Uitgebreide 4-stappen gids voor de implementatie van Global Payroll

Het uitbreiden van je bedrijf naar nieuwe landen brengt grote kansen met zich mee: nieuw talent en klanten. Maar het beheren van payroll over grenzen heen voegt veel toe aan je dagelijkse verantwoordelijkheden.

Om wereldwijde payroll te beheren, moet je de lokale wetten en regelgeving begrijpen. Deze zijn essentieel om compliance te behouden en hoge boetes en sancties te voorkomen. Naast het tevreden houden van de overheid, helpt het begrijpen van lokale wetten ook om je werknemers tevreden te houden. Zij zullen het waarderen te weten dat hun loon en voordelen veilig zijn.

Hoe kun je dit allemaal realiseren, vooral bij het aannemen in veel verschillende landen? Om wereldwijde payroll makkelijker te maken, kun je vertrouwen op een solide global payroll systeem.

How do you find the right global payroll partner?

Bij het kiezen van een global payroll provider, begin met het evalueren van de ervaring van de provider. Je moet ook begrijpen of je nieuwe partner een aanwezigheid heeft in de landen waarin je wilt opereren. Zoek naar een provider met een track record in payroll compliance, omdat dit ervoor zorgt dat ze lokale regelgeving en belastingverplichtingen aankunnen.

Het is ook essentieel om hun technologie te beoordelen. Controleer voordat je je aanmeldt of hun platform gebruiksvriendelijk is. Vraag ook of het platform kan integreren met je bestaande HR- en boekhoudsystemen.

Overweeg providers die flexibele diensten aanbieden, zoals een Employer of Record optie, als je nog geen juridische entiteit hebt in elk land. Bij het kiezen van je partner, geef prioriteit aan klantenservice. Een betrouwbare provider moet beschikbaar zijn om te helpen bij eventuele problemen, zodat je team correct en op tijd betaald krijgt.

How can a global payroll system be successfully implemented?

Nu je de juiste global payroll partner hebt, is het tijd om te begrijpen hoe je het systeem in je huidige payroll workflow kunt integreren. We begeleiden je door vier belangrijke stappen om je te helpen een succesvol global payroll proces op te zetten.

1. Consult met lokale experts om compliance te waarborgen

Elk land heeft unieke arbeidswetten, belastingregels en payrollvereisten. Overleg met lokale experts is essentieel om deze verschillen te navigeren en compliance te garanderen. Bijvoorbeeld, in sommige landen moeten werkgevers bepaalde sociale zekerheidsbijdragen leveren. Zonder deze kennis kan je bedrijf boetes of vertragingen oplopen.

Lokale experts kunnen actuele inzichten geven over arbeidswetten, belastingcodes en andere regelgeving. Ze kunnen ook helpen bij het opstellen van arbeidscontracten die voldoen aan lokale normen. Werken met iemand die de lokale regels kent, betekent dat je geen belangrijke vereisten mist. Zo voorkom je de lange leercurve die gepaard gaat met wereldwijde uitbreiding.

2. Verzamel belangrijke inzichten door de juiste vragen te stellen

De volgende stap is het verzamelen van de benodigde informatie om de lokale arbeidspraktijken te begrijpen. Weten wat je moet vragen, helpt je om payroll vanaf het begin correct op te zetten. Hier zijn enkele cruciale vragen om je onderzoek te begeleiden:

• Wat zijn de standaard werkuren en de jaarlijkse verlofrechten?

• Welke verplichte en niet-verplichte voordelen moeten worden opgenomen?

• Welke inkomsten moeten worden belast, en hoe worden belastingen berekend?

• Welke werknemersdocumenten moet je verzamelen en bewaren?

Door deze vragen te beantwoorden, kun je potentiële compliance-problemen identificeren en plannen hoe je ze aanpakt. Bijvoorbeeld, in sommige landen kan de standaard werkweek 35 uur zijn, terwijl andere landen een 48-urige werkweek hebben. Het kennen van deze verschillen helpt je om arbeidsaanbiedingen te maken die aansluiten bij lokale normen.

