Navigeren door het belastinglandschap voor werkgevers en werknemers in Rusland vereist een duidelijk begrip van de verplichtingen en vereisten die door de belastingautoriteiten zijn vastgesteld. Het Russische belastingsysteem, vooral met betrekking tot werkgelegenheid, omvat bijdragen aan sociale fondsen en het inhouden van persoonlijke inkomstenbelasting, met specifieke regels voor berekening, betaling en rapportage. Werkgevers fungeren als belastingagenten voor hun werknemers, verantwoordelijk voor het correct berekenen, inhouden en afdragen van belastingen en bijdragen aan de relevante overheidsinstanties.
Naleving van de Russische belastingwetten is essentieel voor bedrijven die in het land actief zijn, of ze nu lokaal of buitenlands personeel in dienst hebben. Het begrijpen van de nuances van sociale bijdragen, inkomstenbelastingtarieven, beschikbare aftrekposten en rapportagetijdlijnen is cruciaal voor het garanderen van een soepele bedrijfsvoering en het vermijden van boetes. Het kader voor deze verplichtingen wordt voornamelijk bepaald door de Tax Code van de Russische Federatie en relevante federale wetten die sociale verzekeringen regelen.
Verplichtingen van werkgevers voor sociale zekerheid en loonbelasting
Werkgevers in Rusland zijn verplicht om uniforme sociale bijdragen (USC) te betalen namens hun werknemers. Deze bijdragen dekken pensioenverzekering, sociale verzekering (tijdelijke arbeidsongeschiktheid en moederschap) en verplichte ziektekostenverzekering. De USC wordt berekend op basis van het bruto salaris van de werknemers, inclusief salarissen, bonussen en andere vergoedingen.
Het standaard gecombineerde tarief voor USC wordt toegepast tot een bepaald jaarlijks inkomensplafond per werknemer. Inkomen dat dit plafond overschrijdt, is onderworpen aan een lager tarief. Daarnaast moeten werkgevers bijdragen aan verplichte sociale verzekeringen tegen bedrijfsongevallen en beroepsziekten, met tarieven die variëren afhankelijk van de sector en risicocategorie van de werkgever.
Uniforme Sociale Bijdragen (USC) - Standaardtarieven (volgens huidige inzicht voor 2025)
| Jaarlijks Inkomensplafond (per werknemer) | Tarief onder Plafond | Tarief boven Plafond |
|---|---|---|
| Vastgesteld jaarlijks door de overheid | 30% | 15% |
- Het jaarlijkse inkomensplafond kan elk jaar wijzigen.
- Het tarief van 30% is een gecombineerd tarief dat pensioen-, sociale en ziektekostenverzekering dekt.
- Het tarief van 15% geldt voor het deel van het inkomen dat het plafond overschrijdt en is vooral voor pensioen- en ziektekostenverzekering.
Bepaalde categorieën werkgevers of sectoren kunnen in aanmerking komen voor gereduceerde USC-tarieven, afhankelijk van specifieke voorwaarden zoals beschreven in de Tax Code.
Verplichte Sociale Verzekeringen tegen Bedrijfsongevallen en Beroepsziekten
- Tarieven variëren van 0,2% tot 8,5% van het brutoloon.
- Het specifieke tarief hangt af van de risicocategorie die aan de werkgever is toegewezen (klasse 1 tot klasse 32).
- Risicocategorieën worden bepaald op basis van de hoofdactiviteit van de werkgever.
Deze bijdragen worden doorgaans maandelijks betaald, samen met de betaling van lonen.
Inhouding van inkomstenbelasting
Werkgevers in Rusland zijn verantwoordelijk voor het inhouden van de Personal Income Tax (PIT), bekend als NDFL (Налог на доходы физических лиц), van het inkomen van hun werknemers en het afdragen aan de belastingautoriteiten. Het belastingtarief hangt af van de fiscale status van de werknemer en het type inkomen.
Voor belastingresidenten van Rusland geldt een progressief belastingtarief voor de meeste inkomens, inclusief arbeidsinkomen. Personen worden over het algemeen als belastingresident beschouwd als zij 183 dagen of meer in Rusland doorbrengen binnen een periode van 12 maanden.
