Hoe aannemers in Spanje te huren en te betalen

Het inhuren van aannemers in Spanje is een slimme zet voor startups en HR-teams. Het geeft hen flexibele toegang tot talent. Echter, de Spaanse arbeidswetten voor autónomos (zelfstandige aannemers) zijn uniek. Het is belangrijk om deze regels nauwkeurig te volgen. Fouten kunnen leiden tot juridische problemen zoals verkeerde classificatie van aannemers, boetes of belastingproblemen.

In deze gids behandelen we alles wat je nodig hebt om aannemers in Spanje in te huren en correct te betalen. We leggen uit wie in aanmerking komt als aannemer, hoe je ze legaal kunt betrekken, en de belasting- en sociale zekerheidsverplichtingen. We bespreken ook de gebruikelijke betalingsvoorwaarden, de risico's van verkeerde classificatie, en tips om compliant te blijven, vooral voor internationale teams. We streven ernaar om het informeel en eenvoudig te houden, met verwijzingen naar Spaanse regelgeving ter ondersteuning.

Wie Komt in Aanzien als Aannemer (Autónomo) in Spanje?

In Spanje is een autónomo een zelfstandige persoon of onafhankelijke aannemer. Dit betekent dat ze voor eigen rekening werken, diensten of producten onafhankelijk aanbieden. Ze opereren buiten de controle van een enkele werkgever. Een definitie uit de Spaanse arbeidswetgeving stelt:

“El trabajador autónomo es aquel que realiza de forma habitual, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de organización y dirección *de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo.”*​ https://elderecho.com/trabajo-cuenta-ajena-trabajo-cuenta-propia-similitudes-diferencias

In eenvoudigere termen beheren aannemers hun eigen werk: ze stellen meestal hun eigen schema's op, gebruiken hun eigen gereedschap en werken voor meerdere klanten. In tegenstelling tot werknemers (trabajadores por cuenta ajena), die een contract van een bedrijf volgen, werken aannemers onder een burgerlijk of commercieel contract voor diensten.

Belangrijkste verschillen tussen een aannemer en een werknemer in Spanje zijn:

• Onafhankelijkheid: Aannemers werken met een hoge mate van autonomie. Ze worden niet gecontroleerd of beheerd zoals werknemers. Bijvoorbeeld, een freelancer kan een website ontwerpen wanneer ze willen, terwijl een werknemer-ontwerper zich moet houden aan het schema en de richtlijnen van het bedrijf.

• Geen Loonstrookvoordelen: Aannemers krijgen geen typische werknemersvoordelen zoals betaalde vakanties, ziekteverlof of ontslagvergoeding. Ze staan niet op de loonlijst van het bedrijf; in plaats daarvan factureren ze voor wat ze doen.

• Financieel Risico en Gereedschap: Een autónomo levert meestal zijn eigen gereedschap of apparatuur en neemt de financiële risico's van hun werk op zich. Ze moeten vaak zelf materialen of training kopen.

• Meerdere Klanten: Veel aannemers hebben verschillende klanten tegelijkertijd, wat hun onafhankelijke status ondersteunt. Echter, de Spaanse wet erkent “autónomo dependiente” (TRADE), een economisch afhankelijke aannemer die meer dan 75% van hun inkomen van één klant verdient. Een TRADE is nog steeds een aannemer maar heeft een speciaal schriftelijk contract nodig met die hoofdklant (hierover later meer).

Als iemand in Spanje werkt als een werknemer—zoals het volgen van een bedrijfsschema, het aannemen van richtlijnen en het ontbreken van echte onafhankelijkheid—dan is het misleidend om hen een “aannemer” te noemen. De wet kan hen als werknemer beschouwen, zelfs als ze factureren als freelancer. Dit is de bekende “falso autónomo” (valse zelfstandige) situatie die Spaanse arbeidsinspecteurs in de gaten houden. We zullen later de risico's van verkeerde classificatie en Spaanse arbeidsinspecties bespreken, maar onthoud: alleen echt onafhankelijke werknemers kwalificeren als aannemers.

