Work permits and visas in Denemarken

Denemarken staat consequent altijd in de top van de meest aantrekkelijke landen ter wereld voor gekwalificeerde professionals. Het verschijnt vaak bovenaan of dicht bij de top van wereldwijde talentindices – bijvoorbeeld, IMD plaatste Denemarken als het op één na beste land ter wereld voor het aantrekken en behouden van talent. Veel mensen noemen de hoge levenskwaliteit, uitstekende openbare diensten en sterke economie van Denemarken als belangrijke trekpleisters.

De Deense beroepsbevolking is goed opgeleid en spreekt doorgaans vloeiend Engels, en het land scoort hoog op het gebied van veiligheid, motivatie van werknemers en innovatie. In praktische termen vormen buitenlandse nationals (zowel uit EU- als niet-EU-landen) al ongeveer 12–13% van de Deense arbeidsmarkt, vooral in sectoren zoals IT, engineering, gezondheidszorg en hernieuwbare energie die te maken hebben met tekorten aan vaardigheden.

Voor werkgevers die deze wereldwijde talentenpool willen aanboren, is het cruciaal om de immigratievereisten van Denemarken te begrijpen. De Deense arbeids- en verblijfswetten zijn streng: het in dienst nemen van iemand zonder de juiste toestemming kan leiden tot zware straffen. Zoals een Deense gids opmerkt: “Als werknemers geen noodzakelijke werkvergunningen hebben, kan dat leiden tot ernstige gevolgen – van boetes en juridische risico’s voor de werkgever tot gevangenisstraf of uitzetting voor de werknemer.” Om deze risico’s te vermijden, moet elk bedrijf dat buitenlands personeel naar Denemarken brengt, zorgvuldig de visa- en toestemmingsregels volgen die hieronder worden beschreven.

Wie Heeft een Visum of Werkvergunning Nodig in Denemarken?

Het recht om in Denemarken te werken hangt af van nationaliteit en de duur/doel van het verblijf. Nordische burgers (Denemarken, Finland, IJsland, Noorwegen, Zweden) genieten volledige vrijheden van verkeer: zij mogen zonder visum of werkvergunning het land binnenkomen, wonen en werken. Evenzo kunnen EU/EEA- en Zwitserse burgers direct in Denemarken arriveren en aan de slag gaan zonder een speciale vergunning.

Echter, als een EU/EEA/Zwitserse burger langer dan drie maanden verblijft, moeten zij een gratis “EU-verblijfsdocument” (registratiecertificaat) aanvragen via een gemeente om hun rechten te bevestigen.

Daarentegen hebben niet-EU/EEA-burgers over het algemeen wel een Deense werkvergunning nodig (vaak gecombineerd met een verblijfsvergunning) voordat zij legaal in Denemarken kunnen werken. Een belangrijke kanttekening: personen uit landen waar een visum vereist is, die binnenkomen met een kortverblijf Schengenvisum (of visumvrij indien in aanmerking komend), mogen beperkte zakelijke activiteiten uitvoeren zonder een Deense werkvergunning. Onder deze regeling kunnen bezoekers deelnemen aan vergaderingen, conferenties of trainingen, contracten onderhandelen of met klanten overleggen voor maximaal 90 dagen zonder werkvergunning.

Cruciaal is dat deze activiteiten bijzaak moeten zijn van het hoofddoel van een zakenreis – de bezoeker kan niet daadwerkelijk direct bijdragen aan Deense productie of loon verdienen in Denemarken zonder de juiste vergunning. Elke werkzaamheden buiten deze scope (of verblijf langer dan 90 dagen) vereisen het verkrijgen van de juiste verblijfs- en werkvergunning vanaf het begin. (Denemarken maakt geen deel uit van het EU Blue Card-systeem; in plaats daarvan gebruikt het eigen nationale visumcategorieën.)

Samengevat: als uw kandidaat Nordisch of EU/EEA/Zwitser is, kan hij of zij onmiddellijk binnenkomen en werken en hoeft alleen lokaal te registreren als het verblijf langer dan drie maanden duurt. Als uw kandidaat niet-EU/EEA is, plan dan om vóór hun geplande aankomst een aanvraag te doen onder een van de specifieke werkvergunningregelingen van Denemarken (zie hieronder), tenzij ze slechts voor een zeer kort zakelijk bezoek komen onder de Schengenregels.

Types Deense Werkvisum en Vergunningen

Denemarken biedt verschillende op maat gemaakte visumregelingen voor buitenlandse werknemers. De belangrijkste categorieën relevant voor werkgevers zijn:

• Fast-Track Scheme: Een gestroomlijnd proces voor gecertificeerde bedrijven om snel hooggekwalificeerde werknemers aan te nemen. Het omvat trajecten voor functies met hoog salaris (pay-limit), onderzoekers, korte termijn opdrachten en onderwijsrollen.

