Stundenlöhne wahrscheinlich diesem Aufschlag im Vergleich zum Stundenlohn eines Mitarbeiters.
Wenn Sie sie nur gelegentlich benötigen, könnte die Einstellung als Mitarbeiter teurer sein. Aber wenn Sie sie häufig wieder einstellen, ist die Vollzeitbeschäftigung möglicherweise kosteneffizienter. Wenn Sie sie in Vollzeit einstellen und sie Ihrem Angebot zustimmen, spart Ihnen die Umwandlung in einen Mitarbeiter auf lange Sicht viel.
Was ist der Unterschied zwischen 1099 vs. W-2?
Jetzt, wo der Unterschied zwischen beiden klar ist, müssen Sie verstehen, wie die Steuerformulare am Jahresende passen. In Bezug auf 1099 vs. W-2 senden Sie als Unternehmen eines der beiden Formulare an Ihre Mitarbeiter oder Contractors.
Das W-2-Formular wird Ihren Mitarbeitern jedes Jahr bis Ende Januar zugesandt. Es enthält Informationen, die sie benötigen, um ihre Steuern einzureichen, wie Löhne und einbehaltene Steuern.
Das 1099-Formular, genauer gesagt 1099-NEC, wird an unabhängige Contractors gesendet. Als Unternehmen müssen Sie eine 1099-NEC an jeden Contractor schicken, dem Sie im Jahr 600 USD oder mehr gezahlt haben, bis Ende Januar.
Dazu sollten Sie Ihren Contractor zuerst bitten, Ihnen ein W-9-Formular zu schicken. Es enthält alle relevanten Informationen, die Sie benötigen, um die 1099-NEC auszufüllen und zu versenden. Der Contractor nutzt dann die Informationen aus dem 1099, um Einkommen und Ausgaben für sein Geschäft zu melden.
Klassifizierung von Mitarbeitern
Es ist wichtig, den Unterschied zwischen diesen Steuerformularen zu verstehen. Aber Sie müssen auch die Parameter im Blick haben, die unabhängige Contractors von Mitarbeitern unterscheiden.
Fehlerhafte Klassifizierung von Mitarbeitern kann eine ernsthafte Bedrohung für ein Unternehmen darstellen. Im Wesentlichen müssen Sie für Mitarbeiter Gehalt zahlen, Steuern einbehalten und gesetzliche Leistungen gewähren. Das gilt nicht für unabhängige Contractors, die im Gegenzug eine gewisse Freiheit haben, die für Mitarbeiter nicht gilt.
Das IRS hat eine strenge Reihe von Richtlinien, wie Sie Ihre Mitarbeiter klassifizieren. Einige der Kriterien sind aufgrund der wachsenden Gig Economy etwas verschwommen. Dennoch ist es wichtig, zu verstehen, wie Sie Ihre Mitarbeiter klassifizieren, um die Vorschriften einzuhalten.
Mehrere Faktoren spielen eine Rolle, um zu erkennen, ob jemand ein Mitarbeiter oder ein Contractor ist. Diese drehen sich um den Grad der Unabhängigkeit bei der Arbeit. Wenn jemand Vollzeit arbeitet und ein festes Gehalt monatlich oder wöchentlich erhält, ist er wahrscheinlich ein Mitarbeiter. Independent Contractors legen ihre Arbeitszeiten fest und werden nach Abschluss des Vertrags bezahlt.
Ein Mitarbeiter arbeitet typischerweise in einem Büro. Er nutzt die Ausrüstung des Unternehmens und folgt den Richtlinien des Unternehmens, anstatt einer universellen Reihe bewährter Praktiken. Seine tägliche Arbeitsbelastung kann variieren, und er kann zusätzliche Arbeit übernehmen.
Ein unabhängiger Contractor hat das Recht, zu wählen, wo er arbeitet, wie er die Aufgabe erledigt und welche Werkzeuge er verwenden oder an welchen Projekten er arbeiten möchte. Ob er mehr Arbeit annimmt, liegt bei ihm, und er wird wahrscheinlich für viele Unternehmen gleichzeitig arbeiten.
Was passiert, wenn ich einen Mitarbeiter falsch klassifiziert habe?
