Beheersing Check-in Vragen voor Productieve Vergaderingen

Bedrijven vertrouwen steeds vaker op remote workers en het wereldwijd aannemen van personeel. Deze diversiteit brengt verschillende perspectieven en expertise in je team. Maar het kan lastig zijn om de gevoelens en meningen van je team te blijven volgen wanneer je op afstand werkt.

Leiders en managers compenseren het gebrek aan face-to-face communicatie door vele vergaderingen. Echter, deze vergaderingen moeten een doel en structuur hebben.

Hier kunnen check-in vragen een grote hulp zijn. Dit zijn een belangrijk hulpmiddel dat een manager of leider zou moeten hebben. Ze bieden een betere manier om meer doelgerichte vergaderingen met je team te houden.

Wat zijn check-in vragen, en waarom heb je ze nodig?

Check-in vragen zijn vragen die bedoeld zijn om je team betrokken te houden en op dezelfde pagina te krijgen tijdens regelmatige check-in gesprekken. Vaak genoemd stand-ups, deze vergaderingen zijn afgeleid van daily scrum meetings en een geweldige manier om contact te houden met je team.

Deze vergaderingen bieden een uitstekende gelegenheid om op koers te blijven over waar je team mee bezig is. Het helpt ook om potentiële problemen te ontdekken voordat ze ontstaan. Maar, wanneer managers niet de juiste tools hebben om ze effectief te voeren, kunnen ze ontsporen en een last worden.

Hier komen check-in vragen in beeld. Wanneer ze correct worden gebruikt, kunnen check-in vragen open communicatie en de uitwisseling van ideeën en meningen op een productieve manier stimuleren. Bovendien zal het je medewerkers het gevoel geven dat ze gewaardeerd en gehoord worden.

Niet alle vragen zijn echter goede check-in vragen. Je moet begrijpen hoe ze op de juiste manier te formuleren om het meeste uit de vergadering te halen en je team betrokken te houden in plaats van te vervelen.

Types check-in vragen voor vergaderingen

Afhankelijk van het type en de agenda van de vergadering, kun je kiezen uit verschillende soorten check-in vragen. Laten we bekijken welke vragen je tot je beschikking hebt.

Team building vragen

Team building vragen zijn die je zou kunnen stellen om je team beter te begrijpen. Ze kunnen je ook helpen om de kwaliteit van de samenwerking van je remote team te beoordelen. Deze vragen zijn handig om afgestemd te blijven op de stemming en mening van je team. Enkele voorbeelden van team-building vragen:

• Wat kan elk lid van het team doen om ervoor te zorgen dat we goed samenwerken als team?
• Zijn er blokkades of problemen die je ervan weerhouden om vooruit te komen?
• Wat kunnen we doen om ervoor te zorgen dat iedereen gelijk bijdraagt aan het team?

Nieuwe medewerker vragen

Een van de grootste uitdagingen bij het aannemen van een globaal team is onboarding, omdat je niet zo gemakkelijk kunt communiceren met je nieuwe teamleden. Maar er is een set check-in vragen die je kunt gebruiken om het nieuwe lid van je team zich comfortabel te laten voelen.

• Welke management- en communicatiemethoden heb je liever?
• Ervaar je problemen bij het leren van onze technologie of systemen?
• Wat heb je tot nu toe het leukst gevonden aan de rol?

Project- en voortgangsvragen

Bij remote teams kan het ook lastig zijn om de voortgang van een specifiek project bij te houden. Je wilt zeker weten dat iedereen bijdraagt aan het project. Je wilt ook dat het team alle benodigde tools en middelen heeft om het te voltooien. Hier zijn enkele check-in vragen om je te helpen de voortgang van het project te volgen.

• Ben je op schema om je deadlines te halen of moeten we je ondersteunen?
• Heb je extra middelen nodig om het project op tijd af te ronden?
• Zijn er obstakels die we moeten bespreken en waar we je mee kunnen helpen?

Prestatie-gerelateerde vragen

Prestatie-gerelateerde vragen helpen jou en je teamleden om gebieden voor verbetering te ontdekken. Het is belangrijk om ze op de juiste manier te formuleren zodat je teamleden zich niet aangevallen voelen, maar juist gemotiveerd worden om te verbeteren.

• Hoe voel je je over de voortgang die je hebt geboekt op je huidige project?
• Hoe blijf je trouw aan jezelf en je doelen?
• Hoe heb je je prestaties verbeterd sinds je lid bent geworden van het team?

