EOR-Dienste: Einfaches Gehaltsabrechnung und Beschäftigungsmanagement

Als Geschäftsinhaber wissen Sie, wie wichtig es ist, die richtigen Talente in Ihrem Team zu haben. Allerdings haben Sie wahrscheinlich schon einige Frustrationen erlebt, wenn es darum ging, die besten Talente aus dem Ausland zu rekrutieren.

Das Management mehrerer Währungen, Arbeitsgesetze und anderer Komplexitäten, die mit einem globalen Team verbunden sind, kann stressig sein. Die Organisation unabhängiger Contractors und Freelancers bringt eigene Herausforderungen mit sich. Die Gründung einer Präsenz in jedem Land, in dem Sie einstellen möchten, ist eine beträchtliche Investition. Sie müssen auch Personal einstellen, das Sie bei administrativen Aufgaben unterstützt.

Ein guter Employer of Record (EOR) Dienst kann Ihnen bei den meisten dieser Probleme helfen. Mit einem guten EOR können Sie Menschen weltweit einstellen, ohne in deren Ländern vertreten sein zu müssen. Außerdem können Sie die Gehaltsabrechnung, rechtliche Compliance und HR-bezogene Dienstleistungen an Ihren EOR outsourcen.

Durch einen zuverlässigen EOR können Sie sich darauf freuen, großartige Talente in Ihrem Team zu haben. Sie müssen keine Zeit und Mühe in administrative Aufgaben investieren, die mit der Einstellung globaler Arbeitnehmer verbunden sind.

Was ist ein Employer of Record?

Ein Employer of Record ist eine Organisation, die legal Arbeitnehmer in den jeweiligen Ländern einstellt. Der Mitarbeiter arbeitet für Ihr Unternehmen, und Sie sind für seine täglichen Aufgaben und Aktivitäten verantwortlich.

Ein EOR dient als Arbeitgeber „auf Papiere“. Er ist verantwortlich für die Verwaltung und die Arbeitgeberpflichten gegenüber Ihrem neuen Mitarbeiter. Der Employer of Record verfügt in der Regel über Entities in den Ländern, die sie abdecken. Sie können Talente einstellen, die Lohnabrechnung verwalten und gesetzliche Sozialleistungen bereitstellen.

Da Sie sich nicht mit den Komplexitäten einer Präsenzgründung in einem neuen Land auseinandersetzen müssen, ist der Einstellungsprozess schnell, unabhängig davon, aus welchem Land Ihr neuer Mitarbeiter stammt. Sie müssen sich auch keine Sorgen um Compliance, Gehaltsabrechnung in verschiedenen Währungen oder andere Unterschiede machen.

Welche Dienstleistungen bietet ein EOR an?

Wenn Sie sich entscheiden, auf einen EOR-Service zu vertrauen, um Ihre neuen Mitarbeiter einzustellen, können Sie darauf zählen, dass dieser alle Aspekte im Hinblick auf Steuer- und rechtliche Compliance übernimmt.

Ihr Employer of Record wird alle Dokumentationen vorbereiten und erstellen, sodass die Einstellung des Mitarbeiters legal erfolgt. Dazu gehört das Verfassen von Verträgen, die den lokalen Gesetzen entsprechen, sowie das Handling der Lohnabrechnung der Mitarbeiter. Der EOR wird auch Verlängerungen und Kündigungen für Ihre globalen Mitarbeiter regeln.

Je nach Anbieter können Sie auch darauf vertrauen, dass der EOR:

1. Die Gehaltsabrechnung bearbeitet und finanziert,

2. Arbeitszeitnachweise sammelt und verarbeitet,

3. Steuern einbehaltet und anmeldet,

4. Formular W2 fristgerecht ausstellt,

5. Unfallversicherung und Arbeitslosenversicherung verwaltet,

Ihr Employer of Record kann Ihnen auch bei der Vervollständigung und Archivierung von Formularen wie I-9 oder deren Äquivalent im Land, in dem Ihr Mitarbeiter arbeitet, helfen. Möglicherweise bietet er auch Unterstützung bei Versicherungen und bei der Einhaltung von E-Verify oder deren Äquivalent an.

Einige Employer of Record-Dienste werden Ihnen zudem beim Onboarding Ihres neuen Mitarbeiters helfen. Sie könnten Hintergrundüberprüfungen und Prüfungen der neuen Mitarbeiter anbieten. Sie können auch bei der Verwaltung Ihrer globalen Mitarbeiter unterstützen und Ihnen ein zentrales System zur Bearbeitung ihrer Anfragen bereitstellen.