• Positive List Scheme (Gekwalificeerd en Hoogopgeleid): Voor beroepen op de officiële “Positive Lists” van in-demand banen in Denemarken. Er zijn twee lijsten – één voor vakbekwame beroepen (meestal vereist beroepsopleiding) en één voor functies die een universitaire graad vereisen. Als een buitenlandse professional een baanaanbod heeft in een van deze beroepen, kunnen ze solliciteren via de Positive List-route.

• Pay Limit Scheme: Voor elke baan met een hoog salaris. Momenteel ligt de drempel op DKK 514.000 per jaar (2025-niveau); als het salaris aan deze voorwaarde voldoet of deze overschrijdt, komt de buitenlandse werknemer in aanmerking, ongeacht het vakgebied of de opleiding.

• Researcher/Guest Researcher Permit: Voor academische en wetenschappelijke functies. In dienst genomen onderzoekers (aangenomen door Deense universiteiten of onderzoeksinstellingen) kunnen de Fast-Track “onderzoek” route gebruiken. Bezoekende gastonderzoekers (niet op de Deense loonlijst) gebruiken een speciale gast-onderzoekersvergunning.

• Start-up Denmark Permit: Voor buitenlandse ondernemers. Dit verleent verblijf aan personen (of teams tot 3 personen) met een innovatief bedrijfsidee dat is goedgekeurd door een Deens expertpanel. Het is bedoeld voor start-ups met hoge groei en is beperkt (een beperkt aantal vergunningen wordt elk jaar uitgegeven).

• Intern/Trainee Permit: Voor buitenlandse studenten die gestructureerde stages doen. Om in aanmerking te komen, moet de stagiair ingeschreven zijn in een onderwijsprogramma en moet de stage nauw verband houden met hun studie. Bepaalde sectoren (bijvoorbeeld gezondheidszorg, groene industrieën, architectuur) komen vaak voor.

• Familiehereniging met Werkrechten: Echtgenoten, partners of minderjarige kinderen van buitenlandse werknemers met een geldige Deense werkvergunning kunnen doorgaans een familieherenigingsverblijfvergunning krijgen. Normaal gesproken omvat deze vergunning het recht om in Denemarken te werken (onder voorbehoud van basisvereisten zoals leeftijd en de naleving door de sponsor).

Hieronder volgt een kort overzicht van elk type:

Fast-Track Scheme

Het Fast-Track-schema stelt SIRI-gecertificeerde werkgevers in staat om snel buitenlandse talenten te werven. Gecertificeerde bedrijven (die goedgekeurd zijn door het Deense Agentschap voor Internationale Werving en Integratie) kunnen online werkvergunningen aanvragen onder Fast-Track. Dit schema heeft meerdere “trajecten”: bijvoorbeeld, de Pay Limit-route (voor banen met een hoog salaris), een Short-Term route, een Researcher-route en een Educational route.

In de praktijk wordt dit vaak gebruikt voor het snel aannemen van hoogbetaalde specialisten: de pay-limit voor Fast-Track bedraagt momenteel hetzelfde DKK 514.000 salaris (2025). Een van de grootste voordelen van Fast-Track is de Quick Job Start-optie: als de buitenlandse werknemer al in aanmerking komt om Denemarken binnen te komen (bijvoorbeeld visumvrij of met een Schengenvisum), kan de werkgever direct een voorlopige werkvergunning regelen. In dat geval kan de werknemer, na online aanvraag en het maken van een afspraak, meteen beginnen met werken terwijl de formele vergunning wordt verwerkt.

Positive List Scheme (Gekwalificeerd en Hoogopgeleid)

De Positive Lists van Denemarken geven beroepen aan die te maken hebben met nationale arbeidskrapte. Als de baanaanbieding van een buitenlandse werknemer overeenkomt met een van deze beroepen, kunnen ze een Deense verblijfs-/werkvergunning aanvragen onder de Positive List-regeling. Er zijn twee versies van de Positive List: één voor vakbekwame beroepen en één voor functies op universitair niveau. Elke lijst wordt regelmatig (twee keer per jaar) bijgewerkt om de marktbehoeften weer te geven.

Bijvoorbeeld, ingenieurs, IT-specialisten, gezondheidszorgmedewerkers en technische experts komen vaak voor op deze lijsten. Onder deze regeling moeten de functietitels op de lijst staan en (voor de hogere-onderwijs lijst) moet de werknemer de vereiste graad bezitten. De werkgever moet Deense standaardvoorwaarden bieden: salaris, voordelen en opzegtermijn moeten in lijn zijn met lokale normen. Een gedetailleerd arbeidscontract of aanbodbrief moet bij de aanvraag worden gevoegd, met alle belangrijke voorwaarden. (Opmerking: werkgevers die de Positive List gebruiken, moeten ook voldoen aan de opleidingsverplichtingen van Denemarken – zie Verantwoordelijkheden werkgever hieronder.)

