De situatie van thuiswerken die door COVID-19 is veroorzaakt, heeft een tol geëist van elk bedrijf. Ongeacht de grootte, locatie of het type industrie waarin het bedrijf behoort, blijft elk bedrijf zich haasten om hun inkomsten te verhogen en hun handel levend te houden.

De administratieve teams van deze bedrijven hebben haastig strategieën en beleidslijnen opgesteld die nodig zijn om hun werknemers, klanten en belanghebbenden te beschermen te midden van een onzekere tijd. Deze strategieën moeten bovendien de impact van de pandemie, inclusief en vooral de onstabiele en volatiele markt, beperken.

Dit artikel beoordeelt hoe de grootste ondernemingen reageren op de verslechterende economische crisis die gepaard gaat met de pandemiesituatie. Lees verder om meer te leren over deze manieren:

Vorming van Crisismanagementteams

Een studie geleid door Larry Edmond, managing director van analytisch en adviesbureau Gallup, somde de Coronavirus-gerelateerde reacties op die door 100 grote organisaties worden nagestreefd. Bijgevolg zijn deze organisaties allemaal lid van de Chief Human Resources Officers (CHRO) roundtable van het bedrijf. Gemiddeld hebben de 100 ondernemingen in de studie 80.000 werknemers in dienst en prijken ze met $27 miljard aan jaarlijkse omzet.

De studie citeerde: “De meeste organisaties hebben crisismanagementteams, taskforces of commissies opgericht met een reactie op maat voor specifieke geografische regio’s.” Deze crisismanagementgroepen komen regelmatig bijeen om te bespreken hoe het bedrijf de impact van toekomstige crises en noodgevallen beter kan verzachten.

Bovendien is een crisismanagementteam belast met het formuleren van beleidslijnen en het verstrekken van informatie aan de uitvoerende functionarissen en frontlinie-werknemers over onderwerpen zoals bewustwording, preventie en goede hygiëne.

Naast strategieën die direct kunnen worden gebruikt, richt het crisismanagementteam zich ook op managementprotocollen voor verschillende toekomstige scenario’s. Het doel van het opstellen van protocollen voor toekomstig gebruik is gericht op de continuïteit van het bedrijf. Met andere woorden, het crisismanagementteam moet de huidige acties analyseren om mogelijke reacties op toekomstige crises beter te voorspellen. Meer specifiek moeten de protocollen en plannen het volgende omvatten:

• opvolgingscontingentieplannen voor alle belangrijke leidinggevenden
• zakelijk opereren met virtuele, video- of audiomogelijkheden
• plannen voor het beperken van reizen en het beperken tot alleen bedrijfskritische operaties
• kritieke operaties verplaatsen naar onaangetaste regio’s
• cross-training van teamleden om kritieke functies uit te voeren in geval van een onverwachte afwezigheid of quarantaine van een ander teamlid
• documentatie van bedrijfskritische functies, processen of procedures in geval van een onverwachte afwezigheid of quarantaine van een teamlid
• verspreiden van scripts voor callcenters en communicatie van agenten

Het ontwikkelen van een infrastructuur voor remote werken

Vanaf het begin van COVID-19, dat terug te voeren is op 31 december 2019, was het Chinese social media overstelpt met zoekopdrachten naar de uitdrukking “remote work”. Meer dan een jaar later is remote work, ook bekend als telewerken, thuiswerken, of work-from-home, de “nieuwe normaal” opzet voor de meeste, zo niet alle, mensen wereldwijd.

Veel Chinese bedrijven werden door hun autoriteiten aangemoedigd om hun werkdynamiek over te zetten naar een remote work-opzet vanuit de traditionele kantooromgeving. Deze transformatie is mogelijk niet zo eenvoudig voor banen die vereisen dat de werknemer items produceert (bijvoorbeeld een baan in een shirtdrukbedrijf) zoals het voor werknemers die al gewend zijn aan telewerken.

Natuurlijk kunnen veel banen, vooral die in de productie, niet worden overgezet naar remote work. Nieuws van XinhuaNET meldt dat slechts 33 procent van de Chinese kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s) in staat was om tijdens de laatste week van februari 2020 normale bedrijfsactiviteiten voort te zetten.

