Wereldwijde Uitbreiding: Gedurfde Stappen met Employer of Record

Werkgelegenheid is een van de kernonderdelen van elk bedrijf en moet worden afgehandeld door experts op dit gebied. Als u niet in de positie bent om zulke expertise te hebben, is het beter om de Employers of Record (EoR) te ontdekken.

Wat is een Employer of Record (EoR)?

De technische betekenis van EoR wordt vaak verwisseld met die van de Professional Employer Organization (PEO), en hoewel het verwisselen van deze termen een geldige vergissing is, moet u nog steeds weten wat een EoR is.

In China staat de EoR ook bekend als de lokale EoR, de lokale partner, of de Foreign Enterprise Service Company (FESCO). Een Employment of Record (EoR) is een derde partij organisatie die de rol overneemt van het aannemen en betalen van de werknemers van hun klantbedrijf, evenals alle andere arbeidsgerelateerde taken van hun klant. Dit is vooral voordelig voor bedrijven die een wereldwijde expansiestrategie plannen, maar niet de logistiek hebben om dit te realiseren.

Zelfs als de geregistreerde werkgever van de werknemers, is de administratieve vrijheid van de EoR beperkt tot wat is vastgelegd in de overeengekomen employer of record-overeenkomst. Het klantbedrijf blijft alle beslissingen nemen met betrekking tot functiebeschrijvingen, vergoedingen, arbeidsdossiers en beëindiging van werknemers. Vandaag de dag, te midden van een pandemische situatie, blijft de EoR-industrie toenemen. (LEES: Global Employer of Record Services: Outsourcing’s Best Kept Secret).

Waarom een Employer of Record gebruiken?

Stel je voor dat je je eerste reis naar een ander land plant: de documenten die je nodig hebt om te voltooien, de hotels die je moet overwegen, en elk ander detail dat je moet bekijken. De taken die je op deze reis moet volbrengen, lijken sterk op de arbeidsgerelateerde taken van je bedrijf, behalve dat het stressniveau bij werkgelegenheid honderd keer hoger is. Nou, dat gaat veranderen wanneer je wordt geïntroduceerd aan de Employer of Record.

Je EoR zal je helpen bij het aannemen, behouden en betalen van je werknemers. Het administratieteam van de EoR neemt veel van de Human Resource-taken over die verband houden met het beheer van je internationale werknemers. Met andere woorden, je EoR zal al het vuile werk doen en zorgen voor een hogere slagingskans dan je ooit had kunnen voorstellen. Hier zijn redenen waarom je een Employer of Record zou moeten inhuren:

Lokale Zaken op de Juiste Manier

De Employers of Record doen meer dan alleen je zakelijk advies geven. Ze stellen je in staat om te voldoen aan de regelgevende vereisten van het door jou gekozen land en de bijbehorende kosten. Hun taak is het uitvoeren van payrolling, tijdregistratie, staffing, legaal werkgeverschap en andere arbeidsgerelateerde activiteiten. Onder deze activiteiten vallen onder andere het samenstellen van de arbeidsdossiers van je werknemers, dienstverleningsdossiers en andere noodzakelijke documenten die hen helpen ervoor te zorgen dat je werknemers de vergoeding ontvangen die ze verdienen.

Elk land heeft zijn eigen unieke zakelijke vereisten met betrekking tot werkgelegenheid, lokale payroll en de vereiste vergunningen. Een bedrijf uit een ander land zou nauwelijks op de hoogte zijn van deze zaken. Echter, onwetendheid van de wet kan niet worden gebruikt als excuus, en de gevolgen van niet-naleving kunnen kostbaar en beperkend zijn voor het voortbestaan van het bedrijf in dat buitenlandse land. Kleinere en nieuwere bedrijven zouden zo'n risico niet moeten nemen. Daarom helpt het inhuren van een International Employer of Record bedrijven om deze risico's te beperken door verantwoordelijkheid te nemen voor de wettelijke werkgelegenheid en naleving van hun bedrijf.

Zorgt voor Immigratie- en Werkgelegenheidsnaleving

Met de huidige pandemie veranderen de immigratiebeleid van buitenlandse overheden voortdurend, waardoor de gastlanden strenger en meer to-the-point worden. De EoR is de perfecte entiteit om de absolute naleving van je bedrijf te waarborgen.

Enkele van deze beleidslijnen omvatten:

1. beheer van werkvergunningen en arbeidsdossiers,
2. registratie van je bedrijf en het zorgen dat het payroll compliant is,
3. het waarborgen van de legaliteit van de onderneming met betrekking tot de arbeidswetten en contracten van het gastland,
4. arbeidsbescherming van je werknemers, en
5. beëindigingsregels en bijbehorende opzegtermijnen en ontslagvergoedingen.

Beheert Lokale Payroll volgens Lokale Normen

Landen hebben verschillende payroll-standaarden en vereisten, en “remote payrolls” worden zelden toegestaan. EoRs zijn goed bekend met dit onderwerp en streven ernaar om een nauwkeurige en conforme afhandeling te bieden van de wettelijke inhoudingen, ziektekostenverzekering, pensioenen en belastingen voor elke werknemer van het bedrijf.

Biedt Betrokkenheid en Begeleiding in de Arbeidsmarkt

Betrokkenheid en begeleiding zijn twee belangrijke facetten bij het onderscheiden van de diensten die door de EoR en de internationale PEO worden geleverd. Terwijl PEO's functioneren als de HR voor een bedrijf, gaat EoR een stap verder door betrokken te zijn bij het aannemen en onboarden van werknemers voor hun klantbedrijven.

