Gestaltung eines reibungslosen Onboardings für Remote-Mitarbeiter (Ausgabe 2025)

Wichtige Erkenntnisse:

• 1. Ein großartiges Onboarding-Erlebnis kann Ihren Mitarbeitern helfen, sich mit ihrem Team und Arbeitsplatz verbunden zu fühlen. Es kann auch ihre Produktivität und Engagement steigern. Schließlich wird es ihnen helfen, ihre Rolle im Unternehmen und in der Kultur schneller zu verstehen.
• 2. Vorbereitung ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Onboarding-Erlebnis. Es geht über die bloße Einrichtung von Konten für Ihre Mitarbeiter hinaus. Sie sollten Ihr Team, interne Dokumente und alle anderen Aspekte Ihrer täglichen Abläufe vorbereiten.
• 3. Stellen Sie sicher, dass das Onboarding nicht am ersten Arbeitstag Ihrer Mitarbeiter endet. Planen Sie regelmäßige Check-in-Meetings. Ermutigen Sie Teammitglieder, regelmäßig mit dem neuen Mitarbeiter zusammenzuarbeiten.

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist einer der wichtigsten Aspekte, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter einen schnellen Start hinlegt. Allerdings kann die virtuelle Einstellung von Recruitment und Onboarding schwierig sein, da Manager und HR-Personal nicht am selben Ort wie der neue Mitarbeiter sind.

Als Arbeitgeber sollten Sie ein hervorragendes Onboarding-Erlebnis schaffen. Die Alternative kann langfristige negative Auswirkungen haben. Onboarding ist viel mehr als nur den Zugang zu relevanter Software zu ermöglichen und zu wissen, wo die täglichen Aufgaben zu finden sind.

Hier sind die Vorteile, die ein gutes Onboarding-Erlebnis für Ihr Team bringen kann.

Was sind die Vorteile eines guten Onboarding-Prozesses?

Die wichtigsten Vorteile eines guten Onboarding-Erlebnisses sind eine bessere Mitarbeiterbindung, Produktivität und zielgerichtete Arbeit. Hier sind die Vorteile:

1. Frühes Wohlbefinden stärkt Selbstvertrauen und Motivation

Ein schneller Start ist entscheidend. Wenn ein neuer Mitarbeiter hinzukommt, muss er sich willkommen und wohl im Team fühlen. Das Gefühl, willkommen zu sein, kann ihn begeisterter und motivierter machen, Teil des größeren Ganzen zu sein.

Manager können helfen, indem sie Videoanrufe planen, um den neuen Mitarbeiter den Teammitgliedern und anderen Kollegen vorzustellen. Das macht den neuen Mitarbeiter von Anfang an integriert und als Teil der Gruppe fühlbar.

2. Gute Beziehungen frühzeitig fördern

Es ist wichtig, sofort eine Grundlage für starke Beziehungen im gesamten Unternehmen zu schaffen. Starke Beziehungen sind einer der wichtigsten Aspekte eines guten Arbeitsumfelds. Wenn sich neue Mitarbeiter mit ihren Kollegen verbunden fühlen, arbeiten sie wahrscheinlich besser zusammen und sind produktiver.

Virtuelles Onboarding sollte Aktivitäten umfassen, die neuen Mitarbeitenden helfen, Menschen nicht nur aus ihrem Team, sondern auch aus anderen Abteilungen kennenzulernen und mit ihnen zu interagieren. Das kann durch virtuelle Kaffeepausen, Teambuilding-Übungen oder sogar gemeinsame Projekte erfolgen.

3. Verständnis für die Unternehmenskultur kann helfen, dass sich Mitarbeitende einfügen

Das Verständnis der Unternehmenskultur und wie die Arbeit erledigt wird, kann für neue Mitarbeitende wesentlich sein. Unternehmenskultur umfasst die Werte, Überzeugungen und Verhaltensweisen, die das Arbeitsumfeld prägen. Neue Mitarbeitende müssen dies schnell erfassen, um sich nahtlos ins Team zu integrieren.

Während des Onboardings sollten Ihre Manager Beispiele und Erfahrungen teilen, die die Unternehmenskultur widerspiegeln. Das hilft neuen Mitarbeitenden zu verstehen, was von ihnen erwartet wird und wie sie sich einfügen können.