Pay Limit Scheme

De Pay Limit-regeling is de eenvoudigste route voor functies met een hoog salaris. Elke buitenlandse werknemer met een jaarbaanaanbod van minimaal DKK 514.000 (2025-drempel) kan een aanvraag indienen. Er zijn geen beperkingen op het vakgebied of opleidingsniveau; de enige voorwaarde is het salaris. In de praktijk is deze regeling ideaal voor senior executives of gespecialiseerde professionals wiens vergoeding de drempel overschrijdt. De werkgever moet nog steeds zorgen dat alle Deense arbeidsnormen worden nageleefd (bijvoorbeeld juiste pensioenbijdragen en bankbetalingen) bij het in dienst nemen van de persoon.

Researcher en Guest Researcher Permits

Denemarken onderscheidt tussen in dienst genomen onderzoekers en bezoekende (onbetaalde) onderzoekers. Als een bedrijf of universiteit in Denemarken een buitenlandse onderzoeker in dienst neemt, verloopt de aanvraag meestal via de Researcher-route van Fast-Track. Dit vereist dat de functie echt onderzoeksgericht is (het hoofddoel van het verblijf is onderzoek) en dat de werkgever SIRI-gecertificeerd is. Een Guest Researcher-permit is voor wetenschappers die worden uitgenodigd om gebruik te maken van Deense onderzoeksfaciliteiten zonder in dienst te zijn of betaald te worden door een Deense instelling.

Gastonderzoekers moeten minimaal een Master’s degree hebben, en de Deense gastheer moet hen formeel uitnodigen en faciliteiten bieden. Omdat de gastheer geen salaris betaalt, moet de gastonderzoeker aantonen dat hij of zij voldoende financiële middelen heeft (uit eigen spaargeld of externe steun) om de levensonderhoudskosten tijdens het verblijf te dekken.

Start-up Denmark Scheme

De Start-up Denmark-regeling richt zich op ondernemend talent. Een buitenlandse oprichter (of een team van maximaal drie medeoprichters) met een innovatief, snelgroeiend bedrijfsidee kan een verblijfsvergunning krijgen om dat bedrijf in Denemarken op te starten of voort te zetten. De belangrijkste voorwaarde is dat het bedrijfsplan van de start-up vooraf is goedgekeurd door een door de overheid aangesteld panel van experts van de Deense Business Authority. Alleen bedrijfsideeën met echte innovatie en potentieel voor het creëren van banen worden goedgekeurd (bijvoorbeeld technologie- of biotech-ondernemingen).

Aanvragers moeten ook de hoofdeigenaar van het bedrijf zijn. Bij goedkeuring krijgen de oprichter(s) een hernieuwbare verblijfsvergunning die gekoppeld is aan de ontwikkeling van het bedrijf. (Opmerking: deze regeling is competitief en beperkt; slechts een beperkt aantal Start-up Denmark-vergunningen wordt elk jaar toegekend.)

Intern/Trainee Permits

Denemarken staat buitenlandse studenten toe om stages of traineeships te doen onder een speciale vergunning. Om in aanmerking te komen, moet de stagiair ingeschreven zijn in een onderwijsprogramma en moet de stage direct verband houden met hun studie. De stage moet vaak gerelateerd zijn aan het vakgebied van de student. Er zijn leeftijdsgrenzen (meestal moet de aanvrager onder de 30 jaar zijn) en soms taalvereisten, afhankelijk van de sector.

Veelvoorkomende sectoren voor stagiaires zijn groene/landbouwwetenschappen, gezondheidszorg, engineering en andere technische of academische velden. Werkgevers die een internationale stagiair willen huisvesten, moeten een opleidingsplan indienen: ze moeten de taken en vaardigheden beschrijven, een gekwalificeerde supervisor aanwijzen en uitleggen hoe de stage de opleiding van de stagiair ten goede komt. Als de stage betaald is, moeten het salaris en de werkuren volgens Deense stageovereenkomsten worden betaald, en het salaris moet op een Deense bankrekening onder de naam van de stagiair worden gestort.

Familiehereniging met Werkrechten

Echtgenoten en nauwe familie van buitenlandse werknemers in Denemarken kunnen een familieherenigingsvergunning aanvragen. Gewoonlijk moet een buitenlandse werknemer die Deens staatsburger is of een langdurige werkvergunning heeft, hun niet-EU-echtgenoot of samenwonende partner en minderjarige kinderen sponsoren. De resulterende familieherenigingsvergunning bevat doorgaans het recht om in Denemarken te werken. (Er zijn voorwaarden zoals leeftijdsvereisten en integratiecriteria voor de sponsor, maar eenmaal toegekend, kan het familielid onder de normale regels werken.) Dit betekent dat werkgevers in veel gevallen de echtgenoot van een buitenlandse medewerker kunnen aannemen zonder een aparte werkvergunning.

