Relying on contract workers kan een kosteneffectieve oplossing zijn voor het uitbesteden van kortetermijn taken in uw bedrijf. Wanneer het belastingseizoen aanbreekt, zult u waarschijnlijk een specifieke set formulieren moeten invullen voor uw independent contractors. Voor werkgevers die gewend zijn om W-2 formulieren in te vullen, kan overstappen naar 1099 lastig zijn.
Als entiteit die independent contractors in dienst heeft, moet u vertrouwd raken met belastingformulieren W-9 en 1099-NEC. Het 1099-belastingformulier wordt vaak genoemd als het relevante belastingformulier voor independent contractors. Echter, er is een subset van 1099-belastingformulieren die niet op hen van toepassing zijn.
Hier is alles wat u moet weten over 1099-belastingformulieren. Laten we ook de verschillen tussen 1099-MISC en 1099-NEC bespreken, en hoe u de 1099-formulieren als werkgever kunt beheren.
1099-belastingformulieren zijn een verzameling van verschillende formulieren. Sommige ervan zijn bedoeld om het inkomen van de persoon dat afkomstig is uit bronnen anders dan een salaris, aan de IRS te rapporteren. De betaler is verantwoordelijk voor het invullen van alle 1099-belastingformulieren en het versturen ervan naar de IRS en de persoon.
Typisch bevat een 1099-belastingformulier informatie zoals Taxpayer ID Number (TIN) of Social Security Number. Het ontvangen van een 1099-belastingformulier betekent dat het geld door de werkgever aan de IRS is gerapporteerd.
Er zijn verschillende types 1099-formulieren. Aangezien de meeste hiervan vaak 1099-formulieren worden genoemd, ontstaat enige verwarring over welke formulieren u voor een specifiek doel kunt gebruiken.
De types van 1099-formulieren zijn als volgt:
1. 1099-MISC
U zou dit type formulier gebruiken voor het rapporteren van miscellaneous inkomen. Het omvat bijvoorbeeld prijzen en huur.
2. 1099-NEC
De 1099-NEC is het formulier dat wordt gebruikt om inkomen dat aan independent contractors is betaald te rapporteren. De IRS heeft het in 2020 geïntroduceerd om rekening te houden met de groeiende gig economy in de VS.
3. 1099-R
Het 1099-R formulier wordt gebruikt voor het rapporteren van pensioen- of uitkeringsinkomsten.
4. 1099-INT
Als u rente-inkomsten heeft, gebruikt u 1099-INT om deze aan de IRS te rapporteren.
5. 1099-DIV
Vergelijkbaar met 1099-INT, gebruikt u 1099-DIV om dividendinkomsten aan de IRS te melden.
Zoals u kunt zien, rapporteert slechts één van deze formulieren betalingen die een bedrijf of een individu aan een ander persoon doet die geen werknemer is. Het bevat ook informatie over het inkomen en het type inkomen dat ze hebben verdiend.
Nu u uw 1099-formulieren kent, weet u dat u, als u independent contractors betaalt, dit kunt aangeven op het 1099-NEC formulier.
Er bestaat enige onduidelijkheid over het juiste gebruik van 1099-MISC versus 1099-NEC. Dit komt doordat tot enkele jaren geleden 1099-MISC werd gebruikt voor het rapporteren van inkomen voor niet-werknemers. Echter, naarmate zelfstandige traders prominenter werden, heeft de IRS 1099-NEC gecreëerd. Het wordt gebruikt om betalingen aan contractors te onderscheiden van andere miscellaneous kosten die een bedrijf heeft.
Om het 1099-NEC formulier als werkgever in te vullen, moet u een W-9 formulier aanvragen bij uw independent contractors. Het W-9 formulier bevat de informatie die nodig is voor het indienen van de 1099-NEC.
Het W-9 formulier bevat het Social Security Number of Employer Identification Number (EIN) van de contractor. Het bevat ook hun geregistreerde adres. Als werkgever hoeft u het W-9 formulier nergens in te dienen. U bewaart het op dossier om te zorgen dat de gegevens die in de 1099-NEC worden ingevuld correct zijn.
U moet het formulier 1099-NEC indienen bij de IRS en een kopie sturen naar de individuele contractor vóór 31 januari.
U moet vijf kopieën van hetzelfde 1099-NEC per contractor invullen en bewaren. De eerste twee kopieën dient u in te dienen bij de IRS, de volgende twee aan de independent contractor. De vijfde kopie wordt bewaard in uw administratie.