4. Klare Erwartungen setzen

Klare Erwartungen sind der Schlüssel, um die Arbeit des Einzelnen mit der Mission des Unternehmens zu verbinden. Wenn Mitarbeitende ihre Rolle und deren Beitrag zum großen Ganzen verstehen, fühlen sie sich sinnstiftender und motivierter. Klare Erwartungen helfen auch, Verwirrung und Fehler zu vermeiden.

Manager sollten ausführliche Gespräche mit neuen Mitarbeitenden über ihre Aufgaben und darüber führen, wie ihre Arbeit zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Das zeigt den neuen Mitarbeitenden den Wert ihrer Arbeit und hält sie motiviert.

Wie schafft man ein nahtloses Onboarding-Erlebnis für Ihre remote Mitarbeitenden?

Beim Onboarding ist die Vorbereitung die halbe Miete. Hier sind einige wichtige Aspekte, die Sie vor dem ersten Tag Ihrer neuen Mitarbeitenden berücksichtigen und vorbereiten sollten.

1. Das alte Team vorbereiten

Die Vorbereitung Ihres Teams auf einen neuen remote Mitarbeitenden ist der erste Schritt. Sie schafft ein Gefühl der Zugehörigkeit und Teamarbeit. Obwohl der neue Mitarbeitende nicht physisch neben dem Team arbeitet, sollte er sich von Anfang an als Teil der Gruppe fühlen.

Wenn Sie sich entscheiden, einen neuen remote Mitarbeitenden einzustellen und ein Startdatum festlegen, teilen Sie diese Information mit Ihrem Team. Informieren Sie sie über den neuen Kollegen, seine Aufgabe und wann er beginnt.

Stellen Sie sicher, dass Ihre bestehenden Teammitglieder verstehen, wie wichtig es ist, für den neuen Mitarbeitenden erreichbar zu sein. Diese Unterstützung ist entscheidend, damit sich der neue Mitarbeitende wohl fühlt, Fragen zu stellen und Hilfe zu suchen. Diese Vorbereitung hilft den aktuellen Teammitgliedern, hervorragende Gastgeber für die neuen Mitarbeitenden zu sein.

2. Entscheiden, wer der Hauptmentor sein wird

Weisen Sie einem aktuellen Teammitglied die Rolle des Buddys oder Mentors des neuen Mitarbeitenden zu. Diese Person wird die Anlaufstelle für Fragen und Unterstützung sein, damit sich der neue Mitarbeitende nicht verloren fühlt oder unsicher ist, wohin er sich wenden kann.

Diese Person agiert als informeller Mentor. Es sollte eine separate Person vom Manager des neuen Mitarbeitenden sein. Das erleichtert es dem neuen Mitarbeitenden, Fragen zu stellen, ohne sich unwohl zu fühlen.

Die Person, die Sie zuweisen, sollte vor dem ersten Tag des neuen Mitarbeitenden Kontakt aufnehmen, um eine Verbindung herzustellen und Unterstützung anzubieten. Das stellt sicher, dass der neue Mitarbeitende weiß, dass er jemanden hat, an den er sich bei Anliegen wenden kann.

3. Die Technologie vorbereiten

Die Vorbereitung aller notwendigen technischen Geräte vor dem Start des neuen Mitarbeitenden ist ein weiterer wichtiger Aspekt des Onboardings. Remote Mitarbeitende sind stark auf die richtigen Tools und Systemzugänge angewiesen, daher ist es entscheidend, alles im Voraus einzurichten.

Organisieren Sie die Lieferung der erforderlichen Ausrüstung an den neuen Mitarbeitenden vor seinem ersten Tag. Manche Unternehmen schicken ein Willkommenspaket mit Markenartikeln und einer persönlichen Notiz, um den neuen Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, Teil des Teams zu sein.

Zusätzlich kann die Einrichtung aller notwendigen Technologien im Voraus den neuen Mitarbeitenden das Gefühl geben, besser vorbereitet zu sein. Vereinbaren Sie eine Sitzung mit der IT, um die Video-Konferenz- und Kommunikationstools des Unternehmens durchzugehen. Falls sie Zugang zu speziellen Systemen benötigen, geben Sie klare Anweisungen, wie dieser Zugang zu erhalten ist.

4. Das Wissensdatenbank vorbereiten

Eine umfassende Wissensdatenbank ist essenziell, um neuen Mitarbeitenden bei der Informationssuche zu helfen. Diese Online-Ressource sollte Anleitungen, FAQs und Schritt-für-Schritt-Anweisungen enthalten. Diese sollten Unternehmensprozesse, Tools und Systeme erklären.