Geschiktheid en Verantwoordelijkheden Werkgever per Regeling

Elke bovengenoemde visumregeling heeft zijn eigen criteria en papierwerkvereisten. Werkgevers moeten zich bewust zijn van zowel de geschiktheidsvoorwaarden van de werknemer als de verplichtingen van het bedrijf onder elke regeling:

Verplichtingen Fast-Track Scheme

De werknemer moet een kwalificerend baanaanbod krijgen (bijvoorbeeld, voldoen aan de pay-limit indien aangevraagd onder de Pay Limit-route, of de onderzoekerrol vervullen als die route wordt gebruikt). De werkgever moet gecertificeerd zijn door SIRI om Fast-Track te gebruiken. Aanvragen worden online ingediend via het NewToDenmark-portaal, en moeten een ondertekende volmacht van de werknemer bevatten.

De werkgever is verantwoordelijk voor het betalen van de overheidskosten en het plannen van eventuele vereiste afspraken. Fast-Track-vergunningen vereisen dat het salaris en de voorwaarden voldoen aan Deense normen: het aangeboden salaris mag niet onder de gebruikelijke Deense niveaus voor die rol liggen, en de werkuren moeten voltijds zijn (meestal ~37 uur/week), tenzij parttime gebruikelijk is in het vakgebied. Werkgevers moeten zorgen dat het contract alle voorwaarden in het Deens of Engels vermeldt en dat de lonen op een Deense bankrekening worden gestort. Als de werkgever de Quick Job Start wil gebruiken, moeten ze een persoonlijke afspraak regelen bij een Deense ambassade of bij het Citizen Service Center van SIRI (zoals beschreven in de Fast-Track-richtlijnen) om de voorlopige werkvergunning te verkrijgen.

Positive List Scheme (Gekwalificeerd/Hoger Opgeleid) Verplichtingen

De functietitel moet op de relevante Positive List staan. Voor de “Hoger Onderwijs” lijst moet de aanvrager ook de vereiste graad bezitten (bijvoorbeeld een bachelor of master in het relevante vak). Werkgevers moeten een compleet arbeidscontract indienen met salaris, uren, voordelen en opzegtermijn. Het salaris en de voordelen moeten overeenkomen met Deense normen voor die functie; SIRI zal dit controleren aan de hand van Deense loonstatistieken.

(Indien twijfel bestaat, kan SIRI de relevante regionale arbeidsmarktraad vragen de voorwaarden te beoordelen.) Daarnaast moeten werkgevers voldoen aan de opleidingsverplichtingen van Denemarken (Læreplads-AUB) voordat ze onder deze regeling aannemen. In de praktijk betekent dit dat het bedrijf recentelijk de vereiste hoeveelheid stagiaires moet hebben opgeleid of betaald; anders kan de aanvraag worden geweigerd.

Pay Limit Scheme Verplichtingen

De werknemer moet een baanaanbod hebben met een vast jaarsalaris ≥ DKK 514.000. Er zijn geen restricties op het vakgebied en geen specifieke opleidingsvereisten. Van de werkgever wordt alleen vereist dat het salarisaanbod aan de drempel voldoet (de componenten volgens Deense regels uiteengezet) en dat een ondertekend arbeidscontract wordt bijgevoegd. Het bedrijf hoeft geen speciale certificering te hebben. Alle andere Deense arbeidsnormen moeten worden nageleefd (minimaal 30 uur per week werken, betaling op een lokale bankrekening, etc.).

Researcher en Guest Researcher Verplichtingen

Voor een in dienst genomen onderzoeker moet de baan duidelijk onderzoek gericht zijn (bijvoorbeeld een project aan een universiteit) en moet de werkgever SIRI-gecertificeerd zijn (indien gebruikmakend van Fast-Track) of anderszins in aanmerking komen om vergunningen te sponsoren. Voor een guest researcher-permit moet de aanvrager minimaal een Master’s degree hebben en door een Deense host-instelling worden uitgenodigd om gebruik te maken van hun onderzoeksfaciliteiten. De hostorganisatie moet een uitnodigingsbrief of overeenkomst verstrekken, een supervisor aanwijzen en aantonen dat ze de onderzoeker kunnen huisvesten. De onderzoeker moet bewijs tonen van voldoende financiële middelen voor hun verblijf, aangezien er geen Deense salaris wordt betaald. Werkgevers (of hosts) moeten de guest-researcher visumaanvraag indienen via het NewToDenmark-portaal.

Start-up Denmark Verplichtingen

De ondernemer moet de eigendom (meestal >50%) van de start-up bezitten en een gedetailleerd bedrijfsplan hebben. Het belangrijkste is dat het bedrijfsplan vooraf is goedgekeurd door het Start-up panel van de Deense Business Authority. Aanvragers moeten zich online aanmelden nadat deze goedkeuring is verkregen. Werkgevers moeten het bedrijf registreren in Denemarken (een CVR-nummer verkrijgen) en aantonen dat het bedrijf echt innovatief is en potentieel heeft voor het creëren van banen. De vergunning wordt aanvankelijk voor één jaar verleend en kan worden verlengd als het bedrijf vordert.

