Work permits and visas in México

La economía de México, en rápido crecimiento, su ubicación estratégica y su fuerza laboral multidisciplinaria lo convierten en un destino atractivo para las empresas que buscan talento global. Su proximidad a los Estados Unidos y sus extensas redes comerciales, como USMCA, significan que México se beneficia de costos competitivos y lazos culturales que pueden facilitar la colaboración internacional. Sin embargo, las leyes de inmigración mexicanas son detalladas y se aplican de manera estricta.

Los empleadores deben comprender completamente estas reglas para garantizar el cumplimiento. Contratar a un extranjero sin la autorización adecuada puede resultar en multas, sanciones o incluso sanciones legales. En resumen, el atractivo de México para el talento global viene acompañado de responsabilidades importantes. Esta guía explica quién necesita un permiso de trabajo, las categorías de visas disponibles, el papel del empleador en el patrocinio, el proceso paso a paso de contratación, las obligaciones de cumplimiento legal, los obstáculos comunes y las mejores prácticas para incorporar empleados internacionales en México.

México ofrece oportunidades culturales y económicas diversas, desde ciudades históricas hasta centros tecnológicos modernos, lo que lo convierte en un destino atractivo para trabajadores globales. Sus estrechos lazos con los mercados norteamericanos y su gran fuerza laboral bilingüe lo han posicionado como líder en nearshoring. Sin embargo, los empleadores deben recordar que los ciudadanos mexicanos y residentes permanentes tienen automáticamente derechos laborales, mientras que todos los demás nacionales extranjeros deben obtener la visa y el permiso de trabajo adecuados antes de trabajar legalmente en México. Estar preparado y bien informado sobre estos requisitos puede acelerar la contratación, proteger su negocio y brindar a los nuevos empleados un inicio sin problemas.

¿Quién necesita una Visa o Permiso de Trabajo en México?

Bajo la ley mexicana, los ciudadanos mexicanos y residentes permanentes no necesitan permisos de trabajo especiales; pueden trabajar legalmente por defecto. Sin embargo, cualquier otro nacional extranjero debe obtener permiso antes de comenzar a trabajar. En la práctica, esto significa que una vez que una empresa tiene una oferta de trabajo oficial para un no ciudadano, el empleador debe patrocinar la visa y el permiso de trabajo de esa persona.

México no permite que los extranjeros comiencen a trabajar con una visa de turista o sin autorización formal. Los avisos gubernamentales advierten explícitamente que las estancias turísticas no pueden usarse para empleo remunerado. Para obtener cualquier visa de trabajo, el empleado primero necesita una oferta de trabajo válida de una entidad mexicana. En otras palabras, el trabajador extranjero no puede simplemente solicitar por su cuenta; el empleador mexicano debe iniciar el proceso a través del Instituto Nacional de Migración (INM).

Por su parte, los residentes permanentes pueden trabajar libremente como parte de su residencia, sin necesidad de una visa de trabajo separada. Sin embargo, aún deben registrarse con las autoridades una vez empleados. En resumen, si su contratación no es de un ciudadano mexicano o residente permanente, planifique patrocinarlos a través del sistema de inmigración mexicano con una visa y un permiso de trabajo.

Resumen de los Tipos de Visa de Trabajo en México

México tiene tres categorías principales de visas relevantes para empleados extranjeros. Cada una está vinculada a la duración y las condiciones bajo las cuales la persona vivirá y trabajará en México.

Visa de Visitante con Permiso para Trabajar en México

Esencialmente, es una visa de turista/negocios habilitada para trabajo, válida hasta seis meses. Permite al titular ingresar a México y realizar legalmente trabajo remunerado, incluyendo empleo o autoempleo, durante ese período. Es importante que un empleador mexicano primero obtenga la autorización para la persona a través de INM antes de emitir la visa.

La visa en sí suele ser de entrada múltiple y válida por seis meses. Después de la entrada, el empleado debe registrarse en INM (generalmente recibiendo una “tarjeta de permiso temporal”) dentro de los 30 días, similar a visas de mayor duración.

Visa de Residente Temporal con Permiso para Trabajar en México

Esta visa es para nacionales extranjeros que planean permanecer en México más de 180 días (seis meses) pero no más de cuatro años. Permite empleo a tiempo completo y remunerado bajo un contrato específico. Para calificar, el empleado debe cumplir ciertos criterios de elegibilidad, como ingresos suficientes o vínculos familiares, y, crucialmente, tener un empleador patrocinador.

