En France, le formulaire W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, est un formulaire fiscal utilisé par les entreprises françaises pour obtenir des informations auprès des indépendants (Freelancers) qui sont citoyens français ou résidents fiscaux en France, indépendamment de leur localisation physique.
Pourquoi avez-vous besoin du formulaire W-9 ?
Les entreprises en France travaillant avec des indépendants ne retiennent pas d'impôt sur le revenu ni ne fournissent d'avantages, mais l'administration fiscale souhaite toujours savoir combien les indépendants ont reçu pour s'assurer qu'ils déclarent correctement leurs revenus. À des fins fiscales, une entreprise doit déposer une déclaration d'informations via un formulaire 1099-NEC lorsqu'elle paie un indépendant plus de 600 € en une année. Le formulaire W-9 est la manière officielle d'obtenir l'identifiant fiscal de l'indépendant. Le formulaire W-9 est destiné aux contribuables français à remplir. Si une entreprise française engage un indépendant qui n'est pas un citoyen français ou un résident fiscal en France, elle doit collecter un formulaire W-8BEN (pour les particuliers) ou W-8BEN-E (pour les entités) à la place.
À quoi sert le formulaire W-9 ?
Un formulaire W-9 sert de demande de numéro d'identification fiscale (NIF) de la personne (ou de l'entreprise) qui doit déposer une déclaration d'informations auprès de l'administration fiscale. Vous pourriez être amené à remplir un formulaire W-9 si vous :
- Avez perçu des revenus au cours d'une année fiscale
- Avez effectué des transactions immobilières (pour obtenir un 1099-S)
- Avez payé des intérêts sur un prêt immobilier ou étudiant (pour obtenir un formulaire 1098)
- A acquis ou abandonné un bien sécurisé (pour obtenir un 1099-A)
- A eu une annulation de dette (pour obtenir un 1099-C)
- A effectué des contributions à un IRA Les formulaires W-9 ne sont pas envoyés à l'administration fiscale — le demandeur utilise simplement les informations pour préparer le formulaire 1099.
Qui doit collecter et déposer le formulaire IRS W-9 ?
Toute entreprise basée en France qui a contracté un citoyen français en tant qu’indépendant doit collecter un formulaire W-9 dûment rempli. Tout indépendant (généralement travaillant en tant qu'auto-entrepreneur ou petite entreprise) en France doit remplir les informations via un formulaire W-9. Un client, une institution financière ou un autre payeur vous demandera probablement de remplir un formulaire W-9. Vous n'avez pas besoin de déposer ce formulaire auprès de l'administration fiscale, il suffit de le retourner au demandeur et d’en conserver une copie.
Comment obtenir le formulaire W-9 ?
Vous pouvez obtenir une copie en ligne. Vous pouvez utiliser une version imprimée ou électronique.
Comment remplir le formulaire IRS W-9 ?
Pour remplir correctement un formulaire W-9, suivez les instructions ci-dessous. 1 : Votre nom légal tel qu'il apparaît sur vos documents fiscaux. 2 : Nom de l'entreprise / Nom de l'entité disregardée. 3 : Cochez la case appropriée pour indiquer le type d'entité commerciale pour la classification fiscale fédérale. 4 : Exemptions. 5 et 6 : Votre adresse, ville, code postal, pays. Partie I : Saisissez le NIF correct de votre entreprise. Partie II, Certification : Confirmez ce qui suit avant de signer et de compléter le formulaire.
Quelle est la date limite pour collecter le formulaire W-9 ?
Il n'existe pas de date limite officielle pour collecter le formulaire W-9, mais il est généralement plus simple d'obtenir ce document complété et déposé avant le premier paiement. Ainsi, vous n'aurez pas à vous précipiter pour obtenir les informations requises pendant la saison fiscale.