Intern/Trainee Verplichtingen

De aanvrager moet ingeschreven zijn in een onderwijsprogramma (of een overtuigend onderwijsdoel hebben) op het moment van aanvraag, en de voorgestelde stage moet direct verband houden met hun studie. Het bedrijf moet een stageovereenkomst indienen waarin de taken en vaardigheden worden beschreven, en een gekwalificeerde supervisor aanwijzen. Stagiairs moeten tussen 18 en 30 jaar oud zijn (voor de meeste sectoren) en een basis taaltest afleggen (A2-niveau in Engels of Scandinavisch). Als de stage betaald is, moet het salaris minimaal het Deense stagiairsloon bedragen en op een Deense bankrekening worden gestort. Onbetaalde stages zijn ook mogelijk in bepaalde sectoren, maar in alle gevallen moet het werk aansluiten bij de onderwijsdoelen.

Familiehereniging Verplichtingen

Voor echtgenoten of partners moet de sponsor in Denemarken meestal voldoen aan inkomens- en leeftijdscriteria (de zogeheten “24-jaar regel” en integratievoorwaarden, niet in detail hier). Werkgevers hebben meestal geen directe rol in de aanvraag voor familiehereniging. Zodra het familielid de vergunning heeft, kan hij of zij echter vrij werk zoeken zoals elke inwoner. In de praktijk betekent dit dat als u iemand in dienst neemt die voor familiehereniging is gekomen, geen aparte werkvergunning nodig is.

Wervings- en Verhuisproces in Denemarken – Stap voor Stap

Het algemene proces van het aannemen en verhuizen van een buitenlandse werknemer vereist zorgvuldige afstemming tussen werkgever, kandidaat en Deense autoriteiten. Een typische volgorde is:

Bepaal Werkvergunningvereisten

Controleer eerst de nationaliteit van de kandidaat. Als ze Nordisch of EU/EEA/Zwitser zijn, hebben ze geen werkvergunning nodig (hoewel ze zich wel lokaal moeten registreren). Als ze niet-EU zijn, bepaal dan onder welke visumcategorie ze moeten aanvragen (Fast-Track, Positive List, Pay Limit, etc.) op basis van de baan en het salaris. Bevestig ook of er korte termijn entry-vereisten gelden (Schengenvisum of zakelijk visum) indien ze vóór de verhuizing een bezoek brengen.

Doe een Formeel Baanaanbod

Bereid een schriftelijk contract of aanbodbrief voor dat duidelijk de functietitel, salaris, uren en arbeidsvoorwaarden beschrijft. Dit contract is nodig voor de werkvergunningaanvraag. Zorg dat de voorwaarden voldoen aan Deense normen (bijvoorbeeld salaris op of boven marktwaarde, voldoende vakantiedagen en opzegtermijn).

Voorbereidingen Werkgever

Indien gebruikmakend van Fast-Track, registreer het bedrijf bij SIRI en verkrijg certificering. Zorg dat de opleidingsverplichtingen (Læreplads-AUB) op orde zijn indien u onder de Positive List werkt. Regel eventuele lokale vertegenwoordiging of volmacht die nodig is voor de aanvraag.

Vraag Werkvergunning/verblijf aan

De werknemer (vaak met hulp van de werkgever) dient de aanvraag in via het officiële Deense portaal (nyidanmark.dk). De werkgever dient deze meestal namens de kandidaat in te dienen, inclusief ondersteunende documenten: ondertekend contract, diploma’s, CV, paspoortkopie, etc. Vergeet niet de juiste vergoeding te betalen (meestal enkele duizenden DKK per aanvraag).

Dien Biometrics en Visumaanvraag in (indien nodig)

Als de kandidaat uit een land komt dat een visum vereist, moet hij of zij na de aanvraag een bezoek brengen aan een Deense diplomatieke missie om vingerafdrukken en een foto te laten maken. Voor snelle start via Fast-Track kan dit zelfs op de ambassade gebeuren om een Deense Type D werkvisum te verkrijgen voor toegang. Anders, als ze visumvrij kunnen binnenkomen, kunnen ze op die basis naar Denemarken reizen en daar de autoriteiten ontmoeten.

Wacht op Goedkeuring

Verwerkingstijden variëren per regeling (Fast-Track kan zo kort als ∼2 weken duren, terwijl Positive List en Pay Limit vaak 1–2 maanden). Onverwachte vertragingen (door hoge aanvraagvolumes of ontbrekende documenten) zijn mogelijk. Plan vooruit: start het proces ruim voor de geplande startdatum van de werknemer.

Reis naar Denemarken

Zodra de vergunning is verleend, kan de werknemer legaal Denemarken binnenkomen. Als er een visumstempel is afgegeven, gebruik die dan voor toegang. Als de “Quick Start” via Fast-Track is geregeld, kan de werknemer al begonnen zijn met werken onder een voorlopige vergunning.

Lokaal registreren en een CPR-nummer krijgen

Na aankomst moet de werknemer onmiddellijk hun adres registreren bij de gemeente (Folkeregister). Bij deze afspraak ontvangt hij of zij een Deense CPR-nummer, dat de persoonlijke ID is voor belasting, gezondheidszorg en meer. (EU/EEA/Zwitserse burgers moeten eerst een EU-registratiecertificaat verkrijgen; Nordische burgers kunnen zich volledig registreren of zelfs helemaal niet registreren.)

