Navegar por las complejidades de la tributación laboral en India requiere una comprensión exhaustiva de las diversas obligaciones tanto para empleadores como para empleados. El sistema fiscal indio implica regulaciones de impuestos sobre la renta del gobierno central junto con contribuciones específicas de los estados, como el Professional Tax y el Labour Welfare Fund, creando un entorno de cumplimiento multinivel. Los empleadores son responsables de deducir los impuestos en origen de los salarios de los empleados y de contribuir a los esquemas de seguridad social, mientras que los empleados pueden beneficiarse de varias deducciones y asignaciones para reducir su ingreso gravable.
Asegurar un cálculo preciso, un depósito oportuno y una correcta declaración de estos impuestos y contribuciones es crucial para el cumplimiento y para evitar sanciones. Esto implica comprender las particularidades de la retención del impuesto sobre la renta (TDS), las contribuciones obligatorias a la seguridad social como el Provident Fund y el Employee State Insurance, y otros requisitos legales aplicables según el número de empleados, ubicación y niveles salariales.
Obligaciones del Employer en Seguridad Social y Impuestos sobre la Nómina
Los empleadores en India están obligados a contribuir a varios esquemas de seguridad social y a impuestos sobre la nómina en nombre de sus empleados. Las contribuciones principales incluyen el Employees' Provident Fund (EPF), el Employee State Insurance (ESI), el Professional Tax (PT) y el Labour Welfare Fund (LWF).
Employees' Provident Fund (EPF)
El EPF es un esquema de ahorro para la jubilación aplicable a establecimientos que emplean a 20 o más personas. Tanto el empleador como el empleado aportan un porcentaje del salario básico del empleado más la asignación de Dearness Allowance (DA).
| Tipo de contribución | Tasa (como % del Básico + DA) |
|---|---|
| Empleador | 12% |
| Empleado | 12% |
Una parte de la contribución del empleador (8.33%) se destina al Employees' Pension Scheme (EPS), sujeto a un tope salarial (actualmente ₹15,000 por mes para EPS). La contribución restante del empleador (3.67%) y la contribución completa del empleado se ingresan en la cuenta del EPF. Para empleados que ganan más de ₹15,000 por mes, la contribución a EPS está limitada a ₹1,250 por mes desde la parte del empleador, con el resto de la contribución del empleador y la totalidad de la contribución del empleado yendo al EPF.
Employee State Insurance (ESI)
El ESI es un esquema de seguro de salud aplicable a establecimientos que emplean a 10 o más personas (en la mayoría de los estados) y cubre a empleados que ganan hasta un límite salarial determinado (actualmente ₹21,000 por mes, o ₹25,000 para personas con discapacidad).
| Tipo de contribución | Tasa (como % de los salarios brutos) |
|---|---|
| Empleador | 3.25% |
| Empleado | 0.75% |
Estas contribuciones se calculan sobre los salarios brutos, excluyendo ciertos componentes como LTA, gratificación, etc.
Professional Tax (PT)
El Professional Tax es un impuesto estatal sobre los ingresos obtenidos. Las tasas y la aplicabilidad varían significativamente de un estado a otro. Generalmente, es una cantidad fija mensual, con un tope anual máximo (por ejemplo, ₹2,500 por año en muchos estados). Los empleadores son responsables de deducir el PT de los salarios de los empleados y remitirlo al gobierno estatal correspondiente.
Labour Welfare Fund (LWF)
El LWF es otra contribución a nivel estatal destinada a financiar actividades de bienestar para los trabajadores. Las tasas de contribución, la frecuencia (mensual, trimestral, semestral o anual) y la participación del empleador/empleado varían según el estado. Los montos suelen ser pequeños.
Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta
Los empleadores deben deducir el impuesto sobre la renta en origen (TDS) del salario pagado a los empleados en función del ingreso anual estimado y las tasas impositivas aplicables. Esto está regulado por la Income Tax Act, 1961.
El empleador calcula el salario anual estimado, considera las deducciones y asignaciones elegibles declaradas por el empleado, y luego determina el ingreso gravable. El impuesto se calcula sobre este ingreso gravable según las escalas impositivas aplicables. La obligación tributaria total anual se divide entre los meses del año fiscal para determinar el monto mensual de TDS.
Los empleados pueden optar entre el Old Tax Regime y el New Tax Regime. El New Tax Regime (Sección 115BAC) es el régimen predeterminado a menos que el empleado explícitamente opte por el Old Regime. Las escalas impositivas bajo el New Regime (aplicables para FY 2025-26) son generalmente las siguientes:
| Ingreso gravable (₹) | Tasa de impuesto (%) |
|---|---|
| 0 a 3,00,000 | 0 |
| 3,00,001 a 6,00,000 | 5 |
| 6,00,001 a 9,00,000 | 10 |
| 9,00,001 a 12,00,000 | 15 |
| 12,00,001 a 15,00,000 | 20 |
| Más de 15,00,000 | 30 |
Se dispone de una rebaja bajo la Sección 87A, que hace que ingresos hasta ₹7,00,000 sean efectivamente libres de impuestos bajo el New Regime. Se añaden recargos y ceses (actualmente 4% de Health and Education Cess) al impuesto calculado.
Los empleadores deben obtener declaraciones de inversión de los empleados para considerar las deducciones y asignaciones elegibles al calcular el TDS.
Deducciones y Asignaciones de Impuestos para Empleados
Los empleados pueden reducir su ingreso gravable reclamando varias deducciones y asignaciones, principalmente bajo el Old Tax Regime, aunque algunas también están disponibles en el New Regime.
