Werkgelegenheid is een van de kernonderdelen van elk bedrijf en moet worden afgehandeld door experts op dit gebied. Als je niet in de positie bent om dergelijke expertise te hebben, is het beter om de Employers of Record (EoR) te ontdekken.
Wat is een Employer of Record (EoR)?
De technische betekenis van EoR wordt vaak verwisseld met die van de Professional Employer Organization (PEO), en hoewel het verwisselen van deze termen een geldige vergissing is, moet je nog steeds weten wat een EoR is.
In China staat de EoR ook bekend als de lokale EoR, de lokale partner, of de Foreign Enterprise Service Company (FESCO). Een Employment of Record (EoR) is een derde partij organisatie die de rol overneemt van het aannemen en betalen van de werknemers van hun klantbedrijf, evenals alle andere arbeidsgerelateerde taken van hun klant. Dit is vooral voordelig voor bedrijven die een wereldwijde expansiestrategie plannen, maar niet de logistiek hebben om dit te realiseren.
Zelfs als de geregistreerde werkgever van de werknemers, is de administratieve vrijheid van de EoR beperkt tot wat is vastgelegd in de overeengekomen employer of record-overeenkomst. Het klantbedrijf blijft alle beslissingen nemen met betrekking tot functiebeschrijvingen, vergoedingen, arbeidsdossiers en beëindiging van werknemers. Vandaag de dag, te midden van een pandemische situatie, blijft de EoR-industrie toenemen. (LEES: Global Employer of Record Services: Outsourcing’s Best Kept Secret).
Waarom een Employer of Record gebruiken?
Stel je voor dat je je eerste reis naar een ander land plant: de documenten die je moet regelen, de hotels die je moet overwegen, en elk ander detail dat je moet bekijken. De taken die je tijdens deze reis moet voltooien, lijken sterk op de arbeidsgerelateerde taken van je bedrijf, behalve dat het stressniveau in werkgelegenheid honderd keer hoger is. Nou, dat gaat veranderen wanneer je wordt geïntroduceerd aan de Employer of Record.
Je EoR zal je helpen bij het aannemen, behouden en betalen van je werknemers. Het administratieteam van de EoR neemt veel van de Human Resource-taken over die gepaard gaan met het beheren van je internationale werknemers. Met andere woorden, je EoR doet al het vuile werk en zorgt voor een hogere slagingskans dan je ooit had kunnen voorstellen. Hier zijn redenen waarom je een Employer of Record zou moeten inhuren:
Lokale Zaken op de Juiste Manier
De Employers of Record doen meer dan alleen je zakelijk advies geven. Ze stellen je in staat om te voldoen aan de regelgevende eisen van het door jou gekozen land en de kosten die daarmee gepaard gaan. Hun taak is het uitvoeren van payrolling, tijdregistratie, staffing, legaal werkgeverschap en andere arbeidsgerelateerde activiteiten. Onder deze activiteiten vallen onder andere het samenstellen van de arbeidsdossiers van je werknemers, dienstverleningsdossiers en andere noodzakelijke documenten die hen helpen ervoor te zorgen dat je werknemers de vergoeding ontvangen waar ze recht op hebben.
Elk land heeft zijn eigen zakelijke vereisten met betrekking tot werkgelegenheid, lokale payroll en de vereiste vergunningen. Een bedrijf uit een ander land zou nauwelijks van deze zaken op de hoogte zijn. Echter, onwetendheid van de wet kan niet worden gebruikt als excuus, en de gevolgen van niet-naleving kunnen kostbaar en beperkend zijn voor het voortbestaan van het bedrijf in dat buitenlandse land. Kleinere en nieuwere bedrijven moeten zo'n risico niet nemen. Daarom helpt het inhuren van een International Employer of Record bedrijven om deze risico's te beperken door de verantwoordelijkheid te nemen voor de wettelijke werkgelegenheid en naleving van hun bedrijf.
Zorgt voor Immigratie- en Werkgelegenheidsnaleving
Met de huidige pandemie worden immigratiebeleid van buitenlandse overheden steeds veranderlijker, waardoor de gastlanden strenger en meer gericht worden. De EoR is de perfecte entiteit om de absolute naleving van je bedrijf te waarborgen.
Enkele van deze beleidslijnen omvatten:
- beheer van werkvergunningen en arbeidsdossiers,
- registratie van je bedrijf en het zorgen dat het payroll compliant is,
- het waarborgen van de legaliteit van de onderneming met betrekking tot de arbeidswetten en contracten van het gastland,
- arbeidsbescherming van je werknemers, en
- beëindigingsregels en bijbehorende opzegtermijnen en ontslagvergoedingen.
Beheert Lokale Payroll volgens Lokale Normen
Landens hebben verschillende payroll-standaarden en vereisten, en “remote payrolls” worden nauwelijks toegestaan. EoRs zijn goed bekend met dit onderwerp en streven naar een nauwkeurige en conforme afhandeling van de wettelijke inhoudingen, ziektekostenverzekering, pensioenen en belastingen voor elke werknemer van het bedrijf.
Biedt Betrokkenheid en Advies in de Arbeidsmarkt
Betrokkenheid en begeleiding zijn twee belangrijke facetten bij het onderscheiden van de diensten die door de EoR worden geleverd en de internationale PEO-diensten. Terwijl PEO's functioneren als de HR voor een bedrijf, gaan EoRs een stap verder door betrokken te zijn bij het aannemen en onboarden van werknemers voor hun klantbedrijven.