La ley mexicana requiere que el empleador esté registrado en INM y solicite el permiso del trabajador antes de comenzar el proceso de visa. La visa inicial generalmente es válida para ingresar por seis meses. Una vez que la persona llega, la convierten en una Tarjeta de Residente Temporal (un permiso de trabajo) que dura hasta cuatro años. Después de cuatro años, el empleado debe abandonar México o solicitar residencia permanente.

Estado de Residente Permanente en México

Este estatus otorga residencia indefinida y el derecho a trabajar en México sin un permiso separado. Se obtiene generalmente viviendo en México con una visa temporal durante el período requerido o cumpliendo otros criterios, como vínculos familiares o inversión. Para los empleadores, un extranjero que ya tenga residencia permanente no necesita un permiso de trabajo; puede comenzar a trabajar inmediatamente como si fuera un ciudadano.

Por supuesto, aún deben tratarse como cualquier otro empleado en términos de contratos laborales y beneficios. En la práctica, la mayoría de las empresas inicialmente patrocinan a los empleados con una visa de residente temporal y solo abordan la residencia permanente posteriormente, si es que alguna vez, por lo que la condición de permanente es menos un problema de patrocinio en la etapa de contratación. En todos los casos, el primer paso es el mismo: el empleador debe solicitar a INM permiso para el trabajador extranjero.

Proceso de Patrocinio del Empleador y Responsabilidades en México

Como empleador, usted es el patrocinador de la visa para cualquier empleado extranjero en México, y México asigna la mayor parte de la carga procesal a usted. Las obligaciones principales incluyen: establecer presencia legal, preparar documentación y presentar solicitudes ante INM.

Registro del Empleador en México

Primero, su empresa (o entidad local) debe estar registrada en INM. Esto se logra obteniendo la Constancia de Inscripción de Empleador (Certificado de Registro de Empleador) de INM. Este certificado esencialmente le otorga la licencia para contratar extranjeros. Es válido por un año y debe renovarse anualmente, generalmente tras presentar la declaración de impuestos de su empresa.

Manténgalo actualizado: si cambia la dirección de su empresa, representante legal u otros detalles clave, debe notificar a INM en un plazo de 30 días. No renovar o actualizar el certificado puede bloquear su capacidad para patrocinar visas, y INM incluso puede inspeccionar su oficina en cualquier momento para verificar operaciones.

Solicitud de Permiso de Trabajo (INM) en México

Para iniciar una visa para un contratado extranjero, el empleador mexicano debe solicitar a INM la autorización del permiso de trabajo en nombre del empleado. Esto puede hacerse en línea o en una oficina de INM, usando el certificado de registro de la empresa. Necesitará presentar una copia del pasaporte del empleado, una oferta de trabajo formal o contrato (especificando salario, cargo, funciones) firmado por el empleador, y prueba del registro del empleador en INM.

Algunas oficinas pueden solicitar documentos adicionales, como comprobante de domicilio del extranjero o calificaciones. Una vez que INM aprueba la solicitud, emiten el Número Único de Trámite (NUT) para esa persona.

Proporcionar Documentación para la Visa Mexicana

Después de obtener el NUT, proporciónelo al empleado junto con instrucciones para la cita en el consulado. El empleado solicitará en el consulado mexicano (o embajada) en su país de origen. Debe llevar la carta de confirmación del NUT, un formulario de solicitud de visa completo, pasaporte y fotos, y pagar la tarifa de visa.

El apoyo del empleador es fundamental: asegúrese de que los datos del registro en INM y la carta de oferta laboral coincidan exactamente con lo que aparece en los papeles del consulado, ya que discrepancias pueden causar retrasos o incluso anular la visa. Los documentos en idioma extranjero (por ejemplo, diplomas o contratos) generalmente deben traducirse al español y apostillarse previamente.

Logística de Visa de Visitante vs. Visa Temporal en México

Para una Visa de Visitante con Permiso de Trabajo en México, los pasos son esencialmente los mismos. Después de que INM emite el NUT, el empleado programa una entrevista para la visa. El solicitante ingresará a México con una visa de visitante de entrada única o múltiple, válida por seis meses. Al llegar, obtiene un permiso de entrada FMM y debe visitar INM para cambiarlo por un documento temporal que confirme su permiso de trabajo por seis meses, por un costo adicional.

Para una Visa de Residente Temporal, tras la emisión consular, el titular de la visa ingresa a México (generalmente entrada única válida por 6 meses) y tiene 30 días para acudir a INM y obtener una Tarjeta de Residente Temporal (con permiso de trabajo) válida hasta 4 años.

