Navigeren door arbeidsregels is cruciaal voor bedrijven die in Japan opereren of Japanse inwoners in dienst hebben. De country's Labor Standards Act stelt duidelijke richtlijnen vast met betrekking tot werktijden, overwerk, rustperiodes en werkgeversverplichtingen, ontworpen om eerlijke behandeling te waarborgen en overmatige werkbelasting op werknemers te voorkomen. Het begrijpen en naleven van deze regels is essentieel voor compliance en het bevorderen van een gezonde werkomgeving.
Compliance met Japanse arbeidswetgeving betreft meer dan alleen het bijhouden van uren; het vereist het implementeren van juiste systemen voor het registreren, nauwkeurig berekenen van overwerkpremies en het zorgen dat werknemers hun verplichte pauzes en vrije dagen krijgen. Op de hoogte blijven van de specifieke vereisten helpt bedrijven hun personeelsbestand effectief te beheren terwijl ze aan wettelijke verplichtingen voldoen.
Standaard Werktijden en Werkweekstructuur
Onder de Labor Standards Act zijn de wettelijke standaardwerktijden beperkt tot 8 uur per dag en 40 uur per week. Werkgevers mogen werknemers over het algemeen niet verplichten om buiten deze limieten te werken, tenzij aan specifieke voorwaarden wordt voldaan.
De standaard werkweekstructuur bestaat meestal uit vijf 8-urige dagen, wat resulteert in een 40-urige week. Er bestaan echter variaties, zoals een zesdaagse werkweek met kortere dagelijkse uren, mits het totale wekelijkse aantal uren niet meer dan 40 bedraagt. Bepaalde industrieën of werkplekken met minder dan 10 werknemers kunnen onder specifieke omstandigheden een wettelijke werkweeklimiet van 44 uur hebben.
Flexibele werktijdssystemen, zoals flextime of variabele werktijdssystemen die over een periode langer dan een week worden berekend (bijvoorbeeld een maand of een jaar), maken het mogelijk om dagelijks of wekelijks te variëren in uren, mits het gemiddelde wekelijkse aantal uren over de berekeningsperiode niet meer dan de wettelijke limiet (meestal 40 uur) bedraagt.
Overregelgeving en Vergoeding
Werkuren die de wettelijke limieten overschrijden (8 uur per dag of 40 uur per week) worden beschouwd als overwerk. Werkgevers kunnen alleen van werknemers verlangen om over te werken als zij een arbeid- en werkgeversovereenkomst hebben afgesloten, bekend als een "36 Agreement" (Artikel 36 Agreement), en deze hebben ingediend bij het relevante Labor Standards Inspection Office.
De 36 Agreement moet de scope van overwerk, het aantal betrokken werknemers en de maximale limieten voor overuren specificeren. Wettelijke overuurlimieten gelden doorgaans:
- Standaardlimiet: 45 uur per maand en 360 uur per jaar.
- Bijzondere uitzonderingslimiet: Onder specifieke, tijdelijke omstandigheden zoals beschreven in de 36 Agreement, kunnen deze limieten worden overschreden, maar strikte bovengrenzen gelden:
- Niet meer dan 100 uur overwerk (inclusief werk op feestdagen) in één maand.
- Gemiddeld niet meer dan 80 uur overwerk (inclusief werk op feestdagen) per maand over een periode van twee, drie, vier, vijf of zes maanden.
- Een totaal van niet meer dan 720 uur overwerk per jaar.
