Work permits and visas in Canadá

Permisos de Trabajo y Visas en Canadá: Una Guía Completa para Empleadores

La economía sólida de Canadá, su alta calidad de vida y su cultura inclusiva lo convierten en un destino atractivo para talento global. Los empleadores de diferentes industrias están cada vez más buscando en el extranjero para cubrir brechas de habilidades y impulsar el crecimiento. Sin embargo, Canadá tiene reglas de inmigración detalladas, y contratar o reubicar a un trabajador extranjero requiere una planificación cuidadosa.

Los errores pueden ser costosos – desde retrasos en la solicitud hasta multas severas por incumplimiento. Para beneficiarse del talento de Canadá y mantenerse completamente en cumplimiento, los empleadores deben entender visas, permisos de trabajo y todas las regulaciones relacionadas. Esta guía explica por qué importa el cumplimiento migratorio, quién necesita un permiso, los tipos de permisos y visas relevantes para empleadores, elegibilidad y obligaciones para cada tipo, y pasos prácticos para contratar y incorporar sin problemas a empleados extranjeros en Canadá.

¿Quién Necesita una Visa o Permiso de Trabajo en Canadá?

Los ciudadanos canadienses y residentes permanentes pueden trabajar en Canadá en cualquier momento sin restricciones. Si su nueva contratación no es ciudadano canadiense ni residente permanente, generalmente necesitará un permiso de trabajo para laborar en Canadá. (Nota: los permisos de trabajo son documentos de empleo, no visas de viaje). La elegibilidad de un extranjero para trabajar depende de su estatus y la duración/propósito de su estadía.

En términos simples, cada extranjero que realmente realice trabajo para un empleador canadiense debe tener un permiso de trabajo válido. Sin embargo, no todos los extranjeros necesitan una visa de viaje (una visa es solo para ingreso). De hecho, los ciudadanos de países exentos de visa (como EE. UU., Reino Unido, muchos países de la UE, y otros) solo necesitan una Autorización Electrónica de Viaje (eTA) o simplemente llegan como visitantes; pero incluso ellos deben tener un permiso de trabajo para participar en empleo.

Las visitas cortas de negocios (para reuniones o capacitación) a menudo no requieren un permiso de trabajo si la persona es técnicamente un “visitante de negocios,” pero cualquier extranjero que trabaje (por ejemplo, haciendo ventas, brindando servicios, o realizando trabajo práctico en Canadá) necesita tanto un permiso de trabajo válido como, si aplica, una visa o eTA. Esto significa que antes de que alguien comience actividades en el trabajo, la empresa debe verificar su estatus.

La ley de inmigración canadiense deja claro que, mientras una visa cubre la entrada, el permiso de trabajo es el documento que autoriza el empleo. En otras palabras, ningún contratación extranjera puede estar legalmente en nómina en Canadá sin un permiso de trabajo adecuado, incluso si ingresaron con una eTA o visa.

Para posiciones a largo plazo, generalmente los extranjeros obtienen un permiso de trabajo antes de venir a Canadá (solicitándolo en una oficina de visas canadiense o en línea). En algunos casos, un trabajador extranjero puede solicitar en la frontera canadiense (puerto de entrada) si proviene de un país exento de visa y ha arreglado el trabajo con anticipación. Pero en todos los casos, los empleadores deben verificar las reglas.

Por ejemplo, ciertos acuerdos internacionales (como CUSMA/USMCA) permiten transferencias intra-empresa y que profesionales soliciten desde dentro de Canadá bajo condiciones simplificadas. Los puntos clave aquí son: ciudadanos canadienses y residentes permanentes: No necesitan permiso; están automáticamente autorizados para trabajar.

Otros extranjeros: Deben tener un permiso de trabajo para laborar, y a menudo también una visa/eTA para ingresar. Cada trabajador extranjero necesita un permiso de trabajo.

Visitas cortas vs. trabajo: Asistir a reuniones o conferencias puede no requerir permiso, pero realizar tareas laborales sí.

Solicitudes en frontera: Ciudadanos de países exentos de visa pueden ser elegibles para solicitar un permiso de trabajo en la entrada (puerto de entrada) si cumplen con los requisitos. De lo contrario, el permiso debe asegurarse con anticipación. Entender estos conceptos básicos – ciudadanía/PR vs. extranjero, permiso de trabajo vs. visa de viaje – es esencial para el cumplimiento y una contratación sin problemas.

Resumen de Tipos de Permisos de Trabajo y Visas en Canadá Relevantes para Empleadores

La inmigración canadiense ofrece muchas vías para trabajadores extranjeros. Los empleadores deben conocer los principales programas que facilitan la contratación de talento en el extranjero. A continuación, los principales tipos de permisos y visas que aparecen con mayor frecuencia al reubicar empleados en Canadá:

Programa de Trabajador Extranjero Temporal (TFWP) en Canadá

El TFWP es el programa principal de Canadá para contratar trabajadores extranjeros para cubrir escasez de mano de obra. Bajo el TFWP, los empleadores deben obtener una Evaluación de Impacto en el Mercado Laboral (LMIA) positiva de Employment and Social Development Canada (ESDC). La LMIA es un documento que confirma que no hay un ciudadano canadiense o residente permanente disponible para hacer el trabajo y que contratar a un trabajador extranjero tendrá un impacto neutral o positivo en el mercado laboral canadiense.