Hoe Legaal een Aannemer Inhuren in Spanje

Zodra je een professional hebt gevonden om als onafhankelijke aannemer (autónomo) op te treden, hoe kun je hun diensten legaal betrekken? Het inhuren van een aannemer in Spanje verschilt van het inhuren van een werknemer. Hier zijn de belangrijkste stappen en vereisten:

1. Gebruik een correct contract voor diensten (Contrato Mercantil): Je zult geen arbeidscontract gebruiken voor een aannemer. In plaats daarvan teken je een burgerlijk of commercieel contract – vaak een contrato de prestación de servicios of contrato mercantil genoemd. Dit contract schetst de werkingssfeer, leveringen, betalingsvoorwaarden en de onafhankelijke aard van de relatie. Het moet vermelden dat er geen arbeidsrelatie (relación laboral) bestaat, en dat de aannemer verantwoordelijk is voor hun eigen belastingen en sociale zekerheid. Voor een TRADE (economisch afhankelijke aannemer) vereist de Spaanse wet een schriftelijk contract en registratie bij de openbare arbeidsdienst. Zorg ervoor dat de overeenkomst schriftelijk is om beide partijen te beschermen, en overweeg een tweetalige (Spaans/Engels) versie als een partij geen Spaans spreekt.

2. Verifieer de registratie van de aannemer (autónomo status): In Spanje moet de aannemer zich registreren bij de belastingautoriteiten (Agencia Tributaria) en Sociale Zekerheid voordat ze beginnen met werken. Als het inhurende bedrijf, bevestig dat de aannemer dit heeft gedaan:

• Belastingdienstregistratie (Hacienda): De aannemer moet zich registreren met behulp van de Modelo 036 of 037 (belastingregistratieformulieren) bij de Agencia Tributaria​.

  Dit informeert de belastingdienst over hun bedrijfsactiviteit (via een IAE-code – Impuesto de Actividades Económicas categorie). De meeste freelancers gebruiken het vereenvoudigde Modelo 037. Deze stap geeft hen een CIF/NIF als autónomo en schrijft hen in voor BTW (IVA) indien van toepassing. Tip: Je kunt vragen om een kopie van hun Modelo 036/037 registratie of hun BTW-nummer (NIF, vaak hun DNI met een letter).

• Inschrijving Sociale Zekerheid (RETA): Autónomos moeten zich inschrijven in het Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), het Spaanse sociale zekerheidsstelsel voor zelfstandige werknemers. Dit gebeurt online via het portaal van Seguridad Social (Import@ss) en is verplicht voordat ze beginnen met werken. Tijdens de inschrijving kiest de freelancer een bijdragebasis (wat hun maandelijkse sociale zekerheidsbijdrage beïnvloedt) en selecteert een mutualiteitsfonds (mutua) dat arbeidsongevallen en ziekten dekt. Het inhurende bedrijf regelt dit niet voor de aannemer, maar je moet verifiëren dat je aannemer een Sociale Zekerheidsnummer heeft en “alta” (actief) is in RETA. Aannemers kunnen je een document tonen dat hun sociale zekerheidsregistratie bevestigt.

3. Kom overeen over de scope en voorwaarden in overeenstemming met de wet: Zorg ervoor dat het werk van de aannemer echt een onafhankelijk project of dienst is. Definieer duidelijk de leveringen of diensten. Als de regeling begint te lijken op een dienstverband (bijv. vast schema op je kantoor, gebruik van je apparatuur, werken onder nauwe supervisie), pauzeer – je moet misschien een werknemer inhuren of de voorwaarden aanpassen. In het Spaanse juridische kader is de inhoud van de relatie belangrijk, niet alleen het label. Ontwerp de samenwerking om projectgebaseerd of consultancy-achtig te zijn. Het contract voor diensten moet ook clausules bevatten over vertrouwelijkheid, intellectueel eigendom (wie eigenaar is van het werkproduct), en beëindigingsvoorwaarden, indien nodig.

4. Overweeg het Autónomo TRADE scenario: Als je aannemer het grootste deel van hun tijd aan jouw project besteedt en ten minste 75% van hun inkomen van jou verdient, kunnen ze worden geclassificeerd als een Autónomo Dependiente (TRADE) volgens de Spaanse wet. TRADE-aannemers hebben een speciale status met extra bescherming (zoals 18 dagen vrij per jaar en specifieke opzegtermijnen) en het contract moet expliciet vermelden dat ze TRADE zijn en worden geregistreerd bij de autoriteiten. Deze situatie is zeldzaam voor echt onafhankelijke aannemers, omdat de meeste proberen met meerdere klanten te werken. Als je vermoedt dat dit van toepassing kan zijn, raadpleeg een arbeidsadvocaat of adviseur om het contract correct op te stellen.

Kortom, om een aannemer in Spanje in te huren, zorg ervoor dat ze een bona fide autónomo zijn, gebruik een solide contract, en bevestig dat ze correct geregistreerd zijn. In tegenstelling tot het inhuren van werknemers, hoef je ze niet in je loonlijst of bij Sociale Zekerheid te registreren. Je relatie is business-to-business. Echter, je moet facturen van hen verzamelen voor betalingen (waar we het hierna over zullen hebben) en deze bewaren voor je boekhouding en belastingadministratie.