Wenn Sie feststellen, dass Ihr Contractor eher in Richtung W-2 als 1099 tendiert, sollten Sie mit ihm sprechen, um ihn als Mitarbeiter einzustellen. Es gibt viele Vorteile, einen Mitarbeiter zu haben, und es ist auf lange Sicht eine kosteneffizientere Lösung.
Fehlerhafte Klassifizierung eines Mitarbeiters kann zu ernsthaften Strafen und Gebühren führen. In der Regel muss der Arbeitgeber rückwirkend Sozialversicherungs- oder Rentenbeiträge zahlen. Der Arbeitgeber wird wahrscheinlich auch rückwirkende Leistungen, Gehalt, Überstunden und Urlaubsvergütungen zahlen müssen. Es können auch Strafen und Gebühren anfallen.
Einige Länder legen eine erhebliche persönliche Verantwortung auf Arbeitgeber, wenn sie einen Mitarbeiter falsch klassifizieren. Es kann dazu führen, dass die Geschäftsführer, die einen Mitarbeiter falsch klassifiziert haben, mit Geldstrafen belegt werden, und in manchen Ländern sogar mit Freiheitsstrafen.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Contractor ein Mitarbeiter ist, konsultieren Sie die IRS-Richtlinien oder Ihren global payroll provider. Sie geben Ihnen Einblick, der für Ihr Geschäft und Ihre aktuelle Situation relevant ist.
Beispiele für 1099 vs. W-2 Arbeiter
Es kann schwierig sein zu erkennen, ob Sie jemanden als Mitarbeiter oder Contractor einstellen sollten. Hier sind einige Beispiele aus der Praxis, um den Unterschied zu verdeutlichen.
Sie könnten jemanden als 1099 einstellen, wenn er:
-
Berater, die Ihr Unternehmen bei Projekten unterstützen, die ein klares Start- und Enddatum haben.
-
Webdesigner und Entwickler, die projektbasiert arbeiten.
-
Freiberufliche Autoren, die Sie pro Artikel und nicht pro Stunde bezahlen.
Aber Sie sollten all diese als W-2 Arbeiter einstellen, wenn:
-
Die Berater eher als Projektmanager denn als einmaliger Berater tätig sind.
-
Sie könnten entscheiden, Webdesigner in Vollzeit einzustellen, wenn Sie laufende Designs für Ihr Marketingteam benötigen. Oder wenn Sie Upgrades oder laufende Wartung an Ihrer Website oder App durchführen lassen möchten, sollten Sie Webentwickler als W-2 einstellen.
-
Wenn Sie möchten, dass Ihre Autoren regelmäßig festgelegte Arbeitszeiten haben.
Die Kosten von W-2 vs 1099
Es besteht ein verbreitetes Missverständnis, dass 1099-Contractors günstiger sind als die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters. Die Wahrheit ist, dass die Kosteneffizienz von Fall zu Fall unterschiedlich ist.
Meistens enden die Stundenlöhne für Contractor und Mitarbeiter ziemlich gleich. Geschäftsinhaber denken oft, dass Contractor günstiger sind, weil sie keine Steuern oder Renten- und Krankenversicherungen abführen müssen.
Allerdings zahlen Contractors diese Leistungen selbst. Daher werden ihre Stundenlöhne wahrscheinlich diesen Aufschlag widerspiegeln, verglichen mit dem Stundenlohn eines Mitarbeiters.
Wenn Sie sie nur gelegentlich benötigen, ist die Einstellung als Mitarbeiter teurer. Aber wenn Sie sie häufig wieder einstellen, ist die Vollzeitbeschäftigung möglicherweise kosteneffizienter. Wenn Sie sie in Vollzeit einstellen und sie Ihrem Angebot zustimmen, sparen Sie auf lange Sicht viel, wenn Sie sie in einen Mitarbeiter umwandeln.
Sollte man einen W-2 oder 1099 einstellen?
Ob Sie einen Mitarbeiter oder einen Contractor einstellen sollten, hängt von den aktuellen und langfristigen Geschäftsbedürfnissen ab. Beide haben Vor- und Nachteile, die Sie realistisch bewerten sollten, bevor Sie einstellen.
Die Einstellung eines Contractors kann eine schnelle und kosteneffiziente Lösung sein, wenn Sie jemanden für gelegentliche Arbeiten benötigen. Sie verfügen oft über nischenbezogenes Fachwissen und können schnell mit Projekten beginnen, da kein langwieriges Onboarding notwendig ist.
