Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA)
Un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) es un contrato legal entre un data controller y un data processor. Regula cómo se procesan los datos personales. Este acuerdo es clave para garantizar el cumplimiento de leyes de protección de datos como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), junto con otras leyes de privacidad globales. El DPA detalla la naturaleza, el propósito y el alcance del procesamiento de datos. También aclara las responsabilidades de ambas partes y describe las medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales. En el entorno laboral global actual, especialmente en empresas y organizaciones distribuidas que dependen de proveedores externos para nómina, beneficios o herramientas de recursos humanos en la nube, un DPA es una salvaguarda crítica que asegura que los datos personales sensibles se procesen de manera legal y responsable.
Comprendiendo Controllers y Processors
Para entender por qué importan los DPAs, es esencial distinguir entre los roles de data controllers y data processors. El controller determina el “por qué” y el “cómo” del procesamiento de datos. Esto suele ser el employer o la organización que recopila datos de empleados para nómina, recursos humanos o fines de cumplimiento. El processor, en cambio, es un tercero, como un proveedor de nómina, un proveedor de software de RRHH o una plataforma de HRIS en la nube, que procesa datos en nombre del controller bajo instrucciones explícitas.
El DPA asegura que los processors no usen ni almacenen datos personales más allá de lo autorizado por el controller, y exige que se implementen prácticas de seguridad adecuadas.
Por qué un DPA es importante para líderes legales y de RRHH
Para los equipos legales, un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) es crucial. Demuestra que la organización cumple con sus obligaciones de protección de datos. El DPA requiere que los processors mantengan los mismos altos estándares que el controller. También define las responsabilidades y responsabilidades de ambas partes, actuando como una herramienta de mitigación de riesgos. Este acuerdo sirve como prueba de la debida diligencia durante auditorías o revisiones legales.
No incluir un DPA en los acuerdos de servicio o contratos con proveedores puede tener consecuencias graves. Estas incluyen multas regulatorias, daño a la reputación e incluso suspensión del procesamiento de datos por parte de las autoridades.
Los líderes de RRHH, especialmente aquellos que gestionan movilidad global o reclutamiento internacional, comparten un deber similar. Manejan grandes cantidades de datos personales, como nombres, direcciones, números de seguridad social, registros de salud e identificadores fiscales. Gran parte de estos datos se comparte con proveedores externos, desde plataformas de Professional Employment Organization (PEO) hasta proveedores de atención médica. Un DPA garantiza que, cuando se comparte datos, estos permanezcan protegidos y se utilicen solo para su propósito previsto.
En flujos de trabajo de RRHH como onboarding, offboarding o implementación de políticas de trabajo remoto, contar con un DPA con terceros relevantes ayuda a garantizar el cumplimiento a lo largo de todo el ciclo de vida del empleado.
Qué suele cubrir un DPA
Un DPA bien estructurado incluye varios elementos esenciales:
Comienza identificando claramente a ambas partes: el controller y el processor, y los tipos de datos personales que se procesan. Esto puede incluir datos de nómina de empleados, registros relacionados con la salud para licencias, o datos de contacto utilizados para comunicaciones internas.
Luego, describe el propósito del procesamiento, ya sea para ejecución de nómina, análisis, informes de evaluación del rendimiento o cumplimiento de leyes laborales. El DPA también especificará cuánto tiempo se conservarán los datos, las obligaciones respecto a su eliminación o devolución, y las medidas de seguridad necesarias para prevenir accesos o divulgaciones no autorizadas.
Es importante que el DPA detalle cómo se garantizarán los derechos de los sujetos de los datos, como el derecho a acceder, corregir o eliminar sus datos personales. También incluye protocolos para notificación de brechas de datos, derechos de auditoría y restricciones en subcontratación.
En jurisdicciones donde los datos puedan cruzar fronteras, el DPA también debe abordar mecanismos internacionales de transferencia de datos, como Cláusulas Contractuales Estándar (SCCs) o Reglas Corporativas Vinculantes (BCRs).
Pasos para que los líderes legales y de RRHH aseguren el cumplimiento
Para integrar la protección de datos en la cultura de una organización, los líderes legales y de RRHH deben adoptar una postura proactiva respecto a los DPAs. Primero, entender su rol: ¿eres controller, processor o ambos? Muchas empresas cumplen ambos roles. Por ejemplo, pueden actuar como controller para datos internos de RRHH y como processor para datos de clientes en nombre de otras empresas.
Después de clarificar roles, los líderes deben auditar los acuerdos existentes, especialmente con proveedores externos. Verificar si contienen el lenguaje correcto de DPA. Si los acuerdos están desactualizados o carecen de cláusulas de protección, es importante renegociarlos o agregar un DPA independiente.
Luego, los equipos legales deben redactar o actualizar una plantilla de DPA que se ajuste a las actividades de procesamiento de la organización y a las leyes relevantes. Los equipos de RRHH, en colaboración con legal, deben asegurar que la incorporación de proveedores y el manejo de datos de empleados sigan este acuerdo.
La tecnología también es crucial para el cumplimiento. Utilizar sistemas HRIS que ofrezcan acceso basado en roles, almacenamiento seguro de datos y registros de auditoría puede ayudar a cumplir con las obligaciones del DPA en las operaciones diarias.
DPAs y el ciclo de vida del empleado
A lo largo del ciclo de vida del empleado, los DPAs protegen los derechos de los individuos asegurando que cualquier dato personal compartido con terceros se maneje de forma segura. Cuando se contrata a un nuevo empleado, por ejemplo, su información bancaria y fiscal puede ser procesada por proveedores externos de nómina. Si una empresa ofrece beneficios de salud, los datos médicos sensibles podrían transmitirse a un asegurador.
Sin un DPA, dichas transferencias pueden violar leyes de privacidad. Incluso en procedimientos de terminación, los DPAs garantizan que los datos personales no se almacenen indefinidamente ni se compartan sin consentimiento. Para Freelancers o trabajadores por contrato, el DPA asegura que sus datos personales y de pago se procesen únicamente para el propósito acordado y se eliminen de forma segura una vez que ya no sean necesarios.
Conclusión
Un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) no es solo un documento de cumplimiento; es vital para la privacidad de datos, la responsabilidad y la transparencia. A medida que las organizaciones dependen más de proveedores externos para RRHH, nómina, tecnología y experiencia del empleado, el DPA actúa como una salvaguarda legal y ética.
Para los líderes legales, garantiza alineación con las leyes de privacidad de datos en cambio. Para los profesionales de RRHH, protege la integridad y confidencialidad de los datos de los empleados durante todas las fases del empleo. Al entender, auditar y hacer cumplir los DPAs, las organizaciones pueden reducir riesgos, aumentar la confianza y mantenerse en cumplimiento en un mundo impulsado por datos.
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