Employer of Record in Rusland

Het aannemen van werknemers in Rusland vereist een grondig begrip van de unieke arbeidswetgeving en regelgeving van het land. Bedrijven die willen uitbreiden naar deze markt worden vaak geconfronteerd met complexiteiten gerelateerd aan het oprichten van een juridische entiteit, loonadministratie, belastinginhoudingen en het volledig naleven van de lokale arbeidswetten. Het navigeren door deze vereisten kan tijdrovend en middelenintensief zijn voor internationale bedrijven.

Om talent legaal in Rusland in dienst te nemen, overwegen bedrijven doorgaans een paar hoofdbenaderingen, elk met zijn eigen administratieve lasten en strategische voordelen.

• Het opzetten van een lokale juridische entiteit: Dit houdt in dat een dochteronderneming of vestiging in Rusland wordt opgericht, een proces dat lang kan duren en aanzienlijke investeringen vereist in lokale registratie, juridisch advies en administratief personeel.
• Gebruik maken van een Employer of Record (EOR): Samenwerken met een EOR zoals Rivermate stelt bedrijven in staat om werknemers in Rusland aan te nemen zonder hun eigen lokale entiteit op te zetten. De EOR fungeert als de juridische werkgever, verzorgt alle naleving, loonadministratie en HR-verantwoordelijkheden, terwijl het klantbedrijf het dagelijkse werk van de werknemers beheert.
• Het aannemen van zelfstandige contractors: Hoewel het eenvoudiger lijkt, brengt het classificeren van werknemers als zelfstandige contractors in Rusland aanzienlijke risico’s met zich mee. De Russische arbeidswetgeving bevoordeelt werknemers sterk, en verkeerde classificatie kan leiden tot zware boetes, achterstallige belastingen en boetes als wordt vastgesteld dat de relatie feitelijk een arbeidsovereenkomst is.

Hoe een EOR werkt in Rusland

Een Employer of Record (EOR) service vereenvoudigt wereldwijde uitbreiding door de juridische en administratieve lasten van werkgelegenheid op zich te nemen. In Rusland biedt een EOR een conforme structuur voor het aannemen van personeel, waardoor uw operaties legaal en efficiënt blijven.

• Juridische werkgeverstatus: De EOR wordt de juridische werkgever van uw Russische personeel en verzorgt alle juridische verplichtingen.
• Loon- en belastingbeheer: De EOR beheert lokale loonadministratie, inclusief salarisuitbetalingen, sociale bijdragen en inkomstenbelastinginhoudingen in overeenstemming met Russische regelgeving.
• Benefitsbeheer: Zij beheren verplichte en aanvullende werknemersvoordelen, zoals ziektekostenverzekering, pensioenbijdragen en betaald verlof.
• Naleving van arbeidswetgeving: De EOR zorgt voor volledige naleving van het complexe Russische Arbeidswetboek, inclusief arbeidsovereenkomsten, werkuren, beëindigingsprocedures en werknemersrechten.
• HR-ondersteuning en begeleiding: Biedt doorlopende HR-ondersteuning voor zowel het klantbedrijf als de werknemers, inclusief het afhandelen van vragen en het beheren van HR-gerelateerde documentatie.

Voordelen van het gebruik van een EOR in Rusland

Voor bedrijven die de Russische markt willen betreden zonder de verplichtingen en complexiteit van het opzetten van een lokale entiteit, biedt een EOR overtuigende voordelen.

• Snelle markttoegang: Neem snel werknemers in Rusland aan, vaak binnen dagen of weken, en vermijd het lange proces van entiteitsregistratie.
• Verminderde risico’s en naleving: Beperk de risico’s die gepaard gaan met het navigeren door complexe en vaak veranderende Russische arbeidswetten, belastingregels en loonadministratie.
• Kostenbesparing: Vermijd de aanzienlijke initiële kosten en doorlopende overheadkosten die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een lokale dochteronderneming.
• Focus op kernactiviteiten: Maak interne middelen vrij van administratieve en nalevingstaken, zodat uw team zich kan richten op strategische doelstellingen en groei.
• Talentwerving: Toegang tot een breder talentenpool in Rusland zonder geografische of juridische beperkingen, waardoor u de beste professionals kunt aannemen ongeacht uw entiteitstatus.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Rusland uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Rusland garandeert.