3. Verzamel en beveilig essentiële werknemersdocumenten

Zodra je internationale werknemers hebt aangenomen, moet je hun essentiële documenten verzamelen en beveiligen. Elk land heeft specifieke vereisten voor werknemersdossiers, die kunnen omvatten:

• Identificatienummers, zoals socialezekerheids- of belasting-ID-nummers

• Documenten voor werkvergunning of verblijfsvergunning

• Bankgegevens voor salarisstortingen

• Verzekerings- en pensioenregistraties

• Ondertekende contracten en bevestiging van bedrijfsbeleid

Zorg dat je deze documenten zorgvuldig behandelt en veilig opslaat. Onzorgvuldig omgaan met of verlies van gevoelige informatie kan leiden tot zware boetes en juridische problemen. Het maken van een checklist met vereiste documenten voor elk land kan deze stap stroomlijnen. Het helpt ook om te voldoen aan lokale gegevensbeschermingswetten.

4. Integreer global payroll software met bestaande systemen

Het beheren van payroll voor een wereldwijd team is complex, maar payroll software kan het vereenvoudigen. Overweeg om global payroll software te integreren met je bestaande managementsystemen. Zo kun je rapportages stroomlijnen, belastingberekeningen automatiseren en fouten verminderen. Hier zijn enkele belangrijke systemen waarmee je je payroll software wilt integreren:

• HRIS (Human Resource Information System). Een HRIS volgt werknemersinformatie, aanwezigheid en kosten. Dit systeem maakt payroll-verwerking sneller en eenvoudiger.

• Uitgavenbeheer. Dit systeem bewaakt werknemersuitgaven. Het helpt je om alle uitgaande betalingen te volgen en te verwerken, zoals reiskosten of zakelijke uitgaven.

• Single Sign-On (SSO). SSO verbetert de beveiliging door werknemers toegang te geven tot meerdere systemen met één login. Deze integratie vermindert het risico op wachtwoordgerelateerde beveiligingsinbreuken en vereenvoudigt de toegang.

Challenges of managing global payroll without a global payroll system

Het handmatig beheren van global payroll kan uitdagend en riskant zijn. Zonder een gecentraliseerd payroll systeem wordt het moeilijk om verschillende valuta’s te beheren, op de hoogte te blijven van belastingtarieven en tijdige betalingen te garanderen. Fouten kunnen leiden tot dure boetes en schade aan de reputatie van je bedrijf.

Het gebruik van global payroll software helpt je deze valkuilen te vermijden door veel van deze processen te automatiseren. Het zorgt ervoor dat je voldoet aan lokale vereisten, menselijke fouten vermindert en je op de hoogte blijft van veranderingen in arbeidswetten.

Conclusion

Het plannen en implementeren van een global payroll systeem lijkt misschien complex. Maar door deze vier stappen te volgen, kun je een betrouwbaar en efficiënt proces opzetten.

Overleg met lokale experts helpt om compliance te waarborgen. De juiste vragen stellen geeft je de inzichten die je nodig hebt. Documenten verzamelen en beveiligen houdt je georganiseerd. Tot slot vereenvoudigt het gebruik van geïntegreerde payroll software alles.

Met een goed payrollproces kun je je richten op het groeien van je bedrijf in plaats van op deze administratieve hoofdpijn.

FAQs:

What is global payroll implementation?

Global payroll implementation betekent het opzetten van processen om werknemersbetalingen in verschillende landen te beheren. Het zorgt voor compliance met de regelgeving van elke locatie.

Why do I need a local expert for global payroll?

Lokale experts helpen om te voldoen aan de unieke arbeidswetten en belastingvereisten. Het vermindert het risico op boetes en juridische problemen.

What documents are needed for international payroll?

Veelvoorkomende documenten zijn belasting-ID-nummers, formulieren voor werkvergunning en bankgegevens. Het vereist meestal ook documenten voor ziektekostenverzekering en pensioenen, maar de exacte vereisten verschillen per land.