(Voor meer details over Spaanse arbeidsregels en onderscheidingen, kun je ook onze uitgebreide Spanje inhuur gids)

Belasting- en Sociale Zekerheidsverplichtingen voor Aannemers en Bedrijven

Het inhuren van een autónomo in Spanje betekent dat zowel de aannemer als het bedrijf belasting- en sociale zekerheidsverplichtingen hebben. Het goede nieuws is dat bedrijven geen loonbelastingen of sociale zekerheid betalen voor echte aannemers. Dit is de verantwoordelijkheid van de aannemer. Toch moeten bedrijven mogelijk enkele belastingen inhouden en moeten ze het algehele belastingplaatje begrijpen. Laten we het opsplitsen:

Voor de Aannemer (Autónomo): Een Spaanse aannemer moet zijn eigen belastingen en sociale zekerheidsbetalingen beheren:

• Inkomstenbelasting (IRPF): De inkomstenbelasting (IRPF) is van toepassing op de verdiensten van de aannemer. Freelancers doen meestal driemaandelijkse belastingvoorschotten aan Hacienda of laten klanten belastingen inhouden op facturen. De standaard inhoudingsbelasting is 15% op facturen voor professionele diensten van autónomos. Dit betekent dat de aannemer een factuur aan het bedrijf uitreikt, inclusief een regel voor een 15% IRPF-aftrek (als ze al meer dan 2 jaar freelancen; nieuwe freelancers kunnen een verlaagd tarief van 7% toepassen). Het inhurende bedrijf houdt deze 15% in en betaalt het aan de belastingdienst namens de aannemer. Aan het einde van het jaar rapporteert de aannemer het totale inkomen minus uitgaven in hun belastingaangifte en vereffent eventuele verschillen. Belangrijk: Buitenlandse bedrijven die Spaanse aannemers inhuren, kunnen geen Spaanse belastingen inhouden. In deze gevallen moet de aannemer mogelijk zelf driemaandelijkse belastingbetalingen regelen. Het is verstandig om dit in je contract te verduidelijken.

• Belasting over de Toegevoegde Waarde (BTW of IVA): De meeste aannemers moeten BTW (IVA) in rekening brengen op hun diensten, aangezien ze als bedrijven opereren. Het standaard BTW-tarief in Spanje is 21%. Een factuur van een autónomo zal doorgaans 21% IVA toevoegen aan hun vergoedingen, tenzij vrijgesteld of onder een verlaagd tarief (sommige beroepen hebben 10% of 0% tarieven). Als je bedrijf BTW-geregistreerd is in Spanje of de EU, kun je dit meestal aftrekken als voorbelasting. Niet-Spaanse bedrijven kunnen soms de “omgekeerde heffing” regel tegenkomen, wat het ingewikkeld maakt. Aannemers doen driemaandelijkse BTW-aangiften om de geïnde IVA te betalen (minus IVA betaald op zakelijke uitgaven).

• Sociale Zekerheid (Maandelijkse Autónomo Bijdrage): Spaanse aannemers betalen een maandelijkse sociale zekerheidsbijdrage (de cuota de autónomo) om gezondheidszorg, pensioen en meer te dekken. Deze bijdrage is vast, gebaseerd op hun gekozen bijdragebasis en inkomensniveau. Vanaf 2025 heeft Spanje inkomensafhankelijke niveaus geïntroduceerd voor autónomo bijdragen. Bijvoorbeeld, een freelancer onder 670€ per maand kan ongeveer 200€ per maand betalen, terwijl iemand die meer dan 6.000€ verdient tot 590€ kan betalen. Deze tarieven passen zich jaarlijks aan om overeen te komen met de verdiensten. De aannemer moet deze bijdrage betalen, ongeacht hoeveel klanten ze hebben en stelt meestal een automatische incasso in bij Seguridad Social. Deze betalingen zijn belangrijke kosten om te overwegen bij het vaststellen van tarieven.

• Andere Belastingen: Sommige freelancers kunnen IAE (een belasting op bedrijfsactiviteiten) betalen als hun omzet hoog is, maar de meeste autónomos zijn vrijgesteld vanwege inkomenslimieten. Ze kunnen ook een jaarlijkse zelfstandigenbelasting in hun regio of lokale licenties betalen, maar deze variëren. De belangrijkste belastingen zijn IRPF en IVA.