Werkgevers in Rusland moeten voldoen aan verschillende belastingverplichtingen, voornamelijk gerelateerd aan sociale zekerheidsbijdragen, loonbelasting en loonbelastinginhouding. Zij zijn verantwoordelijk voor het betalen van sociale zekerheidsbijdragen namens werknemers, waaronder pensioenverzekering (22%), sociale verzekering (2,9%), medische verzekering (5,1%) en verplichte ongevallenverzekering (0,2%-8,5%), gebaseerd op brutolonen en toepasselijke drempels. Daarnaast moeten werkgevers persoonlijke inkomstenbelasting (PIT) inhouden van 13% voor inwoners die tot 5 miljoen roebel per jaar verdienen, en 15% voor hogere inkomens; niet-inwoners betalen doorgaans 30%.

Belastingnaleving omvat tijdige rapportage: maandelijkse rapporten over inkomen en belastinginhouding (Formulier 6-NDFL) moeten voor het einde van de volgende maand worden ingediend, jaarlijkse rapporten (Formulier 2-NDFL) voor 1 maart, en sociale zekerheidsbijdragen voor de 15e van de volgende maand. Werkgevers moeten ook op de hoogte zijn van werknemersbelastingaftrekken, waaronder standaard-, sociale-, onroerendgoed-, investerings- en beroepsaftrekken, die het belastbare inkomen kunnen verminderen. Buitenlandse werknemers en bedrijven moeten rekening houden met specifieke regels, inclusief mogelijke voordelen uit belastingverdragen om dubbele belasting te voorkomen.

Het salarislandschap in Rusland varieert aanzienlijk per industrie, rol en regio, waarbij hogere lonen doorgaans worden gevonden in Moskou en Sint-Petersburg. Bijvoorbeeld, de jaarlijkse salarissen variëren van 800.000 RUB voor medisch specialisten tot wel 4.000.000 RUB voor IT-software engineers. Minimumlonen worden op federaal niveau vastgesteld op ongeveer 19.242 RUB/maand in 2025, maar regionale autoriteiten kunnen hogere drempels opleggen. Werkgevers moeten voldoen aan deze minima om boetes te voorkomen.

Compensatiepakketten omvatten vaak basissalaris, bonussen en toelagen zoals prestatie-, vakantie-, vervoer-, maaltijd- en huisvestingsvergoedingen. Salarissen worden over het algemeen maandelijks uitbetaald via bankoverschrijvingen, met een looncyclus van de 1e tot de 15e van de volgende maand. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen (13% voor inwoners, 30% voor niet-inwoners) en sociale bijdragen, en moeten gedetailleerde loonstrookjes verstrekken.

Salaristrends zijn stijgend, vooral voor gekwalificeerde functies in IT, financiën en gezondheidszorg, met prognoses die gematigde stijgingen aangeven in 2025. Bedrijven moeten deze trends volgen om concurrerende compensatiestrategieën te handhaven.

De Russische arbeidswetgeving garandeert werknemers minimaal 28 kalenderdagen betaald jaarlijks verlof, dat in meerdere delen kan worden opgesplitst, met ten minste één deel van minimaal 14 dagen. Werkgevers moeten werknemers hun gemiddelde salaris betalen ten minste drie dagen voordat het verlof begint. Niet-gebruikt verlof kan over het algemeen worden meegenomen tot maximaal twee jaar, maar langdurige accumulatie wordt afgeraden. Nationale feestdagen zijn aangewezen niet-werkdagen met volledige betaling, waaronder belangrijke data zoals Nieuwjaar (1-6, 8 januari), Internationale Vrouwendag (8 maart), Overwinningsdag (9 mei) en Dag van Rusland (12 juni).

Ziekteverlofuitkeringen hangen af van de duur van de dienst, waarbij de eerste drie dagen door de werkgever worden betaald en de daaropvolgende dagen worden gedekt door het Social Insurance Fund, dat 60-100% van het gemiddelde inkomen biedt. Ouderschapsverlof omvat 70 dagen zwangerschapsverlof met volledige betaling, en ouderschapsverlof tot de leeftijd van drie jaar, met uitkeringen tot de baby 1,5 jaar oud is. Vaderschaps- en adoptieverlof zijn ook beschikbaar, waarbij vaderschapsverlof doorgaans onbetaald is tenzij anders vermeld in collectieve arbeidsovereenkomsten. Andere verloftypes omvatten rouwverlof, studieverlof, onbetaald verlof en mogelijk sabbatical, afhankelijk van het beleid van de werkgever.

