¿Qué es un Agent of Record (AOR)
Un Agent of Record (AOR), también conocido como Broker of Record (BOR), es una persona o firma elegida para gestionar las operaciones de una empresa o individuo con un proveedor de seguros. El AOR actúa como intermediario en todas las conversaciones sobre pólizas, renovaciones y asuntos de servicio. Este rol se confirma mediante una carta de Agent of Record. Esta carta detalla la transferencia de representación de un agente a otro y otorga al nuevo agente el poder de hablar con la aseguradora en nombre del cliente.
Con frecuencia, el AOR ayuda a evaluar las necesidades de seguros, recomendar pólizas y asegurar que la cobertura coincida con el perfil de riesgo de la organización. Una relación de AOR bien organizada ayuda a las empresas a obtener mejores tarifas, mantener pólizas conformes y manejar asuntos complejos de seguros. Este apoyo es especialmente útil cuando se gestionan beneficios para empleados o pólizas de seguros patrocinadas por el empleador.
¿Qué es una Carta de Agent of Record?
Una carta de Agent of Record (AOR) es un documento formal. El titular de la póliza, generalmente un propietario de negocio o ejecutivo, la firma. Esta carta nombra a un agente o corredor de seguros específico como el representante oficial para todas las gestiones con una aseguradora. Otorga al nuevo agente acceso a la información de la póliza existente. El agente también puede comunicarse con los suscriptores y asumir las funciones de servicio de la póliza.
Se usa más comúnmente cuando un cliente desea cambiar de agente sin modificar la póliza o la aseguradora en sí. Una vez presentada, la carta de AOR reemplaza la representación anterior, lo que significa que toda la correspondencia y responsabilidades de gestión pasan al nuevo agente.
¿Cuándo terminar un acuerdo de AOR?
Terminar un acuerdo de AOR puede ser necesario por varias razones. Las razones comunes incluyen mala comunicación por parte del agente, baja calidad del servicio o falta de experiencia. Otros problemas pueden ser que el agente no proporcione acceso a mercados clave de seguros, que falten coberturas importantes en la póliza o que maneje mal las reclamaciones y renovaciones.
En campos competitivos, las empresas a menudo reconsideran sus asociaciones de seguros cuando expanden, ingresan a nuevos mercados o reestructuran sus estrategias de employee benefits o compensation planning. Cambiar de agentes puede ayudar a alinearse con socios que ofrezcan mejores conocimientos, precios u opciones de cobertura.
¿Qué saber antes de firmar una carta de AOR?
Antes de firmar una carta de AOR, entienda que revoca legalmente la autoridad del agente actual y se la otorga a un nuevo representante. Este cambio puede afectar renovaciones en curso, reclamaciones abiertas y comunicaciones con la aseguradora.
Revise cuidadosamente todos los términos del nuevo acuerdo. Esto incluye cualquier tarifa de servicio u obligaciones contractuales. La falta de transparencia o transiciones apresuradas pueden causar interrupciones en el servicio, problemas de facturación o esfuerzos duplicados entre agencias. Siempre haga preguntas, verifique la experiencia y confirme el acceso del agente a la aseguradora antes de comprometerse.
Estas transiciones también pueden afectar employee management, payroll deductions o la continuidad de procesos más amplios de HR processes.
¿Cómo funciona el proceso de AOR?
El proceso típico de AOR implica una serie de pasos administrativos:
- Inicio: El nuevo agente prepara una carta de AOR y la envía al propietario del negocio para su revisión.
- Firma y autorización: El propietario firma la carta en papel membretado de la empresa, reconociendo el cambio en la representación.
- Presentación a la aseguradora: La carta de AOR firmada se presenta por parte del agente a la aseguradora para su procesamiento.
- Transferencia de póliza: Dentro de 5 a 10 días hábiles — suponiendo que no haya objeciones — la aseguradora actualiza sus registros para reflejar al nuevo agente como el broker of record oficial.
Durante este período de transición, se puede notificar al agente anterior y se transfieren las responsabilidades de servicio pendientes. En la mayoría de los casos, los términos de la póliza permanecen sin cambios a menos que el nuevo agente inicie una solicitud de endoso, cancelación o modificación de renovación.
¿Qué hacer si firmaste un AOR desfavorable?
Si un propietario de negocio se da cuenta de que firmar una carta de AOR fue un error, generalmente hay una ventana breve, comúnmente de 5 a 10 días, durante la cual la carta puede ser rescindida. Esto se realiza enviando una carta de rescisión de AOR, que anula el acuerdo original y restablece el estatus del agente anterior.
Después de que esa ventana pasa, el único recurso disponible es firmar una nueva carta de AOR con un agente diferente. Esto revoca automáticamente la autoridad del agente anterior e inicia otra transición, pendiente de aprobación de la aseguradora. Sin embargo, cambios frecuentes en el estado de AOR pueden crear fricciones con las aseguradoras y interrumpir el servicio de pólizas en curso. También puede afectar la employee satisfaction y el employee wellbeing si los beneficios relacionados con seguros se ven afectados.
¿Por qué es importante un Agent of Record?
Un Agent of Record desempeña un papel fundamental en supervisar y gestionar la estrategia de seguros de una empresa. Ya sea que cambies de agentes por un mejor servicio, mayor acceso a mercados o reorientación estratégica, entender el proceso de AOR y sus implicaciones es crucial. Desde la autoridad legal hasta el servicio de pólizas y la comunicación con la aseguradora, la designación de AOR garantiza que una sola parte sea responsable de gestionar la cobertura, abogar por el cliente y mantener registros precisos.
Una revisión cuidadosa de las cartas de AOR, una comunicación transparente con los agentes y la atención a los plazos de las pólizas contribuyen a una transición de corredor fluida y beneficiosa. Las empresas que tratan las relaciones de seguros con el mismo nivel de escrutinio que los acuerdos laborales o asociaciones con proveedores están mejor posicionadas para asegurar una cobertura consistente, conforme y rentable.
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