Residentes Permanentes en México

Si su contratación ya posee residencia permanente en México, no está obligado a pasar por el proceso de visa en INM. Sin embargo, aún debe registrarlos como empleados como cualquier otro trabajador, incluyendo un contrato formal y la inscripción en la seguridad social. Mantenga una copia de su tarjeta de residencia permanente en archivo como prueba de autorización de trabajo.

Los empleadores tienen la obligación legal de verificar y registrar los documentos de inmigración de cada empleado, por lo que incluya copias de la visa/tarjeta de residencia en el expediente del personal. Como patrocinador, usted maneja casi toda la documentación antes de que el empleado llegue a México, incluyendo la presentación de documentos a INM, el pago de tarifas gubernamentales y la provisión del NUT y la oferta de trabajo para la emisión de la visa.

Paso a Paso: Contratar o Reubicar a un Empleado Extranjero en México

Paso 1: Confirmar Elegibilidad y Oferta de Trabajo en México

Comience verificando el estatus del candidato. Si es mexicano o tiene residencia permanente, no necesita visa. Si es extranjero, prepárese para patrocinarlos. Redacte un contrato de trabajo o carta de oferta clara en español, según lo requerido por la ley laboral, indicando el cargo, salario y fecha de inicio.

Establezca una entidad legal o socio (si aún no tiene uno) que sirva como empleador oficial. Asegúrese de tener el Certificado de Registro de Empleador de INM, ya que la persona no puede solicitar sin un patrocinador aprobado.

Paso 2: Solicitar el Permiso de Trabajo (NUT) en México

Presente la solicitud de permiso de trabajo en INM. Los documentos clave requeridos son el certificado de registro del empleador, la oferta de trabajo firmada y una copia del pasaporte del empleado. Si aplica, demuestre que no hay un candidato mexicano calificado para este puesto especializado, a menudo describiendo habilidades únicas o probando esfuerzos de reclutamiento.

Pague la tarifa de procesamiento y espere la revisión de INM, que puede tardar varias semanas, así que comience con anticipación. Una vez aprobado, INM le enviará a usted y al solicitante el Número Único de Trámite (NUT). Asegúrese de que este NUT sea correcto y coincida con toda la documentación consular.

Paso 3: Entrevista Consular en México

El empleado programa una cita en el consulado mexicano más cercano (o embajada) en el extranjero. Deben llevar su pasaporte original, fotos, formulario de solicitud de visa firmado y la aprobación del NUT. Durante la entrevista, el oficial consular verificará los documentos y hará preguntas.

Si tiene éxito, el consulado sellará una visa de trabajo en el pasaporte (entrada única o múltiple, según el tipo) válida por hasta seis meses. Aconseje al empleado no planear viajes hasta que la visa esté oficialmente emitida, ya que ingresar sin ella no está permitido y el permiso de trabajo solo se otorga con la visa.

Paso 4: Entrar a México y Obtener la Tarjeta de Residente

Con la visa estampada, el empleado viaja a México. En inmigración, recibirá un formulario de entrada (Forma Migratoria) y debe visitar la oficina de INM en un plazo de 30 días. Allí, cambiará la visa/FMM por la tarjeta de migración (“tarjeta”) correspondiente a su visa.

Para una visa de visitante-trabajador, esto significa un permiso temporal de visitante; para una visa de residente temporal, la tarjeta de residente temporal (válida hasta cuatro años). Prepare al empleado con copias de todos los documentos anteriores y las tarifas de emisión requeridas. Una vez emitida la tarjeta, el empleado puede comenzar a trabajar legalmente y permanecer durante el período aprobado.

Paso 5: Registrarse ante las Autoridades Locales en México

Tras completar los pasos migratorios, el nuevo contratado debe registrarse para impuestos y seguridad social. Dentro de los cinco días posteriores a su inicio, debe registrar al empleado en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para cubrir atención médica, pensiones y beneficios relacionados. También, regístrelo en el Fondo Nacional de Vivienda (INFONAVIT) para contribuciones de vivienda obligatorias.

Obtenga su RFC para retenciones de nómina. Estas inscripciones son rutinarias pero obligatorias; no hacerlas puede resultar en multas. Finalmente, proporcione el contrato de trabajo firmado y las políticas de la empresa al empleado.

Cumplimiento Legal del Empleador y Obligaciones Documentales en México

Una vez que el empleado extranjero esté a bordo, el cumplimiento continuo se vuelve crítico. México tiene reglas laborales y fiscales estrictas, y como empleador, usted es responsable de seguirlas.