Para obtener una LMIA, un empleador generalmente debe demostrar esfuerzos extensos de reclutamiento y cumplir con condiciones sobre salarios y condiciones laborales. (A finales de 2024, las reglas de LMIA se endurecieron: por ejemplo, los umbrales mínimos de salario aumentaron en un 20%, y las attestaciones por abogados/CPA ya no son aceptadas).

Una vez aprobada la LMIA, el empleador paga la tarifa de procesamiento requerida (actualmente CAD $1,000 por posición) y proporciona la carta de confirmación al trabajador. Solo entonces, el trabajador puede solicitar un permiso de trabajo específico para el empleador. En la práctica, la mayoría de los permisos de trabajo tradicionales en Canadá se obtienen vía la ruta TFWP: el trabajador solicita en línea o en una oficina de visas con el número LMIA y su oferta laboral.

Las obligaciones del empleador bajo el TFWP son importantes: deben anunciar la posición según las instrucciones, ofrecer salarios justos, proporcionar un contrato y cumplir todos los compromisos en la LMIA. Los incumplimientos (como pagar menos del salario prometido) pueden acarrear sanciones.

Flujo de Talento Global (GTS) en Canadá

El Flujo de Talento Global (GTS) es una subcategoría especializada del TFWP para roles altamente calificados e innovadores en Canadá. GTS permite a empresas canadienses elegibles acelerar las LMIA (a menudo en dos semanas) para ciertas ocupaciones en la Lista de Ocupaciones de Talento Global. Está dirigido a puestos tecnológicos y de I+D, u otros roles “únicos y especializados.”

Las empresas que usan GTS deben desarrollar un Plan de Beneficios del Mercado Laboral (LMBP) – un plan de una página que detalla cómo la contratación del talento extranjero beneficiará positivamente el mercado laboral canadiense (por ejemplo, mediante creación de empleos, capacitación, transferencia de conocimientos). A diferencia de la LMIA regular, GTS generalmente requiere una referencia de una organización canadiense designada. Pero la ventaja es el procesamiento rápido. De lo contrario, los solicitantes de GTS siguen el proceso basado en LMIA del TFWP.

Programa de Movilidad Internacional (IMP) en Canadá

El Programa de Movilidad Internacional es un paraguas para todos los casos de permisos de trabajo que están exentos de LMIA (no se necesita LMIA) en Canadá. En lugar de requerir una evaluación de necesidades del mercado laboral, el IMP permite a los empleadores contratar trabajadores que califican bajo categorías amplias, a menudo por motivos de intereses canadienses más amplios o acuerdos recíprocos. Los flujos comunes del IMP incluyen transferencias intra-empresa (ver abajo), ciertos acuerdos de comercio e inversión (CUSMA/USMCA, CETA, etc.), beneficios significativos para Canadá (como científicos, investigadores globales), programas de intercambio internacional (estudiantes en prácticas, intercambio juvenil), y programas únicos como Movilidad Francófona y otros.

Bajo el IMP, el empleador aún debe seguir un proceso, pero es más simple: antes de que el trabajador solicite un permiso, el empleador presenta una oferta de empleo a través del Portal del Empleador de IRCC y paga una tarifa de cumplimiento del empleador (actualmente CAD $230 por trabajador). Esto crea un número de oferta específico para el empleador. Luego, el trabajador usa ese número para solicitar su permiso de trabajo.

Como no involucra LMIA, la solicitud generalmente es más rápida. (Por ejemplo, la vía de Movilidad Francófona exime de LMIA para trabajadores francófonos, y los transferidos bajo CUSMA pueden ser procesados en línea rápidamente). Sin embargo, los empleadores aún tienen obligaciones bajo el IMP: deben asegurarse de cumplir las condiciones del flujo elegido y honrar los términos de la oferta laboral. Si IRCC o ESDC realiza una inspección, verificarán que el empleador cumple con los salarios prometidos, funciones laborales y otros compromisos.

Permisos de Trabajo Específicos del Empleador en Canadá

Este es un término general en lugar de un programa separado en Canadá. Un permiso de trabajo específico del empleador (también llamado permiso de trabajo cerrado) significa que el permiso está ligado a un solo empleador y a una sola ubicación. Estos permisos se otorgan bajo el TFWP o ciertos casos del IMP. Con tal permiso, el trabajador extranjero solo puede trabajar para el empleador mencionado en el rol y región aprobados.

Si el trabajador desea cambiar de empleo o mudarse a otra parte, se necesita un permiso nuevo. La mayoría de los permisos basados en TFWP son específicos del empleador. Los empleadores deben notar que este permiso restringe al trabajador: si la empresa cambia de dirección o nombre comercial, o si el empleado cambia de funciones, se debe obtener un permiso actualizado. (En contraste, la siguiente categoría es un permiso abierto, que no tiene restricciones de empleador).

