Het opstellen van conforme arbeidsrelaties in Polen vereist een grondig begrip van het arbeidsrechtkader van het land. De Poolse wetgeving biedt specifieke regelgeving met betrekking tot de soorten arbeidsovereenkomsten die kunnen worden gebruikt, de verplichte clausules die ze moeten bevatten, en de regels rondom proeftijd, restrictieve convenanten en beëindiging van contracten. Het naleven van deze vereisten is cruciaal voor werkgevers om juridische naleving te waarborgen en mogelijke geschillen te voorkomen.
Het navigeren door deze juridische nuances kan complex zijn, vooral voor buitenlandse bedrijven die in Polen aannemen. Correct opgestelde en uitgevoerde arbeidsovereenkomsten vormen de basis voor een veilige en juridisch correcte arbeidsrelatie, waarin de rechten en verplichtingen van zowel de werkgever als de werknemer duidelijk worden gedefinieerd in overeenstemming met de Poolse arbeidswet.
Types of Employment Agreements
De Poolse arbeidswet erkent voornamelijk verschillende soorten arbeidsovereenkomsten, elk met verschillende doeleinden en kenmerken. De meest voorkomende types zijn het contract met proeftijd, het contract voor bepaalde tijd en het contract voor onbepaalde tijd. Andere vormen, zoals taakgerichte contracten of uitzendovereenkomsten, bestaan wel, maar worden meestal in specifieke omstandigheden gebruikt.
| Contracttype | Doel | Duur | Belangrijke kenmerken |
|---|---|---|---|
| Proeftijd | Om de kwalificaties en geschiktheid van de werknemer voor de rol te beoordelen. | Maximaal 3 maanden. Kan korter. | Kan één keer worden afgesloten met dezelfde werknemer voor hetzelfde type werk. Kan worden verlengd voor een ander type werk. |
| Bepaalde tijd | Om voor een specifieke periode of voor het voltooien van een specifieke taak te werken. | Beperkte duur. Onderworpen aan limieten qua aantal en totale duur. | Maximaal 3 contracten met dezelfde werknemer voor een totale duur van niet meer dan 33 maanden. Overschrijding leidt tot een contract voor onbepaalde tijd. |
| Onbepaalde tijd | Standaard, doorlopende arbeidsrelatie. | Onbeperkte duur. | Biedt het hoogste niveau van baanzekerheid voor de werknemer. Beëindiging vereist specifieke juridische gronden. |
De keuze van het contracttype hangt af van de aard van het werk en de beoogde duur van de arbeidsrelatie, maar werkgevers moeten zich bewust zijn van de wettelijke limieten die aan arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd worden gesteld om te voorkomen dat deze automatisch worden omgezet in contracten voor onbepaalde tijd.
Essentiële Clausules
De Poolse arbeidswet vereist dat elke arbeidsovereenkomst bepaalde essentiële clausules bevat om juridisch geldig te zijn. Deze clausules definiëren de fundamentele voorwaarden van de arbeidsrelatie.
Een standaard arbeidsovereenkomst in Polen moet onder meer bevatten:
- Partijen bij de overeenkomst: Volledige identificatie van de werkgever en de werknemer.
- Type overeenkomst: Duidelijk aangeven of het een proeftijd, bepaald of onbepaald contract is.
- Datum van ondertekening: De datum waarop het contract wordt ondertekend.
- Aanvangsdatum van het werk: De datum waarop de werknemer begint met werken.
- Type werk: Een beschrijving van de functie of taken.
- Plaats van werk: De locatie waar het werk wordt verricht.
- Vergoeding: Het bedrag van salaris of loon, inclusief componenten zoals basisloon, bonussen, etc., en de frequentie van betaling.
- Werkuren: De standaard dagelijkse en wekelijkse werkuren.
- Jaarlijks verlof: Informatie over het recht van de werknemer op betaald jaarlijks verlof.
Hoewel het niet strikt verplicht is dat deze clausules in het contract zelf staan, moeten bepaalde andere voorwaarden schriftelijk aan de werknemer worden verstrekt binnen 7 dagen na de startdatum, zoals dagelijkse en wekelijkse werkuren, frequentie van salarisbetaling, duur van betaald jaarlijks verlof en de opzegtermijn.
Proeftijd
Een contract met proeftijd is een apart type arbeidsovereenkomst in Polen, gebruikt om de geschiktheid van een werknemer voor een rol te beoordelen. De maximale duur van een proeftijd is 3 maanden. Het kan echter ook voor een kortere periode worden afgesproken.
Specifieke regels gelden voor de duur op basis van de beoogde volgende overeenkomst:
- Als de partijen een contract voor bepaalde tijd korter dan 6 maanden willen afsluiten, mag de proeftijd niet langer zijn dan 1 maand.
- Als de partijen een contract voor bepaalde tijd tussen 6 en 12 maanden willen afsluiten, mag de proeftijd niet langer zijn dan 2 maanden.