Het invullen van het 1099-NEC formulier vereist drie sets informatie:
-
Informatie over uw bedrijf
-
Informatie over de independent contractor
-
Bedrag betaald.
Voor de eerste moet u uw gegevens invoeren, zoals naam, adres en TIN. Controleer deze gegevens zorgvuldig, omdat ze nauwkeurig en foutvrij moeten zijn. Anders moet u het 1099-NEC formulier opnieuw indienen.
De tweede sectie bevat de informatie die u hebt ontvangen van uw independent contractor op het W-9 formulier. Het omvat hun naam, adres en TIN, indien van toepassing. Tot slot moet u ook het betaalde bedrag aan de contractor vermelden.
De aanvullende velden op het formulier zijn mogelijk wel of niet van toepassing op uw samenwerking met de contractor. Als ze van toepassing zijn, is het het beste om de richtlijnen van de IRS op hun website te volgen over hoe deze secties in te vullen.
De drempelwaarde voor het 1099-NEC formulier is $600. Dus, als uw bedrijf $600 of meer heeft betaald aan een independent contractor in het fiscale jaar, moet u het 1099-NEC formulier indienen bij de IRS. Dit betekent dat u mogelijk meer dan één 1099-NEC formulier moet invullen.
U hebt voor elke independent contractor een 1099-NEC formulier nodig. Wanneer u het 1099-NEC indient bij de IRS, moet u dit doen samen met Form 1096, Annual Summary and Transmittal of U.S. Information Return.
Formulier 1099-MISC wordt gebruikt om miscellaneous zakelijke kosten te rapporteren. Het omvat huur, medische kosten, prijzen en vergoeding voor een advocaat. Er zijn verschillende kosten die de IRS aangeeft dat u via 1099-MISC moet rapporteren, dus zorg dat u uzelf hierover informeert.
Wat gebeurt er als u in plaats daarvan 1099-MISC gebruikt in plaats van 1099-NEC?
Deze formulieren lijken op elkaar, dus het is gebruikelijk om een fout te maken bij het kiezen tussen 1099-MISC en 1099-NEC. De laatste is ook nieuw, en sommige werkgevers zijn misschien gewend om 1099-MISC te gebruiken voor het rapporteren van inkomsten van independent contractors.
U moet een correctie indienen bij de IRS als u per ongeluk 1099-MISC hebt gebruikt in plaats van 1099-NEC. U hebt geen tijdslimiet voor correcties en kunt een correctie indienen voor documenten die in de voorgaande drie jaar zijn ingediend.
Voor het indienen van een correctie hebt u een ander exemplaar van het juiste formulier nodig. In dit geval een 1099-NEC formulier. Vink het vakje aan naast het woord “CORRECTED” bovenaan. U moet ook formulier 1096 meesturen.
Als independent contractor moet een onderaannemer een W-9 formulier invullen en naar de werkgever sturen. De werkgever gebruikt de informatie van het W-9 formulier om het 1099-NEC formulier in te vullen. Vervolgens dient de werkgever het 1099-NEC formulier in bij de IRS en stuurt een kopie terug naar de independent contractor.
De contractor gebruikt vervolgens de 1099-NEC om inkomen of verlies uit hun eenmanszaak te rapporteren. Een eenmanszaak rapporteert haar inkomen en verliezen via Formulier 1040.
FAQ
Wat is het verschil tussen een 1099 en een W-2?
Het verschil tussen 1099 en W-2 ligt in het arbeidscontract. 1099 wordt uitgegeven aan independent contractors, terwijl het W-2 formulier voor werknemers is.
Hoe krijg ik mijn 1099-belastingformulier?
Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever of betaler om het 1099-belastingformulier vóór 31 januari aan u te leveren. In sommige gevallen mag dit tot 15 februari worden gedaan.
Als u uw 1099-formulier niet hebt ontvangen tegen het midden van februari, is het raadzaam contact op te nemen met uw werkgever en ernaar te vragen.
Moet ik een 1099 uitgeven aan een independent contractor?
Als uw bedrijf $600 of meer heeft betaald aan iemand die geen werknemer was in het vorige belastingjaar, moet u een 1099 formulier uitgeven.
Hoe rapporteer ik inkomsten van een independent contractor op mijn belastingaangifte?
Independent contractors moeten Formulier 1040 gebruiken om hun zakelijke inkomsten en uitgaven te rapporteren.