Sie können auch auf Ihren Employer of Record zählen, um sowohl gesetzliche als auch zusätzliche Leistungen zu bieten. Die Möglichkeit, diese unabhängig vom Wohnsitzland anzubieten, hilft Ihnen, Top-Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen und zu halten.

Was sind die Vorteile der Einstellung eines EOR?

Seine Unterstützung bei der Bereitstellung der Mittel, um großartige Talente weltweit zu gewinnen und zu binden, ist nur einer der vielen Vorteile eines EOR.

Der wichtigste Vorteil für viele Unternehmen ist die Geschwindigkeit. Das Aufbauen einer Präsenz in dem Land, aus dem Sie einstellen möchten, ist sehr zeitaufwendig. Es kann Wochen oder Monate dauern, je nach Land. Das ist möglicherweise nicht ideal für ein Unternehmen, das schnell Talente einstellen und onboarden möchte.

Eine Präsenzgründung erfordert zudem eine erhebliche Vorabinvestition. In manchen Ländern kostet die Gründung eines Unternehmens nur ca. 100 $, in anderen kann sie sich auf Zehntausende von Dollar belaufen. Sie wollen die rechtliche Konformität sicherstellen, weshalb Sie wahrscheinlich in rechtliche Fachkenntnisse und HR-Profis investieren müssen, um die Gehaltsabrechnung im Land zu verwalten.

Mit einem EOR können Sie Mitarbeiter gegen eine feste monatliche Gebühr einstellen und müssen sich nie um lokale Gesetze und Vorschriften sorgen. Das Nicht-Verantwortlich-Sein für die Einhaltung der Vorschriften könnte der größte Vorteil sein.

Wenn Sie einen EOR beauftragen, outsourcen Sie alle rechtlichen und administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Ihrem Mitarbeiter. Da der EOR der rechtliche Arbeitgeber ist, sind Sie auch vor etwaigen Haftungen im Zusammenhang mit Ihren neuen Mitarbeitern geschützt.

Es liegt in der Verantwortung des EOR, die Einhaltung der lokalen Vorschriften stets zu gewährleisten und bei Gesetzesänderungen nachzupassen. Kurz gesagt, der Hauptvorteil eines zuverlässigen EOR-Partners ist, dass Sie großartige Talente global einstellen und von ihrem Beitrag profitieren können, ohne sich um all die belastenden Verantwortlichkeiten kümmern zu müssen.

Wann sollten Sie einen EOR einstellen?

Ein EOR könnte eine gute Option für Ihr Unternehmen sein, wenn Sie großartige Talente suchen, die Sie lokal nicht finden können. Er kann bei der Outsourcing komplexer HR-Aufgaben helfen und Ihnen die Geschwindigkeit geben, die Sie für den Eintritt in neue Märkte benötigen.

Bei der Einstellung globaler Talente

Globale Talente verschaffen Ihrem Unternehmen den Wettbewerbsvorteil, den es braucht, um zu gedeihen.

Allerdings sind nicht viele Arbeitnehmer bereit, für Arbeit umzuziehen, vor allem wenn Remote-Arbeit eine beliebte Alternative ist. Nur 1,6 % aller Amerikaner sind im ersten Quartal 2023 umgezogen, um zu arbeiten. Freelancer und unabhängige Contractors bringen eigene Risiken mit sich. Wenn Sie also die besten Kandidaten aus einem anderen Land als Mitarbeiter einstellen möchten, ist ein EOR die richtige Lösung.

Wenn die globale Gehaltsabrechnung unüberschaubar wird

Sie können auch auf einen EOR vertrauen, um die globale Gehaltsabrechnung für Ihr neues globales Team auszulagern. Ein erfahrenes Team, das die Gehaltsabrechnung, die Einhaltung der Vorschriften und alle relevanten Aufgaben übernimmt, stellt sicher, dass Sie Ihren gesetzlichen Verpflichtungen gegenüber Ihren neuen Mitarbeitern nachkommen. Gleichzeitig gewinnen Sie Zeit, um sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts und die Verbesserung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung zu konzentrieren.

Wenn Sie schnell neue Märkte testen oder erschließen müssen

Das Outsourcen eines Markteintritts durch einen EOR kann auch vorteilhaft sein, wenn Sie neue Märkte testen möchten. Manchmal macht eine vollständige Expansion finanziell keinen Sinn. Die Einstellung eines kleinen Teams über ein Employer of Record, um zu testen, ob eine Expansion erfolgreich sein wird, kann jedoch eine gute Strategie sein.