Meer technisch gezien worden globale PEO-bedrijven niet als partij opgenomen in arbeidscontracten tussen het bedrijf en zijn werknemers. Het bedrijf stelt nog steeds de voorwaarden op en houdt zich aan de overeenkomsten. Bij een EoR is de opzet omgekeerd. De EoR is verantwoordelijk voor alle arbeidscontracten tussen het bedrijf en de werknemer, terwijl hij de naleving van de arbeidswetten van het land waar de werknemer is gevestigd, handhaaft.

(LEES: EoR vs PEO: Which does your business need?)

EoR-beperkingen waar u zich bewust van moet zijn

Er zijn specifieke gevallen waarin het gebruik van EoRs niet wordt aangemoedigd.

Bedrijven met minder dan tien werknemers zouden moeten kiezen voor het inhuren van lokale experts van het gastland. Echter, deze bedrijven kunnen nog steeds gebruik maken van EoRs voor de snelle aanwerving van werknemers.

Het concept EoR is nog relatief nieuw en kan enige terughoudendheid bij werkgevers veroorzaken. Daarnaast bevindt de EoR zich in feite tussen het management en hun lokale werknemers en kan het slechts de situatie verergeren. Daarom moet het contract van je EoR eisen dat ze handelen in het belang van het bedrijf.

Kiezen van de Beste EoR

Bedrijven hebben verschillende zorgen, en de eerste stap is om deze te identificeren voordat je de geschikte EoR kiest.

Als uitbesteding van werkgelegenheid en HR-oplossingen je prioriteiten zijn, zou je beste gok je global PEO (Professional Employer Organization), ASO (Administrative Services Organization), of zelfs BPO (Business Process Outsourcing) zijn. Als je op zoek bent naar het aannemen van vaste werknemers, zou een volledige serviceoplossing goed bij je passen.

Vooruitgang boeken

De pandemie heeft een tijdperk ingeluid waarin belangrijke beslissingen worden genomen, en bedrijven kunnen ervoor kiezen om stil te staan of door te gaan met de strijd. Het zal niet eenvoudig zijn, maar je kunt nu de moed hebben om met je EoRs vooruit te gaan om de risico's te minimaliseren en je buitenlandse kansen te maximaliseren.

Ben je geïnteresseerd in global payroll, remote werken, belastingen, naleving en voordelen? Rivermate biedt een breed scala aan artikelen die deze onderwerpen behandelen.

Veelgestelde Vragen

Wat is het voordeel van EoR ten opzichte van een PEO?

Een employer of record biedt wat bekend staat als de General Liability, Workers’ Compensation en de vereisten voor payrolling die in een land zijn ingesteld. Dit impliceert dat wat risicobeheer en werknemersvoordelen betreft, een EOR superieur is aan een PEO. EoRs hebben ook hun eigen verzekering en laten je minder tijd besteden aan papierwerk. Een EoR zal alle arbeidsgerelateerde zorgen afhandelen, waardoor je meer tijd hebt om andere taken te volbrengen. Employers of record nemen de volledige aansprakelijkheid voor de arbeidsregeling voor het klantbedrijf. Dit kun je niet zeggen van de PEO.

Wat is global expansion?

Global expansion gebeurt wanneer een bedrijf snel groeit en zijn operaties uitbreidt naar lucratieve buitenlandse markten. Deze bedrijven willen het volgende groeistadium bereiken. Dit wordt gedaan door een aanwezigheid op te bouwen in nieuwe landen over de hele wereld.

Hoeveel kost een employer of record?

Gemiddeld kost de Employer of Record je bedrijf ongeveer $15.000 tot $20.000. Het moet echter worden opgemerkt dat dit zeer variabele bedragen zijn en afhankelijk van de behoeften van je bedrijf en de taken die in de employer of record-overeenkomst zijn vastgelegd.

Hoeveel kosten payrolldiensten in Chicago?

De kosten van payrolldiensten variëren vooral op basis van het type service dat je nodig hebt en het aantal werknemers op je payroll. Payrollbedrijven gebruiken een maandbasis plus de maandelijkse vergoeding per werknemer. De basisvergoeding varieert van $25 per maand tot $200 per maand, terwijl elke extra werknemer op de payroll tussen de $2 en $15 per maand kost.

Heeft een EoR payroll?

Ja. Een Employer of Record kan een alternatief payroll-oplossing zijn. Andere diensten die door de EoR worden geleverd, zijn tijdregistratie, naleving, voordelen, werkloosheidsclaims, werknemerscompensatie en andere arbeidsgerelateerde taken.

Welke werknemersdossiers moeten worden bewaard?

Als werkgever moet je drie soorten werknemersdocumenten bijhouden: personeelsdossiers, payroll-dossiers en medische dossiers.

Personeelsdossiers bevatten arbeidsverleden. Deze omvatten wervingsdocumenten, werknemer- en contactgegevens voor noodgevallen, en een ondertekende bevestiging van het werknemershandboek van je bedrijf. Documenten met betrekking tot salaris, voordelen en financiële beloningen moeten worden ondergebracht onder payroll. Het medische dossier moet formulieren bevatten voor gezondheidszorg, levensverzekering en andere werknemersvoordelen, indien je die aanbiedt.

(LEES: Recordkeeping 101: Tips for Organizing Employee Records)

Hoe lang bewaren werkgevers de dossiers van voormalige werknemers?

De Fair Labor Standards Act (FLSA) vereist dat werkgevers werknemersdossiers bijhouden voor drie jaar vanaf de datum van beëindiging van het dienstverband. Echter, de FLSA vereist dat werkgevers de volgende dossiers twee jaar bewaren in plaats van drie:

1. collectieve arbeidsovereenkomsten,
2. prestatiebeoordelingen, en
3. documenten die mogelijk voldoen aan de vereisten om loonschalen, loonraten en salarisschalen te rechtvaardigen.