Voor het Inhurende Bedrijf: Vanuit het perspectief van het bedrijf betekent het inhuren van een aannemer minder directe verplichtingen dan het inhuren van een werknemer, maar je hebt nog steeds cruciale taken:

• Inhouding en Informatieve Verklaringen: Als je entiteit in Spanje is, moet je over het algemeen 15% IRPF inhouden op betalingen aan Spaanse onafhankelijke professionals. Je betaalt de aannemer 85% van de factuur (plus de volledige BTW), en de resterende 15% gaat naar Hacienda namens hen. Vervolgens dien je een driemaandelijkse inhoudingsbelastingformulier in (modelo 111) om die inhoudingen over te maken en een jaarlijkse samenvatting (modelo 190). Als er geen factuur wordt verstrekt of de aannemer niet geregistreerd is, betaal ze dan niet als een “leverancier” zonder duidelijkheid. Elke betaling voor diensten moet worden gedocumenteerd. Vermijd het betalen van een aannemer “onder de tafel” zonder een factuur, aangezien je die kosten niet van je belastingen kunt aftrekken.

• Controleer BTW-gegevens: Controleer of de factuur van de aannemer hun BTW-nummer (NIF) en de juiste IVA bevat. Als je een Spaans bedrijf bent, registreer je die factuur in je BTW-administratie en kun je de IVA meestal terugvorderen. Als je een buitenlands bedrijf bent, word je mogelijk niet belast met IVA (bijv. als je buiten de EU bent). Het bevestigen van deze details zorgt ervoor dat beide partijen de BTW correct afhandelen. De Spaanse aannemer zal hun verplichtingen kennen, maar het is goed voor jou om te begrijpen waarom sommige facturen BTW hebben en andere niet.

• Geen sociale zekerheidsbetalingen voor het bedrijf: Je betaalt geen sociale zekerheid voor een pure aannemer. Je houdt geen sociale bijdragen in op hun loon, aangezien dit niet van toepassing is op B2B-deals. De aannemer betaalt hun eigen RETA cuota. Zorg ervoor dat de persoon inderdaad een aannemer is. Als de autoriteiten later besluiten dat ze feitelijk een werknemer waren, kun je aansprakelijk zijn voor onbetaalde werkgeversbijdragen voor sociale zekerheid en boetes. (We zullen dit risico behandelen in de sectie over verkeerde classificatie.)

• Facturen van Aannemers in de Boekhouding: Bewaar alle facturen van aannemers. Spaanse bedrijven moeten deze minimaal 5 jaar bewaren (en praktisch 6 jaar voor handelsregisters). Zelfs buitenlandse startups moeten deze documenten bewaren als bewijs van legitieme zakelijke uitgaven als ze worden ondervraagd door de Spaanse belastingautoriteiten over betalingen aan individuen in Spanje.

Kortom, de aannemer beheert hun eigen belastingaangiften en sociale betalingen, terwijl het bedrijf voornamelijk de inhouding op inkomen (indien van toepassing) afhandelt en zorgt voor correcte facturering. Deze relatie is eenvoudiger dan een dienstverband, wat de reden is waarom bedrijven de voorkeur geven aan het inhuren van aannemers in Spanje. Maar deze eenvoud werkt alleen als de lijnen duidelijk zijn; anders kunnen aansprakelijkheden terugkomen naar het bedrijf.

(Hulp nodig bij het beheren van facturen en betalingen aan meerdere aannemers? Het gebruik van een platform zoals Rivermate’s aannemerbeheeroplossing kan onboarding, betalingen en compliance-papierwerk vereenvoudigen.)

Betalingsvoorwaarden en Praktijken voor Aannemers in Spanje

Als het gaat om het betalen van aannemers in Spanje, is het kennen van de gebruikelijke betalingsvoorwaarden cruciaal. Dit helpt je om een goede werkrelatie te behouden en te voldoen aan de Spaanse wetgeving. Spanje, net als veel EU-landen, heeft regels om freelancers en kleine leveranciers te beschermen tegen late betalingen. Hier is wat je moet weten:

1. Standaard Betalingsvoorwaarden – 30 Dagen (of 60 bij overeenkomst): Standaard zegt de Spaanse wet dat als er geen betalingstermijn is vermeld, betaling verschuldigd is binnen 30 dagen na ontvangst van de dienst of factuur. In B2B-transacties (bedrijf naar autónomo) kunnen partijen een langere termijn overeenkomen, maar de maximum is 60 dagen. Dit komt voort uit de Spaanse anti-morosidad wetgeving, die de EU-regels volgt. Wet 15/2010 (wijziging van Wet 3/2004) stelt dat alles boven de 60 dagen niet afdwingbaar is, zelfs als een groot bedrijf dat probeert op te leggen. Dus de norm is om ofwel 30 dagen betaling of 60 dagen als onderhandeld, vooral met grotere bedrijven. Voor startups en aannemers is 30 dagen redelijk.