Wenn der Markt vielversprechend ist, können Sie auf einen EOR setzen, um ihn weiter auszubauen oder bei Nicht-Erfolg wieder zu verkleinern. Da Sie keine Präsenz aufbauen oder diese wieder auflösen müssen, können Sie dies mit einem EOR schnell tun. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn die Gelegenheit nur für eine begrenzte Zeit besteht.

Alternativen zum EOR

Natürlich ist das Outsourcing an einen EOR nicht für jedes Unternehmen die richtige Wahl. Nicht alle profitieren von dieser Art der Dauerbeschäftigung; für manche könnten Freelancer oder unabhängige Contractors die bessere Lösung sein. Auch das Outsourcing an Agenturen oder Partnerschaften mit anderen Unternehmen ist manchmal eine bessere Option.

Warum sollte ich einen EOR anstelle von einzelnen Freelancern einstellen?

Die Einstellung eines unabhängigen Contractors hat Vor- und Nachteile. Sie verfügen über spezifisches Fachwissen, von dem Ihr Unternehmen profitieren kann. Kurzfristig sind sie oft eine günstigere Alternative, als dauerhaft mit einem EOR jemanden zu beschäftigen.

Allerdings unterscheiden sich unabhängige Contractors und Angestellte erheblich. Contractors legen ihre Arbeitszeiten und Aufgaben selbst fest. Sie bestimmen auch, wie die Arbeit erledigt wird. Sie können von ihnen kein zusätzliches Engagement außerhalb ihres Vertrags erwarten oder eine gleiche Loyalität gegenüber Ihrem Unternehmen wie bei Angestellten.

Der wichtigste Punkt bei der Einstellung von Contractors ist die falsche Einstufung als Arbeitnehmer. Jedes Land hat eigene Regeln, was die Klassifizierung einer Person als unabhängiger Contractor betrifft.

Sie können sich mit Ihrem Contractor darüber einigen, wann und wie er die Arbeit ausführt. Wichtig ist jedoch, dass Ihr Unternehmen die relevanten Vorschriften einhält. Sie wollen Penalties wegen falscher Einstufung vermeiden.

Sollte ich einen EOR oder einen PEO einstellen?

Für manche Unternehmen kann die Zusammenarbeit mit einer PEO anstelle eines EOR die bessere Lösung sein. Wenn Sie HR-Aufgaben an ein anderes Unternehmen outsourcen möchten, sollten Sie eine Professional Employer Organization (PEO) in Betracht ziehen.

Obwohl sowohl EOR als auch PEO eine ähnliche Bandbreite an HR-Dienstleistungen anbieten, gibt es zwei wesentliche Unterschiede. Für eine Partnerschaft mit einer PEO müssen Sie in dem Land, in dem die PEO tätig ist, eine Präsenz aufbauen. Sobald Sie das getan haben, können Sie die PEO nutzen, um HR-Aufgaben für Ihr Team in diesem Land auszulagern.

Eine PEO stellt sicher, dass Ihr lokales Team konform arbeitet und die Gehaltsabrechnung reibungslos läuft. Sie ist meist besser geeignet für Unternehmen mit größeren Teams in einem bestimmten Land. Für Teams bis zu etwa zehn Mitarbeitern kann eine Cost-Effective Lösung durch eine PEO sinnvoll sein. Für größere Teams kann die eigene Präsenzgründung und das Outsourcing an eine PEO wirtschaftlicher sein.

Wichtig zu wissen ist, dass eine PEO keine volle Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften übernimmt wie ein EOR. Durch die Partnerschaft teilen Sie die Verantwortlichkeit, falls etwas schiefgeht.

EOR vs Personalvermittlung (Staffing Agency)

Ein Employer of Record wird häufig mit einer Personalvermittlung (Staffing Agency) verwechselt. Da beide mit Mitarbeitern arbeiten, ist das verständlich. Manche EORs bieten sogar die Suche nach den passenden Mitarbeitenden als Service an.

Der wesentliche Unterschied liegt darin, welcher Teil des Einstellungsprozesses profitieren kann.

Eine Staffing Agency ist die ideale Lösung, wenn Sie Mitarbeiter suchen, lokal oder global. Sie übernimmt die komplette Beschaffung des passenden Talents. Dazu gehören die Gestaltung des Stellenangebots, das Sichten und Überprüfen von Lebensläufen, Interviews und Gehaltsverhandlungen.

