Work permits and visas in België

Het in dienst nemen van buitenlandse nationals in België vereist het navigeren door een specifiek set immigratieprocedures, die vooral het verkrijgen van de juiste werkvergunning en bijbehorend visum omvatten. België, als lid van de Europese Unie, beschikt over een systeem dat onderscheid maakt tussen EU/EEA/ Zwitserse burgers, die over het algemeen vrij verkeer genieten, en nationals van derde landen, die specifieke vergunningen nodig hebben om legaal binnen het land te wonen en te werken. Het proces omvat doorgaans het verkrijgen van werkvergunning van de relevante regionale autoriteiten (Vlaanderen, Wallonië of Brussel-Hoofdstad) en vervolgens het aanvragen van een langverblijfvisum (Type D) bij een Belgische ambassade of consulaat in het land van verblijf van de persoon, wat hen vervolgens in staat stelt een verblijfsvergunning te verkrijgen bij aankomst.

Het begrijpen van de verschillende soorten vergunningen en visa, de aanvraagstappen en de voortdurende nalevingsvereisten is essentieel voor zowel werkgevers als werknemers om een soepele en legale arbeidsrelatie in België te waarborgen. De hier verstrekte informatie schetst de kernaspecten van het Belgische werkvergunning- en visasysteem zoals dat naar verwachting in 2025 zal functioneren, gebaseerd op de huidige regelgeving en procedures.

Veelvoorkomende Visumtypes voor Buitenlandse Werknemers

Voor niet-EU/EEA/Zwitserse nationals die van plan zijn in België te werken voor meer dan 90 dagen, is de primaire route het verkrijgen van een Single Permit. Deze vergunning, geïntroduceerd om het proces te stroomlijnen, combineert de werkvergunning en de verblijfsvergunning in één document.

• Single Permit: Dit is de meest voorkomende vergunning voor nationals van derde landen die naar België komen voor werkdoeleinden. Het stelt de houder in staat te wonen en te werken in België voor een specifieke werkgever en functie. De aanvraag wordt ingediend door de werkgever bij de relevante regionale autoriteit.
• EU Blue Card: Voor hooggekwalificeerde werknemers biedt de EU Blue Card een specifieke route. Het vereist een hogere salarisdrempel en een universitair diploma of gelijkwaardige professionele ervaring. Een EU Blue Card houder profiteert van bepaalde voordelen, waaronder gemakkelijkere mobiliteit binnen andere EU-landen onder specifieke voorwaarden.
• Specifieke Categorieën: België biedt ook vergunningen voor specifieke situaties, zoals onderzoekers, stagiairs, intra-corporate transferees (ICT-permit) en hooggekwalificeerde technici. De vereisten en aanvraagprocedures kunnen variëren.

Vergunning Type	Doelgroep	Belangrijkste Vereiste	Geldigheidsduur (initieel)
Single Permit	Niet-EU/EEA/Swiss nationals die in België werken	Arbeidsovereenkomst, regionale werkvergunning	Tot 3 jaar
EU Blue Card	Hooggekwalificeerde niet-EU nationals	Universitair diploma, hoge salarisdrempel	Tot 4 jaar
ICT-permit	Intra-corporate transferees	Overdracht binnen multinational groep	Tot 3 jaar

Werkvergunning Aanvraagvereisten en Procedures

Het aanvraagproces voor een Single Permit in België wordt hoofdzakelijk gestart door de werkgever en omvat verschillende fasen en specifieke documentatie.

Aanvraagprocedure

1. Werkgever Aanvraag voor Werkvergunning: De Belgische werkgever dient een aanvraag in voor werkvergunning bij de bevoegde regionale autoriteit (Vlaanderen, Wallonië of Brussel-Hoofdstad). Deze aanvraag bevat gegevens over het bedrijf, het voorgestelde arbeidscontract, de functie en de buitenlandse nationaliteit.
2. Beoordeling door de Regionale Autoriteit: De regionale autoriteit beoordeelt de aanvraag op basis van de arbeidsmarktcondities (hoewel dit vaak wordt vrijgesteld voor bepaalde categorieën zoals hooggekwalificeerden) en naleving van de arbeidswetgeving.
3. Beoordeling door de Federale Autoriteit: Indien de regionale autoriteit de werkvergunning goedkeurt, wordt de aanvraag doorgestuurd naar het Immigration Office (federale autoriteit) voor het deel van de verblijfsvergunning van de Single Permit. Zij controleren identiteit, visum/verblijfsverleden en aspecten van de openbare orde.
4. Beslissing: Zodra zowel regionale als federale autoriteiten akkoord gaan, wordt een beslissing voor de Single Permit uitgevaardigd.
5. Visumaanvraag (indien van toepassing): Als de buitenlandse nationaliteit buiten België verblijft, moet deze een langverblijfvisum (Type D) aanvragen bij de Belgische ambassade of consulaat in het land van verblijf, met de beslissing van de Single Permit.
6. Aankomst en Verblijfsvergunning: Bij aankomst in België met het Type D-visum moet de persoon zich registreren bij de lokale gemeente om hun Belgische verblijfsvergunning (het fysieke Single Permit-kaartje) te verkrijgen.