Permisos de Trabajo Abiertos en Canadá

Un permiso de trabajo abierto permite a un extranjero trabajar para cualquier empleador en Canadá (con muy pocas excepciones), sin una oferta de trabajo específica. Los permisos abiertos no son comunes para contrataciones puramente dirigidas por el empleador, pero cubren casos importantes que los empleadores deben conocer:

Permisos abiertos para cónyuges y dependientes: El cónyuge o pareja de hecho de un trabajador extranjero calificado o estudiante internacional puede ser elegible para un permiso abierto. (Después de enero de 2025, la elegibilidad se limita a cónyuges de trabajadores altamente calificados en ciertas ocupaciones). Esto significa que si su nuevo contratado llega a Canadá con un permiso de trabajo, su cónyuge también puede trabajar para usted u otro empleador bajo un permiso abierto. Los empleadores generalmente no tienen obligaciones adicionales por contratar a un cónyuge con permiso abierto, salvo tratarlo como a cualquier empleado canadiense.

Permiso de Trabajo Postgraduación (PGWP): Los graduados de colegios o universidades canadienses elegibles pueden obtener un PGWP que les permite trabajar en cualquier parte de Canadá. El PGWP es técnicamente un permiso de trabajo abierto (sin empleador especificado), válido hasta 3 años dependiendo de la duración de los estudios. Los empleadores que contraten a un exestudiante internacional con un PGWP no necesitan papeleo adicional – simplemente lo contratan como mano de obra canadiense (el graduado ya tiene autorización para trabajar en cualquier lugar). Esta es una vía muy popular y permite a los empleadores probar a estudiantes internacionales después de graduarse sin LMIA.

Permisos abiertos durante patrocinio de PR: En algunos casos, un extranjero en Canadá que está siendo patrocinado para residencia permanente (por ejemplo, bajo patrocinio conyugal o programas de trabajadores calificados) puede obtener un permiso de trabajo como medida interina (a veces llamado “permiso puente abierto”). Estos son menos comunes en discusiones con empleadores, pero existen. Aunque los permisos abiertos ofrecen gran flexibilidad, solo se otorgan bajo condiciones específicas. El empleador debe asegurarse de que el trabajador tenga un permiso abierto válido e informar a IRCC si cambia su estatus. En la práctica, los permisos abiertos rara vez implican papeleo adicional del empleador, salvo quizás registrar internamente el cambio de estatus del empleado.

Transferencia Intra-empresa (ICT) en Canadá

La categoría ICT permite a empresas multinacionales transferir ciertos empleados a una sucursal, subsidiaria o afiliada en Canadá. En realidad, es una vía exenta de LMIA bajo el IMP (códigos C12 o C61). Los empleados elegibles incluyen gerentes, ejecutivos o trabajadores con conocimientos especializados, que hayan estado empleados en la empresa en el extranjero por al menos un año (las directrices recientes de IRCC aclaran el requisito de un año). Hay dos subcategorías: una para ejecutivos/gerentes y otra para conocimientos especializados. El empleador debe estar relacionado (matriz, subsidiaria, sucursal, o afiliada) en ambos lados de la frontera.

Solicitar bajo ICT evita la LMIA, pero el empleador debe demostrar la relación calificada y el rol del empleado. El trabajador solicita un permiso de trabajo intra-empresa (a menudo con códigos de categoría). El empleador aún presenta la oferta a través del portal como lo requiere el IMP. Una vez en Canadá, el empleado solo puede trabajar para la empresa canadiense especificada. ICT es popular para transferir talento desde el extranjero, y permite hasta tres años para gerentes y hasta cinco años para empleados con conocimientos especializados (con posibles extensiones).

Programa de Visa de Inicio (Emprendedores Inmigrantes) en Canadá

Aunque no es un permiso de trabajo temporal, el Programa de Visa de Inicio de Canadá es relevante para empleadores que consideran talento emprendedor. Está dirigido a emprendedores extranjeros que tengan ideas de negocio innovadoras viables. Bajo este programa, si la persona obtiene una carta de apoyo de un fondo de capital de riesgo canadiense, grupo de inversores ángeles o incubadora, puede solicitar residencia permanente en Canadá.

Los requisitos incluyen poseer al menos un 10% de los derechos de voto en un negocio calificado y aportar fondos de asentamiento suficientes. Si se aprueba, el emprendedor (y su familia) obtiene residencia permanente y puede comenzar su negocio en Canadá. Los empleadores pueden encontrarse con esto si contratan a alguien con respaldo de startup; la clave es que estos candidatos tienen una vía migratoria distinta y fuertes incentivos para reubicarse y permanecer a largo plazo. Cada uno de estos permisos y visas tiene reglas propias. La siguiente sección detalla los criterios de elegibilidad y lo que los empleadores deben hacer para cada uno.