Inkomstenbelasting (PIT - NDFL) tarieven voor belastingresidenten (volgens huidige inzicht voor 2025)
| Jaarlijks Inkomen (RUB) | Tarief |
|---|---|
| Tot 5.000.000 | 13% |
| Overschrijdend 5.000.000 | 15% |
- Het tarief van 15% geldt alleen voor het deel van het inkomen dat 5.000.000 RUB per jaar overschrijdt.
Voor personen die geen belastingresident van Rusland zijn, geldt meestal een vast tarief op in Rusland verworven inkomen, inclusief arbeidsinkomen.
Inkomstenbelasting (PIT - NDFL) Tarief voor niet-residenten (volgens huidige inzicht voor 2025)
| Type inkomen | Tarief |
|---|---|
| Meest in Rusland verworven inkomen (inclusief werk) | 30% |
- Uitzonderingen kunnen van toepassing zijn op basis van internationale belastingverdragen of specifieke categorieën buitenlandse werknemers (bijvoorbeeld hooggekwalificeerde specialisten).
Werkgevers moeten het juiste bedrag aan PIT berekenen en inhouden van elke salarisbetaling en het volgens de vastgestelde deadlines afdragen aan de belastingautoriteiten.
Werknemersaftrekposten en toeslagen
Russische belastingresidenten komen in aanmerking voor diverse belastingaftrekposten (вычеты) die hun belastbaar inkomen voor PIT-doeleinden kunnen verminderen. Werkgevers kunnen bepaalde aftrekposten direct toepassen bij het berekenen van de maandelijkse PIT-inhouding, mits de werknemer de benodigde documenten of een bevestiging van de belastingdienst indient.
Veelvoorkomende soorten belastingaftrekposten zijn:
- Standaard Aftrekposten: Maandelijks verstrekt, voornamelijk gebaseerd op het aantal kinderen. Er is ook een basisaftrek voor de belastingplichtige zelf en bepaalde andere categorieën (bijvoorbeeld gehandicapten), hoewel de basisbelastingaftrek vaak niet wordt toegepast als het inkomen een bepaald limiet overschrijdt.
- Voor de belastingplichtige (indien van toepassing): RUB 3.000 of RUB 500 per maand.
- Voor het eerste en tweede kind: RUB 1.400 per maand per kind.
- Voor het derde en volgende kind: RUB 3.000 per maand per kind.
- Voor een kind met een handicap: aanvullende aftrekposten gelden (bijvoorbeeld RUB 12.000 voor een ouder/pleegouder, RUB 6.000 voor een voogd/bewindvoerder).
- Kind-aftrekposten gelden tot het kind 18 jaar wordt (of 24 jaar als voltijdstudent) en het jaarlijkse inkomen van de werknemer niet boven een bepaald limiet uitkomt (onderhevig aan jaarlijkse aanpassing).
- Sociale Belasting Aftrekposten: Voor uitgaven zoals onderwijs (zelf, kinderen, broers/zussen), medische behandeling en medicijnen, vrijwillige pensioenbijdragen en liefdadigheidsdonaties. Deze kunnen vaak jaarlijks worden geclaimd via een belastingaangifte, maar sommige kunnen via de werkgever worden aangevraagd met voorafgaande melding bij de belastingdienst.
- Vastgoedbelasting Aftrekposten: Voor uitgaven gerelateerd aan de aankoop of bouw van woonhuizen in Rusland, en rente betaald op hypotheken. Deze worden meestal jaarlijks via een belastingaangifte geclaimd, maar kunnen ook via de werkgever worden aangevraagd met bevestiging van de belastingdienst.
- Investeringbelasting Aftrekposten: Gerelateerd aan bijdragen aan individuele beleggingsrekeningen (IIA) of inkomsten uit de verkoop van effecten die voor een bepaalde periode worden aangehouden.
Werknemers moeten de vereiste documentatie aan hun werkgever of de belastingdienst verstrekken om deze aftrekposten te claimen.
Naleving van belastingregels en rapportagetijdlijnen
Werkgevers hebben aanzienlijke rapportageverplichtingen met betrekking tot loonbelasting en inkomsten van werknemers. Nauwkeurige en tijdige indiening van rapporten en betaling van belastingen en bijdragen is essentieel.