MITSloan Management Review gebruikt de Chinese ervaring als een model waaruit managers stappen kunnen nemen om de effectiviteit van de remote work-optie tijdens een crisis te maximaliseren. Deze stappen omvatten onder andere:

• Sta je werknemers toe om te telewerken. Overgaan op telewerken zal niet alleen de bedrijfscontinuïteit voor je bedrijf bevorderen, maar helpt je werknemers ook om waardevolle ervaring op te doen met de werk-van-thuis dynamiek. Bedrijven die onmiddellijk hun werkopzet aanpassen naar remote work, zorgen ervoor dat hun werknemers de nodige impliciete kennis, planning en infrastructuur in huis hebben om snel meer operaties over te zetten indien dat in de toekomst nodig wordt.
• Train je leiders. Een van de grootste klachten van werknemers over remote work betreft het gebrek aan respect voor normale werktijden door hun leiders, managers, werkgevers en zelfs collega’s. E-mails sturen tot laat in de nacht is in geen geval een teken van respect voor je ondergeschikten. Dit onderstreept het belang van redelijke regels over wanneer leiders mogen verwachten dat hun werknemers beschikbaar zijn — en wanneer niet.
• ‍Train je werknemers. Het trainen van je werknemers helpt je niet alleen om de bedrijfscontinuïteit voor korte termijn te behouden, maar ook op lange termijn. Het is cruciaal om werknemers te identificeren en te investeren in werknemers die bereid zijn het vuile werk voor je bedrijf te doen, zodat je doelen worden bereikt. Enkele vragen die je over je werknemers kunt stellen zijn: Hebben ze de tools om effectief thuis te werken indien nodig? Zullen deze werknemers me helpen mijn bedrijf in de toekomst te runnen? Bezitten deze werknemers een groot groeipotentieel? ‍
• Ontwikkel een rampenscenario dat telewerken omvat. Hoe zal je bedrijf opereren als de geografische locaties waar je bedrijf actief is, plotseling op slot worden gezet? Scenario-planning helpt je ideeën te genereren over hoe je bedrijf de grenzen van remote work kan doorbreken. Dit artikel helpt je een scenario-plan op te stellen dat je brainstormen over ideeën kan stimuleren die je kunnen helpen je operaties te hervatten ondanks een beperkte vorm.

Het opleggen van reisvereisten

De meeste grote bedrijven hebben reisbeperkingen opgelegd die persoonlijk en professioneel reizen onder werknemers beperken. Sommige bedrijven waarschuwen zelfs dat als hun werknemers zonder toestemming van hun superieuren reizen, ze kunnen worden gestraft en onderworpen aan aanzienlijke sancties. Over het algemeen worden deze regels beschouwd als “zachte verboden”, wat slechts gedeeltelijke reisbeperkingen zijn en kunnen helpen om luchtvaart, openbaar vervoer en grote bijeenkomsten te vermijden. Een werknemer moet ook 14 dagen in quarantaine gaan na reizen naar COVID-19-hotspots.

Er zijn ook bedrijven die “harde verboden” opleggen, vooral die in gebieden die het meest vatbaar zijn voor het virus. Reizen naar China, Italië, Zuid-Korea, Iran, Japan, Hong Kong en Taiwan zijn ook verboden door een groot aantal top- ranking bedrijven. Inderdaad, de meeste intercontinentale reizen — en, meer recent, zelfs reizen in het algemeen — zijn voor de tijd being gestopt, tenzij deze mission-critical zijn.

Analyseren van de zakelijke impact

Senior leiders bij grote bedrijven houden aanvullende vergaderingen die gericht zijn op het monitoren van de zakelijke impact die wordt veroorzaakt door de pandemische situatie. Een bijproduct van deze vergaderingen is de bescherming en duurzaamheid van de bedrijfsfuncties van deze bedrijven. De aandachtspunten van deze bedrijfsconferenties omvatten het sluiten van faciliteiten in gebieden met hoge incidentie van COVID-19, en het overplaatsen van sommige bedrijfsdisciplines naar locaties die minder vatbaar zijn voor het Coronavirus.

