Employer of Record in Canadá

Contratar talento en Canadá presenta oportunidades significativas para empresas globales, sin embargo, navegar por sus leyes laborales, regulaciones de nómina y requisitos de beneficios puede ser una tarea compleja. Para las empresas que buscan expandir su equipo en el mercado canadiense en 2025, comprender las diferentes vías para incorporar empleados de manera conforme es crucial.

Las empresas generalmente tienen algunos métodos principales para contratar personal en Canadá, cada uno con su propio conjunto de cargas administrativas y consideraciones legales. Elegir el enfoque correcto depende de la estrategia a largo plazo de la empresa, el nivel de control deseado y la tolerancia a los riesgos de cumplimiento local.

Opciones de contratación en Canadá:

• Establecer una entidad local: Esto implica incorporar un negocio en Canadá, registrarse ante las autoridades provinciales y federales, abrir cuentas bancarias locales y gestionar directamente todas las funciones de nómina, impuestos y recursos humanos. Esta opción ofrece control total pero requiere tiempo, costo y recursos administrativos significativos.
• Utilizar un Employer of Record (EOR): Un EOR, como Rivermate, actúa como el empleador legal para tu fuerza laboral en Canadá, manejando toda la conformidad, nómina, impuestos y beneficios mientras tú conservas el control operativo total sobre el trabajo diario de tus empleados.
• Contratar Contractors independientes: Involucrar a individuos como Contractors independientes puede parecer más sencillo, pero conlleva un riesgo importante de clasificación incorrecta bajo la ley canadiense. Si un contractor es considerado un empleado por las autoridades fiscales o laborales, la empresa contratante podría enfrentar sanciones sustanciales, impuestos atrasados y multas.

Cómo funciona un EOR en Canadá

Un Employer of Record simplifica la contratación global asumiendo las responsabilidades legales y administrativas asociadas con el empleo en Canadá. Al asociarte con un EOR, tu empresa mantiene la dirección sobre las tareas diarias y la gestión del rendimiento, mientras que el EOR asegura el cumplimiento total con las regulaciones locales. Ellos manejan:

• Procesamiento y administración de nómina: Garantizando pagos de salario oportunos y precisos, retenciones y contribuciones.
• Cumplimiento fiscal: Gestionando impuestos sobre la renta federal y provincial, el Canada Pension Plan (CPP) y las contribuciones al Employment Insurance (EI).
• Administración de beneficios: Proporcionando paquetes de beneficios conformes y competitivos, incluyendo salud, dental y planes de retiro.
• Contratos laborales: Redactando y gestionando acuerdos laborales conformes, adaptados a las leyes laborales canadienses.
• Apoyo y cumplimiento en recursos humanos: Navegando las leyes laborales locales, políticas de permisos y regulaciones en el lugar de trabajo.
• Cumplimiento en terminaciones: Asegurando que cualquier separación de empleados cumpla con los requisitos legales canadienses, minimizando riesgos.

Beneficios de usar un EOR en Canadá

Para las empresas que buscan ingresar rápidamente y de manera conforme al mercado canadiense sin la carga de establecer una entidad legal local, un EOR ofrece ventajas distintas:

• Entrada rápida al mercado: Incorporar empleados en Canadá en días, no meses, evitando procesos largos de registro de entidad.
• Reducción del riesgo legal y de cumplimiento: Eliminar la necesidad de entender las complejas leyes laborales canadienses, ya que el EOR asume esta responsabilidad.
• Acceso a talento de primera: Contratar a los mejores candidatos en todo Canadá sin limitaciones geográficas ni la necesidad de infraestructura local.
• Rentabilidad: Evitar el gasto financiero significativo y los costos administrativos continuos asociados con la creación y mantenimiento de una subsidiaria local.
• Enfoque en el negocio principal: Liberar recursos internos de tareas administrativas de recursos humanos y nómina, permitiendo que tu equipo se concentre en iniciativas de crecimiento estratégico.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestra tarifa en Canadá incluye soporte integral de HR, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel propietario para análisis en tiempo real de la fuerza laboral. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, solo una tarifa sencilla que se ajusta a las necesidades de su negocio y garantiza el cumplimiento legal completo en Canadá.

