Quelles sont les prestations COBRA

La Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) est une loi fédérale américaine. Elle permet aux employés et aux personnes à charge éligibles de conserver leur assurance santé collective après certains événements de la vie. Ces événements pourraient autrement entraîner la perte de la couverture. COBRA a été promulguée en 1985. Elle joue un rôle clé dans le système de prestations américain en assurant l'accès aux soins de santé lors de changements d'emploi.

Du point de vue stratégie RH et conformité, les prestations COBRA sont essentielles lors de gestion de licenciements, de résiliations ou de changements de vie. Les employeurs doivent comprendre les détails de la couverture. Ils doivent également assurer une administration précise et suivre les réglementations.

Que couvre COBRA ?

COBRA s'applique aux plans de santé collectifs des employeurs privés comptant au moins 20 employés équivalents temps plein. Elle couvre également les plans des gouvernements locaux ou étatiques. Cependant, elle ne couvre pas les plans de santé du gouvernement fédéral, les églises ou certaines organisations liées à l’église.

En vertu de COBRA, la couverture de continuation doit correspondre au plan pour les employés actifs. Les services couverts incluent généralement les soins hospitaliers en hospitalisation et en ambulatoire, les visites chez le médecin, les médicaments sur ordonnance, la chirurgie et la couverture médicale majeure. Dans de nombreux cas, les soins dentaires et optiques sont inclus si cela faisait partie du plan initial. La continuation s'applique à tous les avantages santé que l'employé ou sa famille recevaient avant l’événement qualifiant.

COBRA n’oblige pas les employeurs à ajouter de nouveaux avantages pour les inscrits COBRA. Elle garantit simplement que les individus peuvent conserver leur couverture existante pendant une période limitée après certains événements de la vie.

Événements qualifiants et éligibilité

Pour être éligible à la continuation COBRA, une personne doit avoir été couverte par le plan de santé collectif de l’employeur la veille de l’événement qualifiant. Les événements qualifiants courants pour les employés incluent la perte d’emploi (volontaire ou involontaire, sauf pour faute grave) et une réduction des heures de travail en dessous du seuil de couverture. Pour les conjoints et enfants à charge, les événements qualifiants peuvent inclure la résiliation de l’emploi de l’employé, le divorce, la séparation légale, le décès ou le dépassement de l’âge limite pour un enfant à charge.

Lorsqu’un événement qualifiant se produit, l’administrateur du plan doit notifier les personnes éligibles de leur droit à choisir la couverture COBRA. Les bénéficiaires disposent alors de 60 jours pour accepter cette couverture, qui commence à partir de la date de l’événement. S’ils ne répondent pas dans ce délai, ils perdent généralement leurs droits COBRA.

Combien de temps dure la couverture COBRA ?

En vertu de COBRA, la période maximale standard de couverture de continuation est de 18 mois. Cela s’applique principalement aux événements qualifiants tels que la résiliation de l’emploi (autre que pour faute grave) ou une réduction des heures de travail entraînant la perte de la couverture santé.

Dans certains cas, la couverture COBRA peut être prolongée jusqu’à 36 mois, généralement lorsque l’événement qualifiant concerne un conjoint ou un enfant à charge couvert, comme :

• Le décès de l’employé couvert ;

• Le divorce ou la séparation légale de l’employé couvert ;

• La prise en charge par l’employé du droit à Medicare (ce qui peut entraîner une extension pour les personnes à charge) ;

• Un enfant à charge cessant de remplir les critères de dépendance selon les termes du plan de santé.

Si l’Administration de la sécurité sociale trouve qu’un bénéficiaire qualifié est handicapé selon XVI de la Social Security Act, ils, ainsi que tous les membres de la famille couverts, peuvent bénéficier d’une extension de 11 mois. Cela s’applique si le handicap est constaté lors de l’événement qualifiant initial ou dans les 60 premiers jours de la couverture COBRA. Cette extension peut offrir jusqu’à 29 mois de couverture totale.

Si un second événement qualifiant survient durant la période initiale de 18 mois, les personnes à charge concernées peuvent être éligibles à une extension jusqu’à 36 mois. Les événements qualifiants incluent la décès de l’employé, le divorce ou la perte d’éligibilité d’un enfant à charge.

Coûts liés aux prestations COBRA

Les bénéficiaires COBRA sont responsables du paiement de la prime complète pour leur couverture de continuation. Cela inclut les contributions de l’employé et de l’employeur au plan collectif, ainsi qu’une taxe administrative de 2 %. En conséquence, les primes COBRA peuvent être nettement plus élevées que ce que l’employé payait lorsqu’il était en activité, ce qui rend l’accessibilité financière un enjeu majeur pour beaucoup.

Par exemple, si un employeur couvrait auparavant 75 % de la prime mensuelle, l’ancien employé doit maintenant couvrir 100 % du coût, plus la taxe. Bien que COBRA permette de continuer à accéder à la couverture collective, son coût peut rendre les autres plans de santé plus attractifs pour certains individus.