Diese Agenturen erheben in der Regel eine Gebühr für jeden Erfolg. Sobald der Kandidat die Stelle antritt, endet die Zusammenarbeit. Manche bieten auch Zusatzleistungen wie Onboarding oder Schulungen an.

Nach Annahme eines Jobs durch den Mitarbeiter können Sie sich auf einen EOR verlassen, um ihn rechtlich im Land seines Wohnsitzes anzustellen.

Der EOR erstellt Verträge, die rechtlich bindend und gesetzeskonform sind. Er kümmert sich um die Gehaltsabrechnung und alle Benefits.

Wie prüfe ich EOR-Dienstleister?

Wenn Sie zum ersten Mal einen EOR beauftragen, ist es schwierig, im Voraus zu beurteilen, ob er zu Ihrem Unternehmen passt. Es ist schwer, die Expertise zu bewerten, wenn Sie nicht wissen, was Sie erwarten sollten.

Der erste Schritt bei der Auswahl eines EOR ist, den aktuellen Stand Ihres Unternehmens sowie Ihre kurz- und langfristigen Ziele zu analysieren. Überlegen Sie, bei welchen Aspekten Ihnen ein EOR helfen kann und was Ihre Prioritäten sind.

Beispielsweise kann es für Sie am wichtigsten sein, die Gehaltsabrechnung an einen Dienstleister auszulagern. Oder Sie benötigen schnell ein globales Support-Team, um den Launch Ihres neuen Produkts oder Dienstleistung in verschiedenen Ländern, Zeitzonen und Sprachen zu begleiten. Natürlich spielt auch Ihr Budget eine Rolle.

Diese Fragen helfen Ihnen, Parameter festzulegen, anhand derer Sie Anbieter prüfen. Achten Sie außerdem darauf, dass der Anbieter seriös ist, da Sie ihm Zugang zu sensiblen Daten gewähren müssen, um die Gehaltsabrechnung zu verwalten.

Hier eine kurze Übersicht, wie Sie einen EOR-Dienstleister anhand der genannten Kriterien prüfen können:

Überprüfen, welche Länder abgedeckt sind

Der größte Vorteil eines EOR ist die Möglichkeit, Talente aus anderen Ländern viel schneller einzustellen, als wenn Sie eine eigene Präsenz aufbauen würden.

Ein guter EOR sollte in den Ländern, in denen Sie einstellen möchten, präsent sein. Dadurch geht die Einstellung wesentlich schneller. Das Angebot sollte eine Vielzahl an Ländern umfassen, da Sie nicht für jedes Land einen separaten EOR benötigen.

Vergleichen Sie bei den angebotenen Ländern Ihre Bedürfnisse und berücksichtigen Sie Ihre langfristigen Geschäftszielen. Fragen Sie während der Interviews, ob weitere Länder in die Zukunft geplant sind.

Überprüfen Sie die angebotenen Dienstleistungen

Nicht alle EORs bieten das gleiche Leistungsspektrum. Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, benötigen Sie vielleicht mehr als nur Gehaltsabrechnung, z.B. Unterstützung beim Onboarding. Größere Unternehmen brauchen EORs mit Infrastruktur für größere Teams in mehreren Ländern.

Stellen Sie genau fest, worin die Unterstützung durch den EOR besteht, und vergleichen Sie es mit Ihren Anforderungen. Mit dem richtigen EOR profitieren Sie nicht nur von der Einhaltung der lokalen Gesetze, sondern vielleicht auch von Plattformen für Mitarbeiterverwaltung, Visa-Unterstützung oder Umzüge.

Meist bieten EORs eine Demo oder eine Service-Übersicht. Nutzen Sie diese, um sich einen Eindruck zu verschaffen, welche Features und Services verfügbar sind. Vergleichen Sie die Funktionen mit Ihren Bedürfnissen.

Preisgestaltung prüfen

Preise sollten ebenfalls detailliert geprüft werden. Machen Sie sich mit den Kosten und Gebühren des EOR vertraut. Manche Anbieter sind in der Preisgestaltung intransparent, was zu unerwartet hohen Rechnungen führen kann. Fragen Sie nach versteckten Gebühren und lesen Sie die AGB genau.

Vergleichen Sie mehrere Angebote, um möglichst viel Leistung für einen günstigen Preis zu erhalten. Ihre Prioritäten bei Features zu kennen hilft, den besten Anbieter für Ihr Budget zu finden.