Los empleadores canadienses deben cumplir con las obligaciones fiscales federales y provinciales, incluyendo las contribuciones al Canada Pension Plan (CPP), Employment Insurance (EI), y los impuestos provinciales sobre la nómina, como el Employer Health Tax (EHT) de Ontario. Para 2025, las contribuciones del empleador al CPP son aproximadamente el 5.95% de los ingresos pensionables, con las contribuciones máximas que aumentan ligeramente cada año. Las contribuciones al EI son aproximadamente 1.4 veces la prima del empleado, con tasas ajustadas anualmente. Provincias como Ontario imponen el EHT en función de la nómina, con umbrales y tasas que varían.

Los empleadores deben cumplir con estos plazos de contribución y garantizar las deducciones fiscales adecuadas para los empleados, especialmente cuando gestionan trabajadores extranjeros o nóminas multi-provinciales. Mantenerse en cumplimiento implica entender tanto las reglas fiscales federales como las provinciales, realizar remesas a tiempo y mantener registros precisos de la nómina.

El panorama salarial de Canadá varía según la industria, la ubicación, la experiencia y las habilidades, siendo las principales ciudades como Toronto, Vancouver y Calgary las que ofrecen una mayor compensación debido al costo de vida y la demanda. Los rangos salariales típicos para roles clave incluyen Ingenieros de Software ($80,000–$150,000+ CAD), Analistas Financieros ($65,000–$110,000+ CAD) y Gerentes de Proyectos de Construcción ($80,000–$130,000+ CAD). Los empleadores deben realizar investigaciones de mercado para establecer salarios competitivos alineados con estos puntos de referencia.

Las tasas de salario mínimo difieren entre provincias, oscilando desde $14.00 CAD/hora en Saskatchewan hasta $16.77 CAD/hora en Yukon, con tarifas específicas para ciertas ocupaciones en algunas regiones. Los empleadores deben cumplir con las regulaciones provinciales, asegurando que los salarios cumplan o superen estos mínimos. Los paquetes de compensación a menudo incluyen bonificaciones como bonificaciones por desempeño, firma y fin de año, así como asignaciones para vivienda, transporte y educación, que varían según la industria y la empresa.

La nómina generalmente se procesa quincenalmente mediante depósito directo, con deducciones por impuestos, CPP y remesas de EI. Las tendencias para 2025 indican un crecimiento salarial impulsado por la inflación, la escasez de habilidades, la normalización del trabajo remoto y el crecimiento económico, lo que requiere que los empleadores adapten sus estrategias de compensación para mantenerse competitivos.

Las políticas de vacaciones y permisos en Canadá están principalmente reguladas a nivel provincial y territorial, lo que resulta en diferentes derechos en todo el país. Los empleadores deben mantenerse informados de las leyes locales para garantizar el cumplimiento. Para las vacaciones anuales, los requisitos mínimos generalmente incluyen 2 semanas después de 1 año de empleo, con semanas adicionales y porcentajes de pago más altos (hasta el 6%) acumulándose después de años específicos de servicio, como se resume a continuación:

Los días festivos son reconocidos a nivel nacional, con días festivos regionales adicionales como Family Day y Louis Riel Day. Los empleados tienen derecho a días libres remunerados o pago adicional cuando trabajan en días festivos.

Las licencias por enfermedad varían; algunas provincias ofrecen días de enfermedad pagados (por ejemplo, BC, NS, Yukon), mientras que otras no. Por ejemplo, BC ofrece 5 días de enfermedad pagados, mientras que Alberta proporciona licencia no remunerada de hasta 5 días. Los empleadores pueden ofrecer beneficios más generosos.

La licencia parental incluye maternidad (alrededor de 15-18 semanas) y licencia parental compartida (hasta 40 o 69 semanas). Los beneficios de EI, típicamente el 55% de las ganancias asegurables, apoyan la sustitución de ingresos durante este período, con la elegibilidad basada en horas asegurables.