Rusland verplicht verschillende werknemersvoordelen, waaronder sociale verzekeringen (ongeveer 2,9%), pensioenbijdragen (ongeveer 22%), verplichte ziektekostenverzekering (ongeveer 5,1%) en ongevallenverzekering (0,2%-8,5% afhankelijk van het risicoprofiel van de sector). Werknemers hebben recht op minimaal 28 dagen betaald verlof, feestdagen, ziekteverlof en zwangerschapsverlof, waarbij de voordelen doorgaans worden gefinancierd via werkgeversbijdragen en sociale fondsen.

Naast de verplichte voordelen bieden werkgevers vaak optionele extra's zoals aanvullende ziektekostenverzekering (DMS), levensverzekering, vrijwillige pensioenregelingen, trainingen, welzijnsprogramma's, vervoersvergoedingen en huisvestingssubsidies. De kosten voor aanvullende ziektekostenverzekering variëren van 30.000 tot 150.000 roebel per jaar per werknemer en worden steeds meer verwacht, vooral in stedelijke en competitieve sectoren.

De samenstelling van het benefitpakket varieert afhankelijk van de bedrijfsgrootte en de sector. Grote bedrijven bieden doorgaans uitgebreide voordelen, waaronder DMS, levensverzekering en pensioenregelingen, terwijl MKB's zich kunnen richten op de kernverplichte voordelen. Sector- en regio-specifieke verschillen beïnvloeden de aanbiedingen, met sectoren zoals IT en financiën die aantrekkelijkere pakketten bieden.

Arbeidsovereenkomsten in Rusland worden gereguleerd door het Arbeidswetboek, dat duidelijke contracten vereist waarin taken, vergoeding, werktijden en beëindigingsvoorwaarden worden gespecificeerd. Werkgevers moeten verplichte clausules opnemen zoals volledige juridische namen, functiebeschrijving, werkplek, startdatum, salarisgegevens, werktijden, vakantiegeld, sociale verzekering en beëindigingsvoorwaarden. Contracten kunnen ofwel onbepaalde tijd zijn, dat doorgaat totdat het wordt beëindigd, ofwel voor bepaalde tijd, beperkt tot vijf jaar en hernieuwbaar onder specifieke voorwaarden.

Proeftijd is gereguleerd, met een maximum van drie maanden over het algemeen, en tot zes maanden voor senior functies. Contracten voor bepaalde tijd tussen twee en zes maanden kunnen een proeftijd van maximaal twee weken hebben. Vertrouwelijkheidsclausules zijn afdwingbaar indien redelijk, terwijl niet-concurrentieclausules zorgvuldige afstemming vereisen en mogelijk compensatie omvatten. Contractwijzigingen vereisen wederzijdse instemming, en beëindiging moet volgens strikte procedures verlopen, inclusief juiste kennisgeving en documentatie, om juridische geschillen te voorkomen.

Thuiswerken in Rusland wordt steeds gebruikelijker, gedreven door technologische vooruitgang en veranderende verwachtingen van werknemers. Het juridische kader, dat voornamelijk gebaseerd is op amendementen op het Arbeidswetboek, vereist formele arbeidscontracten voor thuiswerkregelingen, waarin rollen, schema's en apparatuurvoorzieningen worden gespecificeerd. Werknemers hebben het recht om op afstand te werken indien mogelijk, maar werkgevers moeten zorgen voor veilige arbeidsomstandigheden, gegevensbeveiliging en de juiste apparatuur of compensatie. Ontslagvoorwaarden moeten duidelijk in contracten worden vastgelegd.

Werkgevers passen verschillende flexibele werkregelingen toe, waaronder:

Belangrijke gegevenspunten:

Dit zich ontwikkelende landschap benadrukt juridische duidelijkheid en flexibele regelingen om talent aan te trekken en de productiviteit in Rusland's remote work omgeving te optimaliseren.