Deducción Estándar: Una deducción estándar de ₹50,000 está disponible en los ingresos salariales tanto en el Old como en el New Tax Regime.
Deducciones bajo el Capítulo VI-A: Son deducciones importantes disponibles principalmente bajo el Old Tax Regime:
- Sección 80C: Incluye inversiones como PPF, EPF, NSC, FDs con beneficios fiscales, primas de seguros de vida, matrícula de hijos, reembolso principal de hipoteca, etc., hasta un límite máximo (actualmente ₹1,50,000).
- Sección 80CCD(1B): Deducción adicional por contribución a NPS (National Pension System) hasta ₹50,000.
- Sección 80D: Deducción por primas de seguros de salud pagadas para uno mismo, la familia y los padres. Los límites varían según la edad (persona mayor o no).
- Sección 80E: Deducción por intereses pagados en préstamo educativo.
- Sección 80G: Deducción por donaciones a ciertas instituciones benéficas.
Asignaciones: Algunas asignaciones recibidas como parte del salario son parcial o totalmente exentas de impuestos, principalmente bajo el Old Tax Regime:
- House Rent Allowance (HRA): La exención se basa en el salario, el alquiler pagado y la ubicación (ciudad metro o no metro).
- Leave Travel Allowance (LTA): Exención por gastos de viaje durante las vacaciones, sujeta a condiciones y límites.
- Otras asignaciones: Exenciones específicas pueden aplicar a la asignación de transporte (para ciertos empleados), asignación de educación infantil, asignación de alojamiento, etc.
Bajo el New Tax Regime, la mayoría de estas asignaciones específicas y deducciones del Capítulo VI-A (excepto la Deducción Estándar y la contribución a NPS bajo 80CCD(2) - contribución del empleador) no están disponibles.
Plazos de Cumplimiento y Reporte Fiscal
Los empleadores tienen plazos específicos para depositar los impuestos deducidos y presentar declaraciones.
- Depósito de TDS: El impuesto deducido en origen debe depositarse ante el gobierno antes del 7º día del mes siguiente. Para marzo, la fecha límite es el 30 de abril.
- Declaraciones trimestrales de TDS (Formulario 24Q): Los empleadores deben presentar declaraciones trimestrales detallando el TDS deducido y depositado.
- Q1 (Abr-Jun): 31 de julio
- Q2 (Jul-Sep): 31 de octubre
- Q3 (Oct-Dic): 31 de enero
- Q4 (Ene-Mar): 31 de mayo
- Formulario 16: Es el certificado de TDS emitido por el empleador al empleado, resumiendo el salario pagado y el impuesto deducido durante el año fiscal. Debe emitirse antes del 15 de junio del año de evaluación (el año siguiente al año fiscal).
- Contribuciones a EPF/ESI: Generalmente, las contribuciones deben realizarse antes del 15 del mes siguiente.
- Impuesto profesional/LWF: Los plazos varían según el estado y la frecuencia (mensual, trimestral, etc.).
Los empleadores deben contar con un Número de Cuenta de Deducción y Recaudación de Impuestos (TAN) para el cumplimiento de TDS y un Número de Cuenta Permanente (PAN). Los empleados también deben proporcionar su PAN al empleador.
Consideraciones fiscales especiales para Trabajadores y Empresas extranjeras
Emplear trabajadores extranjeros o operar como una empresa extranjera en India introduce complejidades fiscales adicionales.
Trabajadores extranjeros: La obligación fiscal de un trabajador extranjero en India depende de su estado de residencia (Residente, No Residente o Residente pero No Habitualmente Residente) en el año fiscal relevante.
- Residente: Tributado sobre su ingreso global.
- No Residente: Tributado solo sobre ingresos recibidos o devengados en India. El salario por servicios realizados en India se considera ingreso devengado en India, independientemente de dónde se reciba.
- Residente pero No Habitualmente Residente (RNOR): Tributado sobre ingresos recibidos o devengados en India, y también sobre ingresos que se devengan fuera de India si se derivan de un negocio controlado en India o una profesión establecida en India.
Los empleadores deben determinar correctamente el estado de residencia de los empleados extranjeros para calcular el TDS correcto. Los Acuerdos para Evitar la Doble Imposición (DTAAs) entre India y el país de origen del empleado pueden ofrecer alivio contra la doble imposición, y los empleadores pueden necesitar considerar las disposiciones del DTAA al calcular el TDS si el empleado presenta la documentación necesaria.
Empresas extranjeras: Una empresa extranjera que emplee a personas en India puede activar la existencia de un Establecimiento Permanente (PE) en India bajo la Income Tax Act y los DTAAs relevantes. Si se establece un PE, la empresa extranjera será responsable del impuesto corporativo en India sobre las ganancias atribuibles al PE. Emplear personal puede ser un factor para determinar la condición de PE, especialmente si los empleados tienen autoridad para concluir contratos o desempeñan un papel principal habitual en la conclusión de contratos.
Las empresas extranjeras sin un PE pero que emplean residentes en India o no residentes por servicios realizados en India aún deben cumplir con las obligaciones de TDS sobre los salarios pagados. Deben obtener un TAN y cumplir con todos los requisitos de cumplimiento del empleador, como depositar TDS, presentar declaraciones de TDS y emitir el Formulario 16. Entender las implicaciones del PE y navegar por el cumplimiento de nómina en India requiere una consideración cuidadosa para las entidades extranjeras que operan o emplean en India.