Verkrijg Belastingkaart en Regel Loonadministratie

De werkgever moet de nieuwe werknemer registreren bij de Deense Belastingdienst (SKAT). De werknemer vraagt een belastingkaart aan (skattekort), die de werkgever gebruikt om de inkomstenbelasting in te houden. Regel ook eventuele pensioenbijdragen: Deense wetgeving vereist bijdragen aan het ATP-pensioenfonds en vaak aan een sectorale arbeidsmarkt-pensioen. Buitenlandse werknemers worden voor deze doeleinden beschouwd als Deense werknemers.

Oriëntatie en Introductie

Help de werknemer integreren op de werkplek. Bied praktische ondersteuning (zie volgende sectie) en voldoe aan Deense arbeidsregels. Zodra alle formaliteiten zijn afgerond, kan de werknemer fulltime aan de slag.

Gedurende dit proces is nauwkeurige documentatie essentieel. Bewaar kopieën van alle ingediende formulieren en correspondentie. Zorg dat het arbeidscontract ondertekend en gearchiveerd is. Voor complexe gevallen is het raadzaam om immigratie-experts te raadplegen om fouten te voorkomen.

Juridische Verantwoordelijkheden en Naleving voor Werkgevers bij het In Dienst Nemen van Buitenlandse Werknemers in Denemarken

Bij het in dienst nemen van buitenlandse werknemers legt de Deense wet specifieke verplichtingen op aan de werkgever:

Verificatie van Recht op Werk

Net als in veel landen moeten werkgevers in Denemarken verifiëren dat elke werknemer legaal mag werken. Het in dienst nemen van iemand zonder de vereiste vergunning is illegaal. Boetes voor niet-naleving zijn streng: bedrijven kunnen zware boetes krijgen (honderdduizenden DKK) en zelfs strafrechtelijk worden vervolgd voor het bewust in dienst nemen van onbevoegde werknemers. Het is daarom essentieel om bewijs te bewaren van de geldige verblijf- of werkvergunning van elke buitenlandse werknemer en deze tijdig te vernieuwen als de werknemer langer blijft dan de geldigheid van de vergunning.

Gelijke Behandeling

Buitenlandse werknemers in Denemarken hebben recht op dezelfde rechten en voordelen als Deense werknemers in dezelfde functie. U mag de lokale normen niet ondermijnen door een buitenlander minder te betalen of inferieure voorwaarden te bieden. Lonen, werktijden, vakantiedagen, ziektegeld en andere voordelen moeten niet slechter zijn dan wat u een Deense burger in die positie zou bieden. (Dit betekent dat u zich moet houden aan eventuele collectieve arbeidsovereenkomsten en sectorale normen.) Behandel uw internationale medewerkers dus net zo als andere medewerkers.

Loonbelasting en Bijdragen

Deense belastingwetgeving geldt gelijk voor buitenlandse werknemers. Werkgevers moeten persoonlijke inkomstenbelasting en de 8% arbeidsmarktbijdrage inhouden op lonen. Daarnaast moet de werkgever meestal bijdragen aan pensioenregelingen (zoals het ATP Livslang Pension en vaak het arbeidsmarkt-pensioen) voor elke werknemer. Bijvoorbeeld, elke werkgever met werknemers in Denemarken moet zich registreren bij het ATP-pensioensysteem en ongeveer 2/3 van de genoemde ATP-pensioenbijdrage betalen voor elke werknemer. (Voor buitenlandse bedrijven betekent dit dat u een Deense CVR-nummer en ATP-rekening nodig hebt zodra u salaris uitbetaalt in Denemarken.) Deze sociale bijdragen en belastingen moeten op tijd worden gerapporteerd en betaald.

Rapportageverplichtingen

Als u een werkvergunning sponsort, moet u mogelijk de Deense autoriteiten informeren over belangrijke wijzigingen (bijvoorbeeld als de werknemer van baan verandert, of als u stopt met het werkgeverschap). In sommige gevallen verwacht SIRI dat de werkgever de baan aanbiedt of meldt zodra de werknemer arriveert. Blijf alert op communicatie van de immigratieautoriteiten en reageer tijdig.

Administratie en Documentatie

Houd uitgebreide dossiers bij van alle werkvergunningaanvragen, vergunningen, arbeidscontracten en correspondentie met betrekking tot de buitenlandse werknemer. Bewaar kopieën van het paspoort van de werknemer, visumstempels en alle vergunningen in hun personeelsdossier.

Kortom: werkgevers zijn volledig verantwoordelijk voor wettelijke naleving: het verifiëren van werkvergunningen, het inhouden en betalen van belastingen en het bieden van de afgesproken arbeidsvoorwaarden. Overtredingen van immigratie- of arbeidsregels kunnen niet alleen leiden tot boetes, maar ook schade toebrengen aan de reputatie van het bedrijf.

