Polen is een steeds aantrekkelijkere bestemming geworden voor buitenlandse werknemers die op zoek zijn naar werkgelegenheid binnen de Europese Unie. Het wettelijke kader voor het in dienst nemen van niet-EU/EEA/Switserland burgers vereist een zorgvuldige navigatie, waarbij vooral het verkrijgen van het juiste visum en een werkvergunning centraal staan. Dit systeem is ontworpen om de toegang en tewerkstelling van buitenlandse nationals te reguleren, en te zorgen voor naleving van de nationale arbeidswetten en immigratiebeleid.
Het begrijpen van de specifieke vereisten voor visa en werkvergunningen is cruciaal voor zowel werkgevers die internationaal talent willen aannemen als voor individuen die van plan zijn in Polen te werken. Het proces omvat verschillende stappen, documentatie en het naleven van specifieke tijdlijnen die door de Poolse autoriteiten zijn vastgesteld.
Veelvoorkomende Visumtypes voor Buitenlandse Werknemers
Buitenlandse nationals die in Polen willen werken, hebben doorgaans een langverblijvend nationaal visum (Type D) nodig. Dit visum maakt verblijven langer dan 90 dagen binnen een periode van 180 dagen mogelijk en is vereist voor personen die in Polen zullen worden employed. Terwijl een kortverblijf Schengenvisum (Type C) toegang verleent voor toerisme of zakenreizen tot 90 dagen binnen een 180-dagenperiode, geeft het doorgaans geen toestemming tot werk. Voor werkdoeleinden is het Type D visum de standaardvereiste, vaak gekoppeld aan een geldige werkvergunning.
In aanmerking komen voor een Type D werkvisum hangt af van het hebben van een bevestigde baan of arbeidsovereenkomst van een Poolse werkgever en het verkrijgen van de benodigde werkvergunning of het in aanmerking komen voor een vrijstelling. Documentatie omvat doorgaans een ingevuld visumaanvraagformulier, een geldig paspoort, pasfoto’s, bewijs van accommodatie, reisverzekering, bewijs van voldoende financiële middelen, en cruciaal, de originele werkvergunning of relevante verklaring van de werkgever.
Werkvergunning Aanvraagvereisten en Procedures
In de meeste gevallen heeft een buitenlandse national een werkvergunning nodig om legaal in Polen te kunnen werken. De verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van de werkvergunning ligt vooral bij de werkgever. Er zijn verschillende soorten werkvergunningen, waarbij Type A het meest gebruikelijk is voor personen die op basis van een contract met een Poolse entiteit werken, waarvan het hoofdkantoor of de bedrijfsplaats in Polen ligt.
Het aanvraagproces omvat dat de werkgever de vereiste documenten indient bij het relevante Voivodeship (provinciaal) kantoor. Belangrijke vereisten voor de werkgever zijn onder andere het aantonen dat de functie niet door een Poolse of EU/EEA/Switserland burger kan worden ingevuld (arbeidsmarkttoets, hoewel vrijstellingen van toepassing kunnen zijn) en het verstrekken van documentatie over het bedrijf en de voorgestelde arbeidsvoorwaarden.
Vereiste documentatie omvat doorgaans:
- Een door de werkgever ingevuld aanvraagformulier.
- Kopie van het paspoort van de buitenlandse national.
- Documenten die de juridische status van de werkgever bevestigen (bijv. KRS-uittreksel).
- Bewijs van betaling van de aanvraagkosten.
- Informatie van het lokale arbeidsbureau over de arbeidsmarkttoets (indien van toepassing).
- Voorgesteld arbeidscontract of aanbodbrief.
- Documenten die de kwalificaties of ervaring van de buitenlandse national bevestigen.
Verwerkingstijden voor werkvergunningen kunnen sterk variëren afhankelijk van de werkdruk van het Voivodeship, maar liggen meestal tussen 1 en 3 maanden. In complexe gevallen kan het langer duren. De standaard vergoeding voor een Type A werkvergunning ligt relatief laag, meestal rond de PLN 100-200, betaald door de werkgever.
Wegen naar Permanent Verblijf
Buitenlandse nationals die legaal in Polen hebben gewoond en gewerkt voor een aanzienlijke periode, kunnen in aanmerking komen om een aanvraag voor permanent verblijf of langetermijn EU-residentstatus in te dienen.
