Sao Tomé y Príncipe opera un sistema fiscal que incluye obligaciones tanto para empleadores como para empleados. Comprender estos requisitos es crucial para las empresas que operan dentro del país, ya sean entidades locales o internacionales que emplean personal. El cumplimiento de las leyes fiscales asegura operaciones sin contratiempos y evita posibles sanciones.
Los empleadores desempeñan un papel clave en el proceso de recaudación de impuestos, principalmente mediante la retención del impuesto sobre la renta de los salarios de los empleados y contribuyendo a los fondos de seguridad social. Los empleados están sujetos al impuesto sobre la renta en sus ganancias, con disposiciones para ciertas deducciones y asignaciones que pueden afectar su responsabilidad fiscal final. El marco tiene como objetivo financiar los servicios públicos y los programas de bienestar social.
Obligaciones de Seguridad Social y Impuestos sobre la Nómina del Employer
Los empleadores en Sao Tomé y Príncipe están obligados a contribuir al sistema nacional de seguridad social en nombre de sus empleados. Estas contribuciones son un porcentaje del salario bruto del empleado, hasta un cierto límite de base salarial. El sistema de seguridad social cubre beneficios como pensiones de jubilación, licencias por enfermedad, licencias de maternidad y compensación por lesiones en el lugar de trabajo.
Las tasas estándar de contribución a la seguridad social que se espera aplicar en 2025 son:
| Parte | Tasa de contribución |
|---|---|
| Employer | 18% |
| Employee | 4% |
Estas tasas se aplican al salario bruto mensual del empleado. Generalmente existe una base salarial mensual máxima sujeta a contribuciones, que se ajusta periódicamente. Los empleadores son responsables de calcular tanto su propia contribución como la del empleado, retener la parte del empleado de su salario y remitir el monto total a la autoridad de seguridad social correspondiente antes de la fecha límite estipulada.
Más allá de la seguridad social, generalmente no existen impuestos sobre la nómina separados y significativos que se apliquen directamente al empleador basados en el valor total de la nómina, aparte de la seguridad social y la retención del impuesto sobre la renta.
Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta
Los empleadores están obligados a retener el Impuesto sobre la Renda das Pessoas Singulares (IRPS) de los salarios y sueldos pagados a sus empleados. Esto funciona bajo un sistema de Pague Según Recibas (PAYE), donde el impuesto se calcula y deduce en cada período de pago en función del ingreso anual estimado del empleado.
El IRPS es un impuesto progresivo, lo que significa que niveles de ingreso más altos se gravan a tasas mayores. Los tramos y tasas correspondientes esperados para 2025 se basan en ingresos gravables anuales. El empleador debe usar las tablas y reglas fiscales oficiales proporcionadas por la autoridad fiscal para calcular correctamente la cantidad de impuesto a retener de cada salario mensual bruto del empleado, después de considerar cualquier deducción o asignación aplicable.
Las tasas progresivas de impuestos generalmente siguen una estructura similar a este ejemplo (los umbrales y tasas específicos deben confirmarse con las tablas oficiales de la autoridad fiscal para 2025):
| Ingreso gravable anual (STD) | Tasa de impuesto |
|---|---|
| Hasta [Umbral 1] | 0% |
| [Umbral 1] a [Umbral 2] | [Tasa 1]% |
| [Umbral 2] a [Umbral 3] | [Tasa 2]% |
| [Umbral 3] a [Umbral 4] | [Tasa 3]% |
| Por encima de [Umbral 4] | [Tasa 4]% |
Los empleadores deben remitir el monto total del IRPS retenido de todos los empleados a la autoridad fiscal mensualmente.
Deducciones y Asignaciones del Impuesto para Empleados
Los empleados en Sao Tomé y Príncipe pueden ser elegibles para ciertas deducciones y asignaciones que reducen su ingreso gravable, disminuyendo así su responsabilidad por IRPS. Las deducciones más comunes están relacionadas con las contribuciones a la seguridad social y potencialmente ciertas circunstancias personales o familiares.
- Contribuciones a la Seguridad Social: La contribución obligatoria del 4% del empleado a la seguridad social generalmente es deducible del ingreso bruto antes de calcular el IRPS.
- Asignaciones Personales: El sistema fiscal puede prever una asignación personal básica o una cantidad de deducción estándar exenta de impuestos.
- Asignaciones Familiares: Se pueden otorgar asignaciones adicionales en función del estado civil del empleado y el número de dependientes (por ejemplo, hijos).
Los montos específicos para las asignaciones personales y familiares están establecidos por la ley fiscal y están sujetos a cambios. Los empleadores deben obtener la información necesaria de los empleados (por ejemplo, estado civil, número de dependientes) y aplicar las asignaciones correctas al calcular la retención mensual del impuesto. Los empleados son responsables de proporcionar información precisa a sus empleadores para garantizar un cálculo correcto del impuesto.
Cumplimiento Fiscal y Fechas Límite de Reporte
Los empleadores tienen plazos específicos para remitir los impuestos retenidos y las contribuciones a la seguridad social, así como para presentar los informes requeridos.
- Remesas Mensuales: Tanto el IRPS retenido como las contribuciones totales a la seguridad social (porciones del empleador y del empleado) deben pagarse a las autoridades respectivas antes de una fecha específica cada mes, generalmente alrededor del 10 o 15 del mes siguiente.
- Informe Anual: Los empleadores deben presentar declaraciones anuales que resuman la remuneración total pagada a cada empleado durante el año y los montos totales de IRPS y contribuciones a la seguridad social retenidos y remitados. Este informe anual suele tener como fecha límite un día específico en los primeros meses del año siguiente (por ejemplo, antes de finales de marzo).
El incumplimiento de estos plazos puede resultar en sanciones, intereses y auditorías potenciales. Mantener registros precisos de la nómina y estar informado sobre los requisitos de presentación es esencial para el cumplimiento.
Consideraciones Fiscales Especiales para Trabajadores y Empresas Extranjeras
Los trabajadores y empresas extranjeras que operan en Sao Tomé y Príncipe pueden enfrentar consideraciones fiscales específicas.
- Residencia Fiscal: Las obligaciones fiscales de los trabajadores extranjeros dependen de su estado de residencia fiscal. Las personas consideradas residentes fiscales generalmente tributan sobre sus ingresos mundiales, mientras que los no residentes suelen tributar solo sobre ingresos provenientes de Sao Tomé y Príncipe. La residencia generalmente se determina por el número de días que pasan en el país dentro de un año fiscal.
- Convenios de Doble Imposición: Sao Tomé y Príncipe ha suscrito convenios de doble imposición con algunos países. Estos convenios buscan evitar que la misma renta sea gravada en ambos países y pueden ofrecer tasas reducidas de retención o exenciones para ciertos tipos de ingresos. Los empleadores de trabajadores extranjeros de países con convenio deben considerar las disposiciones del mismo.
- Empresas Extranjeras: Las empresas extranjeras que operan a través de un establecimiento permanente en Sao Tomé y Príncipe están sujetas al impuesto sobre la renta de sociedades sobre sus beneficios atribuibles a ese establecimiento. Si una empresa extranjera emplea personal local sin una entidad local registrada, puede necesitar registrarse como empleador para fines de impuesto sobre la nómina y seguridad social o utilizar un servicio de Employer of Record para gestionar estas obligaciones de manera conforme.
- Reportes Específicos: Podría haber requisitos adicionales de reporte relacionados con pagos realizados a personas o entidades no residentes.
Navegar estas reglas específicas para compromisos internacionales a menudo requiere una consideración cuidadosa de las leyes fiscales locales y los acuerdos internacionales.