Eine gut organisierte Wissensdatenbank ermöglicht es neuen Mitarbeitenden, Probleme eigenständig zu lösen. Sie hilft ihnen auch, in ihrem eigenen Tempo zu lernen, was besonders in einer Remote-Umgebung nützlich ist, in der sofortige Unterstützung nicht immer verfügbar ist.

5. Den Onboarding-Fahrplan erstellen

Einige Unternehmen erstellen auch einen Plan für Manager, Mentoren und neue Mitarbeitende, der innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens abgeschlossen werden soll. Der Plan dient als Onboarding-Fahrplan für neue Mitarbeitende. Dieser umfasst wichtige Schulungen, Stellenbeschreibungen und bedeutende Meilensteine. Ein strukturierter Plan, der aufzeigt, was der neue Mitarbeitende erwarten kann, ist sehr hilfreich für remote Mitarbeitende.

Das kann bedeuten, Meilensteine nach 30, 60 und 90 Tagen zu setzen oder einen individuellen Onboarding-Plan für jeden Mitarbeitenden zu erstellen. Die ersten Monate zu planen hilft den neuen Mitarbeitenden, ihre Rollen und Erwartungen zu verstehen.

6. Methoden vorbereiten, um die Unternehmenskultur neuen Mitarbeitenden zu erklären

Das Verständnis der Unternehmenskultur und wie die Arbeit erledigt wird, ist für neue Mitarbeitende entscheidend. Verbringen Sie zusätzliche Zeit damit, die Werte, Normen und Erwartungen des Unternehmens zu besprechen, da diese in einer virtuellen Umgebung weniger offensichtlich sein könnten.

Stellen Sie sicher, unausgesprochene Annahmen zu kommunizieren. Dazu gehören Annahmen über den Ton, Dresscode und die Etikette bei virtuellen Meetings. Die Zuweisung eines Culture Buddys kann neuen Mitarbeitenden auch helfen, die Unternehmenskultur besser zu navigieren. Sie können Einblicke und Feedback zu ihren Interaktionen geben.

7. Kontinuierlich an Beziehungsaufbau arbeiten

Der Aufbau starker Beziehungen im gesamten Unternehmen ist ein weiterer entscheidender Aspekt des virtuellen Onboardings. In einer Remote-Umgebung können Sie sich nicht auf spontane Begegnungen verlassen, daher ist proaktives Handeln wichtig.

Vereinbaren Sie eine Mischung aus formellen und informellen Treffen zwischen dem neuen Mitarbeitenden und seinen Kollegen. Dazu gehören sowohl Gespräche über Aufgaben als auch lockere Teambuilding-Aktivitäten, um Beziehungen aufzubauen. Ermutigen Sie neue Mitarbeitende, an Teammeetings und Gruppendiskussionen teilzunehmen.

Ein starkes virtuelles Onboarding umfasst viel mehr als nur logistische Arrangements. Es geht darum, neue Mitarbeitende willkommen zu heißen, ihnen beim Aufbau von Beziehungen zu helfen, die Unternehmenskultur zu verstehen und klare Erwartungen zu setzen. Diese Elemente sorgen dafür, dass neue Mitarbeitende selbstbewusst, verbunden und bereit sind, zum Erfolg der Organisation beizutragen.

FAQ:

Was ist der virtuelle Onboarding-Prozess?

Der virtuelle Onboarding-Prozess ist eine Methode, um neue Mitarbeitende mithilfe von Online-Tools und Ressourcen in ein Unternehmen einzuführen. Er umfasst virtuelle Meetings, Schulungen und das Teilen wichtiger Unternehmensinformationen.

Wie kann man einen nahtlosen Onboarding-Prozess für remote Mitarbeitende sicherstellen?

Um einen reibungslosen Onboarding-Prozess zu gewährleisten, stellen Sie sicher, dass sie alle notwendigen Geräte und Systemzugänge vor ihrem Start haben. Geben Sie klare Anweisungen, weisen Sie einen Mentor zu und planen Sie regelmäßige Check-ins, um Fragen zu klären.

Wie lange dauert das Online-Onboarding?

Das Online-Onboarding dauert in der Regel einige Wochen, kann aber je nach Unternehmensplan variieren. Einige Unternehmen haben strukturierte Programme, die 30, 60 oder 90 Tage dauern, um neuen Mitarbeitenden den vollständigen Einstieg zu erleichtern.