El propósito de este artículo es examinar los diversos métodos en los que un negocio debe prosperar en Colombia al analizar los entornos fiscales y de nómina.
Opciones Globales de Nómina
Hay una buena cantidad de soluciones de nómina en Colombia que están fácilmente disponibles para ti y tu empresa. Además de comprender la estructura de cada sistema de nómina, es fundamental evaluar sus ventajas y desventajas. Esto te permite determinar fácilmente qué plan de nómina es el mejor para tu negocio.
Nómina Remota
Un empleador no residente en Colombia puede pagar a un empleado residente a través de una nómina remota. Sin embargo, una empresa extranjera debe sopesar los beneficios y desventajas de operar una nómina remota de antemano, especialmente porque las reglas específicas de empleo y cumplimiento impactan en gran medida el flujo del sistema.
Pros
- Tener una nómina en la sombra permite a una empresa operar una nómina remota sin incorporarse localmente.
- Las empresas pueden pagar a los empleados en la moneda del país de origen.
- Dado que ya no necesitas tener una nómina local registrada y completamente conforme, puedes ahorrar dinero al no contratar trabajadores adicionales para tu entidad local. Más importante aún, puedes dedicar mucho tiempo a enfocarte en el crecimiento de tu negocio en lugar de gastarlo en operar una nómina local.
Contras
- Como empleador, todavía estás obligado a cumplir con las políticas de retención requeridas por Colombia.
- Como se mencionó anteriormente, la necesidad de entender e investigar las regulaciones de Colombia sigue siendo necesaria.
- Si no cumples con las leyes y políticas locales, podría resultar en más responsabilidades y sanciones.
- Hay países que prohíben las nóminas remotas como China.
Nómina Independiente en el País
Si prefieres un método más tradicional de procesamiento de nómina, un proveedor de nómina independiente en el país es tu mejor opción. A continuación se presentan los pros y contras de administrar un sistema de nómina en el país:
Pros
- Tienes una variedad de servicios locales de los cuales elegir y confiar.
- Los proveedores de nómina están autorizados para gestionar los cálculos, pagos y presentaciones de nómina.
Contras
- No hay soluciones rápidas para recopilar y fusionar datos de múltiples naciones para fines de informes y análisis.
- Se debe establecer una entidad legal en Colombia, lo cual puede ser costoso y llevar tiempo.
- Si tienes la intención de expandir tu empresa a otras naciones, debes designar un gerente de nómina para cada país, ya que una sola persona no puede gestionar todos los datos de numerosos países.
PEO Internacional
En algunos casos, los empleadores extranjeros confían en organizaciones de empleo profesional internacional (PEOs) para manejar su nómina. Esto elimina la necesidad de establecer una nueva corporación legal en cada país. Los PEOs internacionales brindan servicios para ayudar a las organizaciones a reducir el costo de operar un sistema de nómina en países extranjeros. Puedes monitorear y gestionar rápidamente a todo tu personal global utilizando un solo panel de control con un PEO internacional.
Pros
- Tener un PEO internacional puede ayudarte a expandir tu negocio globalmente y contratar empleados en cualquier parte del mundo.
- Los PEOs internacionales ofrecen capacidades integrales para realizar informes y análisis empresariales.
- La mayoría de los PEOs internacionales incluyen servicios de consultoría global como parte de su paquete para ayudar a las empresas a determinar cómo y dónde expandirse.
Contras
- Las empresas que han establecido grandes operaciones en un país no se beneficiarán a largo plazo, ya que ya han establecido su propia entidad legal.
- Los PEOs internacionales pueden ser prohibitivamente caros, dependiendo del proveedor.
Documentos Requeridos Para Nuevos Empleados
El mercado laboral de Colombia otorga gran importancia a la preservación de los derechos de los trabajadores. Para que una corporación extranjera contrate personal, el estado debe proporcionar documentación crítica. Estos incluyen los siguientes:
- Seguro de empleados o riesgo profesional bajo un contrato de trabajo
- Inscripción en un fondo de cesantías
- Inscripción en el seguro de salud público
- Registro en la Administración de Seguridad Social
Esto es además de la información necesaria del empleado, como los datos personales (nombre, fecha de nacimiento, dirección postal y otros datos pertinentes del empleado), pasaporte, extractos bancarios y prueba de cobertura de seguro de salud.
Registro de Seguridad Social
Todas las empresas extranjeras que operan en Colombia están obligadas a registrarse en el sistema de pensiones y deben presentar un documento que indique la afiliación del empleado al sistema de pensiones. El Código Laboral establece que debe haber un formulario uniforme para la evaluación y el pago de las contribuciones a la seguridad social y la nómina. Este formulario debe ser presentado electrónicamente al Servicio Nacional de Aprendizaje, una institución educativa administrada por el gobierno, o al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y la Caja de Compensación Familiar.