Requisitos de Elegibilidad y Obligaciones del Empleador para Cada Tipo de Permiso en Canadá

Para emplear con éxito a un extranjero en Canadá, tanto el trabajador como el empleador deben cumplir ciertos criterios. Aquí un desglose de las principales categorías de permisos y los requisitos y obligaciones asociados:

Obligaciones del Programa de Trabajador Extranjero Temporal (TFWP) en Canadá

El empleador debe demostrar una necesidad genuina de un trabajador extranjero. Esto implica realizar una solicitud de LMIA con ESDC. Generalmente, los empleadores deben anunciar la posición en Canadá por un período determinado, pagar al trabajador temporal al menos el salario prevaleciente (o salario medio) para esa ocupación, y ofrecer buenas condiciones laborales.

Luego, ESDC emite una LMIA positiva si está satisfecho. El empleador paga la tarifa de procesamiento de la LMIA (actualmente CAD $1,000) por cada posición. Una vez aprobada, el trabajador la usa para solicitar un permiso de trabajo. Tras la contratación, los empleadores deben cumplir todas las promesas: por ejemplo, los salarios y funciones no pueden empeorar, los trabajadores no deben pagar tarifas de reclutamiento, y los beneficios prometidos (como licencia pagada o vivienda) deben entregarse. Los empleadores deben mantener registros detallados (pagos, cambios en el trabajo, etc.) en caso de auditoría. El incumplimiento puede acarrear sanciones severas.

Obligaciones del Permiso de Trabajo Específico del Empleador en Canadá

Si el permiso del trabajador está ligado a su empresa en Canadá, debe presentar una oferta actualizada si cambia el trabajo. Por ejemplo, trasladar al empleado a una nueva ubicación o rol suele requerir solicitar enmienda del permiso. Esencialmente, mantener el cumplimiento con los términos del permiso. El trabajador tendrá solo a su empresa en el permiso, por lo que cualquier cambio requiere notificación a IRCC.

Obligaciones del Flujo de Talento Global en Canadá

Un empleador debe ser una empresa innovadora (a menudo una compañía tecnológica) y obtener una referencia en Canadá. Es importante que la empresa redacte e implemente un Plan de Beneficios del Mercado Laboral (LMBP). Este plan (firmado por el CEO) detalla cómo la contratación de este talento beneficiará a Canadá (como capacitación, creación de empleos o desarrollo tecnológico). Los compromisos en el LMBP son legalmente vinculantes y se revisan anualmente. Además de las obligaciones estándar de LMIA, los empleadores GTS asumen estos beneficios adicionales.

Obligaciones del Programa de Movilidad Internacional (IMP) en Canadá

Para contrataciones exentas de LMIA en Canadá, los empleadores deben pagar la Tarifa de Cumplimiento del Empleador ($230 por trabajador) y presentar una oferta de empleo a través del Portal del Empleador de IRCC antes de que el trabajador aplique. Esto crea un número de oferta específico para el empleador que el empleado incluye en su solicitud de permiso. Si se contrata bajo IMP, no se necesita LMIA ni anunciar la vacante, pero se debe asegurar que el trabajo cumple con los criterios de la categoría de exención (por ejemplo, si es un puesto profesional bajo CUSMA, debe coincidir con alguna de las profesiones listadas).

Los empleadores en Quebec que contratan bajo el Programa de Trabajador Extranjero Temporal (es decir, que requieren LMIA) también necesitan un Certificado de Aceptación de Quebec (CAQ) del ministerio de inmigración de Quebec; sin embargo, para contrataciones IMP en Quebec, no se requiere CAQ. En todos los casos bajo IMP, el empleador debe estar en la lista de empleadores cumplidores de Canadá y evitar explotar al trabajador (por ejemplo, es ilegal contratar a un trabajador IMP para trabajos de striptease o similares).

Obligaciones del Permiso de Trabajo Abierto en Canadá

Normalmente, el empleado, no el empleador, obtiene estos permisos en Canadá. Por ejemplo, si un cónyuge obtiene un permiso abierto, puede trabajar para cualquier empleador, por lo que la empresa contratante no necesita hacer nada especial aparte de contratar a un trabajador legal. Si el permiso ya está aprobado, el empleador no necesita solicitarlo ni hacer trámite en portal o LMIA.

(Por nuevos contratados en PGWP, la empresa simplemente los procesa como a cualquier empleado canadiense.) La “obligación” principal aquí es verificar que el permiso abierto sea válido al incorporar al empleado.

Obligaciones de Transferencia Intra-empresa (ICT) en Canadá

El empleador debe demostrar la relación calificada entre la entidad canadiense y la extranjera (matriz, subsidiaria, sucursal, etc.) y que el empleado cumple con el requisito de un año de experiencia laboral. En la práctica, los empleadores que presentan un permiso ICT aún usan el Portal del Empleador y pagan la tarifa de $230, indicando la categoría de exención (por ejemplo, “ICT – conocimientos especializados” o “ICT – ejecutivo/gerente”).

Una vez aprobado, el permiso del empleado especificará el estatus ICT. Los empleadores deben asegurarse de que las funciones laborales en Canadá coincidan con la categoría permitida (gerencial o conocimientos especializados). No hay LMIA, pero IRCC espera que la transferencia siga las directrices (por ejemplo, relación verdadera intra-empresa).