Mantener la Inscripción en INM en México

Como se mencionó anteriormente, el certificado de inscripción del empleador en INM debe mantenerse vigente. Actualícelo siempre que cambie el nombre legal, dirección o gestión de su empresa, y vuelva a emitirlo anualmente tras presentar su declaración de impuestos. Las auditorías gubernamentales pueden ocurrir, así que esté listo para mostrar su certificado y asegurarse de que coincida con la dirección donde trabajan los empleados extranjeros.

Si este certificado expira o caduca, pierde el derecho a solicitar visas, impidiéndole continuar empleando trabajadores extranjeros hasta que se renueve.

Mantenimiento de Registros en México

Mantenga una copia de la visa y la tarjeta de migración de cada empleado extranjero en sus archivos, junto con su información de pasaporte. Guarde el contrato firmado (en español), descripción del trabajo y cualquier comunicación relacionada con el proceso del permiso de trabajo. Los inspectores laborales mexicanos pueden solicitar estos documentos, por lo que registros organizados demuestran cumplimiento.

Además, registre las horas de trabajo, salarios y beneficios como lo haría con cualquier empleado mexicano, ya que los trabajadores extranjeros tienen derecho a las mismas protecciones laborales.

Seguridad Social e Impuestos en México

La ley mexicana requiere que todos los empleados, extranjeros o locales, estén inscritos en el sistema de seguridad social nacional (IMSS). Esto proporciona atención médica, discapacidad, jubilación y otros beneficios. Debe registrar a cada empleado en el IMSS y remitir las contribuciones de nómina (aproximadamente 13.5% del salario del empleador, más las aportaciones del empleado) puntualmente.

De manera similar, debe retener el impuesto sobre la renta del salario del empleado y pagarlo a las autoridades fiscales (SAT). No realizar estos pagos o no reportar correctamente los salarios puede resultar en sanciones significativas. En resumen, trate a sus contratados extranjeros exactamente como a cualquier otro empleado en cuanto a beneficios y retenciones fiscales.

Beneficios Adicionales en México

México también exige contribuciones para vivienda (INFONAVIT) y ahorros para la jubilación (SAR) en nombre de los trabajadores. Aunque un extranjero puede no tener inmediatamente una hipoteca o cuenta SAR, aún es responsable de las contribuciones iniciales hasta que finalice su empleo. Manténgase informado sobre cambios en la legislación laboral, como actualizaciones del salario mínimo o calendarios de vacaciones, ya que el salario mínimo en México se ajusta regularmente y puede variar por región.

Los contratos de trabajo deben reflejar correctamente los términos de días de vacaciones, reparto de utilidades (PTU) y otros beneficios.

Notificación de Cambios en México

Si el trabajo o el estatus del extranjero cambian (por ejemplo, una promoción, cambio salarial o terminación), puede que necesite actualizar en IMSS y potencialmente informar a INM. De manera similar, si el empleado cambia de domicilio o si su empresa traslada una sucursal, notifique a INM.

La ley mexicana requiere que cualquier cambio significativo en las condiciones del extranjero (trabajo, domicilio, empleador, estado civil) se reporte a INM en un plazo de 30 días para evitar multas.

Desafíos Comunes y Cómo Superarlos en México

A pesar de una planificación cuidadosa, muchos empleadores enfrentan obstáculos familiares al contratar en México.

Reglas Complejas y Cambiantes en México

Las leyes de inmigración y laborales mexicanas son detalladas y evolucionan con el tiempo. Mantenerse actualizado con las últimas regulaciones, incluyendo cambios repentinos en tarifas o procesos, requiere esfuerzo. Consejo: Trabaje con un abogado local experto en la materia o un consultor de recursos humanos que siga estas actualizaciones, o asóciese con un servicio de Employer of Record confiable.

Tiempos de Procesamiento Largos en México

Las solicitudes en INM y las citas en consulados pueden tardar varias semanas o incluso meses. Esto puede retrasar las fechas de inicio y afectar los cronogramas del proyecto. Para mitigar esto, presente las solicitudes con suficiente anticipación. Tenga todos los documentos listos y haga seguimientos periódicos con las autoridades. Para casos urgentes, consulte sobre opciones aceleradas o utilice ambas vías, de visitante de negocios y visa temporal, según corresponda.

Documentación y Traducción en México

Cualquier documento faltante o incorrecto puede detener el proceso. Por ejemplo, una discrepancia en el nombre del pasaporte con el registro en INM provocará la denegación de la visa. Siempre verifique ortografías, asegúrese de que las cartas de oferta estén firmadas exactamente como en los formularios oficiales y confirme que todos los documentos estén completos. Dado que los documentos en idioma extranjero deben ser notarizados y traducidos, reserve tiempo adicional para ese paso.