Overwerk moet worden gecompenseerd met premies gebaseerd op het standaard uurloon van de werknemer. De minimale premiepercentages worden wettelijk voorgeschreven:
| Type Werk | Minimale Premiepercentage (Multiplier) | Totaal Tarief (Multiplier) |
|---|---|---|
| Standaard Overwerk (buiten 8/40 uur) | 25% | 1.25 |
| Overwerk boven 60 uur per maand | 50% | 1.50 |
| Late-Nacht Werk (22:00 - 05:00) | 25% | 1.25 |
| Vakantie Werk (op wettelijke feestdagen) | 35% | 1.35 |
| Overwerk + Late-Nacht | 25% + 25% | 1.50 |
| Overwerk (> 60 uur/maand) + Late-Nacht | 50% + 25% | 1.75 |
| Vakantie Werk + Late-Nacht | 35% + 25% | 1.60 |
Let op dat de premie van 50% voor overwerk dat meer dan 60 uur per maand bedraagt, vanaf 1 april 2023 verplicht is voor kleine en middelgrote ondernemingen, waardoor zij gelijk worden getrokken met grote bedrijven. Werkgevers kunnen betaald verlof aanbieden in plaats van de 50% premie voor overwerk boven 60 uur per maand, mits een aparte overeenkomst is afgesloten.
Rustperiodes en Pauzerechten
Werkgevers zijn wettelijk verplicht om werknemers tijdens de werkdag voldoende rustperiodes te geven. Deze pauzes zijn onbetaald en moeten tijdens werktijd worden gegeven. De minimale pauzerechten zijn gebaseerd op het totale aantal gewerkte uren per dag:
| Uren Gewerkt in een Dag | Minimale Pauzerecht |
|---|---|
| Meer dan 6 uur | Minimaal 45 minuten |
| Meer dan 8 uur | Minimaal 60 minuten |
Werknemers hebben ook recht op wettelijke feestdagen. De wet vereist dat werkgevers werknemers minimaal één vrije dag per week geven, of vier vrije dagen over een periode van vier weken. Deze worden beschouwd als wettelijke feestdagen en werk op deze dagen is onderworpen aan de feestdagarbeid-premie.
Nachtploeg- en Weekendwerkregelingen
Werk dat wordt uitgevoerd tijdens de late-nachtperiode, gedefinieerd als tussen 22:00 (10:00 PM) en 05:00 (5:00 AM), is onderworpen aan een verplichte premie van 25%, naast eventuele toepasselijke overwerk- of feestdagpremies.
Werk op weekends activeert niet automatisch een premiepercentage, tenzij de weekenddag is aangewezen als de wettelijke feestdag van de werknemer. Als een wettelijke feestdag op een doordeweekse dag valt en de werknemer op die dag werkt, geldt de feestdagarbeid-premie. Als ze werken op een weekend dat geen wettelijke feestdag is maar de standaard uren per dag of week overschrijdt, gelden de standaard overwerkpremies. Als het weekendwerk op een wettelijke feestdag valt, geldt de 35% feestdagarbeid-premie.
Verplichtingen voor het Registreren van Werkuren
Werkgevers in Japan hebben een strikte wettelijke verplichting om de werkuren van hun werknemers nauwkeurig te registreren. Dit is essentieel voor het waarborgen van naleving van werktijdbestemmingen, correcte berekening van lonen en overwerkpremies, en het aantonen van naleving van arbeidswetten.
Werkuren moeten objectief worden geregistreerd. Acceptabele methoden omvatten:
- Tijdkaarten of punchklokken
- IC-kaarten of andere elektronische identificatiesystemen
- PC-inlog- en uitloggegevens
- Andere objectieve methoden die nauwkeurig de start- en eindtijden vastleggen
Hoewel zelfrapportage van uren soms wordt gebruikt, moeten werkgevers de nodige stappen ondernemen om de nauwkeurigheid van dergelijke rapportages te verifiëren en manipulatie te voorkomen. Alleen vertrouwen op zelfverklaringen zonder objectieve verificatie wordt over het algemeen niet als voldoende beschouwd voor compliance.
Werkgevers zijn verplicht om gegevens met betrekking tot werkuren, lonen en andere belangrijke arbeidsvoorwaarden gedurende een bepaalde periode te bewaren. De huidige wettelijke vereiste is om deze gegevens vijf jaar te bewaren, hoewel de verplichting om ze drie jaar te bewaren voorlopig nog van kracht is.