Obligaciones del Programa de Visa de Start-Up en Canadá

En este caso, el “empleador” es el propio emprendedor en Canadá. Los requisitos clave son que el solicitante obtenga una carta de apoyo de una organización designada (fondo de riesgo, grupo de inversores ángeles o incubadora) y que el negocio cumpla con los criterios de propiedad canadiense. Si una empresa contrata a un candidato para start-up, en realidad la persona debe calificar.

La empresa no tiene obligaciones migratorias más allá de ofrecer apoyo y un trabajo si es necesario. Desde la perspectiva del empleador, un candidato con visa de inicio será un residente permanente (o en proceso) que puede trabajar libremente. El empleador debe confirmar la carta de apoyo y entender que esta persona planea ser propietario del negocio en Canadá. Para todas las categorías, hay requisitos comunes de elegibilidad para el trabajador.

El empleado debe tener pasaporte válido, estar en buena salud (exámenes médicos pueden ser necesarios para estadías prolongadas), no tener antecedentes penales graves, y convencer al oficial de inmigración de que saldrá de Canadá cuando expire su permiso. También debe demostrar que puede mantenerse financieramente hasta comenzar a ganar en Canadá. Como empleador, debe asegurarse de que el extranjero comprenda estos puntos antes de la solicitud y mantener registros claros (contratos, recibos de pago) que puedan solicitar IRCC o ESDC.

Guía Paso a Paso para Contratar o Reubicar a un Trabajador Extranjero en Canadá

Navegar por el proceso de inmigración paso a paso puede ayudar a evitar sorpresas en Canadá. Aquí un proceso típico que siguen los empleadores al traer un contratado extranjero:

Pasos Iniciales para Contratar en Canadá

Determinar el estatus y elegibilidad del candidato. ¿Es ciudadano canadiense o residente permanente (sin permiso necesario)? ¿O necesitará un permiso (es un contratado internacional)? Si necesita permiso, decidir la categoría correcta (TFWP vs IMP, GTS, etc.) según el rol, habilidades y plazo.

Verificar requisitos de visa para viajar a Canadá. Revisar si el pasaporte del empleado requiere visa de entrada canadiense o eTA. Esto es aparte del permiso de trabajo. Puede que necesiten solicitar visa o eTA para ingresar incluso si el permiso de trabajo está aprobado.

Solicitar LMIA si es necesario (TFWP). Si se requiere LMIA, el empleador prepara y presenta la solicitud a ESDC (Service Canada). Esto generalmente requiere evidencia de esfuerzos de reclutamiento, una oferta de empleo detallando funciones y salarios, y pago de la tarifa LMIA. Para un contrato GTS, confirmar que tienen referencia de una organización designada y preparar el Plan de Beneficios del Mercado Laboral.

Enviar oferta IMP si no se necesita LMIA. Si el trabajador está exento de LMIA (IMP), determinar el código correcto para Canadá. Luego, el empleador paga la tarifa de cumplimiento y presenta la Oferta de Empleo a través del Portal del Empleador de IRCC. Esto debe hacerse antes de que el trabajador aplique. El portal dará un número de oferta y recibo de pago, que entregan al candidato.

Proporcionar contrato y documentos al trabajador. Darle una copia de su contrato u oferta laboral y cualquier carta de confirmación LMIA o número de oferta del portal. El trabajador necesitará estos documentos para aplicar. (Canadá no “patrocina” el permiso; el empleado aplica por sí mismo usando tus documentos).

El empleado solicita el permiso de trabajo en Canadá. El trabajador extranjero solicita en línea o en una oficina de visas canadiense, usando el número LMIA o de la oferta del portal. Completa formularios IRCC, paga tarifas biométricas y de permisos, y presenta documentos de respaldo (pasaporte, fotos, oferta laboral, número LMIA o código del portal, pruebas de calificaciones, etc.). IRCC o un oficial de visas revisan la solicitud. Muchas solicitudes se procesan en semanas, aunque algunas pueden tardar varios meses.

Responder a solicitudes adicionales de IRCC. A veces, IRCC puede solicitar información adicional o una cita en persona. El empleador debe estar listo para proporcionar cartas o confirmaciones adicionales según sea necesario (por ejemplo, una carta que confirme que el trabajo es genuino).

Recibir el permiso y organizar el viaje a Canadá. Una vez aprobado, el trabajador recibirá una Carta de Introducción en el Puerto de Entrada (POE) o un permiso electrónico. Lo usan al llegar a un aeropuerto o frontera canadiense. Si necesitan visa o eTA, también deben obtenerla. El empleador puede ayudar a reservar vuelos y alojamiento inicial.

Llegada y seguimiento en Canadá. Cuando llegue, presenta el permiso o la carta de introducción al oficial de frontera. Al ingresar, se le entregará la tarjeta del permiso de trabajo (o e-permiso). El empleador debe verificar las condiciones del permiso (fecha de expiración, nombre del empleador, límites de ubicación) y asegurarse de que coincidan con el trabajo. Luego, continuar con la incorporación normal: emitir ID de empleado, inscribir en nómina y beneficios, solicitar Número de Seguro Social (SIN), etc. Para trámites en Canadá como cuenta bancaria o seguro provincial, el empleador puede guiar al empleado.