Necesidad de Demostrar la Ausencia de Candidato Local en México

En algunos casos, especialmente para roles especializados, las autoridades mexicanas esperan evidencia de que no pudo contratar a un mexicano. Esta “evaluación del impacto en el mercado laboral” puede complicar el proceso. Para superarlo, esté preparado para describir las cualificaciones únicas del candidato o documentar esfuerzos de reclutamiento, destacando por qué la contratación extranjera está justificada.

Barreras Culturales y Lingüísticas en México

Aunque muchos mexicanos son bilingües, los trámites y entrevistas a menudo se realizan en español. Si usted o su equipo no dominan el idioma, considere contratar un intérprete o un especialista en inmigración para evitar malentendidos. La comunicación clara con el empleado sobre el proceso, quizás en su idioma natal, también puede prevenir confusiones.

Logística de Reubicación en México

Encontrar vivienda, escuelas o permisos de trabajo para cónyuges puede ser estresante para empleados internacionales que se reubican en México. Considere ofrecer asistencia o recursos de reubicación, como conectar al empleado con una empresa especializada o proporcionar un paquete de bienvenida con información útil local. Asegurar que la transición personal del empleado sea fluida ayudará a que se integre más rápidamente en su nuevo trabajo.

Mejores Prácticas para Reubicar y Incorporar Empleados Internacionales en México

Una reubicación y onboarding sin problemas van más allá del cumplimiento legal; fomentan la productividad y la retención. Algunas prácticas recomendadas para empleadores en México incluyen:

Proporcionar un Plan de Reubicación en México

Trabaje con el empleado en aspectos prácticos: encontrar vivienda, abrir una cuenta bancaria o inscribir a los hijos en escuelas en México. Considere ofrecer sesiones de orientación sobre la vida en México, cubriendo temas como normas culturales, atención médica y transporte local. Incluso un paquete de bienvenida simple o un contacto designado puede facilitar mucho su adaptación.

Apoyo en Idioma y Cultura en México

Si el empleado no domina el español, puede ofrecer clases de idioma o apoyo en traducción para documentos oficiales. Fomente mentores internos o colegas bilingües para ayudarles a adaptarse a la cultura laboral mexicana. Reconozca las diferencias culturales en comunicación o estilo de trabajo y tenga paciencia durante el período de ajuste.

Términos de Empleo Claros en México

Además del contrato, explique los derechos del empleado en México. Aclare los beneficios a los que tiene derecho, como días de vacaciones, reparto de utilidades (aguinaldo), beneficios de seguridad social, etc. Proporcionar esta información desde el principio genera confianza y demuestra que su empresa respeta las normas laborales mexicanas.

Simplificación del Onboarding Administrativo en México

Tenga todas las inscripciones necesarias (IMSS, impuestos, nómina) configuradas antes del primer día para que estén completamente en nómina desde el día uno. Asegure que su espacio de trabajo esté listo (credencial de seguridad, acceso a computadora, correo electrónico). Asigne cualquier capacitación o papeleo necesario en el primer día para evitar confusiones. Recuerde que los períodos de prueba y requisitos de aviso en México difieren de otros países, así que explique estos detalles claramente.

Revisiones Continuas en México

Programe reuniones periódicas con el empleado para abordar inquietudes, especialmente en los primeros meses. Solicite retroalimentación sobre su proceso de reubicación y esté atento a cuestiones relacionadas con impuestos, atención médica o vivienda. Este apoyo constante puede mejorar significativamente su integración y rendimiento en México.

Conclusión

Contratar o reubicar talento en México puede abrir nuevas oportunidades y habilidades para su empresa, pero requiere una preparación cuidadosa. Como empleador, usted es responsable de obtener la visa correcta (ya sea una Visa de Visitante habilitada para trabajo o una Visa de Residente Temporal) y de garantizar el cumplimiento continuo con las leyes de inmigración y laborales mexicanas. Las obligaciones clave incluyen registrar su empresa en INM, obtener el Certificado de Registro de Empleador y la autorización del permiso de trabajo, asistir al empleado en el consulado y en los procesos en el país, y cumplir con todas las contribuciones fiscales y de seguridad social.

En última instancia, comprender estos pasos y mantenerse organizado le permite aprovechar al máximo la reserva de talento de México. Con una buena preparación y apoyo, los empleadores pueden navegar el proceso de inmigración en México sin problemas, permitiendo que sus contratados internacionales comiencen a trabajar de manera productiva y legal. Para asesoría experta y apoyo en cada paso del proceso de visa y permiso de trabajo, contáctenos — podemos encargarnos de la documentación y asegurar que sus empleados extranjeros comiencen a trabajar en México de forma rápida y legal.