Veelvoorkomende Uitdagingen en Best Practices in het Visumproces voor Werkgevers in Denemarken

Internationaal personeel aannemen in Denemarken brengt uitdagingen met zich mee, maar deze zijn beheersbaar met de juiste aanpak. Enkele veelvoorkomende obstakels zijn:

Lange Verwerkingstijden

Zelfs “snelle” regelingen kunnen weken of maanden duren. Bijvoorbeeld, Positive List en Pay Limit-aanvragen duren meestal 1–2 maanden, terwijl Fast-Track sneller kan zijn (mogelijk rond de 2 weken in ideale gevallen). Onverwachte vertragingen (door hoge aanvraagvolumes of ontbrekende documenten) zijn mogelijk. Plan vooruit: start het proces ruim voor de geplande startdatum van de werknemer.

Documentatievereisten

Het Deense systeem vereist uitgebreide papierwerk. Een enkele visumaanvraag kan notarized diploma’s, vertalingen, bewijs van eerdere werkzaamheden, bedrijfsdocumenten, enzovoort vereisen. Elke omissie of onnauwkeurigheid kan de goedkeuring vertragen. Controleer alles zorgvuldig vóór indiening – zorg dat contracten compleet zijn, dat de functie echt op de positieve lijst staat, dat bankafschriften en diploma-scans leesbaar zijn, enzovoort. Het is vaak nuttig om een checklist te gebruiken op basis van SIRI’s richtlijnen of een tweede persoon de documenten te laten controleren.

Begrip van Salaris- en Contractnormen

Werkgevers onderschatten soms wat een “Deense-standaard” salaris inhoudt. Denemarken heeft hoge levensonderhoudskosten en concurrerende lonen. Als het aangeboden salaris laag lijkt voor de functie (zelfs als het hoog is volgens de normen van het thuisland van de kandidaat), kan SIRI vragen om rechtvaardiging of de vergunning afwijzen. Gebruik Deense benchmarks (zoals loonstatistieken of collectieve overeenkomsten) om salarissen vast te stellen. Zorg er ook voor dat het contract voldoet aan Deense arbeidswetgeving (minimaal 5 weken betaald verlof per jaar, minimaal 30 uur per week, etc.). Als u twijfelt, raadpleeg dan een lokale HR-expert.

Regelgevende Updates

Immigratiewetten en lijsten worden regelmatig aangepast. Bijvoorbeeld, de Positive Lists worden elk januari en juli bijgewerkt. Blijf op de hoogte van de nieuwste regels via de officiële site van NewToDenmark (nyidanmark.dk). Het missen van een wijziging kan betekenen dat u onder de verkeerde voorwaarden aanvraagt.

Culturele en Integratiefactoren

De Deense werkcultuur kan verschillen van wat een buitenlandse werknemer verwacht. Nieuwkomers kunnen begeleiding nodig hebben over lokale normen (bijvoorbeeld de platte hiërarchie, het belang van consensus of het royale ouderschapsverlof). Proactieve communicatie helpt misverstanden te voorkomen.

De beste praktijken om deze uitdagingen te verminderen zijn:

Begin Vroeg

Start het visumproces zodra een kandidaat is bevestigd. Vroege aanvraag helpt vertragingen op te vangen en geeft de werknemer vertrouwen in hun verhuizing.

Maak Gebruik van Experts

Ook al behandelt deze gids de basis, een gespecialiseerde immigratieadviseur of Employer-of-Record (EOR) dienst kan zeer waardevol zijn. Zij kennen de details dagelijks en kunnen valkuilen vermijden. (In de laatste sectie wordt bijvoorbeeld een aanbeveling voor een EOR gedaan.)

Organiseer Documentatie

Houd een map of digitale map met alle relevante documenten. Stel herinneringen in voor vernieuwingstermijnen (Deense werkvergunningen zijn vaak geldig tot 4 jaar, maar moeten op tijd worden verlengd).

Stem Af met Deense Normen

Voor de aanvraag, controleer de Deense arbeidsnormen. Het is verstandig om uw aanbod vooraf af te stemmen op die normen, in plaats van een vergunning te riskeren of later salaris te moeten heronderhandelen.

Ondersteun de Werknemer

Bureaucratische rompslomp kan stress veroorzaken voor de nieuwe medewerker. Help hen het systeem te navigeren – bijvoorbeeld door uit te leggen dat ze een lokale ziektekostenverzekering moeten regelen of hoe de 37-urige werkweek werkt. Help met praktische zaken zoals huisvesting of scholen voor kinderen.

Maak Gebruik van Lokale Resources

Denemarken biedt diensten om integratie te vergemakkelijken. Bijvoorbeeld, de International Citizen Service (ICS) centra (in Kopenhagen, Aarhus, Aalborg, Odense en meer) bieden één loket voor nieuwe aankomsten. Werkgevers kunnen hun medewerkers adviseren om ICS te bezoeken voor belasting, CPR en sociale registratie.