Daarnaast voeren de Chief Human Resource Officers van deze bedrijven het volgende uit:

• analyseren/voorspellen van de verwachte impact van COVID-19 in de toekomst;
• supply chains en leveranciers monitoren voor potentiële uitdagingen;
• risico’s in de supply chain en operaties continu beoordelen;
• zoeken naar alternatieve leveranciers;
• extra middelen leveren voor personeel of betaald verlof;
• bonussen op senior niveau verminderen of opschorten.

Communiceren op afstand

Bedrijven moedigen tegenwoordig videoconferenties en audioconferenties aan via platforms zoals Skype, Zoom, Microsoft Teams en Google Meet. Zelfs telefoongesprekken worden de voorkeur gegeven als communicatiemiddel in plaats van face-to-face vergaderingen. Tegelijkertijd worden samenwerkingsprojecten online uitgevoerd via software zoals Google Docs, Slack, Discord en andere online kanalen.

Frequent en betekenisvol communiceren is noodzakelijk voor effectief bedrijfsleiderschap. Om zorgen over de COVID-19-reactie van een organisatie aan te pakken, kijken bedrijven naar het belang van communicatie bij het rapporteren van noodzakelijke informatie onder haar werknemers. Een groot aantal organisaties verspreidt FAQ-gidsen van het Center for Disease Control and Prevention (CDC), de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO), Johns Hopkins University en lokale overheden om hun ondergeschikten te informeren over wat ze moeten weten in verband met de COVID-19-pandemie.

Het kan ook belangrijk zijn dat, naast deskundig advies, berichten worden gekoppeld aan oprechte gedachten zoals het herinneren van werknemers aan het verkrijgen van informatie van geloofwaardige organisaties, het geruststellen dat geen van hun collega’s positief is getest op het virus (indien van toepassing), werknemers aansporen om niet in paniek te raken of geruchten te verspreiden, en ervoor zorgen dat de boodschap een inspirerend en strategisch verhaal bevat. Bovendien wordt het zeer gewaardeerd om je werknemers aan te moedigen voldoende voedsel, water, medicijnen en andere essentiële zaken voor hun families te verkrijgen in geval van quarantaine of schaarste.

Het welzijn van je mensen

Je mensen zijn je belangrijkste bezit. Zij bepalen het succes of falen van je bedrijf. Ongeacht je intelligentie als manager, zijn het je mensen die uiteindelijk het lot van je onderneming bepalen.

Te midden van een uiterst onzekere tijd, zal het je niet alleen positief presteren bevorderen om je ondergeschikten te laten weten dat ze gewaardeerd en op prijs gesteld worden in je bedrijf, maar het zal hen ook inspireren om loyaal te blijven aan je organisatie op de lange termijn. Enkele manieren om dit te doen in een remote setup zijn:

• Je werknemers voorzien van betaald en onbetaald verlof;
• Een beloningsprogramma invoeren voor je werknemers om productiviteit te stimuleren;
• Je werknemers werkruimte en technologische benodigdheden aanbieden; en
• Je werknemers voorzien van gezondheids- en welzijnsvergoedingen.

(LEES: Welke voordelen moet je je remote team bieden?)

De werkplek moet altijd een teamgebeuren zijn. Je werknemers vervullen hun rollen en jij zorgt goed voor hen. De genoemde voordelen en privileges zijn slechts materiële bezittingen. Ze kunnen je bedrijf een kleine hoeveelheid geld kosten, maar de impact die het heeft op je werknemers gaat verder dan alleen het cultiveren van loyaliteit. Ze helpen hen te verzekeren dat hun bedrijf altijd uitkijkt naar hun welzijn, zelfs in het midden van een pandemie.

Vooruitgang boeken

De setup van remote work bracht een crisis met zich mee die niemand ooit had gedacht dat het zelfs mogelijk zou zijn te laten plaatsvinden. Bedrijven haastten zich om hun inkomsten te verhogen. Werknemers werden ontslagen. Arbeiders verloren moraal en productiviteit. Kleine ondernemingen werden stilgelegd. Niettemin, het loont altijd om te leren over welke maatregelen je moet nemen om je bedrijf zijn activiteiten te laten voortzetten te midden van de pandemie.

Neem contact met ons op bij Rivermate en laten we praten over hoe wij je kunnen helpen!