Online-Rezensionen lesen

Es ist schwierig, die Qualität eines EOR im Voraus genau einzuschätzen. Sie wollen ein erfahrenes Team, das die lokalen Gesetze kennt und eine sichere, regelkonforme Abrechnung garantiert. All diese Aspekte lassen sich schwer vorhersehen.

Um eine Einschätzung zu bekommen, ob ein Anbieter zu Ihrer Lage passt, können Sie nach Bewertungen früherer Nutzer suchen. Fragen Sie auch im Netzwerk nach Empfehlungen oder Erfahrungen.

Falls keine hilfreichen Rückmeldungen kommen, können Sie in Foren wie Quora oder Reddit eine Frage posten. Dort finden Sie Kundenrezensionen, die Ihnen Hinweise auf die Zuverlässigkeit geben.

Reaktionsfähigkeit und Support

Beim globalen Hire werden viele Unbekannte auftauchen. Sie müssen sicherstellen, dass die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter erfüllt werden und sie alle Benefits bekommen. Ihr EOR sollte bei Fragen Support und Beratung anbieten, also reaktionsschnell sein.

Beobachten Sie im Gespräch mit Providern, wie offen sie kommunizieren und wie schnell sie antworten. Die Qualität des Kundensupports ist langfristig oft wichtiger als einzelne Features.

Gibt es Risiken beim Einsatz eines EOR?

Wenn Sie Ihren Employer of Record sorgfältig geprüft haben, sind größere Risiken beim Einsatz eines EOR eher unwahrscheinlich. Wichtig ist, dass Sie diese Punkte kennen und frühzeitig mit Ihrem EOR besprechen.

Verbindlichkeiten des Mitarbeiters

In einem klassischen Arbeitsverhältnis stellen Sie Arbeit, Gehalt und Benefits bereit. Der Mitarbeiter erledigt seine Arbeit. Er unterschreibt meist Verträge mit Klauseln zum Schutz Ihrer Interessen, z.B. Wettbewerbsverbote oder Geheimhaltungsklauseln.

Da ein EOR ein technischer Arbeitgeber ist, ist die Kommunikation mit ihm essentiell. Manche Klauseln wie Non-Compete oder Vertraulichkeit sind über einen EOR in einigen Ländern nicht durchsetzbar. Es ist wichtig, gemeinsam mit dem EOR zu klären, was rechtlich möglich ist und was nicht.

IP-Rechte

Als Arbeitgeber gehören die IP-Rechte in der Regel Ihnen. Bei einem EOR ist das nicht automatisch so. Das sollte vorab geklärt werden, ähnlich wie bei einer Freelancer-Vereinbarung.

Der Employer of Record sollte Ihnen einen separaten Vertrag oder eine andere Lösung anbieten, die sicherstellt, dass Sie die IP-Rechte besitzen.

Art der Arbeit des Mitarbeiters

In einigen Ländern gibt es strenge Regelungen darüber, wenn eine Partei eine Person beschäftigt und sie an einen anderen Arbeitgeber verleiht, der die Arbeit bestimmt. Manche Länder haben Vorschriften zum Einsatz von Zeitarbeit. Das kann einschränken, welche Arbeit der Mitarbeiter für Sie leisten darf.

Bei einem erfahrenen EOR ist das meist kein Problem, trotzdem sollten Sie sich informieren, ob das in Ihrem Zielmarkt Einschränkungen unterliegt.

Globale Talente mit einem EOR-Anbieter rekrutieren

Die Einstellung globaler Talente mittels eines Employer of Record ist eine mögliche Lösung für Wachstum und Erfolg. Die besten Talente im Team zu haben, ist ein echter Wettbewerbsvorteil. Zusätzlich führt Outsourcing von administrativen Aufgaben und Gehaltsabrechnung dazu, dass Sie mehr Zeit für Kerngeschäft und Produktentwicklung haben.

Ein zuverlässiger EOR kann außerdem die Komplexität der Einhaltung lokaler Gesetze erleichtern. Er stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter pünktlich bezahlt werden und alle Benefits erhalten, die reguläre Mitarbeitende auch haben. Das fördert die Teamqualität und stärkt Ihre Attraktivität für Top-Talente.

Wichtig ist jedoch, den EOR sorgfältig zu prüfen. Er sollte gute örtliche Kenntnisse, Rechtsexpertise und umfassende Unterstützung bieten. Ebenso sollten Sie sich auf eine partnerschaftliche Zusammenarbeit verlassen können.