Vereiste Documentatie

Documentatie is vereist van zowel de werkgever als de werknemer.

• Van de werkgever:
  • Bewijs van bedrijfsregistratie en identiteit.
  • Concept- of ondertekend arbeidscontract.
  • Functieomschrijving en details van de positie.
  • Bewijs van salaris dat aan de vereiste drempels voldoet.
  • Bewijs van inspanningen om een lokale werknemer te vinden (indien van toepassing).
• Van de werknemer:
  • Geldig paspoort.
  • Bewijs van identiteit en nationaliteit.
  • Politiegegevens (bewijs van goed gedrag).
  • Medisch attest.
  • Bewijs van opleidingskwalificaties (voor EU Blue Card of specifieke functies).
  • Documentatie van eerdere werkervaring.
  • Bewijs van accommodatie in België (vaak vereist voor visum/verblijfsvergunning).
  • Huwelijksakte en geboorteaktes van kinderen (indien gezinsleden worden aangevraagd).

Verwerkingstijden en Kosten

Verwerkingstijden kunnen aanzienlijk variëren afhankelijk van de regio, de complexiteit van de zaak en het aantal aanvragen.

• Regionale Werkvergunning: Kan variëren van enkele weken tot meerdere maanden.
• Federale Verblijfsvergunning Beoordeling: Meestal enkele weken na regionale goedkeuring.
• Visumaanvraag (Type D): Variëert per ambassade/consulaat, vaak enkele weken.
• Totale Single Permit-procedure: Het hele proces van initiële aanvraag door de werkgever tot ontvangst van de fysieke verblijfsvergunning in België kan 3-6 maanden of langer duren in sommige gevallen.

Kosten zijn ook van toepassing op verschillende fasen:

• Regionale Aanvraagkosten: Variëren per regio (bijvoorbeeld rond €100-€200).
• Federale Administratiekosten: Vereist voor het deel van de verblijfsvergunning (bijvoorbeeld rond €200-€350, onderhevig aan wijzigingen).
• Visumkosten: Betaald bij de ambassade/consulaat (bijvoorbeeld rond €180, onderhevig aan wijzigingen en valutafluctuaties).
• Gemeentelijke registratiekosten: Betaald bij aankomst in België voor het verkrijgen van de verblijfsvergunningkaart (varieert per gemeente).

Sponsoring Vereisten

De Belgische werkgever fungeert als sponsor voor de Single Permit-aanvraag. Ze moeten aantonen dat ze een legitiem bedrijf zijn, in staat om de buitenlandse nationaliteit tewerk te stellen volgens de Belgische arbeidswetgeving, en een salaris kunnen bieden dat aan de vereiste drempels voldoet. De werkgever is verantwoordelijk voor het starten van de werkvergunningaanvraag en het verstrekken van de benodigde bedrijfsdocumentatie.

Wegen naar Permanente Verblijfsstatus

Buitenlandse nationals die legaal in België hebben gewoond en gewerkt gedurende een aaneengesloten periode, kunnen mogelijk in aanmerking komen voor langetermijnverblijf of permanente verblijfsstatus.

• Long-term Resident Status (EU): Na 5 jaar onafgebroken legaal verblijf in België kan een niet-EU national een EU long-term resident status aanvragen. Deze status verleent rechten vergelijkbaar met die van EU-burgers met betrekking tot verblijf en werk binnen België en vergemakkelijkt mobiliteit naar andere EU-landen. Vereisten omvatten doorgaans:
  • Bewijs van 5 jaar onafgebroken legaal verblijf (korte afwezigheden worden meestal toegestaan).
  • Stabiele en voldoende financiële middelen.
  • Zorgverzekering.
  • Bewijs van integratie (taalvaardigheden, kennis van de Belgische samenleving - vereisten variëren per regio).
• Permanente Verblijf (Onbeperkt Verblijf): Na 5 jaar onafgebroken legaal verblijf is het ook mogelijk om een aanvraag in te dienen voor onbeperkt verblijf op basis van Belgische nationale wetgeving. De vereisten zijn vergelijkbaar met die voor EU long-term resident status.