Mantener cumplimiento después de contratar. Guardar registros del empleo del trabajador (salarios, horas, funciones) como prometido. Si cambian las condiciones del trabajo (cambio de ubicación, promoción), el empleador debe verificar si necesita extensión o enmienda del permiso. También, si cambia el estatus legal del trabajador (por ejemplo, se va de licencia o regresa a su país), informar a IRCC si es necesario. Siguiendo estos pasos, los empleadores pueden gestionar sistemáticamente el proceso migratorio en Canadá. En cada etapa, es útil consultar la guía oficial (por ejemplo, las páginas “Find out if you need an LMIA” y “Hire a worker without an LMIA” de IRCC) para cumplir con todos los requisitos. Trabajar con un asesor experimentado o abogado puede agilizar este proceso y evitar errores.

Responsabilidades Legales del Empleador y Requisitos de Cumplimiento en Canadá

Una vez contratado el trabajador extranjero, las obligaciones legales del empleador continúan en Canadá. Las autoridades canadienses toman muy en serio el cumplimiento migratorio. Los empleadores deben estar conscientes de las siguientes responsabilidades:

Normas Salariales y Laborales en Canadá

Los empleadores deben pagar al trabajador extranjero al menos el salario indicado en la LMIA o en la oferta laboral. También deben cumplir con todas las normas laborales (licencias pagadas, pago de horas extras, condiciones seguras, etc.) igual que con empleados canadienses. Bajo la ley laboral federal, los empleadores deben mantener registros detallados de nómina, horas trabajadas, licencias, y otros detalles laborales (generalmente por 3 a 6 años).

Aunque este registro es un requisito laboral general, también respalda el cumplimiento migratorio. Si los inspectores gubernamentales revisan los archivos, registros claros demuestran que trataste al empleado de manera justa.

Condiciones del LMIA/Oferta en Canadá

Cada compromiso hecho durante el proceso migratorio debe ser respetado. Por ejemplo, si la oferta prometió vivienda pagada o un subsidio de reubicación, el empleador debe entregarlo. Si la solicitud LMIA incluyó un número específico de vacantes o un plazo, esos detalles deben coincidir con la realidad. Cualquier desviación (trabajar más o menos horas, obtener una nueva dirección, etc.) debe comunicarse a IRCC mediante una solicitud de enmienda o extensión. Ignorar las condiciones del permiso puede resultar en revocación.

Cumplimiento en el Portal del Empleador en Canadá

Para contrataciones IMP, se debe pagar la tarifa de cumplimiento del empleador ($230) y presentar la oferta de empleo en el portal antes de que el trabajador aplique. Es recomendable guardar copias de los recibos y las presentaciones. IRCC usa estos registros para verificar el cumplimiento. Además, los empleadores deben estar en la lista de “cumplidores” de las reglas TFWP/IMP; si se detecta incumplimiento (ver abajo), pueden ser impedidos de contratar trabajadores extranjeros por años en Canadá.

Reportes LMIA en Canadá

Bajo algunas condiciones de LMIA, los empleadores deben reportar a ESDC cómo cumplieron con los compromisos (por ejemplo, si prometieron capacitar o transferir habilidades a canadienses). Para GTS, se requieren informes anuales sobre el Plan de Beneficios del Mercado Laboral. Los empleadores deben cumplir con estos requisitos y fechas de reporte.

Mantenimiento de Registros en Canadá

Mantener todos los registros relacionados con inmigración en Canadá. Esto incluye copias de la solicitud LMIA, el Plan de Beneficios del Mercado Laboral, el contrato laboral, y comunicaciones con el empleado sobre cambios de estatus. Si hay auditoría por IRCC o ESDC, será necesario presentar estos documentos. Aunque no hay un período de retención obligatorio único, es prudente conservarlos por al menos 5–6 años (el período de validez del permiso del trabajador o la política de retención de registros de la empresa).

Prepararse para Inspecciones en Canadá

Las autoridades federales realizan inspecciones de cumplimiento para hacer cumplir las reglas TFWP/IMP en Canadá. Si visitan su lugar de trabajo, pueden entrevistar empleados, revisar archivos y verificar condiciones. Buscan cosas como salarios no pagados o horas de trabajo no declaradas. Los empleadores deben cooperar plenamente. Tener un manual o lista de verificación de cumplimiento del empleador (cubriendo anuncios, contratos, registros de nómina, etc.) es una buena práctica.

Penalizaciones por Incumplimiento en Canadá

Las consecuencias por violar reglas pueden ser severas. Si una inspección detecta incumplimientos, IRCC/ESDC usa un sistema de puntos para decidir sanciones. Estas pueden variar desde cartas de advertencia hasta multas elevadas (de $500 hasta $100,000 por violación, y hasta $1 millón en total por año). En casos graves, un empleador puede ser vetado de todos los programas de trabajadores temporales por años, o incluso permanentemente. Los permisos de trabajo en trámite pueden ser rechazados o revocados. También existe riesgo reputacional si se lista públicamente como incumplidor.