In Rusland wordt het beëindigen van een dienstverband gereguleerd door strikte wettelijke procedures zoals uiteengezet in het Arbeidswetboek. Werkgevers moeten specifieke opzegtermijnen in acht nemen op basis van de categorie werknemer: drie dagen voor algemene werknemers en proefperiodekandidaten, en één maand voor managers en leidinggevenden. Ontslagvergoeding is verplicht in verschillende gevallen, zoals ontslag wegens bedrijfseconomische redenen (één maand gemiddeld salaris), militaire dienst (twee weken salaris), schuld van de werkgever (één maand), en het aflopen van een contract voor bepaalde tijd (één maand). De berekening van de ontslagvergoeding is gebaseerd op het gemiddelde salaris van de werknemer over de afgelopen 12 maanden.

Belangrijke gronden voor beëindiging omvatten zowel met redenen—zoals ernstig wangedrag, prestatieproblemen of verlies van vertrouwen—als zonder redenen, zoals liquidatie van het bedrijf of herstructurering. Procedurele naleving omvat juiste documentatie, tijdige schriftelijke kennisgevingen, mogelijke raadpleging van de vakbond, het aanbieden van geschikte alternatieve functies, het uitvaardigen van formele orders en het afhandelen van alle dues, inclusief lonen en ontslagvergoeding, op de laatste dag. Werkgevers moeten ook de arbeidsdossiers bijwerken, die sinds 2021 elektronisch worden bijgehouden.

Werknemers zijn beschermd tegen onrechtmatig ontslag door mogelijke herplaatsing, compensatie voor verloren inkomsten en morele schade. Bepaalde categorieën, waaronder zwangere vrouwen en werknemers die met ziekteverlof of vakantie zijn, genieten van aanvullende waarborgen. Werknemers kunnen ontslagbesluiten aanvechten via arbeidsrechtbanken of autoriteiten.

De freelance markt in Rusland groeit, waardoor bedrijven flexibiliteit en toegang tot gespecialiseerde vaardigheden krijgen. Belangrijke juridische onderscheidingen omvatten controle, integratie, betaling, tools en de duur van de relatie, waarbij contractors doorgaans autonoom opereren op projectbasis. Het risico op misclassificatie is aanzienlijk, dus duidelijke contracten zijn essentieel en moeten betrekking hebben op scope, opleveringen, betaling, IP-rechten, vertrouwelijkheid en juridische jurisdictie.

Independent contractors in Rusland moeten zelf hun belastingen en sociale bijdragen regelen, vaak door zich te registreren als zelfstandige of individuele ondernemer, met belastingtarieven van ongeveer 4-6%. Zij zijn verantwoordelijk voor pensioen- en ziektekostenverzekeringen, waarbij sommige bijdragen vrijwillig zijn. Freelancers komen veel voor in sectoren zoals IT, marketing, financiën, bouw, logistiek en onderwijs.

Het systeem voor werkvergunningen in Rusland vereist dat buitenlandse onderdanen de juiste visa en vergunningen verkrijgen voor legale tewerkstelling, met verschillende opties die zijn afgestemd op het type werk en het vaardigheidsniveau. De meest voorkomende is de Work Visa, die sponsoring door de werkgever vereist, een werkvergunning en naleving van quota die jaarlijks door de overheid worden vastgesteld. Visums voor Highly Qualified Specialist (HQS) bieden een langere geldigheid (tot drie jaar) met vereenvoudigde procedures voor gekwalificeerde professionals die boven een bepaalde drempel verdienen. Kortlopende zakelijke en studentenvisa dienen voor specifieke doeleinden, maar staan over het algemeen geen tewerkstelling toe.

Het aanvraagproces omvat werkgeversponsoring, goedkeuring van de quota en indiening van documenten zoals paspoorten, onderwijsdiploma’s, medische certificaten en arbeidsovereenkomsten. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het naleven van registratie-, notificatie- en arbeidswetgeving. Visa-kosten en verwerkingstijden variëren, met duur van enkele weken tot meerdere maanden. Buitenlandse werknemers en hun gezinsleden moeten voldoen aan registratie- en vernieuwingverplichtingen om hun wettelijke status te behouden.

Werkgevers en werknemers moeten tijdig visa verlengen, juiste registratie uitvoeren en nauwkeurige documentatie bijhouden om naleving te waarborgen en juridische problemen te voorkomen.