Het onboarden van nieuwe medewerkers is een van de belangrijkste aspecten om ervoor te zorgen dat de medewerker snel van start gaat. Echter, het aannemen en onboarden via virtuele middelen kan lastig zijn, aangezien managers en HR-personeel niet op dezelfde locatie zijn als de nieuwe medewerker.
Als werkgever moet je een uitstekende onboarding-ervaring creëren. Het alternatief kan langdurige negatieve effecten hebben. Onboarding is veel meer dan alleen je medewerker toegang geven tot relevante software en weten waar ze hun dagelijkse taken kunnen vinden.
Hier zijn de voordelen die een goede onboarding-ervaring kan bieden voor je team.
Wat zijn de voordelen van een goed onboardingproces?
De belangrijkste voordelen van een goede onboarding-ervaring zijn betere betrokkenheid van medewerkers, productiviteit en doelgericht werken. Hier zijn de voordelen:
1. Vroeg comfort verhoogt vertrouwen en motivatie
Een snelle start is cruciaal. Wanneer een nieuwe medewerker zich bij je team voegt, moet hij of zij zich welkom en op zijn gemak voelen. Een welkom voelen kan hen enthousiaster en gemotiveerder maken om deel uit te maken van het grotere geheel.
Managers kunnen helpen door videovergaderingen te plannen om de nieuwe medewerker voor te stellen aan de teamleden en andere collega’s. Dit zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker zich vanaf dag één betrokken en onderdeel van de groep voelt.
2. Goede relaties vroeg opbouwen
Het is belangrijk om meteen een fundament te leggen voor sterke relaties binnen de organisatie. Sterke relaties zijn een van de belangrijkste aspecten van een goede werkomgeving. Wanneer nieuwe medewerkers zich verbonden voelen met hun collega’s, werken ze beter samen en zijn ze productiever.
Virtueel onboarden moet activiteiten omvatten die nieuwe medewerkers laten kennismaken en interactie laten hebben met mensen niet alleen uit hun eigen team, maar ook uit andere afdelingen. Dit kan via virtuele koffiepauzes, teambuildingsoefeningen of zelfs samenwerkingsprojecten.
3. Inzicht in bedrijfscultuur helpt medewerkers zich te integreren
Het begrijpen van de bedrijfscultuur en hoe het werk wordt gedaan, kan essentieel zijn voor nieuwe medewerkers. Bedrijfscultuur omvat de waarden, overtuigingen en gedragingen die de werkomgeving vormen. Nieuwe medewerkers moeten dit snel begrijpen zodat ze soepel kunnen integreren in het team.
Tijdens onboarding kunnen je managers voorbeelden en ervaringen delen die de bedrijfscultuur illustreren. Dit helpt nieuwe medewerkers te begrijpen wat er van hen wordt verwacht en hoe ze kunnen passen binnen de organisatie.
4. Stel duidelijke verwachtingen
Het stellen van duidelijke verwachtingen is de sleutel tot het verbinden van het werk van de medewerker met de missie van het bedrijf. Wanneer medewerkers hun rol begrijpen en weten hoe deze bijdraagt aan het grotere geheel, voelen ze zich meer doelgericht en gemotiveerd. Duidelijke verwachtingen helpen ook om verwarring en fouten te voorkomen.
Managers moeten uitgebreide gesprekken voeren met nieuwe medewerkers over hun taken en hoe hun werk bijdraagt aan het succes van het bedrijf. Dit geeft nieuwe medewerkers inzicht in de waarde van hun werk en houdt hen gemotiveerd.
Hoe creëer je een naadloze onboarding-ervaring voor je remote medewerkers?
Met onboarding is de voorbereiding de helft van de overwinning. Hier zijn enkele belangrijke aspecten om te overwegen en voor te bereiden vóór de eerste werkdag van je nieuwe medewerkers.
1. Bereid het oude team voor
Het voorbereiden van je team op een nieuwe remote medewerker is de eerste stap. Het schept een gevoel van inclusie en teamgeest. Hoewel de nieuwe medewerker niet fysiek naast het team zal werken, moet hij of zij zich vanaf het begin onderdeel van de groep voelen.
Wanneer je besluit een nieuwe remote medewerker aan te nemen en een startdatum hebt, deel deze informatie dan met je team. Informeer hen over hun nieuwe collega, diens functie en wanneer hij of zij begint.
Zorg dat je bestaande teamleden begrijpen dat het belangrijk is om beschikbaar te zijn om de nieuwe medewerker te helpen. Deze ondersteuning is essentieel zodat de nieuwe medewerker zich comfortabel voelt om vragen te stellen en hulp te zoeken. Deze voorbereiding helpt huidige teamleden om goede gastheren te zijn voor nieuwe aankomsten.
2. Bepaal wie de hoofdmentor wordt
Wijs een huidig teamlid aan als de buddy of mentor van de nieuwe medewerker. Deze persoon wordt de vraagbaak en steun voor de nieuwe medewerker, zodat hij of zij zich niet verloren of onzeker voelt over waar ze hulp kunnen vinden.
Deze persoon fungeert als een informele mentor. Het moet iemand anders zijn dan de manager van de nieuwe medewerker. Dit maakt het makkelijker voor de nieuwe medewerker om vragen te stellen zonder zich ongemakkelijk te voelen.