Ervaring en cultuur vragen

Ervaring en cultuur zijn twee dingen die waarschijnlijk niet ontbreken in een globaal remote team. Maar je moet ervoor zorgen dat je team zich comfortabel voelt om dit te delen. Je kunt deze vragen gebruiken om je team te motiveren hun ervaringen met de rest van het team te delen.

• Waar ben je het meest/minst enthousiast over op het werk?
• Welke nieuwe strategieën kunnen we gebruiken om een betere werk-privébalans te beheren?
• Voel je je verbonden met het team en het werk dat we doen?

Hoe formuleer je check-in vragen? Do’s en don’ts van check-in vragen

Bij het opstellen van je check-in vragen heb je wat creativiteit nodig. Maar je moet ook een aantal best practices volgen. Hier is waar je rekening mee moet houden bij het maken van je check-in vragen.

Hoe creëer je boeiende check-in vragen?

Je moet je best doen om een juiste, positieve toon te zetten vanaf het begin. Je moet je team context bieden voordat je met de vragen begint. Dit stelt hen in staat zich voor te bereiden op de vergadering en meer op maat gemaakte antwoorden te geven.

Hun antwoorden zullen ook afhangen van hoe je je vragen plant, dus probeer ze specifiek te houden, maar toch open te laten. Bijvoorbeeld, het antwoord op “Hoe is je week verlopen?” kan je team verleiden om te zeggen “Goed.” Maar als je hen vraagt “Waar ben je deze week het meest trots op dat je hebt bereikt?” krijg je waarschijnlijk een meer gedetailleerd antwoord.

Tot slot, zorg dat je het afwisselt. Het gebruik van dezelfde vragen bij elke vergadering ondermijnt het doel ervan. Je krijgt mogelijk niet dezelfde betrokkenheid of reactie na de eerste paar vergaderingen.

Check-in vragen don’ts

Het eerste waar je op moet letten bij het stellen van check-in vragen, is dat je je alleen richt op de voortgang en prestaties van je team. Dit legt meer druk op hen, en ze kunnen beginnen te vrezen voor de check-in vergaderingen. Probeer in plaats daarvan eerlijkheid en openheid aan te moedigen.

Maar, je moet je vergaderingen wel op schema houden en voorkomen dat ze ontsporen in onbenulligheden. Stel niet te veel vragen, en geef mensen de ruimte om hun antwoorden in hun eigen tempo te geven. Zorg dat je “een punt zet” achter openstaande kwesties en plan andere vergaderingen om die te bespreken.

Follow-up is een ander aspect van check-ins dat je niet mag overslaan. Als iemand uit je team zorgen heeft geuit of om hulp of verduidelijking heeft gevraagd, plan dan een nieuwe vergadering om dat te bespreken. Het negeren van wat je team in een vergadering heeft gezegd om de vergaderingen kort en zeldzaam te houden, kan alleen negatieve gevolgen hebben.

FAQ:

Hoe doe je een effectieve check-in vergadering?

Voor een effectieve vergadering moet je doelen en frequenties vooraf vaststellen. Het is goed om een agenda voor elke vergadering te hebben, omdat deze kan helpen om de vergadering op koers te houden. Het is ook belangrijk om open te staan voor feedback en je team aan te moedigen hun meningen en zorgen te delen. Tot slot, zorg dat je de vergadering afsluit met belangrijke punten en follow-up op wat er besproken is indien nodig.

Wat zijn check-in activiteiten?

Check-in activiteiten zijn meestal korte, leuke of motiverende activiteiten. Managers introduceren ze vaak in hun check-in vergaderingen. Deze activiteiten hebben als doel de toon voor de vergadering te zetten, de betrokkenheid van medewerkers te vergroten, of hun interesse tijdens de vergadering te peilen.

Managers gebruiken ook check-in activiteiten wanneer ze de voortgang van hun team willen controleren. Ze kunnen worden gebruikt om een nieuwe medewerker te introduceren of team building onder remote medewerkers te stimuleren.

Hoe voer je een team mood check uit?

De stemming van je team speelt een belangrijke rol in productiviteit en betrokkenheid, dus een team mood check kan nuttig zijn. Er zijn veel manieren om dit te doen, maar de meest voorkomende omvatten dat teamleden kleuren of emojis gebruiken om hun huidige toestand uit te drukken. Het bijhouden van de stemming van individuen kan helpen om potentiële ontevredenheid te ontdekken. Als je problemen met het welzijn van je medewerkers opmerkt, moet je die in een één-op-één gesprek bespreken.