Impact sur les employeurs et les opérations RH

Du point de vue de l’employeur, offrir des prestations COBRA aide à soutenir les anciens employés et leurs familles lors de transitions. Cette démarche renforce les valeurs de l’entreprise et construit une réputation à long terme. Cependant, la gestion de COBRA comporte des exigences strictes de conformité, une tenue de dossiers détaillée et une communication en temps voulu. Les départements RH ou les administrateurs tiers (TPA) gèrent généralement ces responsabilités.

Ne pas respecter les réglementations COBRA peut entraîner des pénalités importantes. Le Département du travail des États-Unis et l’Internal Revenue Service (IRS) peuvent infliger des amendes pour des problèmes tels qu’une notification inadéquate ou une administration incorrecte des prestations.

Améliorer l’administration COBRA

Une administration efficace de COBRA commence par une documentation claire et des flux de travail standardisés. Les équipes RH doivent assurer une notification en temps voulu des droits, offrir des conseils sur les procédures d’inscription et fournir l’accès aux documents du plan. L’intégration des processus COBRA dans logiciel RH basé sur le cloud peut aider à automatiser le suivi de l’éligibilité, la surveillance des délais et la collecte des primes.

Externaliser les fonctions COBRA à un TPA peut également réduire la charge administrative et atténuer les risques. Ces fournisseurs sont spécialisés dans la conformité, la communication et la documentation, garantissant que la couverture est offerte et gérée conformément aux réglementations applicables.

Conformité légale et cadre réglementaire

COBRA est régie par les dispositions décrites dans la Employee Retirement Income Security Act (ERISA), ainsi que par la supervision du Department of Labor des États-Unis, Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS), et le IRS. Les employeurs doivent respecter des normes légales pour :

• Notification en temps voulu dans un délai de 14 à 44 jours selon le type d’événement

• Formulaires d’élection précis et à jour

• Facturation et collecte correctes des primes

• Conservation de la documentation de conformité

Les lois COBRA croisent celles de la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie de 1996 (HIPAA), ACA, et d’autres mandats fédéraux, obligeant les employeurs à coordonner leurs responsabilités de conformité.

Alternatives à COBRA

COBRA offre une continuité, mais elle n’est pas forcément la solution la moins coûteuse. Les alternatives incluent rejoindre le plan de santé de l’employeur d’un conjoint, acheter une couverture via le Marketplace d’assurance santé ou utiliser une assurance médicale à court terme.

Lors de la comparaison des options, les individus doivent considérer le coût des primes, les réseaux de prestataires, leurs conditions médicales actuelles et la disponibilité de subventions ou de crédits d’impôt. Parfois, la couverture Marketplace peut offrir des primes mensuelles plus faibles et davantage d’options de plans, surtout si COBRA est trop coûteuse.

Évaluation de l’adéquation de COBRA

Pour décider si COBRA est la bonne option, il faut analyser les besoins en santé, les coûts, le calendrier et les avantages. Des facteurs comme une maladie chronique, un traitement en cours ou des procédures à venir peuvent faire de COBRA une meilleure option pour éviter une interruption de soins.

Pour ceux en bonne santé ou entre deux emplois avec une nouvelle couverture à venir, d’autres options pourraient offrir une meilleure valeur financière.

COBRA pour les effectifs distants et mondiaux

Gérer les prestations COBRA peut être complexe pour les entreprises en mode remote-first et les équipes mondiales. Les employés américains travaillant à distance doivent recevoir les mêmes notifications et droits que ceux sur site, où qu’ils soient. Les employeurs avec des opérations internationales doivent comprendre les différences entre les règles COBRA américaines et les lois locales, comme celles du Canada ou du Royaume-Uni, concernant la continuité ou la notification légale et les prestations.

Pour rester conforme, les employeurs multinationaux doivent définir les réglementations régionales en matière de prestations. Ils doivent aligner ces réglementations avec leurs systèmes RH pour assurer un suivi et une communication appropriés des options de santé après la fin de l’emploi.

Conclusion

Les prestations COBRA offrent un soutien essentiel aux individus et familles confrontés à une perte d’emploi, à des changements de vie ou à une réduction des heures. Elles permettent de conserver une assurance santé collective pendant une période limitée. Bien que COBRA puisse être coûteuse, elle reste vitale, notamment pour ceux ayant des besoins médicaux continus.

Pour les employeurs, la gestion de COBRA est une obligation légale. Les équipes RH doivent la gérer avec soin. Elles devraient utiliser des outils, des formations et une aide extérieure pour assurer la conformité et assister les employés partants.

Alors que les structures de la main-d'œuvre évoluent et que les avantages pour les employés changent, comprendre COBRA est crucial pour la gestion des ressources humaines aux États-Unis.

Pour les définitions des principaux termes RH et emploi, visitez le Rivermate Glossary.