De persoon die je aanwijst, moet vooraf contact opnemen met de nieuwe medewerker om een connectie te maken en ondersteuning aan te bieden. Dit helpt ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker weet dat hij of zij iemand heeft om op terug te vallen met eventuele zorgen.
3. Bereid de technologie voor
Het voorbereiden van alle benodigde technische apparatuur voordat de nieuwe medewerker begint, is een ander belangrijk aspect van onboarding. Remote medewerkers zijn sterk afhankelijk van de juiste tools en systeemtoegang, dus het is cruciaal om alles van tevoren klaar te hebben.
Regel dat de benodigde apparatuur wordt afgeleverd bij de nieuwe medewerker vóór de eerste werkdag. Sommige bedrijven sturen een welkomstpakket met merkartikelen en een persoonlijke noot om de nieuwe medewerker zich onderdeel van het team te laten voelen.
Daarnaast kan het vooraf instellen van alle benodigde technologie de nieuwe medewerker helpen zich meer voorbereid te voelen. Plan een sessie met IT om de videoconferencing- en communicatietools van het bedrijf door te nemen. Als ze toegang nodig hebben tot speciale systemen, geef dan duidelijke instructies over hoe ze deze kunnen verkrijgen.
4. Bereid de kennisbank voor
Het opzetten van een uitgebreide kennisbank is essentieel om nieuwe medewerkers te helpen informatie te vinden. Deze online bron moet gidsen, FAQ’s en stapsgewijze instructies bevatten. Deze moeten bedrijfsprocessen, tools en systemen uitleggen.
Een goed georganiseerde kennisbank stelt nieuwe medewerkers in staat problemen zelfstandig op te lossen. Het helpt hen ook op hun eigen tempo te leren, wat vooral handig is in een remote setting waar directe hulp niet altijd beschikbaar is.
5. Maak het onboarding-roadmap
Sommige bedrijven maken ook een plan voor managers, mentors en nieuwe medewerkers dat binnen een bepaalde tijd moet worden afgerond. Het plan dient als een onboarding-roadmap voor nieuwe medewerkers. Dit plan bevat belangrijke trainingen, functieverantwoordelijkheden en mijlpalen. Een gestructureerd plan dat aangeeft wat de nieuwe medewerker kan verwachten, is zeer nuttig voor remote medewerkers.
Dit kan betekenen dat je 30-, 60- en 90-dagen mijlpalen instelt of een op maat gemaakt onboardingplan ontwikkelt voor elke medewerker. Het in kaart brengen van de eerste maanden helpt nieuwe medewerkers hun rollen en verwachtingen te begrijpen.
6. Bereid methoden voor om bedrijfscultuur uit te leggen aan nieuwe medewerkers
Het begrijpen van de bedrijfscultuur en hoe het werk wordt gedaan, is cruciaal voor nieuwe medewerkers. Besteed extra tijd aan het bespreken van de waarden, normen en verwachtingen van het bedrijf, omdat deze minder zichtbaar kunnen zijn in een virtuele omgeving.
Zorg dat je onuitgesproken aannames communiceert. Dit omvat aannames zoals de toon van het bedrijf, dresscode en etiquette voor virtuele vergaderingen. Het aanwijzen van een cultuurbuddy kan nieuwe medewerkers ook helpen om de bedrijfscultuur beter te navigeren. Zij kunnen inzichten en feedback geven over hun interacties.
7. Blijf continu werken aan het opbouwen van relaties
Het opbouwen van sterke relaties binnen de organisatie is een andere cruciale factor in virtueel onboarden. In een remote setting kun je niet vertrouwen op spontane interacties, dus het is belangrijk om proactief te zijn.
Regel een mix van formele en informele bijeenkomsten tussen de nieuwe medewerker en collega’s. Dit omvat zowel gesprekken over werkverantwoordelijkheden als informele teamactiviteiten om relaties op te bouwen. Moedig nieuwe medewerkers aan om deel te nemen aan teamvergaderingen en groepsdiscussies.
Sterk virtueel onboarden gaat veel verder dan alleen logistieke regelingen. Het gaat erom dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen, dat ze relaties opbouwen, de bedrijfscultuur begrijpen en duidelijke verwachtingen krijgen. Deze elementen zorgen ervoor dat nieuwe medewerkers zelfverzekerd, verbonden en klaar zijn om bij te dragen aan het succes van de organisatie.
FAQ:
Wat is het virtuele onboardingproces?
Het virtuele onboardingproces is een manier om nieuwe medewerkers voor te stellen aan een bedrijf met behulp van online tools en bronnen. Het omvat virtuele vergaderingen, trainingssessies en het delen van belangrijke bedrijfsinformatie.
Hoe kun je zorgen voor een naadloos onboardingproces voor remote medewerkers?
Zorg dat ze alle benodigde apparatuur en toegang tot systemen hebben voordat ze beginnen. Geef duidelijke instructies, wijs een mentor aan voor ondersteuning en plan regelmatige check-ins om vragen te beantwoorden.
Hoe lang duurt online onboarding?
Online onboarding duurt meestal enkele weken, maar kan variëren afhankelijk van het plan van het bedrijf. Sommige bedrijven hebben gestructureerde programma’s die 30, 60 of 90 dagen duren om nieuwe medewerkers volledig te laten wennen aan hun rol.
