Le formulaire 1095-C de l'IRS, connu sous le nom de "Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage" (offre et couverture d'assurance santé fournie par l'employeur), est un document fiscal crucial imposé par la Affordable Care Act (ACA). Les Large Employers Applicables (ALEs) aux États-Unis doivent chaque année soumettre ce formulaire à l'IRS pour chaque employé à temps plein ayant travaillé au moins un mois au cours de l'année civile précédente. De plus, les employeurs doivent envoyer une copie du formulaire 1095-C à l'employé.
Ce formulaire recueille des informations essentielles telles que le nom de l'employé, le numéro de sécurité sociale (SSN) et l'adresse. Il contient des détails sur la couverture d'assurance santé proposée par l'employeur. Il inclut également des données sur la prime la moins coûteuse offerte à l'employé et les mois durant lesquels la couverture était disponible.
Le formulaire 1094-C, ou la Transmission des déclarations d'informations sur l'offre et la couverture d'assurance santé fournie par l'employeur, sert de résumé de toutes les soumissions du formulaire 1095-C pour l'employeur. Il contient des détails importants sur l'employeur, y compris les coordonnées et le nombre total de formulaires déposés.
Un ALE est défini comme un employeur ayant en moyenne au moins 50 employés à temps plein ou équivalents temps plein (FTE) durant l'année civile précédente. Les FTE incluent tout employé travaillant au minimum 30 heures par semaine. Le calcul des FTE consiste à totaliser les heures réellement travaillées par les employés à temps partiel et à diviser le total par 120.
Le non-dépôt du formulaire 1095-C peut entraîner des pénalités en vertu des sections 6721/6722 du IRC. Les pénalités varient en fonction de facteurs tels que la ponctualité du dépôt et la négligence intentionnelle des obligations de déclaration. Les employeurs doivent respecter les exigences de déclaration de l'ACA pour éviter d'éventuelles amendes et assurer leur conformité à la loi.