Voorbeeld: Als je een factuur ontvangt gedateerd 1 juli, moet je deze betalen voor 31 juli. Als je “60 dagen einde van de maand” hebt afgesproken met de aannemer, zou je betalen tegen het einde van augustus. Zorg ervoor dat dit duidelijk is in het contract of de inkooporder om verwarring te voorkomen.

2. Factureringspraktijken: Spaanse aannemers geven een factuur (factura) uit voor hun diensten. Een geldige factuur moet een factuurnummer, datum, gegevens van de aannemer (naam, adres, NIF), jouw bedrijfsgegevens, een beschrijving van de dienst, het bedrag, BTW (indien van toepassing), en eventuele IRPF-inhouding bevatten. Zorg ervoor dat je deze facturen regelmatig ontvangt – meestal na voltooiing van het werk of maandelijks. Sommige aannemers factureren aan het einde van het project of bij mijlpalen; anderen, zoals fractionele CFO's of langetermijnconsultants, kunnen maandelijks factureren. De factuur is essentieel voor de administratie en is nodig voor de aannemer om inkomen te erkennen en voor jou om een uitgave te erkennen.

Opmerking over IRPF in facturen: Als de aannemer in Spanje woont en je een Spaanse entiteit bent, kan de factuur “Retención IRPF (15%) – [bedrag]” bevatten, wat 15% aftrek betekent. Dit betekent dat je hen het nettobedrag betaalt. Als je een buitenlandse betaler bent of de aannemer dat niet opneemt (misschien omdat je niet verplicht bent om in te houden), betaal je het brutobedrag, en zij regelen de belastingen. Praat met de aannemer of een accountant als je niet zeker weet hoe je een Spaanse factuur moet afhandelen.

3. Betalingsmethoden: De meest gebruikelijke manier om aannemers in Spanje te betalen is via bankoverschrijving. Spanje heeft een sterk banksysteem, en bijna iedereen heeft een IBAN-rekening. Wanneer je het contract opstelt, vraag dan om de betalingsgegevens van de aannemer – meestal een IBAN en de naam van de rekeninghouder. Sommigen accepteren diensten zoals PayPal of Wise, maar deze kunnen dingen compliceren met kosten en valutawissel. Bankoverschrijvingen in euro's zijn standaard. Veel Spaanse bedrijven gebruiken het SEPA-systeem, dat meestal binnen 1-2 werkdagen betaling levert binnen het land. Als je een internationaal bedrijf bent, kun je een internationale overschrijving sturen (zorg ervoor dat je eventuele kosten dekt of gebruik TransferWise/Wise om kosten te minimaliseren).

4. Rente en Boetes bij Late Betaling: Wat als je te laat betaalt? Volgens de Spaanse wet kan de aannemer bij een te late betaling rente over te late betalingen in rekening brengen (meestal een wettelijke rente vastgesteld door de overheid, iets boven de ECB-rente) en zelfs een vaste incassokosten. In de praktijk aarzelen veel freelancers om dit af te dwingen uit angst de relatie te schaden, maar herhaalde late betalers kunnen juridische claims tegenkomen. Als goede praktijk, betaal altijd op tijd. Als je cashflowproblemen hebt, praat met de aannemer en probeer een schriftelijke overeenkomst voor een lichte vertraging te krijgen. Maar onthoud, de wet ondersteunt het recht van de aannemer op tijdige betaling.

5. Typische Praktijken en Cultuur: In Spanje nemen grote bedrijven vaak 60 dagen of duwen de grenzen, maar startups en MKB's moeten zich houden aan 30-dagen voorwaarden. Cultureel waarderen freelancers klanten die snel betalen. Sommige onafhankelijke professionals kunnen een kleine korting bieden voor onmiddellijke of vooruitbetaling (hoewel dit informeel is). Aan de andere kant kunnen sommigen een toeslag in rekening brengen of factoringdiensten gebruiken als klanten aandringen op 60 dagen. Goede communicatie is de sleutel – stel duidelijke verwachtingen die in lijn zijn met wettelijke limieten en houd je eraan. Als je startup in het buitenland is, onthoud dat internationale overschrijvingen een paar dagen kunnen duren, dus begin ze vroeg om deadlines te halen.

6. Valutaoverwegingen: Spanje gebruikt de Euro (€). Als je een aannemer buiten de Eurozone inhuurt, moet je meestal in euro's betalen (tenzij de aannemer anders akkoord gaat). Dit voorkomt dat het valutarisico bij de aannemer ligt. Veel internationale projecten specificeren USD of GBP, maar wees je ervan bewust dat de aannemer dat in hun administratie naar EUR zal omrekenen. Betalen in euro's naar een Spaanse bank is het eenvoudigst en voorkomt dat de aannemer de regel overtreedt dat facturen EUR moeten tonen voor belastingdoeleinden. Als je een andere valuta overeenkomt, zorg ervoor dat de factuur dat weerspiegelt, samen met het EUR-equivalent voor Spaanse belastingdoeleinden.