Meer technisch gezien worden globale PEO-bedrijven niet als partij opgenomen in arbeidscontracten tussen het bedrijf en zijn werknemers. Het bedrijf stelt nog steeds de voorwaarden op en houdt zich aan de overeenkomsten. Bij een EoR is de opzet omgekeerd. De EoR is verantwoordelijk voor alle arbeidscontracten tussen het bedrijf en de werknemer, terwijl hij de naleving van de arbeidswetten van het land waar de werknemer is gevestigd, bewaakt.
(LEES: EoR vs PEO: Which does your business need?)
EoR-beperkingen waar je je bewust van moet zijn
Er zijn specifieke gevallen waarin het gebruik van EoRs niet wordt aanbevolen.
Bedrijven met minder dan tien werknemers zouden moeten kiezen voor het inhuren van lokale experts uit het gastland. Toch kunnen deze bedrijven nog steeds gebruik maken van EoRs voor het snelle aannemen van werknemers.
Het concept EoR is nog relatief nieuw en kan enige terughoudendheid bij werkgevers veroorzaken. Daarnaast bevindt de EoR zich in feite tussen management en hun lokale werknemers en kan het alleen maar extra spanning veroorzaken. Daarom moet het contract van je EoR vereisen dat zij handelen in het belang van het bedrijf.
De Beste EoR Kiezen
Bedrijven hebben verschillende zorgen, en de eerste stap is om deze te identificeren voordat je de geschikte EoR kiest.
Als outsourcing van werkgelegenheid en HR-oplossingen je prioriteiten zijn, dan is je globale PEO (Professional Employer Organization), ASO (Administrative Services Organization), of zelfs BPO (Business Process Outsourcing) je beste keuze. Als je op zoek bent naar het aannemen van vaste werknemers, is een volledige serviceoplossing een goede optie voor jou.
Vooruitgang boeken
De pandemie heeft een tijdperk ingeluid waarin belangrijke beslissingen worden genomen, en bedrijven kunnen kiezen om stil te staan of door te gaan met de goede strijd. Het zal natuurlijk niet eenvoudig zijn, maar je kunt nu de moed hebben om met je EoRs vooruit te gaan om de risico's te minimaliseren en je internationale kansen te maximaliseren.
Ben je geïnteresseerd in global payroll, remote werken, belastingen, naleving en voordelen? Rivermate biedt een breed scala aan artikelen die deze onderwerpen behandelen.
Veelgestelde Vragen
Wat is het voordeel van een EoR ten opzichte van een PEO?
Een employer of record biedt wat bekend staat als de General Liability, Workers’ Compensation en de vereisten voor payrolling die in een land zijn ingesteld. Dit betekent dat wat betreft risicobeheer en werknemersvoordelen, een EOR superieur is aan een PEO. EoRs hebben ook hun eigen verzekering en laten je minder tijd besteden aan papierwerk. Een EoR zal alle arbeidsgerelateerde zorgen afhandelen, waardoor jij meer tijd hebt om andere taken te voltooien. Employers of record nemen de volledige aansprakelijkheid voor de arbeidsregeling voor het klantbedrijf. Dit is niet hetzelfde bij de PEO.
Wat is global expansion?
Global expansion gebeurt wanneer een bedrijf snel groeit en zijn activiteiten uitbreidt naar lucratieve buitenlandse markten. Deze bedrijven streven naar het volgende groeiniveau. Dit wordt gedaan door een aanwezigheid op te bouwen in nieuwe landen over de hele wereld.
Hoeveel kost een employer of record?
Gemiddeld kost de Employer of Record je bedrijf ongeveer $15.000 tot $20.000. Het moet echter worden opgemerkt dat dit sterk varieert en afhankelijk is van de behoeften van je bedrijf en de taken die in de employer of record-overeenkomst zijn vastgelegd.
Hoeveel kosten payrolldiensten in Chicago?
De kosten van payrolldiensten variëren vooral afhankelijk van het type service dat je nodig hebt en het aantal werknemers op je payroll. Payrollbedrijven gebruiken een maandtarief plus het maandtarief per werknemer. De basistarieven variëren van $25 tot $200 per maand, terwijl elke extra werknemer op payroll tussen de $2 en $15 per maand kost.
Heeft een EoR payroll?
Ja. Een Employer of Record kan een alternatief payroll-oplossing zijn. Andere diensten die door de EoR worden aangeboden, zijn tijdregistratie, naleving, voordelen, werkloosheidsclaims, worker’s compensation en andere arbeidsgerelateerde taken.
Welke werknemersdossiers moeten worden bewaard?
Als werkgever moet je drie soorten werknemersdocumenten bijhouden: personeelsdossiers, payrolldossiers en medische dossiers.
Personeelsdossiers bevatten arbeidsverleden. Deze omvatten aanstellingsdocumenten, werknemer- en contactgegevens voor noodgevallen, en een ondertekend bewijs van je bedrijfsbeleid. Documenten met betrekking tot salaris, voordelen en financiële beloningen moeten onder payroll worden bewaard. Het medische dossier moet formulieren bevatten voor gezondheidszorg, levensverzekering en andere werknemersvoordelen, indien je die aanbiedt.
(LEES: Recordkeeping 101: Tips for Organizing Employee Records)
Hoe lang bewaren werkgevers gegevens van voormalige werknemers?
De Fair Labor Standards Act (FLSA) vereist dat werkgevers werknemersdossiers drie jaar bewaren vanaf de datum van beëindiging van het dienstverband. Echter, de FLSA vereist dat werkgevers de volgende documenten twee jaar bewaren in plaats van drie:
- collectieve arbeidsovereenkomsten,
- prestatiebeoordelingen, en
- documenten die mogelijk voldoen aan de vereisten om loonstructuren, loonraten en salarisschalen te rechtvaardigen.