Obligaciones Continuas en Canadá

Finalmente, recuerde que el permiso de trabajo tiene una fecha de expiración. Es responsabilidad del empleador asegurarse de que el empleado salga o solicite extensión antes de esa fecha. Si desea mantener a la persona más tiempo, debe realizar una nueva LMIA (o una presentación en portal si aún es exento) antes de que expire el permiso actual. Planificar con anticipación evita estatus ilegal.

En resumen, contratar a un trabajador extranjero implica más que solo un contrato y visa. Es una relación continua regida por la ley migratoria en Canadá. Los empleadores deben seguir diligentemente todas las promesas, mantener documentación completa y estar atentos a los requisitos de cumplimiento. Revisar regularmente las actualizaciones en los sitios de IRCC y ESDC, y contar con apoyo legal o de recursos humanos experimentado, ayuda a evitar errores.

Desafíos Comunes que Enfrentan los Empleadores Canadienses y Cómo Superarlos

Muchos empleadores encuentran el proceso migratorio desafiante en Canadá. Aquí algunos obstáculos típicos y consejos para superarlos:

Regulaciones Complejas en Canadá

La política migratoria canadiense puede ser intrincada y se actualiza periódicamente. Por ejemplo, en 2024–2025 entraron en vigor nuevos criterios para permisos abiertos (cónyuges), umbrales salariales y límites de procesamiento. Solución: Manténgase informado. Asigne a alguien (o a su equipo de RRHH/legal) para monitorear boletines oficiales (IRCC News Releases, actualizaciones de ESDC). Cuando haya cambios importantes, ajuste rápidamente sus políticas de contratación y comunique a los candidatos afectados.

Retrasos en Procesamiento de LMIA en Canadá

Obtener una LMIA puede tomar meses, especialmente para posiciones de bajos salarios o rurales. Esto puede detener la contratación en Canadá. Solución: Planifique con anticipación y deje tiempo suficiente. Si es urgente, considere si el rol puede encajar en una categoría exenta de LMIA (por ejemplo, ICT o CUSMA). Para roles tecnológicos de alta calificación, use GTS para acelerar. Además, prepare la solicitud LMIA cuidadosamente para evitar rechazos o solicitudes de información adicional.

Consideraciones de Costos en Canadá

Contratar trabajadores extranjeros implica tarifas (tarifa LMIA, tarifa del portal, etc.) y a menudo gastos de reubicación en Canadá. Solución: Presupueste todos los costos por adelantado. Recuerde que pagar la tarifa LMIA es una inversión para encontrar talento. Compare el costo total con soluciones alternativas (contratar localmente, usar un EOR, etc.). Algunos empleadores consideran ilegales los arreglos de compartir costos (como requerir que el trabajador cubra boletos de avión); asegúrese de seguir las reglas sobre deducciones permitidas.

Errores en Documentación en Canadá

Errores pequeños en solicitudes (códigos incorrectos, firmas faltantes) pueden causar rechazos. Solución: Revise cada solicitud minuciosamente. Use listas de verificación de IRCC. Muchas empresas tienen formularios o software estandarizado para gestionar papeleo migratorio. En duda, consulte una lista o un profesional en inmigración.

Barreras Lingüísticas y Culturales en Canadá

Contrataciones internacionales pueden desconocer la cultura laboral canadiense o el inglés/francés como segundo idioma. Solución: Ofrezca orientación sobre prácticas comerciales canadienses. Brinde apoyo lingüístico (como cursos de ESL o asignar un mentor). Explique claramente expectativas (horarios, estructura de reporte, leyes laborales como aviso de 2 semanas). Esto ayuda a que el empleado se adapte y rinda mejor.

Integración y Retención en Canadá

Más allá del cumplimiento legal, retener a un trabajador extranjero puede ser difícil si no se atienden las necesidades familiares o personales. Solución: Ayude con la logística de reubicación – busque vivienda, explique cómo obtener seguro de salud, presente comunidades locales (especialmente grupos culturales o expatriados). Ofrecer un ambiente respetuoso e inclusivo fomentará que el empleado permanezca a largo plazo. Discuta crecimiento profesional y planes de residencia permanente para demostrar compromiso con el futuro del empleado en Canadá.

Reglas Específicas de Quebec en Canadá

Si contrata en Québec, tenga en cuenta que Quebec tiene sus propios requisitos migratorios. Se necesita una Atestación de Quebec (CAQ) para contrataciones basadas en LMIA. Solución: Considere tiempo adicional y documentos si el trabajo está en Quebec (el portal de inmigración de Quebec es separado de IRCC). En definitiva, la mejor estrategia es ser proactivo: iniciar procesos migratorios con suficiente anticipación, comunicarse claramente con el empleado en cada paso, y si tiene dudas, consultar con expertos. Los empleadores superan obstáculos colaborando con abogados de inmigración o servicios de Employer-of-Record especializados en contrataciones transfronterizas.