Kortom, betalingen aan aannemers in Spanje moeten worden gedaan tegen geldige facturen, op tijd (30 dagen is standaard), en via betrouwbare methoden zoals bankoverschrijving. Het volgen van deze praktijken houdt je in overeenstemming met de Spaanse betalingswetten en helpt vertrouwen op te bouwen met je aannemers. Dit maakt hen meer geneigd om door te gaan met werken met jou of een extra stap te zetten in projecten.

Juridische Risico's: Verkeerde Classificatie van Aannemers in Spanje

Een van de grootste risico's bij het werken met aannemers is verkeerde classificatie. Dit betekent iemand behandelen als een “onafhankelijke aannemer” terwijl ze eigenlijk een werknemer zijn volgens de wet. Spanje neemt dit probleem serieus. De term “falso autónomo” (valse zelfstandige) beschrijft werknemers die geregistreerd zijn als autónomos maar werken als werknemers. Dit wordt vaak gedaan om de werkgever geld te besparen. Spaanse arbeidsautoriteiten en de Inspección de Trabajo (Arbeidsinspectie) treden hard op tegen verkeerde classificatie, en de juridische risico's zijn aanzienlijk voor bedrijven.

Hoe kan verkeerde classificatie gebeuren?

Verkeerde classificatie kan gebeuren, soms onbedoeld, als een aannemer te geïntegreerd is in je organisatie. Voorbeelden zijn:

• Eisen dat de persoon op je kantoor werkt van 9-5 onder directe supervisie.

• Hen een bedrijfs-e-mail en titel geven of hen op de bedrijfsorganogram plaatsen.

• Hen verbieden voor iemand anders te werken, waardoor ze effectief exclusief zijn.

• Hen jaar na jaar alleen voor jou laten werken aan taken zoals reguliere werknemers.

Deze omstandigheden lijken op een arbeidsrelatie. In Spanje, als het eruitziet en handelt als een arbeidsrelatie, zal het label “aannemer” niet standhouden. Een inspecteur of rechter kan de relatie herclassificeren als een empleado indefinido (vaste werknemer).

Gevolgen van Spaanse Verkeerde Classificatie van Aannemers

• Arbeidsinspecties en Boetes: Als een inspectie een falso autónomo vindt, kan je bedrijf hoge boetes krijgen. De wet ziet het niet correct registreren van een werknemer als een ernstige overtreding (infracción grave). Elke verkeerd geclassificeerde werknemer kan een aparte boete veroorzaken. Vanaf 2025 kunnen boetes variëren van €3.750 tot €12.000 per werknemer afhankelijk van de ernst. Bijvoorbeeld, drie verkeerd geclassificeerde aannemers kunnen leiden tot boetes tot €36.000, plus de noodzaak om hun status te corrigeren.

• Betaling van Achterstallige Belastingen en Sociale Zekerheid: Het bedrijf kan alle sociale zekerheidsbijdragen moeten betalen die werden vermeden door de persoon niet als werknemer in dienst te nemen. In Spanje betalen werkgevers ongeveer 30% van het salaris aan sociale zekerheid voor werknemers. Als een aannemer €30.000 per jaar werd betaald voor twee jaar en als werknemer had moeten worden aangenomen, kan het bedrijf de werkgeversquota met terugwerkende kracht verschuldigd zijn – mogelijk meer dan €18.000, plus boetes voor te late betaling. Autoriteiten kunnen tot 4 jaar teruggaan voor onbetaalde bijdragen en aanzienlijke recargos (boetes van 100% of meer) toevoegen.

• Gedwongen Arbeidscontract: De aannemer kan wettelijk erkend worden als een onbepaalde tijd werknemer. Dit betekent dat je hen als zodanig moet behandelen (toevoegen aan de loonlijst, voordelen bieden) of, als de relatie eindigt, mogelijk ontslagvergoeding moet betalen zoals een volledige werknemer. Spaanse rechtbanken oordelen vaak dat een verkeerd geclassificeerde aannemer recht heeft op dezelfde rechten als een werknemer, inclusief opgebouwde vakantie en ontslagvergoeding voor onrechtmatig ontslag.

• Potentiële Strafrechtelijke Aansprakelijkheid: In extreme gevallen kan wijdverbreide of opzettelijke verkeerde classificatie leiden tot strafrechtelijke vervolging. Het Spaanse Wetboek van Strafrecht Artikel 311 bestraft bedrijven die illegale voorwaarden opleggen via valse freelance-regelingen. Dit geldt voornamelijk voor ernstige scenario's, zoals een bedrijf met veel “nepfreelancers” die bewust worden uitgebuit.