De aanvraag wordt ingediend bij de lokale gemeente waar de persoon is ingeschreven. Het Immigration Office neemt de definitieve beslissing.

Afhankelijke Visumopties

Buitenlandse nationals met een geldige Belgische verblijfsvergunning (zoals Single Permit of EU Blue Card) kunnen doorgaans een aanvraag indienen voor gezinshereniging om hun naaste familieleden naar België te brengen.

• In aanmerking komende familieleden: Dit omvat meestal de echtgenoot of geregistreerde partner en minderjarige kinderen (onder 18). In sommige gevallen kunnen afhankelijke volwassen kinderen of afhankelijke ouders ook in aanmerking komen, maar de voorwaarden zijn vaak strenger.
• Aanvraagproces: De aanvraag voor gezinshereniging wordt meestal ingediend door het familielid uit het buitenland bij de Belgische ambassade of consulaat in hun land van verblijf. De hoofdvergunninghouder in België moet optreden als sponsor.
• Vereisten: De sponsor in België moet aantonen:
  • Geldige verblijfsvergunning en voldoende resterende geldigheid.
  • Voldoende en stabiele financiële middelen om het gezin te ondersteunen zonder beroep te doen op sociale voorzieningen.
  • Geschikte huisvesting in België.
  • Zorgverzekering voor de gezinsleden.
  • Bewijs van familieband (huwelijksakte, geboorteaktes).
• Verwerking: De aanvraag wordt beoordeeld door het Immigration Office in België. Verwerkingstijden kunnen variëren maar kunnen enkele maanden duren. Na goedkeuring krijgen de familieleden een Type D-visum om naar België te reizen en zich bij aankomst te registreren bij de lokale gemeente om hun verblijfsvergunningen te verkrijgen.

Visa-nalevingsverplichtingen voor Werkgevers en Werknemers

Het behouden van een legale status in België vereist voortdurende verplichtingen voor zowel de werkgever als de werknemer.

Verplichtingen van de werkgever

• Geldige Werkvergunning: Zorgen dat de buitenlandse nationaliteit de geldige werkvergunning en een verblijfsvergunning voor de specifieke rol en locatie bezit.
• Naleving van Arbeidsovereenkomst: Zich houden aan de voorwaarden van het arbeidscontract, inclusief salaris, werkuren en arbeidsomstandigheden, die moeten voldoen aan de Belgische arbeidswetgeving en de voorwaarden waaronder de vergunning werd verleend.
• Wijzigingen Rapporteren: Relevante regionale en federale autoriteiten informeren over belangrijke wijzigingen in de arbeidsrelatie (bijvoorbeeld functiewijziging, salariswijziging, arbeidsduur, beëindiging van het dienstverband).
• Administratie Bijhouden: Documenten bewaren met betrekking tot de werkvergunning en het arbeidscontract van de buitenlandse werknemer.
• Samenwerking bij Inspecties: Meewerken aan controles door arbeidsinspecteurs of immigratieautoriteiten indien gevraagd.

Verplichtingen van de werknemer

• Geldige Verblijfsvergunning: Een geldige verblijfsvergunning behouden en tijdig verlengen voor de vervaldatum.
• Registratie: Zich binnen 8 dagen na aankomst in België of verhuizing naar een nieuw adres registreren bij de lokale gemeente.
• Naleving van Vergunningvoorwaarden: Alleen werken voor de werkgever en in de functie vermeld op de Single Permit of werkvergunning.
• Wijzigingen Rapporteren: De lokale gemeente en mogelijk het Immigration Office informeren over veranderingen in de persoonlijke situatie (bijvoorbeeld adreswijziging, burgerlijke staat).
• Belgische Wetgeving Respecteren: Zich houden aan alle Belgische wetten en regelgeving.

Het niet naleven van deze verplichtingen kan leiden tot boetes voor zowel werkgever als werknemer, inclusief intrekking van vergunningen en mogelijke verboden voor toekomstige aanvragen.