Mejores Prácticas para Reubicar y Incorporar Empleados Internacionales en Canadá

Reubicar a un empleado extranjero implica más que papeleo en Canadá. Un apoyo cuidadoso hace que la transición sea exitosa. Las mejores prácticas clave incluyen:

Planificación Previa a la Llegada en Canadá

Antes de que llegue el empleado, proporciónele información detallada. Envíe un paquete de bienvenida con consejos sobre mercados de vivienda, costos promedio, normas culturales y guías de la ciudad. Ayúdele a abrir una cuenta bancaria canadiense a distancia si es posible, y explique cómo solicitar un Número de Seguro Social (SIN), que necesita para la nómina. Configurar aspectos básicos (como plan de telefonía móvil) con anticipación reduce el estrés.

Orientación Migratoria en Canadá

Incluso si el empleado habla inglés, explique las condiciones del permiso de trabajo en términos sencillos. Aclare cuándo y cómo solicitar extensiones, renovar la visa de viaje, y qué hacer si desea cambiar de empleo o salir temporalmente. Asegurarse de que conozcan la necesidad de mantener su estatus evitará violaciones no intencionadas.

Cumplimiento Legal y Fiscal en Canadá

Ayúdelos a entender las obligaciones fiscales canadienses. Infórmeles sobre deducciones en nómina (como Canada Pension Plan, Seguro de Empleo, y impuesto sobre la renta) y plazos. Muchos recién llegados se sorprenden por las reglas de declaración de impuestos en Canadá; ofrecer una sesión informativa o acceso a un asesor fiscal puede ser muy útil. Además, registre las cuentas de nómina correctas (CRA) para un trabajador extranjero.

Integración Cultural en Canadá

Fomente la participación en la cultura laboral. Asigne un mentor o “compañero” en el trabajo que pueda responder preguntas diarias. Las sesiones de capacitación cultural (por ejemplo, diferencias en etiqueta empresarial canadiense y [país de origen]) pueden ser valiosas. Celebrar días festivos multiculturales o ofrecer capacitación en sensibilidad cultural ayuda a crear un ambiente inclusivo.

Apoyo Familiar en Canadá

Si el empleado se muda con familia, considere ofrecer apoyo como asistencia en búsqueda de empleo para cónyuges o información sobre escuelas. Los padres que trabajan pueden necesitar conocer opciones de cuidado infantil. Mostrar apoyo a toda la familia fomenta la lealtad.

Comunicación Abierta en Canadá

Mantenga canales de comunicación abiertos. Revisiones periódicas en los primeros meses pueden detectar problemas temprano. Por ejemplo, pregunte si tienen preocupaciones sobre el cronograma del permiso, o si necesitan ayuda con papeleo (como renovar su examen médico). Si el empleado está insatisfecho con la vivienda o el choque cultural, aborde esas cuestiones con sensibilidad y prontitud.

Verificaciones de Cumplimiento en Canadá

Audite internamente el cumplimiento migratorio periódicamente. Por ejemplo, re-verifique que la persona aún tenga un permiso válido antes de que expire. Mantenga copias de las tarjetas de permisos actualizadas. Esto asegurará que tanto usted como el empleado cumplen con los requisitos legales. Atender estos detalles prácticos y humanos puede convertir una mudanza compleja en una experiencia fluida en Canadá. Un empleado que se siente apoyado probablemente será un miembro comprometido del equipo.

Conclusión para Empleadores en Canadá

Canadá ofrece oportunidades tremendas para empresas y profesionales talentosos. Su economía estable, industrias innovadoras y fuerza laboral multicultural son atractivos poderosos. Sin embargo, como hemos visto, contratar o reubicar trabajadores extranjeros implica navegar por el sistema de inmigración canadiense. Los empleadores deben entender la diferencia entre requisitos de visa y permiso de trabajo, determinar el programa migratorio correcto (TFWP, IMP, u otros), y seguir cuidadosamente las reglas de cada programa.

Cumplir con los requisitos de elegibilidad y todas las obligaciones del empleador – desde obtener la LMIA hasta pagar tarifas de cumplimiento – es esencial para el éxito. Planificando con anticipación y siguiendo los pasos descritos, puede minimizar retrasos y riesgos. Mantenga registros completos, cumpla con las normas laborales y esté al día con cambios regulatorios. Recuerde que el incumplimiento puede acarrear sanciones graves, por lo que la diligencia es clave.

Al mismo tiempo, enfóquese en el aspecto humano de la reubicación: ayude a su nuevo contratado a adaptarse, explique la cultura laboral canadiense y fomente un ambiente inclusivo. Si este proceso resulta abrumador, recuerde que no está solo. Contacte a Rivermate para orientación experta en permisos de trabajo y visas en Canadá. El equipo de Rivermate se especializa en ayudar a los empleadores a gestionar la documentación migratoria de manera sencilla, para que pueda centrarse en hacer crecer su negocio mientras sus nuevos empleados internacionales están legal y felizmente a bordo.