Hoe Verkeerde Classificatie van Aannemers in Spanje te Vermijden:

• Houd de relatie op afstand: Behandel je aannemer niet als een werknemer. Geef hen flexibiliteit in hoe en waar ze werken. Focus op leveringen in plaats van uren.

• Geen vaste schema's of integratie: Je kunt tijdlijnen en deadlines stellen, maar vermijd het plaatsen van aannemers op dezelfde ploegendiensten of aanwezigheidsregistratie als personeel. Ze moeten geen personeelsvergaderingen bijwonen over algemeen bedrijfsbeleid.

• Documenteer de onafhankelijkheid: Maak in het contract en in de praktijk duidelijk dat ze diensten aan anderen kunnen leveren, hun eigen gereedschap gebruiken (tenzij je een dwingende reden hebt om het te verstrekken), en met autonomie werken. Als ze een bedrijfsnaam hebben voor hun freelance diensten, respecteer dat.

• Duur en exclusiviteit: Langdurige relaties zijn prima, maar wees voorzichtig als een aannemer alleen voor jou werkt voor een lange tijd. Overweeg in dergelijke gevallen hen om te zetten naar een werknemer of zorg ervoor dat je voldoet aan de TRADE-vereisten indien van toepassing. Verbied een aannemer nooit om andere klussen aan te nemen. Je kunt vragen om toewijding aan je project, maar niet om absolute exclusiviteit zoals een arbeidsrechtelijk concurrentiebeding, tenzij misschien tijdens specifieke projecturen.

De Spaanse arbeidsautoriteiten willen ervoor zorgen dat banen die contracten verdienen banen zijn met contracten. Ze ondersteunen echte freelancers. Spanje heeft ongeveer 3 miljoen autónomos, van wie velen die status vrijwillig kiezen. Zorg er gewoon voor dat je “aannemer” niet gebruikt om arbeidswetten te omzeilen. De kosten van een fout zijn te hoog, gezien de boetes en schade aan de reputatie van je bedrijf. Als je twijfelt, raadpleeg een arbeidsadvocaat. Als een rol is veranderd in een fulltime baan, overweeg dan die aannemer over te zetten naar een correct arbeidscontract – mogelijk via een contractor of record als je geen lokale entiteit hebt.

Compliant Blijven met Spaanse Aannemers (Tips en Oplossingen)

Voor internationale startups of HR-teams die aannemers in Spanje inhuren, kan compliance overweldigend lijken. De Spaanse bureaucratie omvat vaak veel papierwerk, en het omgaan ermee in het Spaans kan moeilijk zijn. Bovendien voegt het beheren van compliance van een afstand—ervoor zorgen dat je aannemer belastingen regelt en dat je aan je verplichtingen voldoet—complexiteit toe. Hier zijn enkele tips om je te helpen compliant te blijven met de Spaanse wet terwijl je werkt met internationale aannemers:

• 1. Blijf op de hoogte van Spaanse arbeids- en belastingregels: Begrijp de basisprincipes van aannemer compliance in Spanje. Weet hoe de Spaanse wet een aannemer versus een werknemer definieert om je betrokkenheid correct te structureren. Houd veranderingen in de gaten, zoals updates van autónomo sociale zekerheidsbijdragen op basis van inkomen of inhoudingstarieven. Spaanse overheidswebsites kunnen waardevolle informatie bieden, zelfs als ze in het Spaans zijn. De Agencia Tributaria en Seguridad Social sites hebben secties voor autónomos die hun verplichtingen uiteenzetten. Als je hulp nodig hebt, raadpleeg een internationale HR-expert of een lokale gestor (administratief agent).

• 2. Gebruik een Contractor of Record (CoR) service: Een geweldige manier om compliance te waarborgen zonder je eigen Spaanse entiteit op te zetten, is het gebruik van een Contractor of Record oplossing. Een CoR is een dienst waarbij een lokale partner, zoals Rivermate’s contractor of record service in Spanje, officieel de aannemer voor je inhuurt. Ze beheren de administratieve taken—verifiëren van autónomo status, zorgen voor contract compliance, afhandelen van lokale belastinginhoudingen, en betalingen in lokale valuta. Ze fungeren als de “client of record” in Spanje voor de aannemer terwijl je de werkrelatie behoudt. Dit helpt je complianceproblemen te vermijden en maakt het leven gemakkelijker voor de aannemer omdat ze lokaal betaald worden. Als je niet zeker bent van Spaanse vereisten, kan een Contractor of Record een lage-drempel, hoge-compliance optie zijn.