Otros tipos de permisos como por duelo, estudio, responsabilidad familiar y por violencia doméstica están disponibles pero varían según la jurisdicción. Los empleadores deben consultar las normas laborales locales para garantizar el cumplimiento con los derechos específicos de permisos.

El panorama de beneficios para empleados en Canadá combina ofertas obligatorias y opcionales para atraer y retener talento. Los empleadores deben proporcionar beneficios básicos como el Canada Pension Plan (CPP), Employment Insurance (EI), compensación laboral, atención médica provincial y vacaciones y días festivos pagados. Estos varían ligeramente según la provincia, pero establecen una base de seguridad para los empleados.

Además de los beneficios obligatorios, muchos empleadores ofrecen ventajas opcionales como seguros de salud extendidos, dental, visión, seguros de vida y discapacidad, Programas de Asistencia al Empleado (EAPs), iniciativas de bienestar, desarrollo profesional y tiempo libre pagado. Los planes de salud extendidos suelen cubrir medicamentos recetados, dental y servicios paramédicos, con costos compartidos entre empleadores y empleados.

Los planes de jubilación son fundamentales, con opciones que incluyen RRSPs (a menudo con aportaciones del empleador), planes de contribución definida (DC) y planes de pensión de beneficio definido (DB), junto con TFSAs con ventajas fiscales. Las empresas de mayor tamaño tienden a ofrecer paquetes más completos, mientras que las pymes y las organizaciones sin fines de lucro pueden tener beneficios más limitados. Los empleadores deben considerar los costos, las expectativas de los empleados y los estándares de la industria, asegurando una comunicación clara y el cumplimiento de las normativas legales, incluyendo privacidad, impuestos y regulaciones de pensiones.

Los empleadores deben alinear los beneficios con los requisitos legales, los estándares de la industria y las necesidades de los empleados, manteniendo una comunicación transparente para fomentar la satisfacción y el cumplimiento.

Los acuerdos de empleo en Canadá definen los términos de empleo, garantizando claridad y protección legal. Deben cumplir con las leyes federales y provinciales, que establecen estándares mínimos para salarios, horas, vacaciones y terminación. Los acuerdos no pueden especificar términos menos favorables que estos mínimos legales.

Existen dos tipos principales:

Las cláusulas clave incluyen responsabilidades laborales, compensación, beneficios y condiciones de terminación. Los empleadores deben asegurarse de que los acuerdos cumplan con los estándares legales e incluir cláusulas esenciales para mitigar disputas.

El trabajo remoto en Canadá ha crecido significativamente, con marcos legales principalmente basados en las leyes existentes de empleo, derechos humanos, salud y seguridad ocupacional, y privacidad. Los empleadores deben garantizar el cumplimiento de las normas laborales provinciales, proporcionar adaptaciones razonables para discapacidades, mantener un entorno de trabajo remoto seguro y proteger los datos personales bajo leyes como PIPEDA.

Las opciones de trabajo flexible incluyen teletrabajo, horario flexible, semanas laborales comprimidas, compartición de trabajo, trabajo a tiempo parcial y licencias de ausencia. Estos arreglos permiten a los empleados mayor control sobre horarios y ubicaciones, apoyando la productividad y el equilibrio entre trabajo y vida personal.

La terminación de un empleado en Canadá implica cumplir con las leyes federales y provinciales, especialmente en lo que respecta a los períodos de aviso, indemnización por despido y causas de despido. Los requisitos de aviso varían según la duración del servicio, con mínimos que van desde ninguna notificación para menos de 3 meses hasta 8 semanas para empleados con 8 o más años. Por ejemplo, la tabla a continuación resume los períodos de aviso legal:

Los empleadores también deben considerar la indemnización por despido, especialmente para empleados con mayor antigüedad o bajo reglas provinciales específicas. Ontario, por ejemplo, requiere indemnización por despido si el empleado tiene al menos cinco años de servicio y la nómina del empleador supera los $2.5 millones, generalmente equivalente a una semana de pago por cada año de servicio, hasta un máximo de 26 semanas.