- Voor contracten voor bepaalde tijd langer dan 12 maanden of contracten voor onbepaalde tijd kan de proeftijd tot 3 maanden duren.
Het is over het algemeen toegestaan om slechts één proeftijdcontract met dezelfde werknemer voor hetzelfde type werk af te sluiten. Een tweede proeftijdcontract met dezelfde werknemer is alleen toegestaan als het voor een ander type werk is.
Vertrouwelijkheid en Niet-concurrentie Clausules
Vertrouwelijkheid en niet-concurrentie clausules zijn gangbare restrictieve convenanten in het Poolse arbeidsrecht, ontworpen om de zakelijke belangen van de werkgever te beschermen.
- Vertrouwelijkheid: Deze clausules zijn over het algemeen afdwingbaar en bedoeld om te voorkomen dat werknemers tijdens en na hun dienstverband gevoelige bedrijfsinformatie bekendmaken. De reikwijdte van vertrouwelijke informatie moet duidelijk worden gedefinieerd.
- Niet-concurrentie: Deze beperken een werknemer in het deelnemen aan activiteiten die concurrerend zijn met de onderneming van de werkgever.
- Tijdens het dienstverband: Een niet-concurrentieclausule tijdens de looptijd van het dienstverband is over het algemeen afdwingbaar en vereist geen extra vergoeding naast het reguliere salaris.
- Na beëindiging: Een niet-concurrentieclausule die na beëindiging van het dienstverband van kracht is, is alleen geldig als deze schriftelijk is vastgelegd en de duur van de beperking en het bedrag van de vergoeding voor de werknemer specificeert. De vergoeding moet minimaal 25% van het salaris van de werknemer bedragen dat hij ontving vóór de beëindiging, voor de periode die overeenkomt met de duur van de beperking. De duur en reikwijdte van de niet-concurrentieclausule moeten redelijk en proportioneel zijn ten opzichte van de legitieme belangen van de werkgever.
De afdwingbaarheid van deze clausules hangt sterk af van hun specifieke formulering, reikwijdte, duur en, in het geval van post-termination niet-concurrentie, het verstrekken van adequate vergoeding.
Contractwijziging en Beëindiging
Arbeidsovereenkomsten in Polen kunnen worden gewijzigd of beëindigd volgens specifieke juridische procedures.
Wijziging: Wijzigingen in de essentiële voorwaarden van een arbeidsovereenkomst (zoals functie, salaris of werkuren) vereisen doorgaans een schriftelijke overeenkomst tussen beide partijen, bekend als een bijlage of addendum. Als de werkgever de voorwaarden eenzijdig wil wijzigen, moet hij een "kennisgeving van wijziging" (wypowiedzenie zmieniające) uitvaardigen. Deze kennisgeving stelt nieuwe voorwaarden voor; als de werknemer akkoord gaat, gaat het contract onder de nieuwe voorwaarden door. Weigert de werknemer, dan eindigt het contract bij het verstrijken van de opzegtermijn die op het oorspronkelijke contract van toepassing is.
Beëindiging: Arbeidsovereenkomsten kunnen op verschillende manieren worden beëindigd:
- Door onderlinge overeenstemming: Beide partijen stemmen schriftelijk in met beëindiging op een bepaalde datum.
- Door opzegging: Zowel de werkgever als de werknemer kunnen het contract beëindigen door schriftelijke opzegging. De opzegtermijn hangt af van het type contract en, voor contracten voor bepaalde en onbepaalde tijd, van de duur van het dienstverband van de werknemer bij de werkgever.
- Proeftijd: 3 werkdagen (voor contracten tot 2 weken), 1 week (voor contracten van meer dan 2 weken tot 3 maanden), 2 weken (voor 3-maands contracten).
- Bepaalde tijd en onbepaalde tijd: 2 weken (bij minder dan 6 maanden dienstverband), 1 maand (bij minimaal 6 maanden dienstverband), 3 maanden (bij minimaal 3 jaar dienstverband).
- Zonder opzegging: Beëindiging zonder opzegging is alleen toegestaan in specifieke, wettelijk gedefinieerde omstandigheden, zoals ernstig wangedrag door de werknemer of bepaalde langdurige afwezigheid wegens ziekte of andere gegronde redenen. De werkgever moet vooraf overleggen met de ondernemingsraad (indien van toepassing) voordat hij een contract voor onbepaalde tijd opzegt of een contract zonder opzegging beëindigt.
- Bij afloop: Contracten voor bepaalde tijd eindigen automatisch bij het bereiken van de afgesproken einddatum.
Werkgevers moeten een schriftelijke motivering geven voor beëindiging wanneer zij een contract voor onbepaalde tijd opzeggen of een contract zonder opzegging beëindigen. Deze motivering moet specifiek en wettelijk geldig zijn.
