Malawi opera un sistema de impuestos progresivo para individuos, donde las tasas del impuesto sobre la renta aumentan con mayores ingresos. Los empleadores desempeñan un papel crucial en este sistema al retener el impuesto sobre la renta de los salarios de los empleados y remitirlo a la Malawi Revenue Authority (MRA). Además, los empleadores son responsables de contribuir a los esquemas de seguridad social en nombre de sus empleados. Comprender estas obligaciones es esencial para un procesamiento de nómina conforme y una gestión del empleo dentro del país.
El cumplimiento de las leyes fiscales malauíes requiere que los empleadores calculen y remitan con precisión varios impuestos y contribuciones. Esto incluye no solo el impuesto sobre la renta, sino también las contribuciones a los programas obligatorios de seguridad social diseñados para proporcionar beneficios como pensiones. La correcta llevanza de registros y la presentación oportuna son componentes clave para cumplir con estos requisitos y evitar sanciones.
Obligaciones de Seguridad Social y Impuestos sobre la Nómina del Employer
Los empleadores en Malawi están obligados a contribuir al National Pension Scheme (NPS). Este es un esquema obligatorio de contribución definida. Tanto el empleador como el empleado deben contribuir con un porcentaje de los ingresos brutos mensuales del empleado.
Para el año fiscal 2025, se espera que las tasas de contribución estándar para el National Pension Scheme sean:
- Contribución del Employer: 5% de los ingresos brutos mensuales
- Contribución del Empleado: 5% de los ingresos brutos mensuales
La contribución total del 10% de los ingresos brutos debe ser remitida por el empleador al administrador del fondo de pensiones respectivo antes del día 14 del mes siguiente. No hay otros impuestos sobre la nómina específicos del empleador aparte de la contribución a la pensión y la obligación de retener y remitir PAYE.
Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta
Los empleadores son responsables de calcular y retener el impuesto Pay As You Earn (PAYE) de los salarios o sueldos mensuales de sus empleados. El sistema PAYE en Malawi se basa en una escala progresiva de impuestos, lo que significa que los niveles de ingreso más altos se gravan a tasas mayores. El impuesto se calcula sobre el ingreso bruto mensual del empleado después de deducir cualquier asignación o contribución aprobada.
Para el año fiscal 2025, los rangos y tasas de impuesto sobre la renta mensual previstos son los siguientes:
| Ingreso Mensual (MWK) | Tasa de Impuesto (%) |
|---|---|
| 0 - 100,000 | 0 |
| 100,001 - 300,000 | 25 |
| 300,001 - 600,000 | 30 |
| 600,001 - 1,500,000 | 35 |
| Por encima de 1,500,000 | 40 |
El empleador debe calcular el impuesto debido para cada empleado en función de su ingreso mensual y los tramos y tasas de impuestos aplicables. La cantidad de PAYE calculada debe ser deducida del pago neto del empleado y remitida a la Malawi Revenue Authority (MRA) antes del día 14 del mes siguiente.
Deducciones de Impuestos y Asignaciones para los Empleados
Los empleados en Malawi pueden ser elegibles para ciertas deducciones y asignaciones que pueden reducir su ingreso gravable, disminuyendo así su obligación de PAYE. La deducción principal disponible para los empleados es su contribución obligatoria al National Pension Scheme.
- Contribuciones al National Pension Scheme: La contribución obligatoria del empleado del 5% al NPS suele ser deducible de su ingreso bruto para fines de cálculo de PAYE.
Otras asignaciones o beneficios potenciales proporcionados por el empleador pueden ser gravables a menos que estén específicamente exentos por la ley fiscal. Es importante que los empleadores identifiquen correctamente los beneficios gravables e inclúyanlos en el cálculo del ingreso bruto para PAYE.
Plazos de Cumplimiento y Reporte Fiscal
Los empleadores en Malawi tienen plazos específicos para remitir los impuestos y contribuciones retenidos y para presentar los informes relevantes. Cumplir con estos plazos es crucial para evitar sanciones y cargos por intereses.
- Remisión mensual de PAYE y pensiones: Tanto el PAYE retenido a los empleados como las contribuciones del empleador y del empleado al National Pension Scheme deben ser remitidos a la MRA y al administrador del fondo de pensiones respectivo, respectivamente, antes del 14º día del mes siguiente a la nómina.
- Declaraciones anuales de PAYE: Los empleadores deben presentar una declaración anual que resuma las remuneraciones totales pagadas y el PAYE retenido para cada empleado durante el año fiscal. La fecha límite para esta presentación anual es típicamente el 31 de marzo siguiente al fin del año fiscal (que va del 1 de abril al 31 de marzo).
Los empleadores deben mantener registros precisos de la nómina, incluyendo detalles de las ganancias de los empleados, deducciones y impuestos retenidos, ya que estos registros están sujetos a auditoría por parte de la MRA.
Consideraciones fiscales especiales para trabajadores y empresas extranjeras
Las personas extranjeras que trabajan en Malawi y las empresas extranjeras que emplean personal en el país enfrentan consideraciones fiscales específicas.
- Residencia fiscal: Las obligaciones fiscales de los trabajadores extranjeros en Malawi dependen de su estado de residencia fiscal. Las personas consideradas residentes fiscales en Malawi tributan sobre sus ingresos mundiales, mientras que los no residentes generalmente solo tributan sobre los ingresos fuente en Malawi. La residencia generalmente se determina por el número de días en el país (por ejemplo, presencia durante 183 días o más en un año fiscal).
- PAYE para trabajadores extranjeros: Los empleadores de trabajadores extranjeros están obligados a retener PAYE de la misma manera que para los empleados locales, basado en las tasas progresivas de impuestos, siempre que el trabajador extranjero esté generando ingresos por empleo en Malawi.
- Establecimiento permanente: Una empresa extranjera puede estar sujeta a obligaciones fiscales corporativas en Malawi si establece un establecimiento permanente (PE) en el país. Emplear personal y realizar actividades comerciales puede crear potencialmente un PE.
- Acuerdos de doble imposición (DTA): Malawi ha suscrito Acuerdos de Doble Imposición con varios países. Estos acuerdos pueden afectar el tratamiento fiscal de los trabajadores y empresas extranjeras al proporcionar alivio de la doble imposición sobre los mismos ingresos. Los empleadores de trabajadores extranjeros de países con DTA deben considerar las disposiciones del acuerdo relevante.
- Número de Identificación Fiscal (TPIN): Todos los empleados, incluidos los trabajadores extranjeros, deben tener un Número de Identificación del Contribuyente (TPIN) emitido por la MRA. Los empleadores son responsables de asegurarse de que sus empleados tengan un TPIN para fines de nómina y reporte fiscal.