Door deze kwesties te anticiperen en een grondige, georganiseerde aanpak te hanteren, kunnen werkgevers het aannemen en verhuizen aanzienlijk versoepelen.

Best Practices voor Verhuizen en Onboarding voor Werkgevers in Denemarken

Het goed laten settelen van een buitenlandse werknemer zodra ze aankomen, is net zo belangrijk als het verkrijgen van het visum. Goede onboarding bevordert betrokkenheid en behoud. Hier volgen enkele best practices voor de fase na aankomst:

Documentatieondersteuning

Help de werknemer snel hun CPR-nummer en belastingkaart te verkrijgen. Zoals opgemerkt, registreer hun adres bij de gemeente (Folkeregister). Bij deze afspraak krijgen ze automatisch een CPR-nummer, dat nodig is voor bijna alles in Denemarken (bankrekening, gezondheidszorg, telefoonabonnement, etc.). Zorg dat ze alle benodigde documenten meenemen (paspoort, visum, contract).

Bankrekening en Loonadministratie

Help de werknemer een Deense bankrekening te openen voor salarisbetaling. (Volgens de wet moet salaris uit een Deense baan worden gestort op een Deense bankrekening op naam van de werknemer.) Verstrek eventuele brieven of arbeidsverklaringen die de bank vereist. Zodra de belastingkaart (skattekort) binnen is, voeg deze toe aan uw loonadministratiesysteem voor correcte inhouding.

Huisvesting en Levensonderhoud

Denemarken heeft een krappe huurmarkt, vooral in Kopenhagen. Bied zoveel mogelijk hulp bij het vinden van een appartement of tijdelijke accommodatie. Zelfs een lijst met betrouwbare verhuurmakelaars of woningwebsites kan van onschatbare waarde zijn. Geef een overzicht van de typische kosten (huur, nutsvoorzieningen, eten) zodat de werknemer kan budgetteren.

Culturele Oriëntatie

Introduceer de nieuwe medewerker aan de Deense werkcultuur. Benadruk bijvoorbeeld dat Denen waarde hechten aan een gezonde werk-privébalans en vaak na werktijd socialiseren. Leg de etiquette uit (bijvoorbeeld stiptheid is belangrijk) en de dresscode (vaak business-casual). Koppel ze aan een “buddy” of mentor – een lokale collega die vragen kan beantwoorden en hen in het kantoorleven kan opnemen.

Taalondersteuning

Hoewel veel Denen uitstekend Engels spreken, toont het aanbieden van Deense lessen betrokkenheid bij integratie. Zelfs basis Deense lessen helpen de medewerker zich thuis te voelen. Informeer hen over Deense taalcursussen (bijvoorbeeld via gemeenten of volksuniversiteiten) als onderdeel van hun welkom.

Administratieve Ondersteuning

Wees voorbereid om te helpen met papierwerk. Verwijs ze naar de International Citizen Service (ICS) centra, waar vertegenwoordigers van meerdere instanties (belasting, CPR, ID, etc.) onder één dak zitten. Dit kan weken wachten en meerdere afspraken besparen.

Follow-up

Controleer regelmatig gedurende de eerste maanden. Zorg dat de werknemer hun contract (inclusief voordelen zoals pensioenbijdragen en gezondheidszorg) begrijpt. Moedig feedback aan over eventuele problemen, zodat u ze tijdig kunt aanpakken.

Door een allesomvattende naleving van de regelgeving te combineren met oprechte ondersteuning bij de integratie, kunnen werkgevers de complexiteit van internationaal aannemen omzetten in een concurrentievoordeel. Internationaal talent brengt vaak nieuwe perspectieven en vaardigheden – met goede onboarding kunnen ze enkele van de meest waardevolle assets van het bedrijf worden.

Conclusie

Denemarken is een uitstekende bestemming voor internationaal talent, maar het heeft specifieke visum- en immigratiewetten die werkgevers moeten respecteren. Van het bepalen of een kandidaat een vergunning nodig heeft, tot het kiezen van het juiste schema (Fast-Track, Positive List, Pay Limit, etc.), en uiteindelijk het regelen van de verhuizing, moet het proces zorgvuldig worden beheerd.

Gedurende het hele proces dragen werkgevers de verantwoordelijkheid voor naleving: het verifiëren van vergunningen, het naleven van Deense arbeidsnormen en het voldoen aan loonverplichtingen. Wanneer het goed wordt gedaan, opent het aannemen van buitenlanders in Denemarken toegang tot een divers, hooggekwalificeerd personeelsbestand en kan het helpen om kritieke vaardigheidstekorten op te vullen.

Voor werkgevers die deze stappen ontmoedigend vinden, is hulp beschikbaar. Rivermate is gespecialiseerd in werkvergunningen en visumondersteuning voor Denemarken. Neem vandaag nog contact op met Rivermate voor expertadvies bij elke stap, van het beoordelen van visumvereisten tot het indienen van aanvragen en het onboarden van uw nieuwe internationale medewerkers, zodat u met vertrouwen en naleving uw team in Denemarken kunt uitbreiden.