Belangrijke rapportageformulieren zijn onder andere:
- ЕФС-1 (Verenigde Informatie over het Russische Sociale Fonds): Dit formulier verving verschillende eerdere rapporten (zoals SZV-TD, SZV-STAZH, DVS-03, 4-FSS). Het bevat secties over arbeidsgebeurtenissen (aanwerving, beëindiging, overplaatsingen), dienstperiodes en bijdragen voor ongevallen. Deadlines variëren afhankelijk van de specifieke sectie (bijvoorbeeld arbeidsgebeurtenissen meestal binnen de volgende werkdag, dienstperiodes jaarlijks).
- 6-NDFL (Persoonlijke Inkomstenbelasting Berekening): Dit rapport vat de aan personen betaalde inkomsten, berekende PIT, ingehouden en afgedragen bedragen samen. Het wordt per kwartaal en jaarlijks ingediend.
- Kwartaalrapportages (voor Q1, Q2, Q3) moeten meestal vóór de 25e dag van de maand na het rapportagekwartaal worden ingediend.
- Het jaarlijkse rapport moet meestal vóór de 25e februari van het jaar na het rapportagejaar worden ingediend.
Betalingstermijnen voor PIT en USC zijn doorgaans gekoppeld aan de betaling van lonen. Ingehouden PIT moet worden overgemaakt naar de begroting binnen specifieke datums na de inkomstenbetaling (bijvoorbeeld vaak vóór de 28e van de lopende maand voor inkomsten betaald tussen de 1e en 22e van die maand, met speciale regels voor maandafsluitingen en eindejaarsbetalingen). USC-betalingen zijn doorgaans verschuldigd vóór de 28e dag van de maand volgend op de maand waarvoor de bijdragen worden berekend.
Specifieke belastingoverwegingen voor buitenlandse werknemers en bedrijven
Het in dienst nemen van buitenlandse werknemers in Rusland brengt specifieke belastingoverwegingen met zich mee, vooral gerelateerd aan hun fiscale status.
- Fiscale Residentie: De fiscale residentie van een buitenlandse werknemer bepaalt het toepasselijke PIT-tarief (13/15% voor residenten, 30% voor niet-residenten op in Rusland verworven inkomen). De 183-dagenregel binnen een periode van 12 maanden is de primaire bepalende factor. Werkgevers moeten gedurende het jaar de residentiestatus van hun buitenlandse werknemers monitoren, aangezien de status en dus het tarief kunnen veranderen.
- PIT voor niet-residenten: Zoals vermeld, bedraagt het standaard PIT-tarief voor niet-resident werknemers op hun Russische arbeidsinkomen 30%. Uitzonderingen bestaan, vooral voor Hooggekwalificeerde Specialisten (HQS), die vanaf dag één worden belast tegen 13%, ongeacht de residentiestatus, mits hun HQS-status correct is gedocumenteerd. Burgers van bepaalde EAEU-landen kunnen ook onder andere regels vallen, vaak belast tegen het residententarief vanaf dag één.
- Sociale Bijdragen voor Buitenlandse Werknemers: USC-regels voor buitenlandse werknemers hangen af van hun migratiestatus (bijvoorbeeld tijdelijk verblijf, tijdelijk verblijfsvergunning, permanente verblijfsvergunning) en nationaliteit (bijvoorbeeld EAEU-burgers). Over het algemeen zijn buitenlandse werknemers met een tijdelijke of permanente verblijfsvergunning, of burgers van EAEU-landen, onderworpen aan dezelfde USC-regels als Russische burgers. Buitenlandse werknemers met een tijdelijk verblijf kunnen beperkingen hebben op de soorten sociale verzekeringen waarvoor ze gedekt zijn, wat invloed heeft op het toepasselijke USC-tarief.
- Buitenlandse bedrijven: Een buitenlands bedrijf dat personen in Rusland in dienst neemt, kan een risico op een permanent establishment (PE) creëren, wat de vennootschapsbelasting in Rusland kan activeren. Het in dienst nemen van personeel via een correcte structuur zoals een Employer of Record kan dit risico helpen beheren, aangezien de EOR optreedt als de juridische werkgever in Rusland en alle lokale arbeids- en belastingverplichtingen afhandelt zonder noodzakelijk een PE voor de buitenlandse klant te creëren.
Het begrijpen van deze specifieke regels is cruciaal voor buitenlandse bedrijven die in Rusland werken, om naleving te waarborgen voor zowel het bedrijf als haar buitenlandse werknemers.