• 3. Gebruik wereldwijde aannemerbeheerplatforms: Het beheren van betalingen en papierwerk over grenzen heen kan traag zijn. Platforms zoals Rivermate’s wereldwijde aannemerbeheer helpen compliance te waarborgen terwijl ze onboarding, contract e-signing, factuurverwerking en betalingen allemaal in één dashboard stroomlijnen. Ze kunnen conforme contracten in het Spaans en Engels creëren, benodigde documenten van aannemers verzamelen (zoals registratiebewijzen of ID's), en betalingen plannen op basis van Spaanse normen. Ze helpen je ook bij het navigeren van valutawissel en het lokaliseren van betalingen in EUR. Dit kan je besparen op overboekingskosten en conversieverliezen of vertragingen voorkomen.

• 4. Wees je bewust van gegevensbescherming en IP-wetten: Bij internationaal werken, onthoud dat Spanje (en de EU) strikte gegevensbeschermingswetten heeft (GDPR). Als je aannemer persoonlijke gegevens zal verwerken, zorg ervoor dat je een gegevensverwerkingsovereenkomst hebt. Behandel ook intellectueel eigendom in het contract—meestal wil je dat het werkproduct aan je bedrijf wordt toegewezen. Volgens de Spaanse wet moet dit in het contract staan om effectief te zijn. Hoewel dit niet direct over arbeidscompliance gaat, is het onderdeel van het juridische kader voor werken met onafhankelijke aannemers.

• 5. Bereid je voor op verschillen in arbeidswetgeving: Als je aannemerbetrokkenheid uitbreidt—bijvoorbeeld als je meer aannemers in Spanje inhuurt of besluit fulltime werknemers in dienst te nemen—wees dan bereid om je aan te passen. Aannemers kunnen niet met terugwerkende kracht worden omgezet in werknemers, maar je kunt een arbeidscontract aanbieden voor de toekomst. Als je merkt dat je iemand fulltime nodig hebt, overweeg dan over te schakelen naar een Employer of Record service of het opzetten van een entiteit om werknemers in dienst te nemen. Tot die tijd zal compliant blijven binnen het aannemerkader je ten goede komen.

• 6. Houd duidelijke administratie en communicatie: Behoud een papieren (of digitaal) spoor van alle contracten, facturen en betalingen. Documenteer de projecten die aan aannemers zijn toegewezen om te laten zien dat het een business-to-business relatie is. Communiceer openlijk met je aannemer over compliance—bevestig dat ze hun autónomo verplichtingen beheren. Veel ervaren Spaanse aannemers zullen alles regelen, maar laten zien dat je geeft om het correct doen, zet een positieve toon.

Kortom, compliant blijven bij het werken met Spaanse aannemers vanuit het buitenland is haalbaar—duizenden bedrijven doen het succesvol. Het gaat om het combineren van lokale kennis met slimme tools of partners. Op deze manier kun je toegang krijgen tot de talentpool van Spanje zonder verstrikt te raken in juridische complexiteiten.

Waarom is het Belangrijk om Compliant te Blijven bij het Inhuren van Aannemers in Spanje

Het inhuren en betalen van aannemers in Spanje omvat verschillende stappen en juridische zaken, maar het kan zeer lonend zijn als het correct wordt gedaan. Spanje heeft sterke beschermingen voor zowel bedrijven als freelancers. Als je de regels volgt over wie in aanmerking komt als aannemer, de relatie correct opzet, en voldoet aan belasting- en betalingsverplichtingen, kun je met vertrouwen toegang krijgen tot een flexibele arbeidskracht.

Houd deze kernprincipes in gedachten: onafhankelijkheid definieert een aannemer, registratie en belastingen zijn essentieel, en tijdige, gedocumenteerde betalingen behouden professionaliteit. Vermijd grijze gebieden die kunnen leiden tot verkeerde classificatie van aannemers. De risico's zijn hoog in Spanje, waar arbeidsinspecteurs waakzaam zijn, en boetes kunnen ernstig zijn. Als je startup buiten Spanje is, gebruik platforms zoals Contractor of Record oplossingen om grensoverschrijdende contractering te vereenvoudigen.

Door de richtlijnen van dit artikel te volgen—van het begrijpen wie in aanmerking komt als een autónomo tot het opstellen van conforme contracten en het beheren van het inhuren en betalen van aannemers in Spanje—ben je op weg naar een succesvolle, legale samenwerking. Spaanse bekwame aannemers staan te popelen om je groei te ondersteunen, en nu heb je de kennis om hen als een insider te betrekken.