Wenn Sie jedoch häufig auf Ihren Contractor angewiesen sind, könnte es sinnvoll sein, ihn in einen Mitarbeiter umzuwandeln. Sie könnten Interesse daran zeigen, ein dauerhaftes Teammitglied zu werden, was ein weiterer Grund ist, ihn in einen Mitarbeiter umzuwandeln.
Ist es besser, ein W-2 oder 1099 zu sein?
Ob Sie ein 1099-Contractor oder eine Anstellung als W-2 anstreben, hängt von Ihren persönlichen Präferenzen ab.
Als unabhängiger Contractor sind Sie Ihr eigener Chef. Wahrscheinlich müssen Sie eine Solo-Gewerbeanmeldung vornehmen und Ihre Leistungen sowie Steuern selbst abführen. Als Mitarbeiter können Sie darauf vertrauen, dass Ihr Arbeitgeber Gehalt und Leistungen bereitstellt.
Als 1099-Contractor haben Sie mehr Freiheit bei der Wahl, für wen, wie und wann Sie arbeiten. Ein Contractor kann gleichzeitig mehrere Arbeitgeber haben. Sie benötigen gute Organisationsfähigkeiten, um Zeit und Geld bei mehreren Projekten zu verwalten.
Als W-2-Mitarbeiter haben Sie Anspruch auf bestimmte Leistungen. Dazu gehören gesetzliche Leistungen sowie Renten, Gesundheitsversorgung und andere Vorteile.
Als unabhängiger Contractor müssen Sie Wege finden, einige dieser Leistungen auszugleichen. Sie müssen potenzielle Urlaubs- und Krankentage in Ihren Stundenlohn einkalkulieren. Außerdem müssen Sie Systeme finden, um neue Kunden zu akquirieren und Rechnungen sowie Finanzen zu verwalten. Als Contractor müssen Sie Anpassungen vornehmen, um die Dinge zu regeln, um die sich Mitarbeiter nicht kümmern müssen.
Wenn Sie mehr Unabhängigkeit in Ihrer Arbeit wünschen, könnte die Arbeit als 1099-Contractor gut zu Ihnen passen. Wenn Sie den Komfort eines festen Gehalts und entsprechender Leistungen bevorzugen, ist ein W-2-Mitarbeiter wahrscheinlich die bessere Wahl.
FAQ:
Ist es besser, 1099 oder W-2 bezahlt zu werden?
Das hängt von Ihrer Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung ab. Als Contractor unter 1099 sind Sie verantwortlich, 100 % der Medicare- und Sozialversicherungssteuern vierteljährlich zu zahlen. Als W-2-Mitarbeiter müssen Sie 50 % dieser Steuern zahlen, während der Rest vom Arbeitgeber einbehalten wird.
Sowohl unabhängige Contractors als auch Mitarbeiter müssen Einkommensteuer zahlen, wobei der Steuersatz je nach Steuerklasse variiert.
Warum wurde mir ein 1099 ausgestellt, anstatt eines W-2?
Wenn Ihnen ein 1099 ausgestellt wurde, anstatt eines W-2, bedeutet das, dass Ihr Arbeitgeber Sie als Contractor klassifiziert hat. Sie sollten sich mit den finanziellen und rechtlichen Unterschieden zwischen 1099 und W-2 vertraut machen. Als Contractor müssen Sie Ihre Steuern selbst zahlen, inklusive der Selbstständigensteuer. Konsultieren Sie Ihren Steuerberater, um zu verstehen, was dieser Unterschied für Sie bedeutet.
Wird 1099 weniger besteuert?
Independent Contractors werden im Allgemeinen stärker besteuert als Mitarbeiter, da kein Arbeitgeber die Hälfte der Steuern übernimmt. Für Mitarbeiter werden automatisch 7,65 % ihres Einkommens für Steuern zur Deckung von Sozialversicherung und Medicare einbehalten. Der Arbeitgeber trägt den gleichen Anteil bei.
Da der Contractor sowohl Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmer ist, fällt die gesamte Steuerlast auf ihn. Das bedeutet, er muss beide Hälften zahlen, was fast 15,3 % seines Einkommens entspricht.