Requisitos de Registro Fiscal
La tributación individual se determina por la fuente de ingresos del empleado, su nacionalidad y su estatus de residencia en Colombia. Según lo definido en la Ley 1607 de 2012, la residencia se define como la presencia física en Colombia por un período de más de 183 días en un año calendario. Los residentes extranjeros en Colombia están sujetos a impuestos sobre sus fuentes de ingresos nacionales y extranjeras a partir del primer día de su presencia continua o discontinua en Colombia. La fecha de presentación de la declaración de impuestos sobre la renta individual se determina por los dos (2) últimos dígitos del Número de Identificación Tributaria (NIT) del contribuyente.
Terminación del Empleo
Proceso de Terminación
Cuando se despide a un empleado, la causa de la terminación debe ser entregada por escrito. Si el empleador inicia la terminación, no está obligado a proporcionar una razón para la terminación a menos que haya una acusación de causa injusta. Los empleadores deben obtener una autorización especial para despedir a empleados embarazadas o discapacitados. Para despedir a un empleado sindicalizado, el empleador debe obtener la aprobación de un juez laboral. Si el contrato de trabajo de un empleado se termina debido a una violación por parte del empleador, el empleado tiene derecho a una indemnización por despido.
Aviso y Período de Prueba
Los empleadores deben proporcionar un máximo de 15 días de aviso al despedir a un empleado por rendimiento insatisfactorio. El empleado tiene derecho a al menos 24 horas para revisar y responder al aviso de despido. No se requiere aviso en caso de mala conducta o despido por causa justa. Se requiere notificación por escrito al menos 30 días antes de la expiración del contrato a término fijo del empleado. Para los contratos indefinidos, el período de prueba es de 2 meses. Para los contratos a término fijo, el período de prueba no puede exceder más de 1/5 del término de empleo inicialmente acordado.
Indemnización por Despido
Cuando los empleados son despedidos sin causa, los empleadores están obligados a proporcionar una indemnización por despido. La indemnización por despido se calculará de la siguiente manera para los empleados con un contrato a término indefinido.
- Los empleados que ganan menos del salario mínimo mensual legal de diez dólares tienen derecho a treinta días de compensación durante su primer año de empleo y veinte días durante cada año siguiente.
- Los empleados que ganan diez veces el salario mínimo legal o más tienen derecho a veinte días de salario durante su primer año de empleo y quince días durante cada año siguiente.
La indemnización por despido para los empleados cubiertos por un contrato a término fijo sería igual al salario del empleado durante la duración del contrato.
Leer más:Guía de empleo, nómina y beneficios en Colombia
¿Por qué deberías confiar en Rivermate como tu Empleador de Registro?
Una de las ventajas importantes de externalizar el empleo y la nómina de tu personal en Colombia es su eficiencia y conveniencia. Rivermate puede manejar y gestionar adecuadamente todos los aspectos de la nómina, que cubre el cumplimiento fiscal, las leyes locales, regulaciones, directivas y otros requisitos. Rivermate te permite contratar a cualquier persona en el mundo a través de sus herramientas y soluciones de recursos humanos de primera categoría. Ya no necesitas preocuparte por el salario y las facturas de tus empleados ya que Rivermate realiza esas tareas exactas por ti. Puedes contratar empleados en Colombia. eficazmente, convenientemente y en total cumplimiento con todas las leyes laborales relevantes utilizando la solución de empleo global de Rivermate. Nos encargamos de las responsabilidades y riesgos legales asociados con el empleo extranjero para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa.
Reflexiones Finales
Hacer crecer tu equipo y expandir tu negocio en Colombia requiere una investigación exhaustiva, capital humano y dinero. Sin embargo, tener un Empleador de Registro que pueda respaldarte y ayudarte a superar los desafíos de la nómina y el cumplimiento puede sin duda impulsar el éxito de tu negocio.
Lucas Botzen es el fundador de Rivermate, una plataforma global de recursos humanos especializada en nómina internacional, cumplimiento normativo y gestión de beneficios para empresas con equipos remotos. Anteriormente cofundó Boloo, empresa que escaló hasta superar los 2 millones de euros en ingresos anuales y que posteriormente vendió con éxito. Lucas es un apasionado de la tecnología, la automatización y el trabajo remoto, promoviendo soluciones digitales innovadoras que simplifican el empleo a nivel global.