Las terminaciones pueden ser "con causa" o "sin causa". La causa justificada implica conductas graves (por ejemplo, robo, acoso) y requiere prueba, mientras que sin causa permite la terminación con aviso o pago en lugar de aviso, a menudo acompañada de obligaciones de indemnización. Los pasos procedimentales adecuados —como documentación, cartas de terminación claras, continuidad de beneficios y revisión legal— son esenciales para mitigar riesgos de despido injustificado. Los empleados están protegidos contra despidos injustificados, discriminación y despidos constructivos, siendo la carga de la prueba para los empleadores justificar las razones y garantizar un proceso justo.

Canada está experimentando un aumento notable en el trabajo independiente, con muchos profesionales optando por el freelancing o la contratación independiente. Esta tendencia proporciona a las personas flexibilidad y autonomía, mientras que permite a las empresas acceder a habilidades especializadas en base a proyectos. Para los empleadores, comprender las implicaciones legales, contractuales y fiscales de contratar Contractors es crucial. La clasificación incorrecta de los trabajadores puede conducir a sanciones, incluyendo impuestos atrasados y disputas legales. La Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) utiliza una prueba de múltiples factores para determinar la naturaleza de la relación, enfocándose en el control, la propiedad de las herramientas, el riesgo financiero, la integración, la exclusividad y la intención de las partes involucradas.

Un contrato bien redactado es esencial para definir la relación de Contractor of Record, cubriendo elementos como el alcance del trabajo, los términos de pago, los derechos de propiedad intelectual y la confidencialidad. En Canadá, los Contractors generalmente conservan los derechos de propiedad intelectual a menos que el contrato especifique lo contrario. Los Contractors son responsables de sus propias obligaciones fiscales, incluyendo el impuesto sobre la renta, las contribuciones al CPP y el GST/HST si sus ingresos superan los $30,000 anuales. También deben mantener una cobertura de seguro adecuada, como Seguro de Responsabilidad Civil General Comercial y Seguro de Responsabilidad Profesional.

Los Contractors son comunes en diversas industrias, proporcionando a las empresas flexibilidad y acceso a habilidades especializadas. Los sectores habituales incluyen TI, creatividad y marketing, consultoría, construcción, medios y servicios profesionales. Estos roles suelen atender necesidades basadas en proyectos, habilidades de nicho y soporte temporal de alto nivel, ofreciendo valor estratégico sin compromisos laborales a largo plazo.

Canadá ofrece diversas opciones de permisos de trabajo adaptadas a diferentes escenarios laborales, con el gobierno priorizando a los trabajadores calificados en sectores como tecnología, salud y oficios. Los tipos clave de permisos incluyen permisos basados en LMIA, permisos exentos de LMIA (por ejemplo, bajo acuerdos internacionales), permisos de trabajo abiertos (para cónyuges, graduados) y la Global Talent Stream (para trabajadores altamente calificados). Los Employer of Record deben a menudo obtener un LMIA, que cuesta CAD $1,000, para demostrar la necesidad de trabajadores extranjeros, mientras que los solicitantes pagan una tarifa de procesamiento de CAD $155 y una tarifa de biométricos de CAD $85 si corresponde.

El proceso de solicitud implica obtener una oferta de trabajo válida, asegurar un LMIA si es necesario, presentar documentos (pasaporte, prueba de educación, experiencia laboral, fondos) y posiblemente someterse a controles médicos y policiales. Los tiempos de procesamiento varían, siendo generalmente más largos para permisos basados en LMIA. Para quienes buscan residencia permanente, las vías incluyen Express Entry, Provincial Nominee Programs, Atlantic Immigration y programas para cuidadores. Los trabajadores extranjeros pueden traer dependientes, siendo los cónyuges elegibles para permisos de trabajo abiertos y los hijos para permisos de estudio, siempre que cumplan con los requisitos de relación y prueba financiera.

Los Employers of Record deben garantizar el cumplimiento de las leyes de inmigración, incluyendo verificar la validez del permiso de trabajo, pagar los salarios prevalecientes y mantener lugares de trabajo seguros. Los empleados deben adherirse a las condiciones del permiso, trabajar solo para empleadores autorizados y mantener un estatus válido para evitar sanciones o deportación.