- Langdurig EU-residentenvergunning: Dit is een veelgebruikte route voor degenen die minimaal 5 jaar legaal en onafgebroken in Polen hebben gewoond voorafgaand aan de aanvraag. Ze moeten ook een stabiele en regelmatige bron van inkomsten, ziektekostenverzekering en gedocumenteerde kennis van de Poolse taal (meestal B1-niveau) hebben.
- Permanent Verblijfsvergunning: Deze vergunning is beschikbaar onder specifieke omstandigheden, zoals het hebben van Poolse afstamming bevestigd door een Karta Polaka, gehuwd zijn met een Poolse burger voor minimaal 3 jaar en in Polen wonen voor minimaal 2 jaar voorafgaand aan de aanvraag, of verblijven op basis van vluchtelingenstatus.
De aanvraag voor beide soorten vergunningen wordt ingediend bij het Voivodeship kantoor. Verwerkingstijden en vereiste documentatie zijn uitgebreid en variëren afhankelijk van de specifieke basis voor de aanvraag.
Afhankelijke Visumopties
Buitenlandse werknemers met een geldig Poolse visum (zoals het Type D werkvisum) of een verblijfsvergunning hebben doorgaans het recht om hun directe familieleden naar Polen te brengen. Directe familieleden omvatten meestal een echtgenoot en minderjarige kinderen.
Gezinsleden kunnen een aanvraag indienen voor een tijdelijke verblijfsvergunning voor gezinshereniging. De hoofdarbeider moet een stabiele verblijfsstatus in Polen hebben (meestal een verblijfsvergunning geldig voor minimaal één jaar of voldoen aan specifieke inkomenseisen).
Vereiste documentatie voor gezinsleden omvat meestal:
- Volledig ingevuld aanvraagformulier.
- Geldig paspoort.
- Bewijs van relatie (huwelijksakte, geboortecertificaten, gelegaliseerd en vertaald).
- Bewijs van de stabiele verblijfplaats en inkomsten van de hoofdaanvrager in Polen.
- Bewijs van ziektekostenverzekering.
- Bewijs van voldoende financiële middelen om de kosten van levensonderhoud voor het gezin te dekken.
- Bewijs van accommodatie in Polen.
De aanvraag wordt ingediend bij het Voivodeship kantoor. Verwerkingstijden kunnen vergelijkbaar zijn met andere verblijfsvergunningaanvragen, vaak enkele maanden.
Visa Nalevingsverplichtingen voor Werkgevers en Werknemers
Zowel werkgevers als buitenlandse werknemers hebben belangrijke nalevingsverplichtingen om een legale status in Polen te waarborgen.
Verplichtingen van de werkgever:
- Het verkrijgen van de benodigde werkvergunning voordat de werknemer begint te werken.
- Zorgen dat de arbeidsvoorwaarden (functie, salaris, werktijden) overeenkomen met die in de werkvergunning. Bij significante wijzigingen is een nieuwe of aangepaste vergunning vereist.
- De werknemer registreren bij de sociale zekerheid (ZUS).
- Bijhouden van administratie met betrekking tot het legale verblijf en werk van de buitenlandse werknemer.
- De Voivodeship informeren over de start van het werk van de werknemer binnen 7 dagen na de startdatum en hen informeren indien de werknemer stopt met werken binnen 7 dagen na de beëindigingsdatum.
- Verbieden om personen zonder geldige werkvergunning en legale basis voor verblijf in dienst te nemen.
Verplichtingen van de werknemer:
- Een geldig paspoort en legale basis voor verblijf in Polen (visum of verblijfsvergunning) behouden.
- Zorgen dat hun werk overeenkomt met de voorwaarden in hun werkvergunning.
- De autoriteiten informeren over wijzigingen in persoonlijke omstandigheden (bijv. adreswijziging).
- Zich houden aan de Poolse wetten en regelgeving.
Het niet naleven van deze verplichtingen kan leiden tot aanzienlijke sancties voor zowel werkgevers (boetes, verbod op het inhuren van buitenlandse werknemers) als werknemers (boetes, uitzetting, inreisverboden). Het is essentieel om nauwkeurige administratie bij te houden en proactief te communiceren met de relevante autoriteiten.
